协作是传统办公工具的痛点。 当十个人同时处理一个文件时，更多的时间和精力不是花在编辑上，而是花在搜索更改及其作者上。 由于许多应用程序并不总是兼容，这使情况变得复杂。 解决这个问题的一种方法是迁移到基于云的办公套件。 这样的人并不多，我们将告诉您我们如何克服 Forex Club 员工的保守主义，并能够在短短几个月内将一家拥有一百个办事处的分布式公司转移到 G Suite。
您为何决定转型？
Forex Club 通常是在外汇在线交易的背景下被人们记住的。 但这家公司与世界不同国家的多种货币工具合作。 因此，它拥有非常复杂的 IT 基础设施和自己的客户平台。
在我们见面时，该公司的后台使用了几种不同的平台和应用程序。 大多数员工的主要工作工具是微软办公套件和 Zimbra 上的邮件。 最重要的是，这是一个由额外存储、备份、防病毒、众多连接器和集成以及带有定期审核的 Microsoft 和 Zimbra 许可证管理组成的上层建筑。
Forex Club IT 部门维护该系统的成本很高。 复杂的基础设施需要租用大量服务器、在这些服务器关闭或互联网连接故障时的 DRP 计划以及备份。 为了确保无故障运行，随着时间的推移，成立了一个专门的管理员部门，他们仍然负责许可证审核的任务。
由于不同项目的丰富，普通外汇俱乐部员工中出现了问题。 如果没有文档版本跟踪，就很难找到某些修订的作者以及文本或表格的最终版本。
为了降低维护成本，Forex Club 正在寻找一种更简单的方法来解决相同的问题。 我们的互动就是从这里开始的。
寻找替代方案
为了实现全面的协作，有必要改变方法本身 - 从本地存储转移到云。 Forex Club 开始寻找适用于所有办公应用程序的通用云解决方案。 有两个候选者：Office 365 和 G Suite。
Office 365 是首要任务，因为许多 Microsoft 许可证都是从 Forex Club 购买的。 但Office 365仅将办公套件的部分功能带到了云端。 用户仍然需要从个人帐户下载该应用程序，并根据旧方案使用它来处理文档：发送和重新保存带有版本索引的副本。
Google Cloud 的 G Suite 具有更多协作功能，而且价格更便宜。 对于微软产品，您必须使用企业协议，这是完全不同的支出水平（即使考虑到购买的软件）。 在我们的帮助下，G Suite 的实施是在 Google 计划下进行的，该计划补偿了大客户转向该公司服务的成本。
计划将员工使用的大部分服务转移到G Suite：
- 日历和电子邮件（Gmail 和 Google 日历）；
- 笔记（Google Keep）；
- 聊天和在线会议（聊天、环聊）；
- 办公套件和调查生成器（Google Docs、Google Forms）；
- 共享存储（GDrive）。
克服消极情绪
任何工具的实施，即使是最方便的工具，总是会面临最终用户的负面反应。 主要原因是保守主义，因为人们不想改变任何事情并习惯新的工作方式。 由于非 IT 员工普遍认为网络存在只是在网站上行走（但不在这些网站上工作），因此情况变得更加复杂。 他们只是不明白如何使用它。
在外汇俱乐部方面，Dmitry Ostroverkhov 负责该项目的实施。 他监控实施阶段，收集用户反馈并确定任务的优先级。 共同准备、员工调查、公司规则讲解，让我们更容易上手。
Softline在该项目中的主要任务是培训用户和系统管理员并提供第一阶段的技术支持。 我们通过一系列培训解释了产品应该如何工作。 我们总共进行了 15 次培训，每次 4 小时。 第一个是在试点之前，针对正在为转型做准备的系统管理员。 而后面的则是针对普通员工的。
作为主要培训计划的一部分，我们强调了好处，弥补了最终用户在适应新工具方面的困难。 每次培训结束时，员工都可以提出自己的问题，从而消除了工作开始时的陷阱。
尽管Forex Club为自己的客户举办培训研讨会，但由于缺乏具备必要能力的教师，该公司无法自行开展G Suite培训。 为了评估我们培训的影响，Forex Club 在培训前和培训后一段时间进行了学生调查。 第一项调查显示，人们对即将发生的变化大多持负面看法。 相反，第二个是积极性的上升。 人们开始意识到这也适用于他们的工作。
飞行员办公室
该项目于 2017 年底开始，当时有 2018 名系统管理员转向 G Suite。 这些人必须成为确定解决方案的利弊并为转型奠定基础的先驱。 我们考虑了他们的反馈和建议，并于 XNUMX 年 XNUMX 月选择了一家拥有本地系统管理员的中型分支机构作为非 IT 员工的首次试点过渡。
转变是同时进行的。 是的，人们很难切换到新工具，因此在云解决方案和桌面应用程序之间进行选择时，用户将倾向于更熟悉的桌面并放慢全球升级计划。 因此，在完成试点办公室培训后，我们迅速将所有人转移到 G Suite。 在最初的几周内，出现了一些阻力；由本地系统管理员处理，他解释并展示了所有的难点。
试点办公室之后，我们将Forex Club的整个IT部门完全转移到G Suite上。
更改分支机构网络
在分析了试点项目的经验后，我们与 Forex Club IT 部门一起为公司其他部门制定了过渡计划。 最初计划该过程将分两个阶段进行。 在第一阶段，我们希望只培训最忠实的 Forex Club 员工，他们将在办公室推广该项目，并帮助同事迁移到新平台，作为第二阶段的一部分。 为了在公司中挑选“传道者”，我们进行了一项调查，结果超出了所有人的预期：整个外汇俱乐部约有一半的人做出了回应。 然后我们决定不再拖延这个过程，并跳过“通过员工实施”阶段。
与试点项目一样，首先迁移总部，那里有一名本地系统管理员 - 他帮助应对新出现的困难。 在每个办公室，在过渡到新工具之前都进行了培训。 培训必须根据灵活的时间表进行规划，并考虑到不同的时区和工作时间表。 例如，对于哈萨克斯坦和中国的办事处，培训必须在莫斯科时间凌晨 5 点开始（顺便说一句，G Suite 在中国效果很好，无论如何）。
继总部之后，分支机构网络切换到 G Suite - 大约 100 个点。 该项目最后阶段的特殊之处在于，这些分支机构主要由经常使用电子表格的销售人员组成。 我们为他们进行了两周的培训，以帮助传输数据。
与此同时，我们的专家在支持 Forex Club 本身的“后方”工作，因为在过渡到 G Suite 后，技术支持的电话数量如预期般增加。 分支网络过渡期间出现请求高峰，但逐渐请求数量开始减少。 对办公产品和电子邮件、软件许可证管理、服务器和网络设备使用以及备份通信渠道的请求尤其减少。 也就是说，实施后减轻了第一线支持和后台的负担。
办事处的搬迁总共花费了大约两个月的时间：2018 年 XNUMX 月，总部部门的工作完成，XNUMX 月，整个分行网络的工作完成。
陷阱
电子邮件迁移的速度已成为一个主要问题。 使用 IMAP 同步将一封电子邮件从 Zimbra 传输到 Gmail 只需 1 秒。 大约 700 名员工在 2 个 Forex Club 办事处工作，每个办事处都有数千封信件（总共为超过 XNUMX 万客户提供服务）。 因此，为了加快迁移速度，我们使用了 G Suite 迁移工具；有了它，复制电子邮件的过程变得更快。
无需传输日历和任务中的数据。 虽然旧基础设施中有一些解决方案，但并没有被员工充分利用。 例如，企业日历在Bitrix上以门户的形式实现，不方便，所以员工有自己的工具，员工自己进行数据传输。
此外，操作文档的传输掌握在用户手中（我们仅讨论当前工作的数据 - 公司的知识库使用了不同的解决方案）。 这里没有问题。 只是在某个时候划定了一条管理界限——本地存储信息的责任转移给用户自己，而Google Drive上数据的安全性已经由IT部门监控。
不幸的是，不可能在 G Suite 中找到适用于所有工作流程的类似物。 例如，Forex Club员工习惯使用的一般邮箱，Gmail中没有过滤器，因此很难找到特定的信件。 Google Chat 中的 SSO 授权也存在类似的问题，但通过向 Google 支持请求解决了该问题。
用户面临的主要问题与谷歌服务尚不具备竞争对手的某些功能有关，例如Skype或Office 365。Hangouts只允许打电话，Google Chat缺乏引用，Google Sheets缺乏支持对于 Microsoft Excel 宏。
此外，Microsoft 和 Google Cloud 产品以不同的方式处理表编辑工具。 有时在 Google 文档中打开的包含表格的 Word 文件的格式不正确。
随着我们适应了新的基础设施，一些困难通过其他方法得到了解决。 例如，使用脚本代替电子表格中的宏，Forex Club 员工发现这更加方便。 仅 Forex Club 的财务部门不可能找到类似的产品，该部门处理 1C 报告（带有脚本、复杂的格式）。 因此，他只是为了协作而转而使用 Google Sheet。 其他文档仍然使用office包（Excel）。
总的来说，Forex Club 保留了大约 10% 的 Microsoft Office 许可证。 这是此类项目的正常做法：少数员工使用办公套件的高级功能，因此其余员工很容易接受更换。
值得注意的是，其余基础设施并未进行大规模改造。 Forex Club 并没有放弃 Jira 和 Confluence，尽管它已经实施了 Google Keep 来执行操作任务。 为了将 Jira 和 Confluence 与 G Suite 集成，我们部署了可让您快速传输数据的插件。 监控系统以及许多附加工具都被保留下来：Trello、Teamup、CRM、Metrics、AWS 等。自然，系统管理员仍然留在分支机构。
Chromebook实验
为了寻找削减成本的方法，Forex Club 设想将每个人都转移到由 Chromebook 驱动的移动工作站。 该设备本身非常便宜，并且通过使用云服务可以在其上快速部署工作站。
我们对销售部门 25 人的一小群用户测试了移动工作站。 该部门的员工没有任务阻止他们仅通过网络工作，因此这种迁移对他们来说应该是无缝的。 但根据测试结果，事实证明，廉价 Chromebook 的硬件不足以正确运行所有 Forex Club 企业应用程序。 事实证明，符合技术参数的更昂贵型号的成本与经典的基于 Windows 的笔记本电脑相当。 结果，他们决定放弃该项目。
G Suite 的到来发生了哪些变化
与所有偏见和不信任相反，培训结束 3 个月后，80% 的员工在调查中指出，G Suite 确实让他们更轻松地处理文档。 转型后，员工的流动性增加，他们开始更多地使用可穿戴设备进行工作：
根据 Forex Club 的移动设备使用统计数据
Google 表单非常受欢迎。 在部门内部，它们可以快速进行以前需要使用邮件并手动收集结果的调查。 向 Google Chat 和 Hangouts Meet 的过渡引起了最多的问题和投诉，因为它们的功能通常较少，但它们的使用使得公司内部放弃许多即时通讯工具成为可能。
该项目的结果由与我们合作的 Dmitry Ostroverkhov 制定：“该项目降低了 Forex Club 的 IT 基础设施成本并简化了其支持。 整个流程维护任务都消失了，因为这些问题都在谷歌这边解决了。 现在，所有服务都可以远程配置，并由几名 Google 管理员提供支持，IT 部门也腾出了时间和资源来处理其他事情。”
来源： habr.com