那是2013年。 我来到一家为私人用户创建软件的开发公司工作。 他们告诉了我不同的事情，但我最不想看到的就是我所看到的：在租用的当时极其昂贵的 VDS 上有 32 个出色的虚拟机、三个“免费”Photoshop 许可证、2 个 Corel、付费和未使用的 IP 电话容量以及其他小东西。 第一个月，我将基础设施的价格“降低”了 230 万卢布，第二个月降低了近 150（千）卢布，然后英雄主义结束了，优化开始了，最终我们在六个月内节省了 XNUMX 万卢布。
这次经历启发了我们，我们开始寻找新的储蓄方法。 现在我在另一个地方工作（猜猜在哪里），所以我可以问心无愧地告诉世界我的经历。 与您分享，让我们让 IT 基础设施更便宜、更高效！
“最后的羊毛已经被你的服务器、许可证、IT 资产和外包成本扯掉了，”首席财务官抱怨道，并要求制定规划和预算
1. 做一个书呆子——计划和预算。
为公司的 IT 环境制定预算是很乏味的，而且协调有时甚至是危险的。 但拥有预算这一事实几乎可以保证您免受以下影响：
- 削减设备和软件开发成本（虽然有季度优化，但你可以捍卫自己的地位）
- 财务总监或会计部门对购买或租赁其他基础设施要素的不满
- 经理因计划外开支而愤怒。
不仅在大公司中，实际上在任何公司中，都有必要制定预算。 收集各部门对软件和硬件的需求，计算所需的容量，考虑人员数量的动态变化（例如，您的呼叫中心或支持在繁忙季节增加，在空闲季节减少），证明合理性费用并制定按期间（最好是按月）细分的预算计划。 这样您就可以准确地知道您将获得多少资金来完成资源密集型任务并优化成本。
2. 明智地使用你的预算
在预算达成一致并签署后，存在重新分配成本的地狱般的诱惑，例如，将整个预算投入到一台昂贵的服务器中，您可以在该服务器上部署带有监控和网关的所有 DevOps :) 在这种情况下，您可能会发现您自己处于其他任务资源短缺并超支的状态。 因此，只关注需要计算能力来解决的实际需求和业务问题。
3.及时升级服务器
过时的硬件服务器以及虚拟服务器不会给组织带来任何好处 - 它们会在安全性、速度和智能方面提出问题。 您花费更多的时间、精力和金钱来补偿缺失的功能、消除安全问题以及一些补丁以加快速度。 因此，请更新您的硬件和虚拟资源 - 例如，您可以通过我们的促销活动立即执行此操作 ，在 Habré 上显示价格并不丢人。
顺便说一句，我不止一次遇到这样的情况：办公室里的铁服务器是一个完全不合理的解决方案：大多数中小型企业可以使用虚拟容量解决所有问题，并节省大量资金。
4.优化平均用户体验
教导所有用户节约用电并谨慎使用基础设施。 以下是典型的用户端溢出示例：
- 在“整个部门”的基础上安装不必要的应用程序 - 用户要求安装像邻居一样的软件，因为他们需要它，或者只是提交诸如“设计部门的 7 个 Photoshop 许可证”之类的申请。 同时，设计部门有四人使用Photoshop，其余三人是布局设计师，每六个月使用一次。 在这种情况下，最好购买 4 个许可证，每年在同事的帮助下解决 1-2 个问题。 但这种情况更常见于办公软件（特别是 MS Office 软件包，绝对是每个人都需要的）。 事实上，绝大多数员工都可以使用开源编辑器或实用的 Google 文档。
- 用户占用虚拟资源并有条不紊地消耗掉所有租用的容量——例如，测试人员喜欢创建加载的虚拟机，然后忘记至少将其关闭，开发人员并不鄙视这一点。 秘诀很简单：离开时，消灭所有人:)
- 用户使用公司的服务器作为全球文件存储：他们上传照片（RAW）、视频、上传千兆字节的音乐，尤其是老手甚至可以利用工作能力创建一个小型游戏服务器（我们在公司门户网站上以幽默的方式谴责了这一点）方式 - 效果很好）。
- 亲爱的员工在任何意义上都将盗版软件带到工作中，这就是罚款、警察和供应商的问题。 考虑准入和政策，因为即使你在公司食堂里含泪发表演讲并写励志海报，它们仍然会把你拖进去。
- 用户相信他们有权要求任何他们认为方便的工具。 因此，在我的武器库中，我租用了 Trello、Asana、Wrike、Basecamp 和 Bitrix24。 因为每个项目经理都为自己的部门选择了方便或熟悉的产品。 因此，支持 5 种解决方案、5 种不同的价格标签、5 个帐户、5 个不同的市场和调整等。 没有为您提供集成、统一或端到端自动化——完全脑痔。 结果，在总经理的同意下，我关了店，选择了Asana，帮忙迁移数据，自己培训了我那些凶猛的同事，省了很多钱，包括精力和精力。
一般来说，与用户协商、培训他们、开展教育计划并努力使他们的工作和您的工作变得更轻松。 最后，他们会感谢你让事情井井有条，经理们会感谢你削减成本。 那么，亲爱的 Habr 专业人士，您可能已经注意到，解决所列出的问题无非就是建立企业信息安全。 为此，特别感谢系统管理员（你无法感谢自己……）。
5. 结合云和桌面解决方案
总的来说，基于我在一家托管服务提供商工作的事实，并且在文章的最后我非常渴望告诉您有关任何规模的公司的服务器容量的酷炫销售，我应该挥舞旗帜并大喊“一切都到了云端！” 但这样我就会违背我的工程资格，并且看起来像一个营销人员。 因此，我敦促您明智地处理这个问题，并将云和桌面解决方案结合起来。 例如，您可以租用云CRM系统即服务（SaaS），根据手册，其费用为1000卢布。 每个用户每月 - 只需几分钱（我将忽略实施问题，这已经在 Habré 上讨论过）。 因此，三年内您将为 10 名员工花费 360 卢布，000 - 4，480 - 000 等。 同时，您可以通过支付大约 5 万卢布的竞争性许可证（+600 节省）来实施桌面 CRM。 并像使用同一个 Photoshop 一样提供它。 有时000-100年的收益确实令人印象深刻。
反之亦然，云技术通常可以让您节省硬件、工程师的工资、数据保护问题（但根本不要节省它们！）和扩展。 云工具易于连接和断开，云成本不属于公司的资本支出——总的来说，有很多优势。 当规模、敏捷性和灵活性有意义时选择云解决方案。
计算、组合并选择获胜组合 - 我不会给出通用的秘诀，它们对于每个企业都是不同的：有些人完全放弃云，其他人在云中构建整个业务。 顺便说一句，永远不要拒绝软件更新（即使是付费更新）——通常，商业应用软件的开发人员会推出更稳定、功能更强大的版本。
软件的另一条规则是：淘汰那些带来的维护和支持费用少于其消耗的旧软件。 市场上肯定已经有类似物了。
6.避免软件重复
我已经讨论了我的 IT 动物园中的五个项目管理系统，但我将把它们放在一个单独的段落中。 如果您拒绝某些软件，请选择新软件 - 不要忘记停止支付旧软件的费用，寻找新的托管服务 - 终止与旧提供商的合同，除非有特殊考虑。 监控员工软件使用情况并删除未使用和重复的软件。
如果您有一个用于监视和分析已安装软件的系统，那将是理想的选择 - 这样您就可以自动查看工作重复项和问题。 顺便说一句，这种工作可以帮助公司避免重复数据——有时寻找谁犯了错误会花费太多时间。
7. 清理您的应用程序基础设施和外围设备
谁来计算这些消耗品：墨盒、闪存驱动器、纸张、充电器、UPS、打印机等。 管盘。 但徒劳无功。 从纸张和打印机开始 - 分析打印配置文件并创建具有公共访问权限的打印机或多功能一体机网络，您会惊讶地发现可以节省多少纸张和墨盒以及打印一张纸的成本将降低多少。 不，这不是吸钱，这是一个重要流程的优化。 没有人禁止在办公设备上打印学期论文和论文，但是打印那些你不愿意购买或不想从屏幕上阅读的书籍就太过分了。
接下来，始终以折扣价从供应商那里购买消耗品，这样，如果设备出现问题，您就不会在最近的科技市场以过高的价格购买。 监控折旧和磨损、保存记录并设立更换基金 - 顺便说一句，为基本办公设备设立更换基金是个好主意。 仅仅因为你不会因为工作中的停工而受到赞扬，这也是一种金钱损失，尤其是在贸易和服务公司中。
对于应用基础设施来说，主要有两个成本项目：互联网和通信。 选择提供商时，请查看套餐优惠，阅读资费上的星级，注意通信质量和 SLA。 一些管理员决定不再费心购买，例如，将 IP 电话与付费虚拟 PBX 打包在一起，同时还按月订阅。 不要偷懒，只购买流量并学习使用 Asterisk - 这是 VATS 领域创建的最好的解决方案，也是解决中小型企业业务问题的几乎无麻烦的解决方案（如果您有直接动手）。
8. 记录并创建员工指示
这是懒惰的，也是必要的。 首先，你工作起来会更轻松，其次，新人的适应会无缝。 最后，您自己会知道您的基础设施是最新的、完好无损且秩序井然。 撰写安全说明、简短的用户手册、常见问题解答，描述办公设备使用的规则和规定。 物质上现有的指示比言语更有说服力；你可以随时求助于它们。 这样，您可以发送任何相关问题的文档链接，而不接受“我没有被警告”的论点。 这样您就可以在消除错误方面节省很多时间。
9. 使用外包服务
即使您的公司拥有整个 IT 部门，或者相反，只有一个小型基础设施，使用外包商的服务也没有什么可耻的。 为什么不花很少的钱就获得专门从事复杂事物的优秀专业人士的服务，也就是说，无需聘请这样的专家。 外包一些 DevOps、打印服务、繁忙网站的管理（如果有的话）、支持和呼叫中心。 您的价值不会因此而减少；相反，您将在与第三方承包商的联系方面获得额外的专业知识。
如果您的经理认为外包费用昂贵，只需向他解释他需要向专门的专家支付多少钱。 真的行。
10. 不要参与开源和你的开发
我是一名工程师，过去我是一名开发人员，我坚信是开源拯救了世界——图书馆、监控系统、服务器管理系统等成本是多少。 但如果您的公司决定购买开源 CRM、ERP、ECM 等。 或者老板在会议上大喊你会搞砸你的帐单，救救这艘船吧，它要去珊瑚礁了。 以下是面对一位目光灼热、充满灵感的领导者时所需要遵循的论据：
- 如果它是公共存储库，则开源支持很差；如果它是来自公司的开源（DBMS、办公套件等），则支持费用非常昂贵 - 您实际上将为每个问题、请求和票证付费；
- 由于其稀缺性，部署内部开源产品的内部专家将非常昂贵；
- 开源的改进可能会受到知识、技能甚至许可的严重限制；
- 开始使用开源会花费很长时间，并且很难使其适应业务流程。
不用说，开发自己的产品是一项非常漫长且昂贵的事业？ 从我自己的经验来看，我可以说，创建一个满足业务需求并允许用户使用的工作原型至少需要三年的时间。 而且前提是你有一个优秀的程序员团队（你可以看看“我的圈子”上的工资——你就会得出结论）。
所以我会平庸地重复一遍：考虑所有的选择。
因此，让我简要总结一下，以确保我没有忘记任何内容：
- 数钱——比较不同的选择，考虑因素，进行比较；
- 努力减少服务和培训用户的时间，降低“傻子干预”的风险；
- 尝试整合和集成技术 - 连贯的架构和端到端自动化会产生影响；
- 投资 IT 开发，不要接受过时的技术 - 它们会吸钱；
- 将 IT 资源的需求和消耗关联起来。
你可能会问——既然是办公室付钱，为什么要省别人的钱呢？ 逻辑问题！ 但您优化成本和有效管理 IT 资产的能力主要取决于您作为专业人士的经验和特征。 我们都知道如何用这里的废料制作糖果:)
У 作为升级虚拟容量的绝佳理由。 进来看看、选择——30 月 XNUMX 日之前所剩无几。
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来源： habr.com