Một thương hiệu nổi tiếng hay tên tuổi của một diễn giả có vị trí cao sẽ giúp lấp đầy các phòng hội nghị. Mọi người bị thu hút bởi các “ngôi sao” để theo kịp xu hướng và tìm hiểu về những sai lầm cũng như chiến thắng của họ. Chỉ khi kết thúc bài phát biểu, những người tham gia mới cho những diễn giả như vậy mới đạt điểm cao nhất.
VisualMethod, một studio thuyết trình và đồ họa thông tin, đã hỏi các doanh nhân và nhân viên công ty về điều họ thất vọng nhất khi phát biểu tại các hội nghị. Hóa ra là khi những diễn giả có kinh nghiệm bỏ qua các slide tổ chức và đi thẳng vào phần mô tả quy trình hoặc trường hợp, niềm tin sẽ bị mất đi. Một số người được hỏi thậm chí còn gọi hành vi như vậy của người nói là kiêu ngạo (“không hề giới thiệu bản thân”) và thiếu chú ý (“một điều trong chủ đề, nhưng một điều khác trong từ ngữ”). Chúng tôi nói chi tiết về những slide quan trọng cần nhớ.
Tại sao nó lại quan trọng
Ngay cả khi bạn đã nói 1000 lần, 5 slide này trong bài thuyết trình của bạn vẫn là bắt buộc:
- chủ đề của bài phát biểu
- tự đại diện
- cấu trúc lời nói
- chương trình nghị sự
- kết quả thuyết trình và liên hệ
Nếu bài thuyết trình bao gồm một khối câu trả lời cho các câu hỏi, hãy tạo một slide riêng cho phần này để tập trung khán giả hoặc sử dụng một slide chứa kết quả của bài thuyết trình.
Bằng cách tích lũy kinh nghiệm diễn thuyết, diễn giả tập trung nhiều hơn vào bản chất của bài thuyết trình, tin rằng chỉ có kết quả và trải nghiệm cá nhân của diễn giả mới quan trọng đối với khán giả. Tất nhiên, điều này là cần thiết, nhưng bất kể địa vị và kết quả công việc của bạn như thế nào, việc khán giả nhận được sự củng cố về tầm quan trọng của những gì đang diễn ra và cảm giác làm chủ đều có giá trị. Các trang trình bày có tổ chức giúp bạn theo dõi, đắm mình vào chủ đề và hiểu lý do tại sao bài thuyết trình của bạn sẽ tác động đến đời sống nghề nghiệp của người nghe. Ngay cả khi bài phát biểu của bạn là độc thoại, thông tin tổ chức vẫn tạo ra hiệu ứng tương tác giữa diễn giả và khán giả trong hội trường.
Bị cuốn hút vào chủ đề
Mỗi bài thuyết trình đều bắt đầu bằng một trang tiêu đề. Thông thường, một cái gì đó chung chung được viết trên đó, mặc dù ban đầu slide đầu tiên được tạo ra để giải thích mức độ liên quan của chủ đề với khán giả. Tại sao chuyện này đang xảy ra? Khách hàng của chúng tôi, những người thường xuyên phát biểu, thừa nhận rằng họ nhận được chủ đề từ người tổ chức hoặc nếu họ tự xây dựng chủ đề đó, thì điều này sẽ xảy ra vài tháng trước sự kiện và nếu không có thời gian, một chủ đề phác thảo sẽ xuất hiện. Theo thời gian, nó xuất hiện trên tất cả các áp phích, biểu ngữ và danh sách gửi thư, và khi phải chuẩn bị thì có vẻ như đã quá muộn để thay đổi điều gì đó. VisualMethod khuyên bạn nên luôn xây dựng một chủ đề có nêu rõ lợi ích của nó đối với khán giả. Ngay cả khi nó sẽ hơi khác so với công bố. Vì vậy, bạn có thể thu hút sự chú ý của mọi người ngay từ những giây đầu tiên.
Sử dụng giọng nói tích cực để hình thành chủ đề và càng cụ thể càng tốt. Ví dụ: từ ngữ “Xây dựng đề xuất” nghe có vẻ yếu hơn “3 mẫu đề xuất sẽ giúp bạn bán dịch vụ tư vấn”.
Tìm mối quan tâm chung với người nghe. Trước bài phát biểu, một diễn giả giỏi sẽ hỏi ban tổ chức xem ai sẽ có mặt trong hội trường và kết quả khảo sát về các chủ đề phù hợp với du khách là gì. Một cuộc trò chuyện như vậy kéo dài năm phút, nhưng nó giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị, bởi vì bạn sẽ biết chính xác mong đợi của mọi người và chọn lọc những thông tin thú vị cho họ. Nếu bạn thuyết trình một lần trong suốt cả năm, bạn có thể liên kết chủ đề của mình với mối quan tâm của những người có mặt chỉ trong một câu.
Ngay cả khi không có thông tin về những người sẽ có mặt trong hội trường, bạn chỉ cần đặt 2-3 câu hỏi làm rõ về nghề nghiệp của khán giả trước khi bắt đầu bài phát biểu và đưa ra lập luận tại sao thông tin của bạn sẽ hữu ích với họ. .
Duy trì chuyên môn của bạn
Sau khi bạn đã xây dựng được chủ đề, mọi người sẽ đặt ra câu hỏi sau: chính xác thì tại sao bạn có thể trở thành một chuyên gia và tại sao bạn nên được tin cậy? Phản ứng này xảy ra một cách tự động và nếu không nhận được câu trả lời, người nghe có thể lắng nghe mọi thứ một cách thích thú, nhưng anh ta sẽ nghi ngờ rằng trong trường hợp cụ thể này, thông tin có đáng tin cậy và những gì anh ta nghe được có nên được áp dụng vào thực tế hay không. Vì vậy, chúng tôi khuyến nghị ngay cả những diễn giả “ngôi sao” cũng nên cho biết lý do tại sao họ có quyền đưa ra thông tin này hoặc thông tin kia. Làm thế nào để làm điều đó một cách tự nhiên mà không phát ra từ "tôi"?
Một số hình thức sự kiện yêu cầu người tổ chức phải đại diện cho người phát biểu. Trong trường hợp này, điều quan trọng là cung cấp cho người điều phối thông tin chính xác và liên hệ nó với chủ đề bài phát biểu của bạn. Ví dụ: chúng tôi đã khuyên một trong những khách hàng của mình tại một hội nghị dành cho các doanh nhân không chỉ nói về công việc cuối cùng của họ tại công ty lớn nhất đất nước theo số lượng nhân viên mà còn về kinh nghiệm trước đây trong một văn phòng nhỏ. Sau bài phát biểu, diễn giả nhận được nhận xét rằng ông hiểu các vấn đề của doanh nghiệp nhỏ, mặc dù trước đó trong phần “câu hỏi-trả lời” có chặn câu hỏi “à, phương pháp này có hiệu quả trong doanh nghiệp lớn, nhưng còn doanh nghiệp nhỏ thì sao?” Khi bạn hiểu rõ khán giả của mình là ai, bạn có thể chọn những ví dụ từ hoạt động của mình để phù hợp với sở thích của người nghe.
Nếu bạn đại diện cho chính mình, hãy dành một slide riêng cho phần này. Bằng cách này, bạn chỉ có thể nêu mối liên hệ giữa trải nghiệm của bạn và chủ đề và mọi người sẽ tự đọc các sự kiện khác - và bạn sẽ không giống một người khoe khoang. Có một thứ gọi là “tam giác tin cậy”. Để truyền cảm hứng cho niềm tin, bạn cần kết nối ba khía cạnh: trải nghiệm của bạn, chủ đề và sự quan tâm của khán giả.
Cách đầu tiên để làm điều này là sử dụng một khuôn mẫu. Có vẻ như vậy:
Tên tôi là _______, tôi là _______ (Chức vụ): _______________ khuôn mẫu. Nếu bạn là giám đốc thương mại, quan điểm của bạn có thể như thế này:
Tên tôi là Peter Brodsky (tên), tôi là một giám đốc thương mại (vị trí) điển hình, người phê duyệt một số đề xuất thương mại mỗi tháng và nhận phản hồi từ khách hàng (khuôn mẫu). Bằng cách này, bạn xác nhận rằng bạn có quyền nói về việc soạn thảo các đề xuất thương mại và hiểu những gì mọi người trong phòng đang làm nếu bạn nói chuyện với những người có cùng quan điểm.
Lựa chọn thứ hai là kinh nghiệm trước đó. Ví dụ: nếu bạn đang nói chuyện với các nhà phát triển, những người tạo ra các dịch vụ để tự động hóa việc phân phối các ưu đãi thương mại, thì bạn có thể nói như sau:
Tên tôi là Peter Brodsky (tên) và mỗi ngày tôi dành 30% thời gian của mình cho nhóm phát triển, vì tôi tin rằng tương lai nằm ở tự động hóa quy trình. Nếu bạn có kinh nghiệm phát triển, thì bạn có thể nói sáng sủa hơn nữa: Tôi là một nhà phát triển và luôn như vậy. Mật mã đã ở trong máu tôi rồi. Nhưng tình cờ là tôi đã xây dựng được một thuật toán để làm việc với các ưu đãi thương mại và tăng doanh số bán hàng lên 999%, và hiện tôi đang làm quản lý khối. Điều này cũng tốt vì tôi thấy được cả hai mặt của quá trình.
Nếu bạn không có kinh nghiệm liên quan, thì bạn có thể chuyển sang ngôn ngữ cảm xúc và nói tại sao chủ đề này lại quan trọng đối với bạn. Nghe có vẻ như thế này: Bản thân tôi hàng ngày là người mua và tôi sẵn sàng khóc vì sung sướng khi người bán nghe thấy thứ tôi cần và không cố gắng bán theo mẫu. Nhưng đó chính là bản chất của một khuôn mẫu công ty tốt: đào tạo nhân viên tận dụng tính nhân văn và công nghệ để hiểu khách hàng.
Đối với slide mô tả trải nghiệm, có thể đưa thông tin sau vào đó:
- Chức vụ và tên các công ty nơi bạn làm việc
- Trình độ học vấn của bạn hoặc các khóa học đặc biệt liên quan đến chủ đề này
- Bằng cấp, giải thưởng và chứng nhận
- kết quả định lượng. Ví dụ, bạn đã thực hiện bao nhiêu lời đề nghị thương mại trong đời.
- Đôi khi có thể đề cập đến khách hàng hoặc các dự án lớn.
Điều chính: hãy nhớ rằng khán giả không đến để nghe câu chuyện cuộc đời bạn. Vì vậy, mục đích của bài thuyết trình chỉ là giải thích tại sao việc mọi người nghe bài phát biểu của bạn về chủ đề này lại quan trọng.
Tham gia vào nội dung
Vậy là bạn đã nói tại sao chủ đề và chuyên môn của bạn đáng được quan tâm, bây giờ khán giả muốn biết bạn sẽ truyền đạt kiến thức như thế nào, quy trình sẽ như thế nào. Việc ghi rõ nội dung bài thuyết trình trên slide và sắp xếp chương trình họp là điều quan trọng nhằm tránh làm mọi người thất vọng sau bài thuyết trình của bạn. Khi bạn không đoán trước được cấu trúc bài phát biểu của mình, mọi người sẽ tạo ra kỳ vọng của riêng họ và điều đó hiếm khi phù hợp với thực tế. Từ đây, các bình luận sẽ xuất hiện theo kiểu “Tôi chưa hề nói về điều đó” hoặc “Tôi nghĩ nó sẽ tốt hơn”. Giúp người nghe giải quyết những mong muốn và kỳ vọng của họ bằng cách đặt ra các quy tắc và cho họ biết điều gì sẽ xảy ra.
Một cách hay để nói về chương trình nghị sự mà không đặt tên cho slide là “Chương trình nghị sự”. Thay vào đó, bạn có thể tạo dòng thời gian hoặc đồ họa thông tin. Cho biết mỗi phần sẽ kéo dài bao lâu: lý thuyết, thực hành, tình huống, trả lời câu hỏi, nghỉ giải lao, nếu được cung cấp. Nếu bạn đang chuyển tiếp một bài thuyết trình, tốt hơn hết bạn nên tạo nội dung dưới dạng menu có liên kết - bằng cách này, bạn sẽ quan tâm đến người đọc và tiết kiệm thời gian cho họ xem qua các trang trình bày.
VisualMethod khuyến nghị không chỉ chỉ ra nội dung bài phát biểu mà còn thực hiện nó thông qua việc mang lại lợi ích cho người nghe. Ví dụ: trên slide có mục “cách xác định ranh giới ngân sách trong đề xuất thương mại”. Khi bạn đưa ra quan điểm này, hãy đưa ra lời hứa: “Sau phần trình bày của tôi, bạn sẽ biết cách đặt giới hạn ngân sách trong một đề xuất thương mại”. Hãy chắc chắn rằng mọi người thấy lời nói của bạn hữu ích với họ.
Như Alexander Mitta đã chỉ ra trong cuốn sách Điện ảnh giữa địa ngục và thiên đường, 20 phút đầu tiên của bộ phim đã thu hút sự quan tâm đến toàn bộ câu chuyện. Giới chuyên môn gọi đó là sự kiện xúi giục hay tạm dịch là “sự kiện kích động”. Có một cách tiếp cận tương tự trong các tác phẩm sân khấu kinh điển. Các slide giới thiệu của bạn là sự khởi đầu và giữ cho toàn bộ câu chuyện trở nên thú vị.
Lấy hàng
Hãy nhớ đoạn kết ở phần cuối của một bộ phim hoặc tác phẩm: khoảnh khắc mà người xem được soi sáng và tiếp nhận kiến thức phổ quát. Thời điểm này trong bài thuyết trình của bạn sẽ là slide cuối cùng với những kết luận ngắn gọn. Đó có thể là một bản tóm tắt lớn nếu bạn đang nói về một khám phá thực sự mới hoặc 3 quy tắc hoặc kết luận chính để tóm tắt toàn bộ bài nói.
Tại sao tóm tắt trên một slide riêng biệt? Đầu tiên, bạn giúp đưa ra kết luận rõ ràng và chính xác dựa trên kết quả bài phát biểu của mình. Thứ hai, bạn chuẩn bị cho khán giả bài thuyết trình cuối cùng và tạo cơ hội để chuẩn bị câu hỏi.
Thứ ba, bạn có thể thêm giá trị cho bài thuyết trình của mình. Để làm được điều này, bạn cần tập trung vào thực tế là nhờ màn trình diễn của bạn, khán giả đã học được, nhận ra và hiểu được điều gì đó. Nói chung là để tạo hiệu ứng giá trị gia tăng. Ví dụ: bạn liệt kê tên của ba mẫu mà một ưu đãi thương mại được xây dựng trên đó và nói: hôm nay bạn đã học được ba mô hình này và khi sử dụng chúng, bạn có thể cho khách hàng thấy rõ lợi ích của việc hợp tác với bạn và đẩy nhanh doanh số bán hàng.
Trang trình bày cuối cùng phải ngắn gọn và thực sự là cuối cùng. Bạn không nên tiếp tục đi sâu vào chủ đề sau đó, ngay cả khi bạn nhớ được một số chi tiết. Hãy sử dụng thời điểm này để củng cố trạng thái chuyên môn và kết luận cuối cùng của bạn. Những gì bạn có thể đạt được ở điểm cuối cùng này là phần Hỏi & Đáp, mặc dù trong hầu hết các trường hợp, tốt nhất bạn nên để nó sớm một chút và kết thúc bài thuyết trình theo ghi chú bạn muốn.
Giúp liên lạc với bạn
Mỗi bài thuyết trình đều có một mục đích. Bước vào sân khấu, diễn giả bán cho khán giả một sản phẩm, một công ty, chuyên môn của mình hoặc một số hành động. Ngày nay, hiếm khi tìm thấy hoạt động bán hàng trực tiếp thông qua thuyết trình, ngoại trừ trong mạng lưới kim tự tháp mỹ phẩm hoặc thuốc thần kỳ. Trong hầu hết các trường hợp, diễn giả thu thập thông tin liên hệ của khán giả. Điều này không có nghĩa là anh ấy đi quanh phòng với một bảng câu hỏi, mà anh ấy nói bạn có thể tiếp tục liên lạc ở đâu.
Nếu bạn chưa sẵn sàng cung cấp địa chỉ liên hệ trực tiếp, hãy cho biết e-mail của công ty trên trang trình bày cuối cùng. Ví dụ: chúng tôi sử dụng địa chỉ chung [email được bảo vệ]hoặc thậm chí tốt hơn, hãy cung cấp liên kết đến mạng xã hội nơi bạn có thể giao tiếp với khán giả hoặc nơi xuất hiện các tài liệu hữu ích về chủ đề của bạn.
Nếu bạn là nhà tư vấn độc lập, bạn cũng có thể cung cấp địa chỉ chung, địa chỉ cá nhân hoặc một trang trên mạng xã hội để có thể liên hệ với bạn.
Để kích hoạt khán giả, hãy thực hiện “lời kêu gọi hành động”. Yêu cầu phản hồi về bản trình bày của bạn, chia sẻ liên kết về một chủ đề hoặc đề xuất các cách bạn có thể cải thiện bản trình bày của mình. Như thực tế của VisualMethod cho thấy, khoảng 10% người nghe luôn phản hồi và đủ tích cực để để lại nhận xét và khoảng 30% sẵn sàng đăng ký nhận tin tức của nhóm bạn.
PS
Theo truyền thống “xưa” lẽ ra phải nhắc đến câu “Cảm ơn đã quan tâm!”. Nói “tạm biệt” luôn là điều khó khăn và bạn muốn lấp đầy khoảng dừng khó xử bằng một slide với lòng biết ơn như vậy, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên dừng lại ở slide với các liên hệ. Một “trang trình bày cảm ơn” báo hiệu cho khán giả rằng mối quan hệ của bạn đã kết thúc và mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào là mở rộng và duy trì liên lạc thường xuyên với khán giả của bạn. Những người liên hệ của bạn với nhiệm vụ này sẽ đối phó tốt hơn.
Nguồn: www.habr.com