Trong hơn 10 năm, nhiều loại hệ thống tuyển chọn nhân sự chuyên nghiệp đã tồn tại và đang phát triển. Đó là điều đương nhiên. Phần mềm chuyên dụng đã được phát triển cho nhiều ngành nghề riêng lẻ. Đối với việc tuyển dụng, mọi người đều hiểu phần mềm giúp giải quyết những vấn đề gì, những thói quen và sai sót nào được loại bỏ, nhưng không ai hiểu cách đo lường hiệu quả kinh tế của việc sử dụng nó. Nói cách khác, các công ty có thể tính toán họ sẽ tốn bao nhiêu tiền để sử dụng phần mềm, nhưng không hiểu ROI hoặc phần mềm sẽ mang lại hoặc tiết kiệm bao nhiêu tiền. Những khẩu hiệu như “Lấp đầy chỗ trống nhanh hơn 2 lần với (phần mềm như vậy)” chỉ là một câu chuyện phiếm, đơn giản là nó không đúng sự thật.
Việc thiếu hiểu biết về những gì phần mềm tuyển dụng có thể làm về mặt tiền bạc dẫn đến việc các công ty trì hoãn khoản đầu tư này trong nhiều năm và trong thời gian này mất rất nhiều kết quả.
Tôi quyết định tính xem phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp tiết kiệm được bao nhiêu tiền và thời gian. Để không tạo gánh nặng cho bạn với những tính toán chi tiết, tôi sẽ bắt đầu ngay với kết quả thu được. Và đối với những người muốn tìm hiểu sâu hơn, các tính toán chi tiết sẽ được mô tả dưới đây.
Vì vậy, đây là kết quả của tôi.
Sử dụng phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp bạn:
- tiết kiệm thời gian làm việc 2 tháng 1 tuần mỗi năm cho mỗi nhà tuyển dụng.
- tiết kiệm tiền - tương đương 2,24 mức lương trung bình của nhà tuyển dụng mỗi năm. Vào tháng 2019 năm 2, mức lương trung bình này là 688 USD đối với một nhà tuyển dụng CNTT ở Nga, 1 USD đối với Ukraine, 904 USD đối với Belarus, 1 USD đối với Kazakhstan.
- ROI khi đầu tư vào phần mềm tuyển dụng là khoảng. 390%.
- đối với các vị trí phức tạp, được trả lương cao, lợi ích cho người sử dụng lao động sẽ ở mức trung bình từ $2 đến $184 mỗi năm mỗi nhà tuyển dụng tùy thuộc vào quốc gia;
- đối với các vị trí được trả lương thấp hơn, được tuyển dụng nhanh chóng, lợi ích dành cho người sử dụng lao động sẽ trung bình vào khoảngt $1 đến $680 mỗi năm mỗi nhà tuyển dụng cũng tùy thuộc vào quốc gia;
- ~ cứ 5 vị trí tuyển dụng nhà tuyển dụng sẽ có thể kết thúc bằng cơ sở dữ liệu của mình, nhanh hơn 54% so với khi tìm kiếm ứng viên mới.
Tính toán
Hãy thoải mái và bắt tay vào tính toán chi tiết. Tôi quyết định chia nhỏ việc lựa chọn nhân sự “từng phần một” để có thể hiểu rõ nhà tuyển dụng phải làm gì và ở mức độ nào.
Phần mềm giúp bạn tiết kiệm 2 tháng 1 tuần mỗi năm như thế nào
Một nhà tuyển dụng dành trung bình khoảng 1 giờ để xử lý 33 vị trí tuyển dụng mà không cần sử dụng phần mềm. Thật không dễ để tính toán. Chúng tôi đã phỏng vấn các đồng nghiệp và cũng phân tích chi tiết các chuẩn mực, tiêu chuẩn trong nghề.
Để thuê một nhân viên đủ tiêu chuẩn cho một vị trí văn phòng, bạn cần hoàn thành một danh sách công việc nhất định, một số công việc chỉ thực hiện một lần, trong khi những công việc khác cần được thực hiện hàng ngày. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể lấp đầy một vị trí tuyển dụng tiêu chuẩn nếu bạn tích cực tham gia vào vị trí đó trong khoảng thời gian từ 10 ngày đến 3 tuần. Để tính toán, chúng tôi lấy giá trị trung bình: 15,5 ngày. Chúng tôi sẽ nhân tất cả chi phí lao động hàng ngày với giá trị này. Chúng tôi sẽ lấy thời lượng và số lượng hành động riêng lẻ từ các tiêu chuẩn được các chuyên gia thiết lập theo kinh nghiệm (ví dụ như ở đây). Đối với tất cả các phép tính, chúng tôi sử dụng giá trị trung bình số học của các giá trị tối thiểu và tối đa - nó gần nhất với điều kiện thực tế với xác suất xảy ra các tình huống khẩn cấp khác nhau.
Hãy so sánh thời gian mà một nhà tuyển dụng dành cho từng giai đoạn tuyển chọn không có phần mềm và sử dụng phần mềm, rồi tính toán số tiền tiết kiệm được thực sự.
Nếu chúng ta cộng thời lượng của tất cả các yếu tố riêng lẻ của quy trình tuyển dụng (được tính bằng giá trị trung bình), thì nhà tuyển dụng sẽ dành gần 32 giờ 48 phút cho việc lựa chọn “thủ công” một nhân viên. Đã tính toán thời gian dành cho việc lấp đầy cùng một vị trí tuyển dụng, nhưng bằng cách sử dụng khả năng của hệ thống tuyển dụng, thời gian cho tất cả các công việc cần thiết đã giảm xuống còn 28 giờ 24 phút. Nghĩa là, việc lấp đầy 1 chỗ trống được tăng tốc thêm 4,4 giờ.
Theo thống kê, một nhà tuyển dụng xử lý trung bình 5 vị trí tuyển dụng mỗi tháng. Sử dụng phần mềm, anh ấy nhận được một phần thưởng rất giá trị - đây là cơ sở dữ liệu sơ yếu lý lịch nội bộ được “nâng cấp”. Tất nhiên, việc lấp đầy chỗ trống từ cơ sở dữ liệu nội bộ nhanh hơn nhiều, đây chỉ là một giấc mơ. Tôi quyết định tìm hiểu xem có bao nhiêu người được tuyển dụng nhanh chóng và trong bao lâu.
Để làm được điều này, chúng tôi đã thu thập dữ liệu về các vị trí tuyển dụng đã đóng trong hệ thống CleverStaff trong 2 năm. Hóa ra, trung bình cứ 4 người được tuyển dụng thì có 5 người là ứng viên mới và cứ 54 nhân viên được tuyển dụng thì cứ 4,4 người là ứng viên từ cơ sở dữ liệu nội bộ và những vị trí tuyển dụng như vậy sẽ được lấp đầy nhanh hơn 15,3%. Trung bình, tiết kiệm được XNUMX giờ không nhận được sớm hơn mà đã là XNUMX giờ.
Hãy tiếp tục. Nếu một chuyên gia làm việc tiêu chuẩn 176 giờ mỗi tháng thì tổng thời gian làm việc tiết kiệm được là:
(4 vị trí tuyển dụng × 4,4 giờ) + (1 vị trí tuyển dụng × 15,3 giờ) = 32,9 giờ mỗi tháng.
Tiết kiệm được 32,9 giờ / 176 giờ làm việc mỗi tháng = 18,7% thời gian làm việc/tháng.
Trên cơ sở hàng năm, đây là:
18,7% × 12 tháng = 2,24 tháng hoặc 2 tháng 1 tuần
Chỉ số này mang tính phổ quát và có thể áp dụng cho công việc của nhà tuyển dụng ở bất kỳ quốc gia nào và với bất kỳ vị trí tuyển dụng nào có mức độ phức tạp. Hãy cùng tìm hiểu: nguyên nhân gây ra sự giảm thiểu này là gì?
Điều này có thể thực hiện được do phần mềm chuyên nghiệp tối ưu hóa các quy trình tốn thời gian sau:
- Xuất bản vị trí tuyển dụng - hệ thống tự tạo một trang vị trí tuyển dụng bên ngoài từ dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu. Nếu bạn thêm liên kết đến trang tuyển dụng bên ngoài do phần mềm tạo ra vào văn bản của vị trí tuyển dụng được đăng trên một nguồn đặc biệt, người nộp đơn sẽ có thể nộp đơn tuyển dụng trực tiếp trên đó, điều này thuận tiện vì các phản hồi ngay lập tức được đưa vào hệ thống và hồ sơ của họ sẽ được đưa vào cơ sở dữ liệu.
- Lưu tất cả các hồ sơ phù hợp từ cơ sở dữ liệu ứng viên của trang tìm kiếm việc làm. Các hệ thống chuyên nghiệp được tích hợp với các nền tảng việc làm phổ biến nhất, có nghĩa là người dùng có thể thêm ứng viên từ các nguồn này vào cơ sở dữ liệu của riêng họ chỉ bằng 1 cú nhấp chuột, tức là. ngay trong quá trình sàng lọc kết quả tìm kiếm.
- Lưu sơ yếu lý lịch của người nộp đơn đến hàng ngày qua email và tài khoản trên các trang đăng việc làm. Việc phân tích sơ yếu lý lịch từ thư được thực hiện mỗi ngày một lần. Nếu bạn thêm liên kết đến trang tuyển dụng bên ngoài do hệ thống tạo vào mô tả công việc trên các trang web của bên thứ ba, ứng viên sẽ có thể gửi phản hồi của họ từ đó, tức là. ngay lập tức được thêm vào cơ sở dữ liệu và xuất hiện trong vị trí tuyển dụng ở giai đoạn “Tìm thấy”.
- Thông báo từ chối ứng viên không phù hợp. Bằng cách sử dụng phần mềm, việc này có thể được thực hiện trực tiếp từ giao diện hệ thống: chính hệ thống sẽ chèn tên ứng viên vào mẫu.
- Nhưng điều quan trọng chính là hình thành một cơ sở làm việc gồm các ứng viên, nhờ đó một nhà tuyển dụng có kinh nghiệm sẽ có thể lấp đầy các vị trí tuyển dụng mà không cần nguồn bên ngoài.
Nó có giá bao nhiêu tiền?
Mọi thứ liên quan đến hiệu quả tài chính có thể thay đổi đáng kể. Mức lương của cả nhà tuyển dụng và ứng viên mà họ đang tìm kiếm đều phụ thuộc vào quốc gia, quy mô công ty và ngân sách của bộ phận. Vì vậy, ở đây tôi chuyển sang các chỉ số trung bình thường thấy trong các nghiên cứu chuyên nghiệp. Vì vậy, theo thống kê, mức lương trung bình hàng tháng của một nhà tuyển dụng CNTT người Nga là 1200 USD. Đổi lại, mức lương trung bình của một nhà tuyển dụng CNTT người Ukraine mỗi tháng là 850 USD (như đã nêu bởi ), Belarus - $750 và Kazakhstan - $550. Ở đây và hơn thế nữa, tôi đã lấy tất cả dữ liệu về tiền lương từ các vị trí tuyển dụng được công bố công khai trên các nguồn như hh.ru, hh.kz và những nguồn tương tự.
Tôi so sánh con số này với mức tiết kiệm thời gian làm việc - 2 tháng và 1 tuần mỗi năm (con số này = 2,24 tháng) mà chúng tôi đã nhận được trước đó.
- Đối với Nga - 1200 USD × 2,24 tháng = $ 2 688
- Đối với Ukraine - $ 1 904
- Đối với Belarus - $ 1 680
- Đối với Kazakhstan - $ 1 232
Những khoản tiền này thể hiện mức tiết kiệm trung bình trên lương của mỗi nhà tuyển dụng mỗi năm. Nói chính xác hơn, nhà tuyển dụng sẽ thực hiện thêm công việc với số tiền này nếu anh ta sử dụng hệ thống chuyên nghiệp.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tính toán lợi ích cho người sử dụng lao động từ việc tuyển dụng thêm, bằng với số tiền lãi bị mất do tuyển dụng thêm 1 tháng sau đó. Giả sử công ty kiếm được 50% tiền lương từ sức lao động của người lao động. Tôi nghĩ số tiền này không thể ít hơn nếu tính đến thuế, tiền thuê nhà và các chi phí khác. Vì vậy, tôi nghĩ 50% tiền lương là con số ước tính khiêm tốn, tối thiểu về số tiền công ty kiếm được từ sức lao động của nhân viên.
Bây giờ chúng ta hãy tính xem 50% quỹ lương trung bình của nhân viên được thuê trong 2 tháng 1 tuần là bao nhiêu. Theo thống kê, mức lương trung bình của một chuyên gia CNTT cấp cao là 〜$2 đối với Nga và 〜$700 đô la mỗi tháng đối với Ukraine, 〜$2 đối với Belarus và 〜$900 đối với Kazakhstan.
Trung bình, 1 nhà tuyển dụng lấp đầy 1.5 vị trí tuyển dụng phức tạp mỗi tháng.
Chúng tôi tính toán lợi ích bằng công thức sau: mức lương trung bình × số vị trí tuyển dụng mỗi tháng × 2.24 tháng × phúc lợi 50%.
- Đối với Nga: 2 USD × 700 vị trí tuyển dụng mỗi tháng × 1.5 tháng × lợi ích 2.24% = 50 USD
- Đối với Ukraine: 4 USD
- Đối với Belarus: 4 USD
- Đối với Kazakhstan: 2 USD
Tổng cộng, đối với các vị trí phức tạp, được trả lương cao, số tiền trợ cấp là $2 đến $184 mỗi năm cho mỗi nhà tuyển dụng.
Mức lương trung bình của một chuyên gia cho một vị trí cần người nhanh chóng là khoảng 540 USD ở Nga và 400 USD ở Ukraine, 350 USD ở Belarus và 300 USD ở Kazakhstan. Nhà tuyển dụng đóng khoảng 5 vị trí như vậy mỗi tháng.
- Đối với Nga: 540 USD × 5 vị trí tuyển dụng mỗi tháng × 2,24 tháng × 50% phúc lợi = 3 USD
- Đối với Ukraine: 2 USD
- Đối với Belarus: 1 USD
- Đối với Kazakhstan: 1 USD
Tổng cộng, đối với các vị thế thanh toán thấp hơn, đóng nhanh, số tiền lợi ích là $1 đến $680 mỗi năm cho mỗi nhà tuyển dụng.
Hãy để tôi nhắc bạn rằng tôi đã đưa ra một bản tóm tắt ngắn gọn ở đầu bài viết.
Công ty bạn có cần phần mềm tuyển dụng không?
Đây hoàn toàn là vấn đề kinh doanh. Tốt hơn là bạn nên đưa ra quyết định không dựa trên trực giác hay cảm xúc mà dựa trên dữ liệu. Lấy một ví dụ, tôi đề xuất tính toán số lợi ích từ việc triển khai phần mềm cho một nhóm gồm 4 nhà tuyển dụng. Ví dụ: hai người có mức lương 700 USD, một người - 850 và người kia - 1100 USD. Quỹ lương hàng tháng cho một đội như vậy là 3 USD.
Ví dụ: phần mềm có giá 40 USD mỗi tháng cho mỗi nhà tuyển dụng. Đây là một lựa chọn hoàn toàn có thể bán được trên thị trường.
Trong năm, chi phí phần mềm là 40 × 4 × 12 = 1 USD.
Theo tính toán của tôi ở trên, phần mềm sẽ tiết kiệm được 2 tháng 1 tuần cho mỗi nhà tuyển dụng mỗi năm. Đối với nhóm 4 nhà tuyển dụng của chúng tôi, thời gian này sẽ chính xác là 9 tháng (trong tổng số 48 tháng làm việc mỗi năm).
Số tiền tiết kiệm được mỗi năm bằng quỹ lương tháng của đội nhân với 2 tháng 1 tuần:
- 3 USD × 350 = 2,24 USD
Ở đây có thể lập luận rằng 4 người có hoặc không có phần mềm đều nhận được toàn bộ lương và sẽ không có khoản tiết kiệm nào. Trên thực tế, 9 tháng làm việc tiết kiệm của công ty bạn sẽ có nghĩa là một trong những tình huống sau:
- 4 nhà tuyển dụng lấp đầy nhiều chỗ trống hơn như thể họ được sự giúp đỡ của nhà tuyển dụng thứ 5 trong 9 tháng trong năm.
- Tải trọng cho mỗi nhà tuyển dụng được giảm bớt và bạn chỉ cần 3 nhà tuyển dụng, thay vì 4.
Nghĩa là, với phần mềm, 4 nhà tuyển dụng sẽ làm thêm 7 USD công việc mỗi năm. Nếu bạn không có công việc làm thêm, bạn sẽ loại bỏ một nhà tuyển dụng và tiết kiệm được 504 USD mỗi năm. Nếu bạn có đủ cơ hội cho họ, bạn tiết kiệm được 7 đô la mỗi năm bằng cách không thuê nhà tuyển dụng thứ 504 và hoàn thành công việc của họ mà không tăng chi phí.
ROI = Số tiền tiết kiệm/số tiền đầu tư (chi phí phần mềm) = 7 / 504 × 1% = 920%.
Nói một cách đơn giản, trong ví dụ của chúng tôi Đầu tư vào phần mềm sẽ mang lại lợi nhuận gấp 4 lần trong vòng 1 năm.
Đối với công ty của bạn, bạn có thể lặp lại các phép tính đơn giản của tôi bằng cách thay thế:
- Số lượng nhà tuyển dụng của bạn,
- Quỹ lương hàng năm của họ,
- Số lượng chi phí cho phần mềm tuyển dụng của bạn,
- Thời gian trung bình để lấp đầy chỗ trống trong công ty của bạn,
- Số lượng vị trí tuyển dụng trung bình được lấp đầy mỗi tháng.
Theo ước tính của tôi, nếu nhà tuyển dụng của bạn quan tâm nhiều đến việc lựa chọn nhân sự, thì với các giá trị khác nhau của các biến này, ROI có thể nằm trong khoảng từ 300% đến 500%.
Bạn cũng có thể ước tính giá trị của những lần tuyển dụng trong khoảng thời gian 2 tháng và 1 tuần đối với mỗi nhà tuyển dụng. Theo tính toán của tôi, điều này làm tăng ROI lên tới 2,5 lần.
Việc sử dụng phần mềm chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng không còn là vấn đề gây tranh cãi hay nan đề nữa. Đây là xu hướng toàn cầu mà sớm hay muộn tất cả các công ty nghiêm túc cũng sẽ tham gia.
Tôi hy vọng những tính toán và kết quả của tôi sẽ giúp công ty của bạn quyết định lựa chọn phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp và nó sẽ mang lại lợi ích cho bạn không kém gì tính toán của tôi :)
Tác giả: Vladimir Kurilo, người sáng lập và nhà tư tưởng của hệ thống tuyển dụng chuyên nghiệp.
Nguồn: www.habr.com