我们已经多次撰写有关我们的技术如何提供帮助的文章 乃至 处理来自任何类型文档的信息并将数据输入会计系统。 今天我们就来告诉大家我们是如何实现的 в - 莫斯科最大的供热和热水供应商。
想象一下你自己是一名普通会计师。 我们知道这并不容易，但无论如何都要尝试一下。 您每天都会收到大量的纸质发票、发票、凭证等。 尤其是在提交报告之前的几天。 所有详细信息和金额必须快速、仔细地检查、重新输入并输入会计系统，手动进行交易并发送至档案，以便随后提交给内部审计员、税务部门、关税监管机构和机构进行验证。其他的。 难的？ 但这是许多公司长期存在的商业惯例。 我们与 MIPC 一起简化了这项艰苦的工作，并使其变得更加方便。 如果你对它是怎么回事感兴趣，欢迎下猫。
图为莫斯科 CHPP-21，欧洲最大的热能生产商。 该站产生的热量由 MIPC 供应给莫斯科北部的 3 万居民。 .
MIPC 在莫斯科有十几个分支机构。 它们服务于15公里的供热管网、811个热力站和锅炉房、94个供热点和10个泵站，并建设和调整新的供热系统。 公司为经营活动采购各种设备和服务： 。 发起采购的各部门的文件准备工作由特殊员工——合同主管负责。
大公司的合同执行是如何安排的？ 当管理者签订协议时，他们会收到来自交易对手的许多重要纸质文件：运单、服务行为、发票、证书等。通常，管理者会扫描商业文件，然后将扫描结果附加到企业资源管理系统中的订单中。 财务总监手动检查所有数据。 之后，馆长将原始文件带到会计部门。 或者快递员这样做，然后文件的传输可能需要更长的时间 - 从几个小时到几天。
一切都会好起来的，但是，就像许多其他公司一样：
- 文件可能会在提交报告前几天到达会计部门。 然后会计师就得没日没夜的在工作场所工作。 您需要手动检查所有发票、发票等是否填写正确，然后，如果一切正确，员工将数据重新输入到会计系统中并进行过账。 与此同时，会计师 90% 的时间都花在了重印数据上——详细信息、金额、日期、项目编号等。 因此，存在犯错误的风险。
- 文件可能已经存在错误。 有时有些发票或证明会丢失。 有时结果是在报告前的最后几天。 因此，文件的批准期限可能会延迟。
- 记账后，会计师将发票、发票和行为分别存储在纸质和电子档案中。 为什么很难呢？ 例如，MIPC 从事关税工作，因此有义务定期向行政当局报告其成本。 当下一次国家或税务审计来到会计部门时，员工必须花很长时间寻找文件。
MIPC会计部门以前的工作计划是怎样的：
MIPC 是能源行业中第一个重新设计和简化该计划的公司，以便更快地完成交易和提交报告、更好地评估采购市场变化并规划其财务战略。 独立地、单独地改变长期既定的会计工作方案并不容易，因此公司决定与合作伙伴 ABBYY 一起对其进行改造。
说到做到
ABBYY 专家团队在 MIPC 中实施了智能信息处理通用平台 并配置：
- 用于文档处理的灵活描述（数据提取模板）。 关于它是什么以及它的用途，我们在 Habré 上详细讨论过 и 。 MIPC 使用该解决方案处理 30 多种类型的文档（例如，安装设备的行为或代理费的行为），并从中提取 50 多种属性（文档编号、增值税总额、买方姓名、卖方、承包商、货物数量等）；
- 用于执行检查和上传数据的连接器，它连接 ABBYY FlexiCapture、SAP 和 OpenText。 借助连接器，可以使用各种目录自动检查订单和合同中的数据。 我们将在下面讨论这个问题；
- 将文档导出到基于 OpenText 的电子档案。 现在所有文档扫描都存储在一个地方；
- SAP ERP 中的草稿会计条目以及扫描文档的链接。
然后，ABBYY 和 MOEK 员工开发了一个搜索表单，以便会计师可以在几秒钟内按电子档案中的任何属性查找重要帐户，并将其提交进行税务检查。
可以通过 26 个不同的条件进行搜索（图片可点击）：
MIPC整个系统测试成功后，投入运行。 整个项目，包括批准、澄清和改进，在 10 个月内实施。
实施ABBYY FlexiCapture后的工作方案：
是不是感觉一切都没有改变？ 是的，业务流程保持不变，只是大部分功能现在由机器执行。
接线，加油！
现在情况怎么样？ 假设合同负责人收到了一组有关为热电厂供应泵或供热网络建设的交易的主要文件。 专家不再需要亲自检查文件的完整性和内容，打电话给快递员并将原始文件发送给会计部门。 策展人只需扫描已签名的主要文件集，然后技术就会接管。
使用网络扫描系统，员工可以通过常用文件夹或邮件将 TIFF 或 PDF 格式的扫描件发送给自己。 然后，他打开 ABBYY FlexiCapture Capture Web Station 并选择要处理的文档集类型。 例如，“以代理费购买工程/服务”、“材料和技术资源（MTR）的收据”或“财产会计”。
集合的类型决定了系统必须分类、识别和验证的所需文档和数据的数量和类型。
策展人上传扫描件以供识别。 系统自动检查所有文件的可用性、每份文件的内容，并在服务器上识别详细信息 - 合同日期、金额、地址、TIN、KPP 和其他数据。 顺便说一句，MIPC是俄罗斯第一家采用这种方法的能源公司。
如果馆长未上传所有文件或某些发票未包含所有数据，系统会注意到这一点并立即要求员工更正错误：
系统投诉并要求添加缺失的文件（以下截图可点击）：
系统注意到该文档已过期：
因此，员工不再需要确定文档是否被正确执行。 如果一切正确，那么大部分数据检查都会在网络输入站上自动进行。 输入 SAP ERP 中指定的订单号即可。 之后，将识别的数据与 SAP 中处理的信息进行比较：交易对手的 TIN 和 KPP、合同编号和金额、增值税、商品或服务的术语。 处理和检查一份文档只需几分钟。
根据详细信息 - TIN 和 KPP - 您可以从目录中选择所需的公司：
如果发票或运单中有错误，则不允许将文档导出到存档。 例如，如果一份文件起草错误或其中一个字符识别错误，系统会指出这一点并要求员工纠正所有不准确的地方。 这是一个例子：
系统检测到 CJSC Vasilek 未包含在 MIPC 供应商列表中。
这使得员工可以在文档到达会计部门之前跟踪错误。
如果成功通过所有检查，则只需单击一下，即可将文档的扫描副本发送到 OpenText 电子档案，并且 SAP 中会出现一个链接和一张包含其元数据的卡片。 会计师或管理员始终可以在电子档案中查找所需订单的文档列表以及有关谁、在什么时间范围内处理这些文档以及处理结果的信息。
彼得·彼得罗维奇查看了电子档案，......
…查看谁上传了订单 #1111 的文档。
将数据和扫描从 ABBYY FlexiCapture 上传到 SAP 后，会出现一份草稿交易，其中包含预填充的数据和扫描文档的链接。
草案接线：
然后，会计师会收到一封电子邮件通知，其中包含已完成的草稿和扫描件的链接。 专家不再需要为纸张而烦恼。 他所要做的就是检查扫描中的最终交易金额、是否有印章、签名并进行交易。 会计师现在花不到一分钟的时间。
项目结果
- 在 ABBYY 技术的帮助下，MIPC 不仅简化和加速了会计，还简化和加速了财务控制。 为了进行接线，员工不再需要等待带有原始文件的快递员 - 只需单击一下即可从电子档案中接收包含已验证数据的扫描件。 确实，仍然需要纸质文件。 但现在可以稍后发送给会计。 当他到达那里时，员工将在会计系统中勾选“原始收到”复选框。
- 员工立即通过扫描接收有关交易的所有必要数据，按时进行交易并提前准备所有报告文件。 现在他们不再害怕内部或外部的检查。
- 会计师进行财务交易的速度提高了 3 倍，MIPC 提前 10 天结束报告期。
- 所有 MOEK 分支机构都将会计凭证存储在一个电子档案中。 得益于此，您可以比以前快 4 倍地查找任何发票、合同或完成行为及其任何属性（金额、增值税、产品或服务范围）。
- 该解决方案每年处理超过 2,6 万页文档。
取而代之的是结论
MOEK用途 到现在已经两年了，在这段时间里我收集了统计数据。 事实证明，2% 的会计条目都是在没有修改草稿的情况下完成的。 这意味着将来可以完全自动跳过此类发布。 碰巧的是，这款产品实际上是该公司将“人工智能”元素引入公司业务流程的第一步：MOEK正在开发相应的程序。
其他俄罗斯公司也在实现会计工作的自动化：使其变得更简单、更方便。 例如，使用ABBYY技术，财务控制服务“» 获取关键业务信息的速度提高了 2 倍，搜索正确发票和送货单的时间减少了 20%。 智能信息处理技术帮助控股会计部门的员工”» 在大规模税务审计期间立即找到必要的财务文件。 2019年，该公司的专家计划处理约10万页文档。
您想了解有关 MIPC 和 ABBYY 项目的更多信息吗？ 3月11日00点，MIPC信息技术中心副主任Vladimir Feoktistov将在免费直播中讲述案件详情 。 如果您想提问，请加入。
伊丽莎白·蒂塔连科，
ABBYY企业博客编辑
来源： habr.com