Xin chào mọi người, tên tôi là Konstantin Kuznetsov, tôi là CEO và người sáng lập RocketSales. Trong lĩnh vực CNTT, có một câu chuyện khá phổ biến khi bộ phận phát triển sống trong vũ trụ riêng của mình. Trong vũ trụ này, mỗi máy tính để bàn đều có máy làm ẩm không khí, một loạt tiện ích và chất tẩy rửa cho màn hình và bàn phím, và rất có thể là hệ thống quản lý dự án và nhiệm vụ riêng.
Những gì trong đó?
Có lẽ đối với một số người thì nó chẳng là gì cả. Nhưng chúng tôi gặp phải một vấn đề. Chúng tôi xây dựng và tự động hóa hệ thống bán hàng, triển khai CRM và tạo cơ sở hạ tầng đám mây cho doanh nghiệp. Ngoài các bộ phận phát triển và sản xuất, các dự án của khách hàng thường bao gồm các nhà tiếp thị, nhân viên bán hàng, kế toán và các nhân viên khác. Và chúng tôi bắt đầu nghĩ đến cách tổ chức một quy trình quản lý dự án hiệu quả.
Nếu quá trình phát triển và sản xuất được tổ chức trên nền tảng như Jira hoặc GitLab thì không ai ngoại trừ bộ phận phát triển hiểu cái gì là gì. Để lôi kéo nhân viên bên thứ ba vào một dự án, bạn cần gặp anh ta, giải thích bối cảnh, ghi lại nhiệm vụ ở đâu đó, sau đó theo dõi mức độ sẵn sàng trong các cuộc trò chuyện trong công việc, nhận kết quả thông qua cuộc trò chuyện và nhập nó vào Jira. Và lần nào cũng vậy.
Sự phát triển bị cắt đứt khỏi các bộ phận khác của công ty, họ không biết cách thu hút chúng tôi và chúng tôi không biết liệu họ có cần sự tham gia của chúng tôi hay không.
Một vài năm trước, chúng tôi đã phát hiện ra nền tảng Asana. Trong tài liệu này, tôi muốn cho bạn biết cách chúng tôi tổ chức quy trình quản lý sản xuất và phát triển để:
- toàn bộ công ty làm việc trong một hệ sinh thái duy nhất,
- mọi người đều có đủ chức năng,
- có thể ước tính chi phí của từng dự án theo giờ và tiền,
- làm việc với khách hàng là lâu dài: không phải trong khuôn khổ một nhiệm vụ mà trong khuôn khổ của toàn bộ dự án với lượng ý tưởng tồn đọng liên tục.
Một chút về việc làm quen với Asana
Tôi đã dành 10 năm để tìm kiếm phần mềm tiện lợi cho việc quản lý dự án. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 và hàng tá công cụ theo dõi nhiệm vụ khác đã không vượt qua bài kiểm tra sức mạnh. Sau đó tôi tìm thấy Asana. Và mọi thứ đã thành công.
Theo quan điểm của chúng tôi, đây là nền tảng phát triển nhanh nhất và tốt nhất để quản lý dự án và nhiệm vụ. Ngày nay, Asana dẫn đầu thế giới về mức độ phổ biến và sự hài lòng của người dùng. Điều này được chứng minh bằng biểu đồ xếp hạng g2.
Chúng tôi là người hâm mộ Asana, chúng tôi thậm chí còn được chứng nhận để có thể triển khai nó cho khách hàng của mình.
Mình sẽ mô tả ngắn gọn quá trình từ bán hàng đến thực hiện dự án
Vì chúng tôi bán dịch vụ CNTT nên phễu của chúng tôi khá dài và về cuối, nó đi vào bộ phận sản xuất và đôi khi là bộ phận phát triển.
Bộ phận bán hàng thực hiện các thao tác tiêu chuẩn: kiểm toán, phê duyệt CP, ký kết thỏa thuận, chuyển giao giao dịch sang sản xuất. Sản xuất có thể không nhận hợp đồng: phải nêu rõ kinh phí, ngày bàn giao sản xuất, thời gian dự kiến thực hiện dự án.
Nhờ sự kết hợp giữa amoCRM + Asana nên khi chuyển một giao dịch từ bộ phận bán hàng sang bộ phận sản xuất và ngược lại, công việc không bị gián đoạn ở bất cứ đâu. Màu xanh biểu thị khu vực chịu trách nhiệm của bộ phận bán hàng, màu cam biểu thị bộ phận sản xuất và màu hồng biểu thị bộ phận phát triển.
Điều quan trọng là bộ phận phát triển, không giống như bộ phận thiết kế, không tham gia vào mọi dự án. Đôi khi việc thiết lập một hệ thống không yêu cầu các giải pháp tùy chỉnh.
Vì vậy, khi người quản lý chấp nhận dự án để sản xuất, người quản lý bán hàng sẽ đến Asana chỉ bằng 1 cú nhấp chuột (ảnh chụp màn hình). Từ amoCRM, dự án được tạo tự động trong Asana.
Một nhiệm vụ (nhiệm vụ) với bản đồ dự án và các đề xuất thương mại sẽ được tạo tự động trên bảng dự án chung của khách hàng. Tất cả các khách hàng hiện đang trong quá trình sản xuất đều được hiển thị ở đây. Ở đây một người quản lý có trách nhiệm được bổ nhiệm, thời hạn được ấn định, loại công việc được chọn và trạng thái nhiệm vụ được thay đổi.
Người quản lý có thể khởi chạy bất kỳ quy trình kinh doanh tự động nào được đề xuất trong nhiệm vụ:
- Tìm/Tạo dự án Khách hàng + Đính kèm tác vụ vào đó
- Điền thông tin giao dịch vào nhiệm vụ
- Tạo một thỏa thuận từ nhiệm vụ hiện tại
Dự án chứa đầy tất cả dữ liệu được chỉ định trong amoCRM. Tùy thuộc vào loại dịch vụ, một tập hợp các nhiệm vụ phụ sẽ được tạo ngay lập tức để triển khai các khối công việc thực tế. Người quản lý dự án tiếp tục phân chia các nhiệm vụ chi tiết, phân công trách nhiệm và thời hạn.
Ban này giúp đảm nhận các dự án mới. Nhưng việc theo dõi tình trạng hiện tại và sự hiện diện của các dự án có nguy cơ gặp rủi ro là điều bất tiện.
Cách chúng tôi nhóm các nhiệm vụ và dự án của khách hàng
Từ bảng tổng hợp của tất cả các dự án, người quản lý thêm dự án vào 3 bảng nữa:
- bảng cá nhân của khách hàng;
- danh mục khách hàng đang hoạt động;
- danh mục đầu tư của người quản lý.
Hãy tìm hiểu lý do tại sao chúng ta cần từng thực thể.
Trong ảnh chụp màn hình bạn thấy bảng cá nhân của khách hàng.
Tại sao bảng này?
Trước đây, chúng tôi nghĩ về mặt nhiệm vụ. Tôi đã hoàn thành nhiệm vụ và đi làm việc khác. Hóa ra là chúng tôi đang làm cho khách hàng đúng khối lượng công việc mà anh ấy yêu cầu. Nhưng chúng tôi muốn xây dựng mối quan hệ lâu dài nên chúng tôi đã chuyển từ làm việc theo nhiệm vụ sang làm việc với khách hàng.
Chúng tôi đảm bảo viết ra tất cả các ý tưởng cải tiến cho khách hàng. Ngay cả khi đó là một ý nghĩ do khách hàng vô tình ném vào không khí, chúng tôi sẽ sửa chữa và hoàn thành nó. Đây là cách tồn đọng các nhiệm vụ được hình thành, làm việc với khách hàng không kết thúc.
Có gì trên bảng này?
Asana của chúng tôi được kết nối với một số dịch vụ:
- Hệ thống CRM (để tương tác với bộ phận bán hàng),
- TimeDoctor (để theo dõi thời gian),
- Hệ thống ERP (để tổng hợp tất cả dữ liệu trong một giao diện duy nhất).
Chúng tôi đã giới thiệu bảng điều khiển tài nguyên nhanh trong Asana. Bạn chỉ vào tấm bảng phía trên nhiệm vụ và xem ai đã làm nhiệm vụ đó, trong bao lâu cũng như họ kiếm được tiền thưởng gì.
Công việc của bộ phận sản xuất được ước tính theo giờ, vì vậy điều quan trọng là chúng tôi phải giám sát chặt chẽ lượng thời gian mỗi nhân viên dành để giải quyết các vấn đề của khách hàng.
Lợi ích của việc sử dụng bảng là gì?
Kết quả là trong hệ thống ERP chúng ta thấy Báo cáo dự án. Tình trạng giao dịch, người tham gia dự án, ngân sách dự án, số giờ làm việc và thời hạn.
Chúng tôi có thể dự đoán chi phí của các dự án phát triển tương tự, việc tính toán KPI trở nên hoàn toàn minh bạch và không có chỗ cho ảo tưởng rằng quá trình phát triển chỉ mất vài giờ. Nếu cần, chúng tôi luôn có một giao diện mà chúng tôi có thể hiển thị cho khách hàng để báo cáo.
Cặp tài liệu Asana
Chức năng này đã được triển khai ở Asana từ lâu. Nhưng chúng tôi không đánh giá cao nó ngay lập tức. Lúc đầu, chúng tôi chỉ đơn giản là thu thập tất cả các dự án của các nhà quản lý vào danh mục đầu tư. Hóa ra trong thời gian làm việc tại công ty, Denis Kiselev đã làm việc với 61 khách hàng.
Thật tuyệt khi biết điều này, nhưng không đủ để biện minh cho thời gian dành cho việc thu thập nó. Và chúng tôi đã ghi bàn trên chiếc cặp. Mọi thứ đã thay đổi khi chúng tôi đánh đồng một dự án ở Asana với một giao dịch trong hệ thống CRM.
Trước đây, người quản lý đã đăng ký tất cả các dự án và nhận được thông báo về tất cả các thay đổi trong Hộp thư đến (nguồn cấp dữ liệu thông báo). Mỗi cập nhật trạng thái và nhận xét mới đều được hiển thị trong nguồn cấp dữ liệu, bắt đầu bằng trạng thái mới nhất. Vào thứ Hai, người quản lý ngồi xuống và hoàn thành các nhiệm vụ từ hộp thư đến một cách tuần tự. Không có cuộc nói chuyện nào về những ưu tiên và đôi khi những nhiệm vụ quan trọng không bao giờ đạt được.
Bây giờ có danh mục nhân viên và danh mục bộ phận dự án. Trong phần đầu tiên, người quản lý quản lý các dự án của mình, phần thứ hai cung cấp cho người quản lý chức năng kiểm soát khối lượng công việc hiện tại của tất cả nhân viên.
Portfolio của bộ phận thiết kế
Trong ảnh chụp màn hình, bạn có thể thấy các dự án được sắp xếp theo nhân viên.
Mỗi tuần một lần, người quản lý dự án cập nhật trạng thái của từng dự án. Viết những gì đã làm trong tuần trước và những gì dự định cho tuần tiếp theo. Đặt một trong ba thẻ: trong tầm kiểm soát, có nguy cơ, có vấn đề.
Người quản lý có thể nhanh chóng đánh giá:
- lượng khách hàng hiện tại của bộ phận thiết kế,
- số lượng dự án đang thực hiện của mỗi người quản lý,
- số lượng nhiệm vụ quá hạn của các dự án,
- sự hiện diện của các vấn đề và nhu cầu tham gia vào các dự án,
- thời hạn dự án, thời gian sử dụng, giai đoạn kênh và mức độ ưu tiên của dự án.
Danh mục đầu tư cũng giúp chúng tôi báo cáo. Sau khi cập nhật trạng thái dự án, một báo cáo về công việc đã hoàn thành và theo kế hoạch sẽ tự động được gửi đến cuộc trò chuyện của khách hàng.
Danh mục đầu tư của nhân viên
Ngay cả người đứng đầu bộ phận thiết kế cũng có danh mục đầu tư của riêng mình. Nếu, pah-pah-pah, anh ta loại bỏ quyền hạn của mình, người mới sẽ thấy tất cả các dự án thuộc quyền kiểm soát của anh ta và anh ta phải tiếp tục giám sát.
Nhân viên dây chuyền cũng đánh giá cao sự tiện lợi của việc lập kế hoạch tải trong danh mục đầu tư. Trong tab “Tải”, Asana phân tích khối lượng nhiệm vụ có tính đến thời hạn và cảnh báo nếu nhân viên lên kế hoạch cho khối lượng nhiệm vụ quá mức. Bạn có thể thay đổi thời hạn và điều chỉnh chi tiết mà không cần rời khỏi tab này.
Giải quyết lỗi và phát triển tùy chỉnh
Chúng tôi có một nhóm riêng chịu trách nhiệm phát triển. Là một phần của quy trình kinh doanh, nó nhận được hai loại nhiệm vụ:
- sâu bọ,
- sự phát triển mới.
Các lỗi được kiểm tra, đánh giá mức độ nghiêm trọng và được bộ phận hỗ trợ kỹ thuật chuyển sang làm việc.
Nhiệm vụ phát triển đến từ tồn đọng sản phẩm nội bộ của công ty hoặc từ người quản lý dự án nếu có yêu cầu tương ứng từ khách hàng.
Quá trình phát triển nói chung trông như thế này.
Nhiệm vụ thuộc về ban phát triển ở Asana. Cô ấy đây rồi.
Giám đốc nhiệm vụ chọn loại “Lỗi” hoặc “Tính năng”, đặt mức độ quan trọng, cho biết khách hàng và các bộ phận nội bộ của công ty mà nhiệm vụ ảnh hưởng. Khi nhiệm vụ đáp ứng đầy đủ yêu cầu của quy định nội bộ, Giám đốc bấm vào biểu tượng tia sét ở thanh trên cùng phía trên nhiệm vụ và khởi chạy quy trình nghiệp vụ tự động “Đánh giá trong quá trình phát triển”.
Người đứng đầu bộ phận phát triển nhận được thông báo về một nhiệm vụ đánh giá mới và bản thân nhiệm vụ đó sẽ được chuyển sang một bảng riêng cùng tên trong suốt thời gian đánh giá.
Sau khi đánh giá, người quản lý chuyển nhiệm vụ sang giai đoạn chạy nước rút tương ứng với tháng hoàn thành theo kế hoạch. Nhiệm vụ luôn ở trên nhiều bảng cùng một lúc:
- trên bảng cá nhân của người quản lý dự án,
- trên bảng hỗ trợ kỹ thuật,
- trên bảng phát triển.
Tất cả những người tham gia và nhân viên theo dõi nhiệm vụ đều nhìn thấy tiến độ của nhiệm vụ, nhận thông báo và tiến hành thảo luận trực tiếp trong phần nhận xét về nhiệm vụ. Khi một nhiệm vụ hoàn thành, người quản lý dự án hoặc chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật chịu trách nhiệm “đưa” nó về phía họ để tiếp tục thực hiện dự án.
Điều gì đã xảy ra khi chúng tôi đưa các bộ phận phát triển và sản xuất trở lại một môi trường chung với nhóm?
Thứ nhất, các dự án của khách hàng đã trở nên dài hạn hơn. Do tồn đọng liên tục được bổ sung, hóa đơn trung bình tăng lên.
Thứ hai, Chất lượng của các dự án đã được cải thiện rất nhiều vì bộ phận phát triển có thể đặt câu hỏi cho bộ phận tiếp thị, bán hàng, kế toán, v.v. bất cứ lúc nào. Chúng tôi đã có thể kết nối kịp thời các năng lực cần thiết của nhóm và đưa ra các giải pháp ở một cấp độ hoàn toàn khác.
Thứ ba, nhân viên, người quản lý và khách hàng nhận được sự minh bạch hoàn toàn trong các nhiệm vụ đã lên kế hoạch và hoàn thành. Chúng tôi đã học cách QUẢN LÝ dự án và nhận ra rằng đây là một quy trình hoàn toàn mang tính kỹ thuật mà yếu tố con người có thể được loại bỏ gần như hoàn toàn.
Thứ tư, toàn đội đã trở nên đoàn kết hơn. Trước đây, nhân viên không hề biết bộ phận sản xuất và phát triển huyền thoại đang làm gì.
Bây giờ, xem quá trình phát triển và cấu hình kỹ thuật của hệ thống:
- bộ phận bán hàng tìm thấy trong đó những ý tưởng và nguồn cảm hứng về cách bán hàng,
- các nhà tiếp thị thường xuyên lấy nội dung hữu ích cho các bài viết, bài viết, văn bản định vị và quảng cáo,
- nhà quản lý phân tích nhu cầu và hành vi của khách hàng, điều chỉnh chiến lược.
Kết quả là một sự chuyển đổi đôi bên cùng có lợi, trong đó chúng tôi, khách hàng và đối tác của chúng tôi đều được hưởng lợi. Tôi sẽ rất vui nếu bạn chia sẻ ý kiến của mình trong phần bình luận: bài viết của tôi có hữu ích gì không và bạn sử dụng phương pháp quản lý dự án nào trong quá trình phát triển!
Nguồn: www.habr.com