在实施现成的 ERP 系统时，53% 的公司 严峻的挑战需要改变业务流程和组织方法，44% 的公司面临重大技术问题。 在一系列文章中，我们将解释什么是 ERP 系统、它有何好处、如何确定实施该系统的必要性、选择平台提供商时需要了解的内容以及如何实施。
ERP系统的概念来自美国，直译为企业资源计划——企业资源计划。 从学术上来说，它是这样的：“ERP是一种整合生产经营、劳动管理、财务管理和资产管理的组织战略，重点是通过专门的、集成的应用软件包（软件）实现企业资源的持续平衡和优化，为所有活动领域提供通用数据模型和流程。”
每个供应商都可以根据其重点和要解决的任务，以自己的方式了解其开发的系统。 例如，一套ERP系统更适合零售业，但不适合炼油厂。 此外，每个使用该平台的公司及其员工根据他们在工作中接触到的部分，对平台的想象也有所不同。
ERP 的核心是一个基于单一数据库管理所有业务流程和公司资源的信息系统。
为什么需要 ERP 系统？
与任何信息系统一样，ERP 也使用数据。 每个员工和部门不断地创建数百兆字节的信息。 在小型组织中，经理可以直接访问所有信息并有时间监控流程。 如果在一两个业务流程的框架内创建大量数据，那么管理者只需使用有针对性的IT解决方案将其数字化。 通常，组织会购买会计软件，例如 CRM。
随着公司的发展，那些以前需要最少时间来管理的单独流程将转变为大量信息。 与其他业务流程相结合，不同的信息流需要大量的管理人员来组合和分析它们。 因此，ERP系统不是小型企业需要的，而是大中型企业都需要的。
如何理解企业需要ERP系统
我们客户的一个典型故事是这样的。 到了某个时候，就会发现所有主要流程都是自动化的，工作效率并没有提高。
事实证明，每个进程都位于自己独立的信息系统中。 为了将它们链接起来，员工手动将数据输入每个系统，然后管理层手动收集重复的数据来分析整个公司的活动。 原则上，这种工作机制在一定程度上是高效的。 最主要的是在发生之前确定实现最大效率的时刻，而不是在需要改变紧急模式下的流程机制时。
没有一个信息系统会报告公司已经发展到需要 ERP 系统的水平。 世界经验显示了 4 个主要迹象，可以让您理解这一点：
没有足够的数据来做出明智的管理决策。
任何商业决策都会产生最终导致经济损失或收入的后果。 决策的质量取决于决策所依据的信息。 如果数据过时、不完整或不正确，决策就会不正确或不平衡。
造成信息不一致的主要原因：
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关键信息分散在各个员工和部门之间；
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没有数据收集规定；
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信息由不同角色的员工在不同时间收集。
借助适合您业务流程的 ERP 平台，您可以集中所有数据。 所有信息均由每个员工和部门在单个系统中实时创建。 这意味着您和公司中的任何其他人可能需要的数据始终尽可能准确和最新。
IT 系统之间缺乏集成会导致运营失败并阻碍公司发展。
每个IT系统都有自己的数据格式要求，并且在不同时间构建并使用不同的技术、原理和编程语言。 这体现在员工的工作中，他们的互动就像使用不同的语言一样，也体现在互动的速度上。
ERP 系统将各个功能组合到一个集成且易于理解的空间中。 ERP系统充当翻译者，讲多种编程语言以确保协作和一致性。
您的客户对服务不满意。
如果顾客抱怨或者离开，你就应该考虑效率。 这是由于需求超过供应、交货延迟、服务缓慢，或者只是普遍认为企业没有资源或时间来照顾每一位客户。
当企业发展到中型或大型规模时，ERP 会将不满意的客户转变为忠诚的客户。 客户开始感受到服务的改善，并与公司一起经历变化。
您正在使用过时的系统。
根据 Veeam 2020 数据保护趋势报告指出，数字业务转型的主要障碍是过时的技术。 如果一家公司仍然使用手动录入系统或纸质文件，那么在疫情后时期它肯定会被抛在后面。
此外，公司的 IT 系统可能相当现代化，但却四分五裂。 在这种情况下，每个部门都会创建自己的信息掩体，从中得出的数据要么是剂量的，要么是错误的。 如果单个系统的集成成本极高或不可能，则有必要将它们更改为单个 ERP 系统。
ERP系统能为企业带来哪些好处？
ERP系统是企业自费购买的产品。 它的实施被视为一项应该带来利润的投资。 没有一家ERP系统制造商能保证会给公司带来收入增长。 这不仅适用于 ERP 系统，也适用于任何 IT 解决方案。 然而，实施的所有优势都会间接影响利润：
节省 IT 系统成本
您无需将资源花费在多个不同的系统上（每个系统都需要专门的支持、基础设施、许可证和员工培训），而是可以将所有成本集中在一个 ERP 平台上。 它由用集成部件代替不同系统的模块组成。
如果 ERP 系统是为了满足特定公司的需求而从头开始开发的，那么它可以包括第三方系统和服务，以便于业务合作伙伴、供应商、客户和其他交易对手进行合作。
完全透明
ERP 使管理层能够 24/7 全天候完全访问任何部门的每个业务流程。 例如，您可以每天跟踪库存，包括计划交货和在途交货。 全面了解库存水平可以让您更准确地控制营运资金。
自动化报告和强大的规划
ERP 为所有流程创建单一、统一的报告系统。 它随时自动生成有用的报告和分析。 有了它，管理层将不必手动收集电子表格和信件。
因此，该平台可以腾出时间进行战略规划、更好地分析和比较部门绩效。 ERP 系统有助于发现以前没有注意到、甚至没有机会注意到的分析趋势。
提高效率
ERP本身并不是万能的。 重要的是不仅要符合业务的具体情况，而且要正确实施。 根据 在 315 家现成 ERP 系统提供商中，仅部分成功的实施比例估计在 25% 到 41% 之间，具体取决于行业。 正确的 ERP 可以显着减少日常工作所花费的时间和精力。
客户服务
客户服务是业务的关键部分。 ERP 系统将员工的注意力从维护客户登记转移到建立和维护与客户的关系。
统计显示，84%的客户 如果他们没有收到足够的查询答复。 ERP 为员工在联系时提供所有必要的信息和客户历史记录。 有了它，员工不再需要应对官僚主义，而是要吸引和留住客户。 即使不了解公司的变化，客户也会感受到实施的好处。
数据保护
几乎没有一个信息系统能够提供绝对的数据安全保证。 客户和员工的个人数据、电子邮件、知识产权、财务数据、发票、合同——处理这些信息的系统越多，跟踪风险就越困难。 ERP系统引入统一的访问标准、数据输入输出、信息集中存储。
然而，现成的ERP系统的市场份额越大，就越容易受到黑客攻击。 最好开发自己的 ERP 系统，只有您可以访问其代码库。 如果您公司的 ERP 系统是从头开始开发的，黑客将无法首先找到系统的副本来测试其漏洞。
协作生产力
通常，由于数据传输需要许多日常操作或由于公司的心理氛围，部门或员工之间的协作兴趣逐渐消失。 统一的系统可以自动访问信息，消除人为因素带来的负面体验，并加快公司内部的沟通速度。
统一业务流程
预构建的 ERP 系统是根据行业最佳实践开发的。 这使得企业能够标准化自己的流程。
然而，在现实中，企业不得不做出一个艰难的选择：要么需要花费漫长而昂贵的时间来建立和修改ERP系统以满足企业的标准，要么需要痛苦地定制自己的业务流程来适应企业的需求。 ERP系统标准。
还有第三种方法 - 最初为您自己的业务流程开发系统。
可扩展性
无论您是扩大客户群、拓展新市场、引入新流程、部门或产品，还是以其他方式扩展业务，只要选择合适的供应商，您的 ERP 平台就可以适应变化。
由于 ERP 系统正在实施到公司的所有流程中，因此优势列表可能会根据具体情况而增加。 市场上开发了数十种和数百种现成的解决方案，迫使买家在单一供应商的框架内接受订阅、更新和支持速度、封闭的功能和架构。 只有开发自己的ERP系统才能提供最大的机会，不受任何限制。
阅读以下文章，了解如何选择 ERP 系统制造商、要问哪些问题才不会亏钱，以及规划实施时要考虑什么。
来源： habr.com