Xin chào lần nữa. Đây là phần tiếp theo của bài viết về việc tổ chức hackathon dành cho sinh viên.
Lần này tôi sẽ kể cho bạn nghe về các vấn đề đã xuất hiện ngay trong hackathon và cách chúng tôi giải quyết chúng, các sự kiện địa phương mà chúng tôi đã thêm vào tiêu chuẩn “viết mã nhiều và ăn pizza” cũng như một số mẹo về ứng dụng nào nên sử dụng dễ dàng nhất tổ chức các sự kiện quy mô này.
Sau khi hoàn tất mọi công việc chuẩn bị tài chính, giai đoạn thú vị nhất sẽ bắt đầu: chuẩn bị mặt bằng. Tại đây, bạn có thể tìm thấy số lượng lớn nhất các vấn đề và vấn đề mà bạn thậm chí không nghĩ tới. Hãy bắt đầu bằng cách đặt mua các món ăn nhẹ và thiết bị khác nhau. Điều này ngay lập tức dẫn đến hai vấn đề chính: ai sẽ nhận chúng và đặt tất cả ở đâu? Hãy để tôi nhắc bạn một lần nữa rằng tất cả những người tổ chức đều là sinh viên và bản thân hackathon đã diễn ra vào ngày 26-27 tháng 4, tức là chính xác vào giữa học kỳ. Đối với mỗi đơn hàng, chúng tôi cần 5-20 người (với quy mô của sự kiện, chúng tôi có thể dễ dàng nhận được 30-2 hộp đồ uống mỗi lần) và lựa chọn duy nhất của chúng tôi là tìm kiếm tình nguyện viên trong số các khóa học khác. Tất nhiên, bạn có thể sử dụng các nhóm Facebook để tìm họ, nhưng Slack là ứng cử viên của chúng tôi. Bạn có thể tạo một kênh riêng cho mỗi lần gửi, tích hợp chúng vào Trello (một ứng dụng tạo danh sách hành động) rồi thêm những người đã đồng ý trợ giúp và ghi lại mọi thứ đã nhận được trong Trello. Vì vậy, mọi thứ đã được nhận, thậm chí hãy giả sử rằng việc giao hàng đến đúng tòa nhà trường đại học (một vài lần họ đã giao nó đến các tòa nhà khác, và được thôi, Imperial gần như hoàn toàn ở Nam Kensington, chúng có thể đã được chuyển đến Đại học London do nhầm lẫn) và rằng chúng ta có đủ người và một số xe để vận chuyển những tải trọng đặc biệt nặng, tiếp theo là gì? Tất cả số hàng hóa này nên đi đâu? Mỗi cộng đồng đại học lớn đều có kho nhỏ riêng cho những sự kiện như vậy. Thật không may, mọi thứ có lẽ sẽ không vừa với căn phòng 3x2. Đây là nơi các nhà tài trợ trường đại học đã đến hỗ trợ chúng tôi. Hàng tấn (!) đồ uống và đồ ăn nhẹ đã được hội sinh viên giao cho đối tác của chúng tôi. Một sự lạc đề nhỏ. Mỗi khoa có công đoàn riêng: kỹ thuật, y tế, khoa học và địa chất. Bộ phận kỹ thuật của chúng tôi có khoảng XNUMX phòng trống (nhưng suỵt, tôi không biết điều này thậm chí còn tuân theo các quy định của trường đại học đến mức nào) đã được chuyển đổi hoàn toàn (!) thành nhà kho cho một sự kiện. Tiếp theo sẽ có một khoảng thời gian trôi đi về cách chúng tôi lấy những thứ này ra khỏi đó. Sau đó lưng tôi không hề cảm ơn tôi chút nào.
Rất khó để tìm ra nơi lưu giữ tất cả những thứ này và thậm chí còn khó hơn để phân phối chúng một cách chính xác. Để tham khảo: có tổng cộng 3 khu vực: hackathon cấp dưới và 2 khu vực trên. Kích thước xấp xỉ bằng nhau và nhìn chung không có vấn đề gì về phân phối. Cho đến khi những người có sở thích ăn kiêng đặc biệt xuất hiện. Người ăn chay, người ăn chay và nhiều hơn nữa. Chúng tôi luôn gửi trước một bảng câu hỏi để biết số lượng cần đặt hàng. Đương nhiên, email bị lãng quên và bị mất. Đó là lý do tại sao chúng tôi luôn thêm 20% vào đơn hàng chính dưới dạng các lựa chọn đặc biệt dự phòng, như bơ thực vật với bột không chứa gluten. Đắt? Không còn nghi ngờ gì nữa. Nhưng điều cuối cùng chúng ta cần là những chiến binh ăn chay không thể có đủ thức ăn không có động vật. Những vấn đề hiện đại đòi hỏi những giải pháp hiện đại.
Hãy nói rằng mọi thứ phù hợp một cách kỳ diệu. Phép thuật, không kém. Thậm chí mọi thứ đã được chuyển đến vị trí của nó chỉ sau một đêm. Cái gì tiếp theo? Hãy nhớ những gì tôi đã nói về "swag"? Vâng, và nhân tiện, mỗi nhà tài trợ đều có một. Và tất cả chúng đều được thiết kế cho ít nhất 200 người, và đối với các nhà tài trợ lớn thì thường là 300. Nó cũng cần được lưu trữ, nhưng đó không phải là điều chính. Tôi cũng đã nói rằng chúng tôi có “swag” của riêng mình. Và đây là dành cho 500 người. Và vấn đề là sự phân mảnh của nó. Nhiều thứ đã đến vào buổi tối trước hackathon và không có cơ hội để sẵn sàng cho nó. Hơn nữa, tất cả những thứ này phải được đóng gói cẩn thận trong túi xách. 500 miếng. 500, Karl. Vì vậy, chúng tôi phải tổ chức một băng chuyền ngẫu hứng: có phiếu mua đồ uống có cồn ở quầy bar, áo phông, bộ có hồ dán và bàn chải, cốc, nhãn dán và tôi thậm chí không nhớ còn bao nhiêu thứ khác. Và mặc dù thực tế là chúng tôi đã đặt hàng vẻ đẹp này từ các nhà cung cấp khác nhau và tất cả họ đều đến vào những thời điểm khác nhau. Tôi đã phải làm việc chăm chỉ để ngoài việc tổ chức sự kiện, tôi còn làm việc bán thời gian tại một nhà máy. Tiết lộ: chúng tôi đã hoàn thành việc chuẩn bị vào lúc 4 giờ sáng và bắt đầu lúc 8:30. Tôi chỉ ở lại đến nửa đêm để có thể trực suốt đêm. Sau đó đến phần khá nhàm chán là sắp xếp bàn, sắp xếp dây nối và những thứ rác rưởi bắt buộc khác.
Giờ X đã đến, các nhà tài trợ đến sớm, ổn định chỗ ở, bày ra những chiêu trò “sành điệu” một cách chiến thuật để thu hút nhiều học viên hơn. Đáng nhớ: một công ty trong buổi khai trương đã nói rằng có hai loại nhà tuyển dụng. Những người trả lương cao sẽ tôn trọng nhân viên của họ và cho phép họ phát triển một cách sáng tạo. Chẳng hạn như (tên công ty). Và tất cả các nhà tài trợ khác có thể kể về điều sau bằng ví dụ của chính họ. Cụm từ này đã trở thành ứng cử viên cho giải meme hay nhất (về giải thưởng của nó ở cuối bài viết trước). Học sinh đến càng sớm càng tốt để lấy càng nhiều thứ miễn phí càng tốt. Dưới đây là một vài lời về cách chúng tôi cho phép họ vào. Vé được mua từ Eventbride và tất cả ban tổ chức đều có ứng dụng quét. Vấn đề bắt đầu khi người tham gia không đọc các điều kiện: chẳng hạn như độ tuổi tối thiểu là 18 tuổi hoặc mang theo hộ chiếu hoặc thậm chí không thể chuyển vé sau thời hạn (ba ngày trước cuộc thi hackathon). Thật không may, nhiều người phải bị từ chối. Nhưng theo những gì tôi nhớ: có hai người quên hộ chiếu từ London nên họ chỉ về nhà và mang theo. Chúng tôi cho phép những người được tặng vé đi sau những người khác; họ quét vé để sau này chủ nhân của chúng không cố gắng lẻn vào với phần thưởng.
Bây giờ nói một chút về vấn đề với bản thân những tấm vé: chỉ có khoảng 400 chiếc, cộng thêm một số ít dành cho sinh viên tốt nghiệp, như một món quà chia tay. Ban đầu, chúng tôi giữ chúng trên trang web của trường đại học, nhưng nó giảm dần 10 phút trước khi bắt đầu bán hàng cho đến 30 phút sau khi bắt đầu và chúng được phân phối hoàn toàn ngẫu nhiên giữa những người tham gia. Tôi đã im lặng về các điều kiện của cuộc đua vì chúng tôi đã bán được trung bình nhiều hơn mức đáng lẽ phải có là 20-30. Giải pháp là trang web Eventbride. Nó xử lý tải một cách hoàn hảo, vé trung bình bay đi trong 1-3 giây mỗi đợt và chúng được phát hành chính xác đúng tiến độ. Nhưng ở đây một vấn đề khác lại nảy sinh: tính trung thực của những người tham gia. Ngay từ liên kết Google đầu tiên, bạn có thể tải xuống và định cấu hình bot và lý tưởng nhất là chúng tôi cố gắng đe dọa những người thông minh như vậy hủy vé của họ. Trên thực tế, gần như không thể chứng minh rằng bạn không sử dụng/sử dụng bot. Ngược lại, vé được chia thành Imperial/tất cả các loại khác và (phân biệt đối xử một chút) đối với sinh viên của chúng tôi thì có nhiều vé hơn một chút. Để Bộ giúp đỡ, đây là những quy tắc.
Tiếp theo là những vấn đề chuẩn bị cụ thể hơn. Một trong những sự kiện mà chúng tôi tổ chức gần nửa đêm là một quán bar mở. Đương nhiên, trong văn hóa hackathon và tình trạng thiếu ngủ, đây không phải lúc nào cũng là một ý tưởng hay. Chính vì thế mà ít người ghé thăm. Nhưng những người đến luôn vui vẻ, đồ uống được miễn phí (bao gồm tối đa 5 GBP), nguồn cung cấp phiếu mua hàng khá lớn, hơn nữa đây là cách tuyệt vời để thư giãn sau cả ngày hackathon không ngừng nghỉ. Những bất lợi có nhiều khả năng xảy ra với ban tổ chức: nhiều người, trong sự im lặng, trong khi ban tổ chức mệt mỏi khi xem mọi thứ, lại say khướt. Tất nhiên, việc giải quyết chúng là tùy thuộc vào chúng ta. Nhưng nó không bao giờ gặp phải bất kỳ vấn đề nghiêm trọng nào. Điều quan trọng cần lưu ý là, giống như một cuộc thi hackathon, quán bar buổi tối có nhà tài trợ. Và năm nay họ đã có một vụ nổ lớn khi mua “bom jaeger” cho tất cả những người có mặt. Rất khó để giải thích (điều mà tôi hoàn toàn ủng hộ, hãy rót thêm) rằng những người tham gia sống dở chết dở trong khuôn viên trường hơi khác so với những người mà họ muốn thuê vào công ty của họ và ngăn chặn sự hỗn loạn này vào khoảng ly cocktail thứ 30. Sau đó là màn giao gà Nandos huyền thoại.
Nó trở thành huyền thoại vì chủ các nhà hàng địa phương đã đến cùng với những người giao hàng của họ để xem ai quyết định chi vài nghìn đô la cho món gà vào tối thứ Bảy. Tổng cộng, chúng tôi đã mất 2 giờ và 30 tình nguyện viên để dỡ mọi thứ và phân phát giữa các khu vực. Hình ảnh được đính kèm. Đừng quên hét lên “người ăn chay ở đây”, nếu không họ sẽ ăn đồ chay thay vì đồ ăn chay và sau đó sẽ chửi bạn. Một sự kiện đáng nhớ khác là karaoke. Mọi người đều đã tiệc tùng ở đó, kể cả chúng tôi. Hãy tưởng tượng: 200 người chiếm giảng đường lúc 2 giờ sáng, hát những bài hát hoàn toàn ngẫu nhiên (tôi hát Let It Go, chị tôi sẽ tự hào). Thật tuyệt vời, nhưng lại có những vấn đề điển hình: mang theo thiết bị, sắp xếp, thương lượng với bảo vệ và thư viện (tối thứ bảy là thời điểm rất đông khách ghé thăm) để không bị đuổi ra ngoài. Bảo vệ được yêu cầu hát nhưng họ từ chối.
Tất nhiên là tất cả đều vui vẻ. Nhưng. Hackathon kéo dài hai ngày: người tham gia có thể đến và đi. Ban tổ chức thì không. Tổng cộng, tôi đã ngủ 3.5 giờ trong hai ngày và 5 giờ vào ngày hôm trước. Và đó là bởi vì các tình nguyện viên khác đã ép buộc điều đó (và việc đi đến quán bar cũng khiến bạn cảm thấy như vậy). Bạn có thể ngủ trong phòng riêng có thảm tập yoga hoặc bất cứ nơi nào có thể. Tôi ngủ trên ghế, pháp luật không cấm, tôi muốn ngủ ở đâu thì ngủ. Điều quan trọng nhất là mỗi hackzone phải có 3 người thức. Một nhiệm vụ khác là kiểm tra máy chiếu định kỳ vì nó có thể quá nóng và chúng tôi chắc chắn không có thêm tiền để sửa chữa. Để dựng nó lên, chúng tôi cần 6 người và 2 xe đẩy. Nói chung, amidan hầu như lúc nào cũng bận rộn. Tại một thời điểm nào đó, chúng tôi bắt đầu phát bỏng ngô và kẹo bông, một lần nữa, chúng tôi lại là người nấu nướng. Xếp hạng an toàn cháy nổ giảm đáng kể khi tôi lấy bỏng ngô ra khi đang hâm nóng “bởi vì bây giờ họ sẽ bay vào và tôi sẽ không còn chút nào”.
Phần này đã trải qua nhiều vấn đề trong tổ chức và giải pháp của họ. Rốt cuộc là các kỹ sư. Nhưng có rất nhiều điều vẫn còn ẩn giấu: những vấn đề xảy ra trong quá trình hackathon, việc lựa chọn giải thưởng và giải thưởng, cách thức hoạt động của cuộc bỏ phiếu “thông minh”, đánh giá từ các nhà tài trợ và cách chúng tôi xử lý việc dọn dẹp cơ sở một tuần sau đó. sự kiện. Và cũng có một điểm yếu nhỏ: đây là cuộc thi hackathon dành cho sinh viên đầu tiên được đài BBC đưa tin. Tôi cũng sẽ viết về điều này trong tập tiếp theo của câu chuyện hackathon này. Tôi sẽ bắt đầu viết sớm, nhưng bây giờ đây là email của tôi: [email được bảo vệ] và trang web của dự án:
Nguồn: www.habr.com