Xin chào mọi người, tôi đã nhiều lần xem qua các bài viết về hackathons: tại sao mọi người đến đó, cái gì hiệu quả, cái gì không. Có lẽ mọi người sẽ thích thú khi biết về hackathons từ phía bên kia: từ phía nhà tổ chức. Xin lưu ý rằng chúng ta đang nói về Vương quốc Anh, các nhà tổ chức từ Nga có thể có quan điểm hơi khác về vấn đề này.
Một chút thông tin cơ bản: Tôi là sinh viên năm thứ 3 tại Imperial College London, là một lập trình viên, tôi đã sống ở đây được 7 năm (chất lượng văn bản tiếng Nga có thể bị ảnh hưởng), cá nhân tôi đã tham gia 6 hackathons, bao gồm cả cuộc thi mà chúng tôi sẽ tổ chức nói về bây giờ. Tất cả các sự kiện đều có sự tham gia của cá nhân tôi nên có đôi chút chủ quan. Tại hackathon được đề cập, tôi đã 2 lần là người tham gia và là người tổ chức 1 lần. Nó có tên là IC Hack, được tạo ra bởi các sinh viên tình nguyện và đã tiêu tốn 70-80 giờ rảnh rỗi của tôi trong năm nay. và một vài bức ảnh.
Hackathons thường được tổ chức bởi các công ty (quy mô của công ty không quan trọng ở đây) hoặc bởi các trường đại học. Trong trường hợp đầu tiên, có ít câu hỏi hơn về tổ chức. Tài trợ do chính công ty cung cấp, thông thường một đại lý được thuê để tổ chức sự kiện (đôi khi chính nhân viên tham gia vào tổ chức 100%), ban giám khảo được tuyển từ nhân viên và thường được đưa ra một chủ đề mà họ được đề xuất đưa ra. một dự án. Một vấn đề hoàn toàn khác là hackathons ở trường đại học, cũng được chia thành hai loại. Đầu tiên là mối quan tâm của các trường đại học nhỏ có ít kinh nghiệm tổ chức các sự kiện như vậy. Chúng được tổ chức thông qua MLH (Major League Hacking), chịu trách nhiệm về gần như toàn bộ quá trình.
MLH đảm nhận việc tài trợ, chiếm phần lớn ghế ban giám khảo và dạy học sinh cách chạy hackathons trong quá trình này. Ví dụ về các sự kiện như vậy bao gồm HackCity, Royal Hackaway và những sự kiện khác. Ưu điểm chính là sự ổn định. Tất cả các hackathons được tổ chức theo cách này đều rất giống nhau, chúng tuân theo cùng một kịch bản, có các nhà tài trợ giống nhau và không yêu cầu sự chuẩn bị đặc biệt từ các sinh viên tiến hành các sự kiện này. Những nhược điểm là rõ ràng: các sự kiện không khác nhau nhiều, thậm chí cả về hạng mục giải thưởng. Một nhược điểm khác là số tiền tài trợ ít (từ trang web chính thức của Royal Hackaway 2018, bạn có thể thấy rằng một nhà tài trợ vàng mang đến cho họ 1500 GBP) và rất ít lựa chọn “swag” (hàng hóa miễn phí do các công ty tài trợ mang đến). Theo kinh nghiệm của bản thân, tôi có thể nói rằng những sự kiện như vậy có quy mô không lớn lắm, thân thiện với người mới bắt đầu và bạn hầu như luôn có thể nhận được vé tham dự (tôi đã nghĩ đến việc đi hay không trong 3 ngày, nhưng thậm chí chưa bán được một nửa số vé). ) và họ thường có các nhóm cạnh tranh tương tự nhau (70-80% tổng số dự án đều liên quan đến ứng dụng web). Vì vậy, không khó để các đội “hipster” nổi bật so với nền tảng của mình.
Vé PS hầu như luôn miễn phí; bán vé tham dự hackathon được coi là hình thức xấu.
Bây giờ tôi đã nói ngắn gọn về các lựa chọn thay thế, hãy quay lại chủ đề chính của bài đăng: hackathons được tổ chức bởi những sinh viên đam mê độc lập. Để bắt đầu, những sinh viên này là ai và chính xác thì lợi ích của việc tổ chức một sự kiện như vậy là gì? Bản thân hầu hết những người này đều là những người thường xuyên tham gia hackathons, họ biết điều gì hiệu quả và điều gì không hiệu quả, đồng thời họ muốn có một hackathon với sự ưu tiên và trải nghiệm lý tưởng cho những người tham gia. Ưu điểm chính ở đây là kinh nghiệm, bao gồm cả việc cá nhân tham gia/chiến thắng trong các hackathons khác. Độ tuổi và kinh nghiệm dao động từ năm thứ nhất cử nhân đến năm thứ ba tiến sĩ. Các khoa cũng khác nhau: có các nhà hóa sinh, nhưng phần lớn họ là sinh viên lập trình. Trong trường hợp của chúng tôi, nhóm chính thức có 1 người, nhưng trên thực tế, chúng tôi có thêm 3-20 tình nguyện viên khác để giúp đỡ những nhiệm vụ nhỏ nhất có thể. Bây giờ là một câu hỏi thú vị hơn: làm thế nào có thể tổ chức một sự kiện có quy mô tương đương với các cuộc thi hackathon do những gã khổng lồ trong ngành tổ chức (JP Morgan Hack-for-Good, Facebook Hack London - đây là một số cuộc thi hackathon mà cá nhân tôi đã tham dự và tổ chức khổng lồ công việc đã được thực hiện ở đó)?
Hãy bắt đầu với vấn đề rõ ràng đầu tiên: ngân sách. Tiết lộ một chút: việc tổ chức những sự kiện như vậy ngay cả tại trường đại học của bạn (nơi tiền thuê nhà thấp/không có tiền thuê nhà) có thể dễ dàng tiêu tốn 50.000 GBP và rất khó tìm được số tiền như vậy. Nguồn chính của số tiền này là từ các nhà tài trợ. Họ có thể là nội bộ (các cộng đồng đại học khác muốn quảng cáo và tuyển dụng thành viên mới) hoặc doanh nghiệp. Quá trình với các nhà tài trợ nội bộ khá đơn giản: người quen, giáo sư và gia sư quản lý các cộng đồng này. Thật không may, ngân sách của họ rất nhỏ và trong một số trường hợp, họ chi tiêu cho các dịch vụ (đặt đồ ăn nhẹ vào tủ của họ, mượn máy in 3D, v.v.) thay vì tiền. Vì vậy, chúng tôi chỉ có thể hy vọng vào sự tài trợ của doanh nghiệp. Lợi ích gì cho các công ty? Tại sao họ muốn đầu tư tiền vào sự kiện này? Thuê nhân sự mới có triển vọng. Trong trường hợp của chúng tôi, có 420 người tham gia, đây là một kỷ lục đối với Vương quốc Anh. Trong số này, 75% là sinh viên của Imperial College (hiện là trường đại học đứng thứ 8 trên bảng xếp hạng thế giới).
Nhiều công ty cung cấp chương trình thực tập hè/năm cho sinh viên và đây là cơ hội tuyệt vời để tìm những người đã có kinh nghiệm và mong muốn làm việc trong ngành này. Như chủ tịch của chúng tôi đã nói: tại sao các cơ quan tuyển dụng trả quá 8000 cho 2-3 ứng viên tiềm năng khi bạn có thể trả trực tiếp cho chúng tôi 2000 cho 20 ứng viên mới? Giá cả phụ thuộc vào quy mô của hackathon, danh tiếng của ban tổ chức và nhiều yếu tố khác. Của chúng tôi bắt đầu từ 1000 GBP cho các công ty khởi nghiệp nhỏ và lên tới 10.000 GBP cho nhà tài trợ chính. Chính xác những gì các nhà tài trợ nhận được phụ thuộc hoàn toàn vào số tiền họ sẵn sàng cung cấp: các nhà tài trợ đồng sẽ nhận được logo trên trang web, cơ hội phát biểu tại buổi khai mạc, quyền truy cập vào sơ yếu lý lịch của tất cả những người tham gia và cơ hội gửi hàng hóa của họ cho chúng tôi để phân phát cho người tham gia. Tất cả các trạng thái bắt đầu từ bạc đều mang đến cơ hội cử kỹ sư của bạn đi tuyển dụng ngay tại chỗ, tạo danh mục giải thưởng của riêng bạn và hội thảo dành cho người tham gia như một phần thưởng cho tất cả các đặc quyền bằng đồng. Từ kinh nghiệm cá nhân, tôi có thể nói rằng một trong những công ty cấp bạc đã tuyển dụng 3 người (2 người cho mùa hè và một người cho vị trí cố định) ngay trong cuộc thi hackathon, và tôi thậm chí còn không đếm được họ có thể thuê thêm bao nhiêu người nữa sau khi gửi thư. cuối cùng. Việc tạo danh mục giải thưởng của riêng mình cho phép bạn tìm ra những người thực hiện các dự án tương tự với sản phẩm của công ty. Hoặc xem ai có thể trả lời một câu hỏi mở theo cách sáng tạo nhất (Ví dụ: Most Ethical Hack do Visa cung cấp). Phụ thuộc vào công ty. Hàng năm chúng tôi thu thập được 15-20 nhà tài trợ, bao gồm Facebook, Microsoft, Cisco, Bloomberg và những nhà tài trợ khác. Chúng tôi làm việc với tất cả mọi người: từ các công ty khởi nghiệp đến những gã khổng lồ trong ngành, nguyên tắc chính là lợi nhuận cho sinh viên của chúng tôi. Nếu chúng tôi phải từ chối một nhà tài trợ vì sinh viên của chúng tôi không để lại những đánh giá tốt nhất về việc thực tập/làm việc lâu dài ở công ty này, thì rất có thể chúng tôi sẽ từ chối.
Làm thế nào để chúng tôi tìm được nhà tài trợ? Đây là một quá trình xứng đáng với một bài viết ngắn, nhưng đây là một thuật toán ngắn: tìm nhà tuyển dụng trên LinkedIn / tìm một người có liên hệ trong công ty này; đồng ý với ban tổ chức về mức độ lớn của công ty, danh tiếng của công ty tốt như thế nào (chúng tôi cố gắng không làm việc với những người có tiếng xấu trong giới sinh viên, có thể là thái độ của họ đối với thực tập sinh hoặc cố gắng tiết kiệm tiền lương của họ) và ai sẽ là điểm liên lạc chính. Tiếp theo là một cuộc tranh luận kéo dài về số tiền mà công ty này có thể cung cấp cho chúng tôi và một đề xuất thương mại được gửi tới nó. Chúng tôi có một hệ thống tài trợ rất linh hoạt và do đó các cuộc đàm phán có thể kéo dài trong một thời gian rất dài: nhà tài trợ phải hiểu mình đang trả tiền cho cái gì và do đó chúng tôi có quyền thêm/xóa một số mặt hàng khỏi ưu đãi nếu nhà tài trợ tin rằng họ sẽ làm như vậy. không mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty. Sau khi đàm phán, chúng tôi thống nhất số tiền với trường đại học, ký hợp đồng và mời họ đến cuộc họp của ban tổ chức để thảo luận chính xác những gì họ muốn nhận được từ sự kiện và chính xác họ muốn quảng cáo bản thân với sinh viên như thế nào. Có những trường hợp các công ty trả ít hơn 3000 bảng Anh và nhận được hàng chục nhân viên tiềm năng làm việc toàn thời gian sau khi tốt nghiệp.
Tại sao chúng ta lại cần số tiền này? Bạn có quá tham lam khi yêu cầu 3000 tài trợ không? Trên thực tế, đây là số tiền rất khiêm tốn so với tiêu chuẩn của sự kiện. Cần tiền cho một số lượng lớn những thứ cần thiết (bữa trưa x2, đồ ăn nhẹ, bữa tối x2, pizza, bữa sáng và đồ uống trong suốt 48 giờ) và không quá cần thiết (bánh quế, trà bong bóng, thuê máy chơi game, thuê quán bar trong ba giờ , karaoke, v.v.) mọi thứ. Chúng tôi cố gắng đảm bảo rằng mọi người chỉ nhớ đến sự kiện bằng những điều tốt đẹp, vì vậy chúng tôi mua rất nhiều đồ ăn ngon (Nandos, Dominos, Pret a Manger), một lượng lớn đồ ăn nhẹ và đồ uống cũng như thêm các hoạt động giải trí mới mỗi năm. Năm nay tôi làm bỏng ngô cho 500 người, năm ngoái tôi làm kẹo bông. Ngân sách dành cho việc này, tính đến 420 người tham gia, 50 nhà tổ chức và 60 nhà tài trợ, có thể dễ dàng vượt quá 20.000 bảng Anh.
Và còn có điện, an ninh, giải thưởng (rất tốt theo tiêu chuẩn sinh viên: PS4 chẳng hạn) cho tất cả các thành viên trong nhóm. Và đây là tối đa 5 người mỗi phút. Những gì tiếp theo là một “swag” từ các nhà tài trợ và từ chúng tôi. Áo phông, cốc giữ nhiệt, ba lô và rất nhiều đồ gia dụng hữu ích khác. Với quy mô, bạn có thể dễ dàng chi thêm vài nghìn. Mặc dù chúng tôi tổ chức IC Hack trong khuôn viên trường nhưng chúng tôi vẫn phải trả tiền thuê nhà. Ít hơn một công ty bên thứ ba, nhưng vẫn vậy. Cộng với chi phí đầu bếp cho bữa trưa (trường đại học cấm tự tổ chức bữa trưa và ai biết tại sao), thuê máy chiếu (vì chi phí của nó cao hơn nhiều lần so với chi phí của chính cuộc thi hackathon) và các chi phí khác mà nhiều người không nghĩ tới Về. Hầu hết các hạng mục giải thưởng đều do chúng tôi phát minh ra và các giải thưởng cũng do chúng tôi lựa chọn và mua (xem thêm về điều này trong phần tiếp theo). Lần này ngân sách dành cho giải thưởng vượt quá 7000 bảng Anh. Tôi không thể đưa ra số tiền chính xác, nhưng tôi sẽ nói rằng năm nay chi phí dễ dàng vượt quá 60.000 bảng Anh. Dưới đây là hình ảnh của những người chiến thắng.
Tiền đã được thu, ngân sách đã được thống nhất, giải thưởng và đồ ăn đã được đặt. Cái gì tiếp theo? Hoàn toàn là địa ngục và kê gian, còn được gọi là sắp đặt sân khấu. Tất cả vẻ đẹp này bắt đầu 2 tháng trước hackathon. Một lượng lớn đồ đạc phải được di chuyển, đánh giá rủi ro, nhận hàng, ký kết kế hoạch, v.v. Danh sách này rất lớn. Đó là lý do tại sao chúng tôi kêu gọi rất nhiều tình nguyện viên giúp đỡ chúng tôi trong quá trình tổ chức. Và thậm chí chúng không phải lúc nào cũng đủ. Nhưng đây là chủ đề cho bài viết tiếp theo.
Đây là phần đầu câu chuyện của tôi về tổ chức IC Hack. Nếu có đủ sự quan tâm, tôi sẽ tung thêm 2 phần về những vấn đề chính, vướng mắc trong việc tổ chức trang web và nói một chút về giải thưởng, hạng mục và kinh nghiệm của các nhà tài trợ, ban tổ chức và người tham gia (bao gồm cả tường thuật trực tiếp của BBC từ hiện trường). Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn về IC Hack, vui lòng gửi email cho tôi [email được bảo vệ], hoặc nếu bạn quan tâm đến việc tài trợ cho cuộc thi hackathon lớn nhất Vương quốc Anh, thì đều được chào đón. Tôi trở lại trụ sở ban tổ chức một lần nữa.
Nguồn: www.habr.com