Vào thế kỷ 20, cuộc sống và công việc của con người diễn ra theo đúng kế hoạch. Tại nơi làm việc (để đơn giản hóa, bạn có thể tưởng tượng một nhà máy), mọi người đều có kế hoạch rõ ràng cho tuần, tháng, năm tới. Để đơn giản hóa: bạn cần cắt 20 phần. Sẽ không có ai đến và nói rằng bây giờ cần phải cắt bỏ 37 phần, đồng thời, hãy viết một bài báo phản ánh lý do tại sao hình dạng của những phần này lại giống hệt như vậy - và tốt nhất là vào ngày hôm qua.
Trong cuộc sống hàng ngày của con người cũng gần như vậy: bất khả kháng là một sự kiện bất khả kháng thực sự. Không có điện thoại di động, một người bạn không thể gọi cho bạn và yêu cầu bạn “đến gấp để giúp giải quyết vấn đề”, bạn sống ở một nơi gần như cả đời (“di chuyển như lửa”), và nói chung là bạn nghĩ về việc giúp đỡ bố mẹ bạn “đến vào tháng XNUMX trong một tuần”.
Trong những điều kiện này, một quy tắc văn hóa đã được hình thành, nơi bạn cảm thấy hài lòng nếu đã hoàn thành tất cả các nhiệm vụ. Và nó là sự thật. Việc không hoàn thành tất cả các nhiệm vụ là một sự sai lệch so với định mức.
Bây giờ mọi thứ đã khác. Trí thông minh đã trở thành một công cụ lao động và trong quá trình làm việc cần phải sử dụng nó dưới nhiều hình thức khác nhau. Một người quản lý hiện đại (đặc biệt là người quản lý cấp cao) phải thực hiện hàng tá nhiệm vụ thuộc nhiều loại khác nhau trong ngày. Và quan trọng nhất, một người không thể kiểm soát số lượng “tin nhắn đến”. Nhiệm vụ mới có thể hủy nhiệm vụ cũ, thay đổi mức độ ưu tiên của chúng và thay đổi chính cài đặt của nhiệm vụ cũ. Trong những điều kiện này, gần như không thể lập kế hoạch trước rồi thực hiện từng bước một. Bạn không thể trả lời một nhiệm vụ đến “chúng tôi có yêu cầu khẩn cấp từ cơ quan thuế, chúng tôi phải trả lời ngay hôm nay, nếu không sẽ bị phạt” và nói “Tôi sẽ lên lịch vào tuần sau”.
Làm thế nào để sống chung với điều này - để bạn có thời gian cho cuộc sống ngoài công việc? Và liệu có thể áp dụng một số thuật toán quản lý công việc vào đời sống hàng ngày được không? 3 tháng trước, tôi đã thay đổi hoàn toàn toàn bộ hệ thống thiết lập nhiệm vụ và giám sát chúng. Tôi muốn kể cho bạn biết làm thế nào tôi lại đạt được điều này và cuối cùng điều gì đã xảy ra. Vở kịch sẽ có 2 phần: phần đầu tiên - có thể nói một chút về hệ tư tưởng. Và điều thứ hai hoàn toàn là về thực hành.
Đối với tôi, dường như vấn đề đối với chúng tôi không phải là còn nhiều nhiệm vụ nữa. Vấn đề là quy tắc văn hóa xã hội của chúng ta vẫn được thiết lập để hoàn thành “tất cả các nhiệm vụ đã lên kế hoạch cho ngày hôm nay”. Chúng ta lo lắng khi kế hoạch thất bại, chúng ta lo lắng khi không hoàn thành được mọi việc đã hoạch định. Đồng thời, các trường học và đại học vẫn hoạt động trong khuôn khổ quy tắc trước đó: có một bộ bài học nhất định, có các bài tập về nhà được lên kế hoạch rõ ràng và đứa trẻ hình thành trong đầu một hình mẫu cho rằng cuộc sống sẽ tiếp tục như vậy. như thế này. Nếu bạn tưởng tượng phiên bản khó, thì thực tế, trong cuộc sống, trong bài học tiếng Anh của bạn, người ta bắt đầu nói về địa lý, bài học thứ hai kéo dài một tiếng rưỡi thay vì bốn mươi phút, bài học thứ ba bị hủy và bài học thứ tư trong Giữa giờ mẹ gọi điện cho bạn và giục bạn mua đồ mang về nhà.
Mã văn hóa xã hội này khiến một người hy vọng rằng có thể thay đổi dòng chảy đến - và bằng cách này, cuộc sống của anh ta sẽ được cải thiện, và cuộc sống được mô tả ở trên là bất thường, bởi vì không có kế hoạch rõ ràng trong đó.
Đây là vấn đề chính. Chúng ta cần nhận ra và chấp nhận rằng chúng ta không thể kiểm soát số lượng tin nhắn đến, chúng ta chỉ có thể kiểm soát cách chúng ta liên quan đến nó và cách chúng ta thực sự xử lý các tin nhắn đến.
Không cần phải lo lắng về thực tế là ngày càng có nhiều yêu cầu thay đổi kế hoạch: chúng tôi không còn làm việc trên máy móc nữa (hiếm khi có trường hợp ngoại lệ), thư không đến trong một tháng (vâng, tôi là người lạc quan), và điện thoại cố định đã trở thành lỗi thời. Vì vậy, bạn cần thay đổi quy trình xử lý tin nhắn, chấp nhận cuộc sống hiện tại như vốn có và nhận ra rằng quy tắc văn hóa xã hội trước đây không còn hiệu quả.
Chúng ta có thể làm gì để làm cho nó dễ dàng hơn? Rất khó để “tạo ra một trang web tốt”, nhưng với một thông số kỹ thuật rõ ràng (hoặc ít nhất chỉ là một mô tả rõ ràng hơn về nhiệm vụ trước mắt), việc đạt được kết quả đúng (và nói chung là đạt được ít nhất một số kết quả) sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều. dễ dàng hơn.
Ví dụ điển hình nhất là của tôi, nên tôi sẽ cố gắng phân hủy những ham muốn của mình. Tôi hiểu rõ ràng có vấn đề gì trong quá trình xử lý kế hoạch cuộc sống và công việc: bây giờ nó “xấu” nhưng tôi muốn nó trở nên “tốt”.
Thế nào là “xấu” và “tốt” ở mức độ phân hủy “cao”?
Xấu: Tôi cảm thấy lo lắng vì không chắc mình có thể làm được mọi điều mà tôi đã hứa với người khác hoặc với chính mình, tôi khó chịu vì không thể đạt được những điều mà tôi đã ấp ủ từ lâu , vì phải hoãn lại hoặc vì nhiệm vụ cháy hàng, hoặc quá khó tiếp cận; Tôi không thể làm mọi thứ thú vị, vì phần lớn thời gian của tôi dành cho công việc và cuộc sống hàng ngày, thật tệ vì tôi không thể dành thời gian cho gia đình và thư giãn. Một điểm riêng: Tôi không ở chế độ chuyển đổi ngữ cảnh liên tục, chế độ này chịu trách nhiệm phần lớn cho tất cả những điều trên.
Tốt: Tôi không cảm thấy lo lắng vì tôi biết mình sẽ làm gì trong thời gian sắp tới, việc không còn lo lắng này cho phép tôi sử dụng thời gian rảnh rỗi tốt hơn, tôi không thường xuyên cảm thấy mệt mỏi (từ “ constant” không phù hợp với tôi, nó chỉ là thông thường), tôi không cần phải giật mình và chuyển sang bất kỳ liên lạc đến nào.
Nói chung, phần lớn những gì tôi mô tả ở trên có thể được mô tả bằng một cụm từ đơn giản: “giảm bớt sự không chắc chắn và những điều chưa biết”.
Do đó, thông số kỹ thuật sẽ trở thành như sau:
- Sửa đổi quá trình xử lý các tác vụ đến để chuyển ngữ cảnh.
- Làm việc với một hệ thống thiết lập các nhiệm vụ để ít nhất các công việc và ý tưởng hiện tại không bị lãng quên và một ngày nào đó sẽ được xử lý.
- Điều chỉnh khả năng dự đoán của ngày mai.
Trước khi thay đổi bất cứ điều gì, tôi phải hiểu những gì tôi có thể thay đổi và những gì tôi không thể.
Một nhiệm vụ khó khăn và to lớn là phải hiểu và thừa nhận rằng tôi không thể thay đổi chính dòng chảy đang đến, và dòng chảy này là một phần cuộc sống của tôi mà trong đó tôi thấy mình có ý chí tự do; Những ưu điểm của cuộc sống như vậy nhiều hơn những nhược điểm.
Có lẽ, ở cấp độ đầu tiên của việc giải quyết vấn đề, bạn nên nghĩ: bạn thậm chí có muốn vị trí trong cuộc sống mà bạn tìm thấy chính mình hay bạn muốn thứ gì khác? Và nếu đối với bạn, có vẻ như bạn muốn thứ gì khác, thì có lẽ bạn nên giải quyết chính xác vấn đề này song song với một nhà tâm lý học/nhà phân tâm học/nhà trị liệu tâm lý/guru/gọi họ bằng bất kỳ tên nào - câu hỏi này sâu sắc và nghiêm túc đến mức tôi sẽ không đi vào đây.
Vì vậy, tôi đang ở nơi tôi đang ở, tôi thích nó, tôi có một công ty gồm 100 người (tôi luôn muốn kinh doanh), tôi làm những công việc thú vị (đây là sự tương tác với mọi người, bao gồm cả việc đạt được mục tiêu công việc - và tôi luôn luôn như vậy). quan tâm đến “kỹ thuật xã hội” và công nghệ), hoạt động kinh doanh được xây dựng dựa trên việc “giải quyết vấn đề” (và tôi luôn thích trở thành “người sửa chữa”), tôi cảm thấy thoải mái như ở nhà. Tôi thích nó ở đây, ngoại trừ những “tác dụng phụ” được liệt kê trong phần “xấu”.
Vì tôi thích cuộc sống này nên tôi không thể thay đổi (ngoại trừ việc giao nhiệm vụ, sẽ được thảo luận bên dưới) luồng đến, nhưng tôi có thể thay đổi quá trình xử lý của nó.
Làm sao? Tôi là người ủng hộ quan điểm rằng chúng ta cần đi từ ít hơn đến nhiều hơn - trước tiên hãy giải quyết những vấn đề cấp bách nhất, có thể giải quyết bằng những thay đổi đơn giản và hướng tới những thay đổi lớn hơn.
Tất cả những thay đổi tôi đã thực hiện có thể được tóm tắt thành ba lĩnh vực; Tôi sẽ liệt kê chúng từ những thay đổi đơn giản (đối với tôi) đến những thay đổi phức tạp:
1. Xử lý và lưu tác vụ.
Tôi chưa bao giờ có thể (và tôi vẫn không thể) ghi nhật ký bằng giấy một cách chính xác; viết ra và hình thành một nhiệm vụ là một công việc rất khó khăn đối với tôi và việc thường xuyên ngồi trên một loại máy theo dõi công việc nào đó là điều vô cùng khó khăn.
Tôi chấp nhận điều này và quan điểm chính của tôi là những thứ trong đầu tôi là quan trọng nhất.
Nhiệm vụ của tôi đã được xử lý ở chế độ này:
- nhiệm vụ tôi nhớ là hoàn thành nó ngay khi bắt tay vào làm;
- nhiệm vụ đến - nếu hoàn thành nhanh chóng thì hoàn thành ngay khi nhận được, nếu mất nhiều thời gian - hãy hứa rằng mình sẽ thực hiện;
- những nhiệm vụ mà bạn đã quên - chỉ thực hiện chúng khi bạn được nhắc về chúng.
Tôi ít nhiều đã sống với điều này một cách bình thường trong một thời gian, cho đến khi “những nhiệm vụ tôi quên mất” trở thành một vấn đề.
Điều này đã trở thành một vấn đề ở hai dạng:
- Hầu như mỗi ngày, những nhiệm vụ bị lãng quên cần phải hoàn thành trong ngày hôm nay (cốt lõi, đã kết thúc - một tin nhắn từ thừa phát lại về việc xóa tiền khỏi tài khoản để nộp phạt cảnh sát giao thông trước khi bay đến Hoa Kỳ và nhu cầu cấp thiết phải tìm ra liệu tôi có được phép bay ra ngoài hay không).
- Một số lượng lớn mọi người cho rằng việc hỏi lại một yêu cầu và giữ nó cho riêng mình là không đúng. Mọi người sẽ cảm thấy khó chịu khi bạn quên điều gì đó nếu đó là yêu cầu cá nhân và nếu đó là yêu cầu công việc, cuối cùng nó sẽ trở thành một vấn đề cần phải hoàn thành ngay hôm nay (xem điểm một).
Cần phải làm gì đó về việc này.
Điều bất thường đối với tôi là tôi bắt đầu viết ra mọi thứ. Trên thực tế tất cả mọi thứ. Tôi thật may mắn khi tự mình nghĩ ra nó, nhưng nhìn chung, toàn bộ ý tưởng rất giống với ý tưởng .
Giai đoạn đầu tiên chỉ đơn giản là dỡ tất cả mọi thứ ra khỏi đầu tôi vào hệ thống đơn giản nhất đối với tôi. Hóa ra nó như thế này : giao diện rất nhanh, quy trình tạo tác vụ ít tốn thời gian, có một ứng dụng đơn giản trên điện thoại (Sau đó tôi đã chuyển sang Todoist, nhưng sẽ nói thêm về điều đó ở phần thứ hai, phần kỹ thuật).
Cảm ơn Chúa, tôi đã tham gia quản lý CNTT bằng cách này hay cách khác trong 10 năm và tôi hiểu rằng “tạo một ứng dụng” là một nhiệm vụ cam go, giống như “đi khám bác sĩ”. Vì vậy, tôi bắt đầu chia nhỏ các nhiệm vụ thành các nhiệm vụ được phân tách dưới dạng hành động.
Tôi hiểu rõ ràng rằng tôi là một người rất phụ thuộc vào những phản hồi tích cực mà tôi có thể tự đưa ra cho mình dưới dạng phản hồi “hãy xem hôm nay bạn đã làm được bao nhiêu” (nếu tôi thấy). Vì vậy, nhiệm vụ “đi khám” chuyển thành nhiệm vụ “chọn bác sĩ nào để đi”, “chọn thời gian đi khám”, “gọi điện và đặt lịch hẹn”. Đồng thời, tôi không muốn gây căng thẳng cho bản thân: mỗi nhiệm vụ có thể được hoàn thành vào một ngày trong tuần và rất vui vì bạn đã hoàn thành một số giai đoạn trong nhiệm vụ.
Điểm mấu chốt: phân tách nhiệm vụ và ghi lại nhiệm vụ dưới dạng hành động ngắn.
Chừng nào nhiệm vụ còn ở trong đầu bạn, chỉ cần bạn nghĩ rằng một ngày nào đó nó phải hoàn thành thì bạn sẽ không thể bình tĩnh được.
Nếu nó chưa được viết ra và bạn đã quên nó, bạn sẽ đau khổ khi nhớ lại và nhớ rằng mình đã quên.
Điều này áp dụng cho mọi vấn đề, kể cả chuyện gia đình: đi làm và nhớ dọc đường mà bạn quên vứt rác là điều không hay chút nào.
Những kinh nghiệm này đơn giản là không cần thiết. Vì vậy tôi bắt đầu viết ra tất cả những gì tôi đã làm.
Mục tiêu là sau khi rèn luyện bản thân để tải tất cả (hoàn toàn tất cả) mọi thứ lên bất kỳ trình theo dõi nào, bước tiếp theo là bắt đầu ngừng suy nghĩ về những điều đã viết ra trong đầu bạn.
Khi bạn nhận ra rằng mọi thứ bạn nghĩ về việc làm đều được viết ra và sớm hay muộn bạn sẽ làm được điều đó, đối với cá nhân tôi, nỗi lo lắng sẽ biến mất.
Bạn ngừng co giật vì vào giữa ngày, bạn nhớ ra rằng mình muốn thay bóng đèn ở hành lang, nói chuyện với nhân viên hoặc viết một tài liệu (và bạn vội vàng viết nó).
Bằng cách giảm thiểu số lượng nhiệm vụ bị lãng quên (trong bối cảnh này là chưa được viết ra), tôi giảm thiểu sự lo lắng nảy sinh khi tôi nhớ lại những nhiệm vụ bị quên nhiều nhất đó.
Bạn không thể viết ra hoặc ghi nhớ tất cả mọi thứ, nhưng nếu trước đó có 100 nhiệm vụ như vậy, thì đến một thời điểm nhất định, chỉ còn lại 10 nhiệm vụ trong số đó và đơn giản là sẽ có ít “sự cố” đáng lo ngại hơn.
Điểm mấu chốt: chúng ta viết ra mọi thứ, mọi thứ, ngay cả khi chúng ta chắc chắn rằng mình sẽ nhớ.
Bạn không thể nhớ tất cả mọi thứ: dù nó nghe có vẻ ngu ngốc đến mức nào, tôi vẫn viết mọi thứ ra giấy, ngay lập tức là “dắt chó đi dạo”.
Tôi đã quyết định điều gì theo cách này? Sự lo lắng do tôi thường xuyên sợ quên điều gì đó đã giảm đi (tôi đang xem xét các kế hoạch, nhiệm vụ, lời hứa, v.v. trong đầu), và nói chung, sự chuyển đổi không cần thiết trong đầu tôi về việc “nghĩ về những gì khác mà tôi có thể hứa” biến mất.
2. Giảm khả năng phản ứng.
Chúng ta không thể giảm lượng đầu vào nhưng chúng ta có thể thay đổi cách phản ứng với nó.
Tôi luôn là người phản ứng nhanh và cảm thấy thích thú, tôi ngay lập tức đáp ứng yêu cầu làm việc gì đó của một người qua điện thoại, tôi cố gắng hoàn thành ngay một nhiệm vụ được giao trong cuộc sống hoặc trong cuộc sống hàng ngày, nói chung là tôi nhanh như chớp. có thể, tôi cảm thấy hồi hộp vì điều này. Đây không phải là vấn đề nhưng sẽ trở thành vấn đề khi phản ứng như vậy biến thành bản năng. Bạn không còn phân biệt được đâu là nơi bạn thực sự cần thiết lúc này và nơi nào mọi người có thể dễ dàng chờ đợi.
Vấn đề là điều này cũng làm nảy sinh những cảm giác tiêu cực: thứ nhất, nếu tôi không có thời gian để làm điều gì đó hoặc quên rằng mình đã hứa sẽ phản ứng, tôi lại rất khó chịu, nhưng cá nhân điều này không nghiêm trọng. Điều này trở nên quan trọng vào thời điểm khi số lượng nhiệm vụ mà tôi muốn phản ứng ngay lập tức theo bản năng trở nên lớn hơn khả năng thể chất để thực hiện việc này.
Tôi bắt đầu học cách không phản ứng với mọi thứ ngay lập tức. Lúc đầu, đó chỉ là một quyết định thuần túy mang tính kỹ thuật: đối với bất kỳ yêu cầu nào đến “làm ơn làm đi”, “làm ơn giúp đỡ”, “hãy gặp nhau”, “hãy gọi”, thay vì phản ứng và thậm chí thay vì phân tích khi nào tôi sẽ làm điều đó, tôi trở thành nhiệm vụ đầu tiên chỉ đơn giản là xử lý yêu cầu gửi đến này và lên lịch khi tôi hoàn thành nó. Nghĩa là, nhiệm vụ đầu tiên trong trình theo dõi không phải là nhiệm vụ làm những gì được yêu cầu, mà là nhiệm vụ “ngày mai đọc những gì Vanya viết trong điện tín và hiểu xem tôi có làm được không và khi nào tôi sẽ làm được, nếu có thể. ” Điều khó khăn nhất ở đây là đấu tranh với bản năng của bạn: theo mặc định, một số lượng lớn người yêu cầu phản hồi nhanh chóng và nếu bạn đã quen sống theo nhịp điệu của phản ứng như vậy, bạn sẽ cảm thấy khó chịu nếu không trả lời yêu cầu của người đó. ngay lập tức.
Nhưng một điều kỳ diệu đã xảy ra: hóa ra 9 trong số 10 người yêu cầu bạn làm điều gì đó “ngày hôm qua” có thể dễ dàng đợi đến “ngày mai” khi bạn hoàn thành nhiệm vụ của họ, nếu bạn chỉ nói với họ rằng bạn sẽ làm được việc đó vào ngày mai. Điều này, cùng với việc viết ra những việc cần làm và giữ lời hứa sẽ đạt được điều đó, khiến cuộc sống trở nên dễ dàng hơn rất nhiều đến mức bạn bắt đầu cảm thấy như mình đang sống trong một kế hoạch có cấu trúc (và có lẽ là như vậy). Tất nhiên, bạn cần được đào tạo rất nhiều, nhưng trên thực tế, trong điều kiện bạn đã chấp nhận quy tắc như vậy cho bản thân, bạn có thể nhanh chóng học được điều này. Và điều này giải quyết rất nhiều vấn đề về chuyển đổi bối cảnh và không hoàn thành được kế hoạch đã đặt ra. Tôi cố gắng đặt ra tất cả các nhiệm vụ mới cho ngày mai, tất cả các yêu cầu mà trước đây tôi đã phản ứng một cách phản ứng, tôi cũng đặt ra cho ngày mai, và “ngày mai” vào buổi sáng, tôi tìm ra những gì có thể làm được và khi nào. Kế hoạch cho “ngày hôm nay” trở nên lỏng lẻo hơn.
3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên và ghi lại các nhiệm vụ đột xuất.
Như tôi đã nói lúc đầu, tôi đã thừa nhận với bản thân rằng khối lượng công việc mỗi ngày vượt quá khả năng của tôi. Một tập hợp các nhiệm vụ phản ứng vẫn còn. Vì vậy, mỗi sáng tôi đều giải quyết các nhiệm vụ được giao cho ngày hôm nay: việc nào thực sự cần phải làm hôm nay, việc nào có thể hoãn lại đến sáng mai, để quyết định khi nào nên làm, việc nào nên giao phó và việc nào. có thể bị vứt bỏ hoàn toàn. Nhưng sự việc không dừng lại ở đó.
Sự thất vọng to lớn nảy sinh khi vào buổi tối bạn nhận ra rằng mình chưa hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng đã lên kế hoạch cho ngày hôm nay. Nhưng điều này thường phát sinh nhất là do hôm nay có những vấn đề ngoài kế hoạch phát sinh, mà dù đã cố gắng hết sức để trì hoãn phản ứng nhưng hôm nay vẫn cần phải phản hồi. Tôi bắt đầu viết ra tất cả những việc tôi đã làm hôm nay ngay sau khi tôi thực hiện chúng. Và vào buổi tối, tôi xem danh sách các nhiệm vụ đã hoàn thành. Một luật sư đến nói chuyện và viết ra, một khách hàng gọi điện và viết ra. Có một tai nạn cần được ứng phó - tôi đã viết ra. Dịch vụ ô tô đã gọi điện và nói rằng chiếc xe cần phải được đưa đến hôm nay để có thể sửa chữa vào Chủ nhật - anh ấy đã viết nó ra. Điều này cho phép tôi vừa hiểu lý do tại sao tôi không hoàn thành nhiệm vụ được giao ngày hôm nay, vừa không lo lắng về điều đó (nếu các nhiệm vụ đột ngột đó đáng giá) và ghi lại nơi tôi có thể xử lý các nhiệm vụ đến ít phản ứng hơn (nói với dịch vụ rằng tôi không thể làm được và tôi sẽ chỉ mang xe vào ngày mai, và phát hiện ra rằng dù sao thì việc đó sẽ được thực hiện vào Chủ nhật, ngay cả khi nó được giao vào ngày mai). Tôi cố gắng viết ra tất cả các công việc đã hoàn thành, ngay đến “đã ký hai tờ giấy từ bộ phận kế toán” và một phút trò chuyện với đồng nghiệp.
4. Phái đoàn.
Chủ đề khó khăn nhất đối với tôi. Và ở đây tôi lại càng vui hơn khi được nhận hơn là đưa ra lời khuyên. Tôi chỉ đang học cách làm điều này một cách chính xác.
Vấn đề với việc ủy quyền là việc tổ chức các quy trình ủy quyền. Nơi các quy trình này được xây dựng, chúng tôi dễ dàng chuyển giao nhiệm vụ. Khi các quy trình không được sửa lỗi, việc ủy quyền dường như quá dài (so với khi bạn tự mình thực hiện nhiệm vụ) hoặc đơn giản là không thể (không ai ngoài tôi chắc chắn có thể hoàn thành nhiệm vụ này).
Việc thiếu các quy trình này tạo ra một khối cản trở trong đầu tôi: ý nghĩ rằng tôi có thể giao phó một nhiệm vụ thậm chí không xuất hiện trong đầu tôi. Chỉ vài tuần trước, khi tôi quyết định chuyển từ Trello sang Todoist, tôi thấy mình chuyển nhiệm vụ từ hệ thống này sang hệ thống khác trong ba giờ mà không hề nghĩ rằng người khác có thể làm việc đó.
Thử nghiệm chính đối với tôi bây giờ là vượt qua trở ngại của chính tôi trong việc yêu cầu mọi người làm điều gì đó trong trường hợp tôi chắc chắn rằng họ sẽ không đồng ý hoặc không biết cách thực hiện. Dành thời gian giải thích. Chấp nhận rằng mọi việc sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành. Nếu bạn chia sẻ kinh nghiệm của mình, tôi sẽ rất vui.
bẫy
Tất cả những thay đổi nêu trên được mô tả bằng các khuyến nghị khá kỹ thuật khi làm việc với phần mềm, mà tôi sẽ viết ở phần tiếp theo và ở phần kết của phần này - về hai cái bẫy mà tôi đã mắc phải trong suốt cuộc đời này tổ chức lại của tôi.
Khái niệm mệt mỏi
Do chúng ta làm việc không phải về thể chất mà về mặt tinh thần, nên một vấn đề lớn và bất ngờ nảy sinh - để hiểu và nắm bắt được thời điểm bạn bắt đầu mệt mỏi. Điều này mang lại cho bạn cơ hội để nghỉ ngơi đúng lúc.
Về nguyên tắc, người công nhân có điều kiện ở máy không gặp phải vấn đề như vậy. Thứ nhất, cảm giác mệt mỏi về thể chất là điều dễ hiểu đối với chúng ta từ thời thơ ấu, hơn nữa, việc tiếp tục làm một việc gì đó về mặt thể chất là điều khá khó khăn khi cơ thể không còn khả năng làm việc đó. Chúng ta không thể, sau khi thực hiện 10 động tác trong phòng tập, lại thực hiện thêm 5 động tác nữa “vì đó là điều chúng ta phải làm”. Động lực này sẽ không có tác dụng vì những lý do sinh học rất rõ ràng.
Tình huống suy nghĩ có hơi khác: chúng ta không bao giờ ngừng suy nghĩ. Tôi chưa đề cập đến lĩnh vực này, nhưng nhìn chung các giả thuyết như sau:
- Một người luôn trong trạng thái điên cuồng sẽ không nhận thấy ngay sự mệt mỏi về tinh thần. Điều này không xảy ra dưới dạng “Tôi không thể nghĩ nữa, tôi sẽ nằm xuống” - đầu tiên nó ảnh hưởng đến phổ cảm xúc, khả năng suy nghĩ, sau đó là nhận thức, nhưng đâu đó ở đây bạn có thể cảm nhận được điều gì sắp xảy ra.
- Để thoát khỏi dòng chảy, việc chỉ ngừng thực hiện công việc là chưa đủ. Tôi nhận thấy rằng nếu tôi chẳng hạn ngừng làm việc, nằm và nhìn chằm chằm vào điện thoại, tôi đọc, xem mà não vẫn tiếp tục hoạt động thì cảm giác mệt mỏi vẫn không biến mất. Nó thực sự có ích khi nằm xuống và buộc bản thân không làm bất cứ điều gì (kể cả việc chọc vào điện thoại). Trong 10 phút đầu tiên, rất khó để thoát ra khỏi dòng hoạt động, 10 phút tiếp theo, hàng triệu ý tưởng nảy ra trong đầu về cách làm mọi thứ đúng cách, nhưng sau đó thì đó là sự sạch sẽ.
Điều quan trọng và cần thiết là cho bộ não của bạn được nghỉ ngơi, và vì rất khó để nắm bắt được khoảnh khắc này nên bạn chỉ cần thực hiện thường xuyên.
Thời gian dành cho nghỉ ngơi/cuộc sống/gia đình.
Tôi, như tôi đã viết, là một người phụ thuộc vào phản hồi tích cực, nhưng tôi có thể tự tạo ra phản hồi đó: đây vừa là phần thưởng vừa là vấn đề.
Từ thời điểm tôi bắt đầu theo dõi tất cả các nhiệm vụ của mình, tôi tự khen ngợi bản thân vì đã hoàn thành chúng. Tại một thời điểm nào đó, tôi đã chuyển từ trạng thái “ổn định cuộc sống công việc” sang trạng thái “bây giờ tôi là siêu anh hùng và có thể làm nhiều việc nhất có thể”, đạt 60 nhiệm vụ mỗi ngày.
Tôi cân bằng công việc và việc nhà và đảm bảo đưa công việc vào danh sách hàng ngày của mình, nhưng vấn đề chính xác là chúng chỉ là việc nhà. Và bạn chắc chắn cần thời gian để nghỉ ngơi và dành cho gia đình.
Người công nhân bị đuổi ra khỏi xưởng lúc 6 giờ, nhưng người doanh nhân cũng cảm thấy hồi hộp khi làm việc. Hóa ra đó là vấn đề tương tự như việc không thể nắm bắt được khoảnh khắc “mệt mỏi về tinh thần”: khi hoàn thành nhiều nhiệm vụ, bạn quên mất rằng mình thực sự cần phải sống.
Rất khó để thoát ra khỏi dòng chảy khi mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ và bạn nhận được tiếng vang từ nó, bạn cũng phải ép buộc bản thân.
Mệt mỏi không phải do muốn “nằm xuống”, mà do rối loạn cảm xúc (“mọi thứ thật khó chịu từ sáng sớm”), khó tiếp nhận thông tin và khả năng chuyển đổi bối cảnh suy giảm.
Điều quan trọng là phải dành thời gian để nghỉ ngơi, ngay cả khi đó là một điều vô ích. Điều quan trọng là điều này không ảnh hưởng đến bạn sau này. Thật không hay ho gì khi hài lòng về năng suất làm việc của mình trong hai tháng, rồi sau đó rơi vào trạng thái mọi thứ đều nhàm chán và bạn không thể gặp mọi người.
Cuối cùng, chúng ta không chỉ sống vì năng suất, còn có rất nhiều điều thú vị và tuyệt vời trên thế giới 😉
Nhìn chung, đây là những cân nhắc gần đúng về cách thức tổ chức lại các quy trình công việc và phi công việc. Trong phần thứ hai, tôi sẽ cho bạn biết tôi đã sử dụng những công cụ nào cho việc này và kết quả đạt được là gì.
Tái bút Chủ đề này hóa ra quan trọng đối với tôi đến mức tôi thậm chí còn bắt đầu một kênh điện tín riêng để chia sẻ suy nghĩ của mình về vấn đề này, hãy tham gia cùng chúng tôi -
Nguồn: www.habr.com