尽管电子文档管理这个话题很受欢迎，但在俄罗斯银行和整个金融领域，大多数交易都是以老式的纸质方式执行的。 这里的重点不在于银行及其客户的保守主义，而在于市场上缺乏足够的软件。
交易越复杂，在 EDI 框架内进行的可能性就越小。 例如，租赁交易很复杂，因为它至少涉及三个各方——银行、承租人和供应商。 通常会添加担保人和质押人。 我们认为此类交易可以完全数字化，为此我们创建了电子租赁系统——俄罗斯首个在此类场景中完全提供 EDI 的服务。 截至2019年37月，租赁交易总量的XNUMX%是通过E租赁完成的。 下面我们将从功能和技术实现的角度来分析E-Leasing。
我们于 2017 年初开始开发该系统。 最困难的部分是开始：制定产品的要求，将想法转化为具体的技术规范。 接下来是寻找承包商。 技术规范的准备、磋商——所有这一切大约花了四个月的时间。 又过了四个月，即2017年2018月，系统的第一个版本发布了，对于这样一个雄心勃勃的项目来说，速度相当快。 E-Leasing的第一个版本具有索取和签署文件的功能——不仅包括主要文件，还包括担保协议和租赁协议下工作过程中可能需要的其他附加协议。 XNUMX 年 XNUMX 月，我们添加了索取文件的功能作为监控的一部分，同年 XNUMX 月，我们添加了发送电子发票的功能。
电子租赁如何运作？
我们于 2017 年初开始开发该系统。 从制定产品需求到选择承包商再到发布第一个版本，整个过程只用了不到一年的时间——我们于 XNUMX 月份毕业。
交易对手对文件包的请求是通过我们基于 Corus SQL 数据库和 Microsoft Dynamics NAV 2009 的业务系统提出的。参与者作为交易的一部分提供的所有文件也将发送到那里进行存储。 Frontend 是一个电子租赁门户，允许供应商和客户请求、下载、打印文档并使用 ECES（增强型合格电子签名）对其进行签名。
现在让我们根据上图更详细地看看系统的运行情况。
请求由“交易对手卡”或“项目”实体生成。 当发送请求时，请求表中会生成记录。 它包含请求和参数的描述。 codeunit 对象负责生成请求。 表中的条目将创建为“就绪”状态，这意味着请求已准备好发送。 请求表包含请求主体的描述。 所有要求的文件都位于文件表中。 请求文档时，“EDS 状态”字段设置为“已请求”。
SQL 代理上运行的 CORUS 服务器上的作业监视查询表中状态为“就绪”的记录。 当找到这样的记录时，任务会向电子租赁门户发送请求。 如果发送成功，则该条目在表中标记为“已响应”状态；如果发送失败，则标记为“错误”状态。 响应的结果记录在不同的表中：服务器的响应代码和错误描述（如果请求无法发送）记录在一张表中； 描述响应正文的记录 - 进入另一个记录，进入第三个记录 - 包含作为请求结果接收到的文件的记录，状态字段中包含创建值，扫描状态字段中包含检查值。 此外，该任务还监视来自电子租赁门户的事件并在查询表中生成查询，并自行处理这些查询。
另一个作业监视已接收文档表中的条目，其中“状态”字段中的值为“创建”，“扫描状态”字段中的值为“已验证”。 该任务每 10 分钟运行一次。 防病毒软件负责扫描状态字段，如果扫描成功，则会记录已验证值。 该功能与信息安全服务相关。 codeunit 对象负责处理记录。 如果已接受文档表中的条目已成功处理，则会在“状态”字段中标记为“成功”值，并且文档表中“EDS 状态”字段中请求的文档将收到状态“已接收”。 如果无法处理已接受文档表中的条目，则会在“状态”字段中标记为“失败”值，并在“错误文本”字段中写入错误说明。 文档表中没有任何变化。
第三个任务监视文档表中状态不为空或“已接受”的所有记录。 该任务每天 23:30 运行一次，并召回当天尚未签署的所有合同文件。 该任务生成删除请求和响应表中合同文档的请求，并将文档表中的“状态”字段更改为值“已撤回”。
用户侧的电子租赁
对于用户来说，这一切都是从我们的客户经理收到加入 EDF 的邀请开始的。 客户收到一封信并完成简单的注册程序。 仅当用户的工作场所尚未准备好使用电子签名时，才会出现困难。 很大一部分技术支持电话都与此相关。 该系统允许交易对手向其员工授予其个人账户的访问权限——例如，会计师处理发票等。
注册
进一步的工作计划对各方来说也尽可能简单。 请求交易文件以及签署合同文件是通过在我们的内部系统中设置任务来完成的。
档案要求
在向客户发送任何签名请求或文件后，系统会向其电子邮件地址发送一条通知，告知其个人帐户中已生成相应的活动。 从其界面，客户将一包文件上传到系统中，进行电子签名，我们就可以审查交易。 此后，合同文件沿着“供应商-客户-俄罗斯联邦储蓄银行租赁”的路线签署。
当前协议
在我们的案例中，电子文档管理并不一定意味着客户自始至终采取任何行动。 您可以在交易的任何阶段连接到系统。 例如，客户提供了纸质档案，然后决定通过 EDI 签署交易 - 这种情况很有可能实现。 同样，与 Sberbank Leasing 签订有效租赁协议的客户可以连接 E-Leasing 以电子方式接收发票。
在计算了使用电子租赁的经济效果后，我们为客户提供了使用该服务的额外折扣。 原来不需要去客户和供应商那里签，还有打印和装订合同，最后 将交易成本（创建和支持）降低 18%.
项目将如何发展
目前，电子租赁运行稳定，但并非完美无缺。 为员工发送电子发票的机制还不够用户友好。 该问题的解释是，该过程本身相当复杂，因为 EDF 操作员不断参与其中。 他开具了一张收据，表明他开具了发票，经理在这张收据上签名。 然后另一方的用户（客户）签署通知和收据，这些收据再次经过电子文档管理操作员。 在未来的版本中，我们将尝试使这个过程更加方便。 “开发区”还包括索取监控文件的功能，这对于大客户来说是非常相关的。
在接下来的六个月中，我们计划将系统迁移到新平台，这将使我们能够优化电子文档管理工作，使界面更易于理解和用户友好，并扩展个人帐户的功能。 还添加了新功能 - 从生成请求到查看客户通过电子租赁进行的所有交易的文档。 我们希望客户、供应商和担保人已经积极加入的这个系统将为每个人变得更加方便。
来源： habr.com