Hai năm trước, lần đầu tiên, chúng tôi quyết định tập hợp gần 50 nhà phát triển và sản phẩm từ xa của mình lại với nhau và giới thiệu nhau trong một bầu không khí thoải mái, dễ chịu. Vì vậy, một cuộc thi hackathon đã diễn ra gần Chekhov ở khu vực Moscow, thật tuyệt vời, mọi người đều thích nó và mọi người đều muốn nhiều hơn nữa. Và chúng tôi tiếp tục tập hợp các nhà phát triển từ xa của mình lại với nhau “trực tiếp”, nhưng chúng tôi đã thay đổi hình thức: bây giờ nó không phải là một cuộc thi hackathon chung mà là các chuyến thăm nhóm riêng lẻ. Bài viết này giải thích lý do tại sao chúng tôi chuyển sang một định dạng mới, cách tổ chức nó và kết quả chúng tôi nhận được.
Tại sao phải đi du lịch theo nhóm?
Kể từ khi quy mô của nhóm phát triển gần như tăng gấp ba lần và ý tưởng chuyển mọi người cùng nhau ra ngoài trông không còn hấp dẫn nữa. Nguyên nhân:
- Logistics đang trở nên phức tạp hơn. Tìm được chỗ cho một trăm rưỡi người và đặt thuê xe cũng không tệ lắm, việc chọn địa điểm và thời gian cho một chuyến đi chung phù hợp với mọi người sẽ khó hơn nhiều. Trong trường hợp này, trong mọi trường hợp, chìa khóa của ai đó có thể sẽ rơi ra.
- Điểm chính của sự kiện - xây dựng đội nhóm - bị mất. Một đám đông lớn như vậy tất yếu sẽ chia thành từng nhóm, nhưng những nhóm này không được hình thành theo nguyên tắc chỉ huy. Kinh nghiệm của chúng tôi tại các sự kiện của công ty cho thấy những người có cùng chức năng thường đi chơi với nhau, nhưng từ các nhóm khác nhau - nhà phân tích với nhà phân tích, QA với QA, họ biết rõ về nhau và thảo luận về các chủ đề chuyên môn của họ. Và chúng ta cần phải giới thiệu, kết bạn với các anh em trong mỗi đội.
- Kết quả là mọi thứ biến thành một bữa tiệc công ty và một bữa tiệc uống rượu vui vẻ, và đây là một loại sự kiện hoàn toàn khác và chúng tôi tổ chức nó một cách riêng biệt.
Nhận thấy điều này, chúng tôi đã phát triển một hình thức tổ chức các chuyến đi nhóm hàng năm (đôi khi thường xuyên hơn). Mỗi chuyến đi như vậy đều có một mục tiêu cụ thể, được xây dựng một cách có chủ ý và từ trước bằng cách sử dụng kỹ thuật SMART (cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, được củng cố và có giới hạn về thời gian). Đây là cơ hội để thay đổi môi trường, làm việc bên cạnh đồng nghiệp mà trước đây bạn chỉ thấy trong Hangouts và tăng hiệu quả công việc, điều này sau đó sẽ ảnh hưởng đến các số liệu quan trọng đối với sản phẩm.
Định dạng khởi hành
Hackathon Một câu chuyện đầy động lực khiến bạn cảm thấy như mình là một phần của một dự án lớn. Nhóm tạm dừng tất cả các hoạt động hiện tại, chia thành các nhóm nhỏ, kiểm tra một số giả thuyết thường điên rồ, thảo luận về kết quả và đưa ra một điều gì đó hoàn toàn mới. Nhóm Vimbox đã thực hiện một chuyến đi như vậy vào năm ngoái; một giao diện mới đã được phát minh cho cuộc gọi điện video giữa học sinh và giáo viên - Real Talk, hiện đã trở thành giao diện chính cho người dùng nền tảng.
Đồng bộ hóa Tập hợp những người rất khác nhau - thường là các nhà phát triển và doanh nghiệp - để hiểu rõ hơn về mong muốn và cơ hội. Một ví dụ điển hình là sự ra đi của một nhóm CRM, đắm mình trong những khu rừng gần Moscow để thảo luận về những kỳ vọng từ hệ thống mà họ đang phát triển. Mọi người cùng trải qua một ngày cùng người sáng lập công ty, ôn lại lịch sử - CRM đầu tiên ra đời , bước tiếp theo trong quá trình tự động hóa cơ sở dữ liệu là bảng tính Google và chỉ sau đó một nhà phát triển mới viết nguyên mẫu CRM... Vào một ngày khác, nhóm gặp gỡ các khách hàng doanh nghiệp. Mọi người bắt đầu hiểu rõ hơn chính xác những gì họ cần và nơi cần tập trung sự chú ý.
Xây dựng đội ngũ Ý tưởng chính là cho mọi người thấy rằng họ làm việc với mọi người chứ không phải bằng các cuộc trò chuyện và cuộc gọi điện video. Hình thức phổ biến nhất của các chuyến đi, trong đó bối cảnh công việc không bị phá vỡ, mọi người tiếp tục giải quyết các vấn đề hàng ngày, nhưng tất cả các loại hoạt động chung đều được thêm vào chúng. Điều này đặc biệt đúng khi nhóm đã phát triển qua từng năm với một số lượng lớn những người mới ở xa, chưa từng gặp mặt trực tiếp. Nó cung cấp nền tảng tốt cho sự hợp tác trong tương lai, nhưng chúng ta phải tính đến việc năng suất sẽ giảm trong những chuyến đi như vậy, vì vậy tốt hơn nên tiến hành chúng mỗi năm một lần.
Ai đến từ đội?
Nhóm phải có đại diện từ tất cả các nhóm theo chiều ngang:
- Sản phẩm
- phân tích
- Dev
- Thiết kế
- QA
Danh sách người tham gia cuối cùng do người quản lý sản phẩm xác định, được hướng dẫn bởi mục đích và mục tiêu của chuyến đi cũng như các chỉ số hiệu suất của nhân viên.
Bao nhiêu?
Tổng chi phí của chuyến đi phụ thuộc vào ngân sách của đội, thường là 30-50 nghìn rúp mỗi người, không bao gồm tiền lương. Điều này bao gồm vé, chỗ ở, bữa sáng, đôi khi những thứ khác nếu ngân sách cho phép - nhưng chắc chắn không phải rượu, đó là chính bạn.
Một chuyến du lịch nhóm không phải là một kỳ nghỉ, các chàng trai đi làm chứ không phải để thư giãn. Ngày làm việc và ngày nghỉ cuối tuần được tính là ngày thường. Vì vậy, chúng tôi tránh những ngày “nghỉ phép” cao điểm, khi vé và chỗ ở đắt đỏ cắt cổ, nhưng tất nhiên, chúng tôi cũng không cử ai đến những nơi rẻ nhưng không ai muốn đến.
Nói chung, trước tiên, nhóm quyết định những ngày mà mọi người có thể và bày tỏ mong muốn của họ theo thành phố và quốc gia. Tiếp theo, HR xem xét các lựa chọn cho ngày và khu vực đã chọn. Đầu ra phải ở mức trung bình hoặc vừa đủ. Nếu vé đến Thổ Nhĩ Kỳ, nơi đội muốn, vào những ngày đã chọn có giá 35 nghìn, và cùng lúc đó, Montenegro có giá 25 nghìn, thì chúng tôi sẽ đề xuất Montenegro. Nếu mức chênh lệch là 23-27 nghìn thì quyền lựa chọn vẫn thuộc về đội.
Cũng cần phải tính đến chi phí và điều kiện sống: vé có thể đắt, nhưng điều này được bù đắp bằng chỗ ở. Và thường thì ngược lại. Đặc biệt, có những trường hợp phức tạp liên quan đến thực tế là các nhà khách, theo quy định, được thiết kế cho các kỳ nghỉ gia đình chứ không phải cho các chuyến đi nhóm. Các lập trình viên của chúng tôi chắc chắn không muốn ngủ chung giường - đồng nghĩa với việc họ phải thương lượng với chủ nhà, giá cả sẽ thay đổi.
Đi đâu?
Nhóm quyết định ngày tháng (trước ít nhất hai tháng) và hình thành các mong muốn chung trong các lĩnh vực. Nhân sự tham gia vào một dự án giúp chọn ra những phương án tốt nhất cho toàn bộ nhóm. Ví dụ: nếu hầu hết các nhà phát triển sống bên ngoài vùng Urals, họ có thể muốn sống ở khu vực Moscow. Nếu đội có người đến từ Ukraine hoặc đặc biệt là một quốc gia có chế độ thị thực, việc đưa họ đến Nga chẳng ích gì, tốt hơn hết bạn nên tìm việc khác. Kết quả là một danh sách các phương hướng khả thi được đề xuất, các nhóm bỏ phiếu, chọn ra ba phương án tốt nhất. Tiếp theo, dự án xem xét các phương án này dựa trên chi phí và khả năng, đồng thời sản phẩm chọn địa điểm phù hợp với ngân sách của mình.
Các yêu cầu cho vị trí là gì?
Có hai yêu cầu chính đối với một địa điểm và chúng hoàn toàn mang tính vị lợi:
- Wi-Fi tốt được xác nhận qua đánh giá/trải nghiệm cá nhân,
- một không gian làm việc rộng rãi, nơi bạn có thể sắp xếp chỗ ngồi cho cả nhóm.
Bất kỳ đánh giá tiêu cực nào về chất lượng Internet đều là lý do để chúng tôi từ bỏ địa điểm: chúng tôi đang đi làm, Internet sụt giảm chẳng ích gì cho chúng tôi cả.
Không gian làm việc có thể là thuê phòng họp trong khách sạn, hoặc không gian rộng rãi cho 15-20 người ở tầng trệt, ngoài hiên, một nơi mà mọi người có thể cùng nhau tổ chức một không gian mở.
Vấn đề về thực phẩm cũng đang được giải quyết, nhưng đây không nhất thiết là yêu cầu về địa điểm: có thể ở trong nhà hoặc ở một nhà hàng gần đó, cái chính là bọn trẻ có cơ hội ăn ba bữa một ngày mà không cần đi du lịch. cách xa hàng dặm.
Ai chọn hình thức?
Các mục tiêu thoát ra do nhóm sản phẩm đặt ra với sự trợ giúp của bộ phận đào tạo, chúng tôi gọi chúng là Skyway: họ có siêu năng lực để kéo các mục tiêu và kỳ vọng ra khỏi dòng ý thức. Skyway giao tiếp với sản phẩm, xác định nhu cầu của cuộc họp nhóm và đưa ra các tùy chọn chương trình riêng.
Sự hỗ trợ như vậy đặc biệt cần thiết khi nhiệm vụ là đồng bộ hóa, như trường hợp của nhóm CRM. Những người rất khác nhau đã tham gia ở đó: các nhà phát triển hiểu biết về kỹ thuật và những người từ bộ phận bán hàng. Cần phải làm quen, giao tiếp, đồng thời không được tách rời khỏi quá trình làm việc - toàn đội lúc đó đã có những pha chạy nước rút khá khó khăn. Theo đó, Skyway đã giúp tổ chức quy trình sao cho công việc tiến triển và các cuộc họp cần thiết diễn ra (bao gồm cả với những người sáng lập công ty).
Các hoạt động được tổ chức như thế nào?
Ý tưởng cho các hoạt động đến từ nhóm, người quản lý sản phẩm và dự án từ bộ phận nhân sự. Một kênh được tạo trong Slack, các ý tưởng được tạo ra trong đó, các đơn hàng tồn đọng được thu thập và sau đó nhóm chọn những gì họ muốn làm trên trang web. Theo quy định, các hoạt động do nhân viên tự chi trả, nhưng vẫn có những trường hợp ngoại lệ nếu nó liên quan đến mục đích đi du lịch. Ví dụ: nếu việc giao tiếp trực tiếp mà không cần Internet là quan trọng, thì tiền thuê ô tô, chuyến đi rừng, tiệc nướng, lều sẽ được công ty thanh toán như một phần của chuyến đi.
Làm thế nào để đánh giá kết quả?
Nếu chuyến đi là một cuộc thi hackathon, thì chúng tôi chỉ cần đếm xem giải pháp mà chúng tôi nghĩ ra đã mang lại bao nhiêu tiền. Ở các định dạng khác, chúng tôi coi chi tiêu là một khoản đầu tư vào một nhóm phân tán; đây là mức tối thiểu hợp lý khi các nhóm nằm rải rác trên khắp thế giới.
Ngoài ra, chúng tôi còn tìm hiểu mức độ hài lòng của toàn đội và liệu kết quả có tương ứng với mong đợi của các anh chàng hay không. Để làm được điều này, chúng tôi tiến hành hai cuộc khảo sát: trước khi rời đi, chúng tôi hỏi mọi người mong đợi điều gì ở anh ấy và sau đó, những kỳ vọng này được đáp ứng ở mức độ nào. Dựa trên kết quả của năm nay, chúng tôi nhận được 2/3 xếp hạng “năm” và 1/3 - “bốn”, mức này cao hơn năm ngoái, có nghĩa là chúng tôi đang đi đúng hướng. Thực tế là 100/XNUMX số người rời đi nhận ra kỳ vọng của họ XNUMX% là điều tuyệt vời.
Đặc điểm quốc gia: cuộc sống
Vì lý do nào đó, đội của chúng tôi yêu thích Montenegro; nó hầu như luôn đứng đầu danh sách các địa điểm mong muốn. Nhưng có một vấn đề với đất nước này, cũng như nhiều quốc gia nhỏ ở châu Âu khác: có khá nhiều cơ sở hạ tầng phù hợp cho các chuyến đi theo nhóm và ngày càng hướng tới các kỳ nghỉ gia đình. Và chúng tôi có một đội gồm hai chục người, mọi người phải sống và làm việc ở một nơi, họ không muốn đến khách sạn, họ muốn đến biệt thự, và tất nhiên, họ không muốn ngủ trên cùng một chiếc giường.
Airbnb thông thường thực sự không thể giúp chúng tôi. Tôi phải tìm một nhà môi giới bất động sản địa phương - hóa ra đó là người đồng hương của chúng tôi, chủ yếu làm việc với Nga. Cô ấy đã tìm cho chúng tôi một khách sạn căn hộ tuyệt vời, người chủ đáp ứng mong muốn của chúng tôi và giao chìa khóa trao tay toàn bộ tài sản, người môi giới bất động sản nhận được hoa hồng, mọi thứ đều tuyệt vời. Nhưng hóa đơn không phải do chủ sở hữu phát hành mà từ người môi giới bất động sản và có ghi bằng tiếng Serbia rằng đây là “khoản thanh toán cho dịch vụ lưu trú”.
Đương nhiên, chúng tôi căng thẳng một chút và bắt đầu tìm hiểu lý do tại sao lại như vậy. Sau khi đàm phán với người môi giới bất động sản và chủ sở hữu, chúng tôi được biết rằng ở Montenegro đây là phong tục, bởi vì không có truyền thống ghi lại mọi thứ trong những hợp đồng phức tạp có tem, hóa đơn là chứng từ đầy đủ và thuế suất thấp hơn khi thanh toán cho một người môi giới bất động sản. người môi giới bất động sản. Những thứ kia. Với tất cả việc sắp xếp lại đồ đạc của chúng tôi và những mong muốn cụ thể khác, cũng như tiền hoa hồng của người môi giới, số tiền của chúng tôi hóa ra ít hơn so với khi thuê cùng một khu phức hợp thông qua Airbnb, bao gồm cả thuế cho thuê tiêu chuẩn.
Từ câu chuyện này, chúng tôi tự kết luận rằng với các địa điểm ở nước ngoài, đặc biệt nếu chúng tôi hiểu rằng hướng sẽ được sử dụng nhiều lần, việc dành thời gian nghiên cứu các thông tin cụ thể của địa phương và không dựa vào các dịch vụ phổ biến là điều hợp lý. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những vấn đề trong tương lai và có thể giúp bạn tiết kiệm tiền.
Một điểm quan trọng khác: bạn cần chuẩn bị cho những điều bất ngờ và có thể giải quyết chúng nhanh chóng. Ví dụ: nhóm thanh toán dự định đi du lịch tới Georgia. Khi mọi thứ đã sẵn sàng, những tấm vé đột nhiên biến thành những quả bí ngô, chúng tôi phải khẩn trương tìm người thay thế. Chúng tôi đã tìm được một nơi phù hợp ở Sochi - mọi người đều vui vẻ.
Cuối cùng, bạn không nên cố gắng sắp xếp mọi thứ một cách hoàn hảo và mang lại cho nhóm một kiểu “trọn gói”; tài năng của chính cô ấy phải được sử dụng. Sự kiện này không phải để trình diễn mà là nơi tụ tập bạn bè, ở đây ảnh và video từ điện thoại của bạn quan trọng hơn bất kỳ buổi chụp ảnh chuyên nghiệp nào. Sau khi rời đi, giao diện người dùng CRM và QA đã xử lý video từ điện thoại, tạo video và thậm chí - nó vô giá.
Vậy tại sao lại thế này?
Các chuyến đi chơi nhóm làm tăng sự gắn kết trong nhóm và gián tiếp ảnh hưởng đến việc giữ chân nhân viên, vì mọi người thích làm việc với mọi người hơn là với hình đại diện trong Slack. Họ giúp hiểu được chiến lược của dự án do thực tế là mọi người đều ở gần và hàng ngày họ thảo luận với sản phẩm về câu hỏi “tại sao sản phẩm này lại cần thiết”. Từ xa, những câu hỏi như vậy chỉ được hỏi khi thực sự cần thiết; trong quá trình khởi hành, điều này diễn ra trong một bầu không khí thoải mái.
Nguồn: www.habr.com