哈布尔，你好！ 我叫 Oleg，负责 ABBYY 集团公司的 IT 服务。 一个多月前，世界各地的 ABBYY 员工开始只在家工作和生活。 不再有开放空间或商务旅行。 我的工作有变化吗？ 不。 虽然一般来说是的，但在 2-3 年前就发生了变化。 现在我们像以前一样从技术上保证了13个国家办事处的运营。 只是现在我们坐在家里做这件事——厨房里、沙发上或阳台上，而办公室里只有一个人值班。 顺便说一下，这是：
今天我将谈论 ABBYY IT 服务现在要解决哪些问题、办公室服务员如何拯救我们、为什么 MS Teams 和 Zoom 现在是我们的一切等等。 欢迎来到猫。
很久以前，在隔离之前...
5-7年前，ABBYY是一家专注于内部基础设施开发的公司。 我们很少使用云产品 - 我们尝试在内部部署应用程序，因此从外部访问它们很困难。 但时代变了……
云产品的发展速度要快得多，它们提供了更多的灵活性和功能多样性。 现在通常根本不可能找到具有本地功能的类似产品。
员工需要流动性。 销售和营销人员经常出差、环游世界、参加会议 - 他们只需要随时随地访问公司系统。
一代人也发生了变化。 新的年轻员工更喜欢在联合办公空间、咖啡馆或家里工作。 流动性对他们来说很重要。 因此，我们从技术上创造了一个类似于日常生活的工作环境。 当同事不必在办公室和另一个可以工作的地方之间切换时，他们会变得更加舒适。
目前，ABBYY 国际办事处在从美国到澳大利亚的 13 个国家/地区开设。 拥有通用的云基础设施比通过内部服务“绑定”到特定位置要方便得多。
几年前，我们修改了策略，开始积极使用云应用程序进行工作。 例如，我们非常喜欢 Office 365 软件包 - MS Teams、OneDrive、SharePoint 等。
这并不意味着所有员工都依赖云解决方案。 ABBYY 拥有丰富的内部基础设施；例如，开发人员使用本地设施来训练神经网络。 我想说，我们使用云产品和我们自己的内部基础设施的比例大约为 50/50。
关于RDP的流行
我们一直允许远程使用内部网络，每个人都选择对他们方便的方法。 经常在办公室的人更喜欢 RDP（远程桌面）。 通常，每个人家里都有自己的设备：它并不总是功能强大，全家人都可以使用它。 在工作中，有一台配置并连接到所有设备的现代化计算机。 因此，从家里和工作中连接到 RDP 会更方便，而无需关注个人计算机上的内容。
对于位于莫斯科的办公室（研发中心、ABBYY 俄罗斯和 ABBYY 新兴市场办事处均位于此处），我们通常总是有两个远程桌面网关（RD Gateway）用于远程连接，他们应付自如。 但现在这种连接方式已经非常流行。 为了平衡负载，IT 服务部署了两个额外的网关。 这可能是自 XNUMX 月份以来我们所做的唯一基础设施变更。
下面我就ABBYY莫斯科办事处进行统计，因为这里有800多人，这个数据是最有代表性的。
VPN
有同事习惯使用VPN。 现在，许多人已将公司设备带回家。 大多数情况下，我们随身携带笔记本电脑和显示器。 当您经常远程工作时，另一个大显示器会更方便。 我们没有为员工购买额外的设备。
服务员
即使在隔离期间，办公室里也离不开人。 我们任命了两名值班系统管理员——Yura 和 Stas。 他们每个人在办公室工作一周，在家工作一周。 这些人的作息时间很正常——从 10 点到 19 点。
他们帮助解决员工面临的技术问题。 我们有很多设备，有时会出现故障。 通常，某人的计算机会死机。 硬盘驱动器每周都会出现几次故障，某些东西烧坏，需要更换或维修。
已经发生过几次停电的情况，这意味着有人需要重新启动计算机，因为员工无法远程执行此操作。 一般来说，他们 90% 的时间都花在保持办公设备开启上。
值班人员在隔离期间也开始执行一些不寻常的任务。
- 将纸张插入打印机并取出打印的文档。 对于处理传入文档并从家庭计算机在工作打印机上打印文档的员工来说，这是必要的。 当他们回到办公室时，他们会立即拿起所有文件，而不是打印 100500 页。 当然，以后也可以这样做，但我们帮助同事不要改变通常的流程——现在有很多不寻常的事情。
- 我们将扫描仪和打印机打包并交付给需要工作的同事。 一名将自己隔离在别墅里的员工被帮助连接了电缆，以便他能够拥有稳定的互联网。
顺便说一句，ABBYY FineScanner AI 移动应用程序还可以帮助扫描文档、识别其中的文本、添加签名、将文件转换为 12 种流行格式等等。 截至 31 月 XNUMX 日（含），我们 高级访问 ABBYY FineScanner AI。
周末呢？
周末办公室没有员工。 我们与住在奥特拉德尼（我们办公室所在地）的系统管理员达成一致，如果有任何事情发生，他会过来提供帮助。 而他的帮助就派上了用场：周末发生了几起停电事件，需要恢复设备的运行。
通行证
早在三月份，我们就向 mos.ru 向所有在隔离期间需要到办公室的员工发放了通行证。 现在，如果你需要去上班，员工还会发放带有二维码的通行证。 但能够来办公室并不意味着同事每天都去那里。 大楼内通常只有一个人值班。 其余的人只有在紧急情况下才被允许前来。
在其他国家的办事处
其他 ABBYY 办公室的情况大致相同——它们都是封闭的，员工在家工作并使用相同的工具。 例如，在美国的办公室里甚至没有值班人员。 本地系统管理员在隔离前从仓库拿走了一些设备，当新员工到来时，他只需通过邮件发送配置好的笔记本电脑即可。
如何保持联系
现在，与人们在办公室工作时相比，沟通渠道的负载甚至有所下降。 主要流量 - 下载文件和观看视频 - 现在来自家庭提供商。 没有必要扩大渠道，虽然我们今年就计划了。
隔离期间，我们做的第一件事就是仔细审查恢复通信的规定——我们增加了一些监控测试，制定了切换到备份通道的方案，并研究了负载平衡规则。
您如何确保远程安全？
毫无疑问，最重要的是保证安全。 但我们也为此做好了准备。 一年前，引入了双因素身份验证。 我认为当人们在公司环境之外大量工作时，这是强制性的事情之一。 而且这种东西是无法快速安装的。 如今，访问任何企业资源都需要两个因素。 如果有人计划转向远程工作，那么从信息安全的角度来看，这是必须具备的。
我们看到诈骗者如何变得更加活跃并试图获取他们的凭据。 这些主要是网络钓鱼攻击。 尽管电子邮件受到保护，但从技术上讲无法完全阻止网络钓鱼。 重要的是，员工自己要明白，他们不应该点击可疑链接或打开他们不期望的消息中的文件。 为此，我们为员工举办了一次网络研讨会，并提醒他们在这种情况下该怎么做。 现在是举办此类网络研讨会的好时机，因为人们在不寻常的情况下会聚集、集中注意力、更开放地接受信息并更好地感知信息。
我们还关注在家工作的简单规则，例如，需要关闭工作会话、离开时锁定计算机、单独的帐户：您在一个帐户下工作，孩子在另一个帐户下玩耍。 这一点非常重要，因为孩子看到爸爸或妈妈敲键盘，他也想做。 他会来敲门，但我们不知道他会在那里敲什么，也不知道他会在什么程序中删除或替换数据。
我们还要求同事检查一下他们的家庭互联网是如何配置的、密码是什么以及是否有密码。 当然，他们有所保留：如果一个人不知道该做什么，那么最好不要做。 保持联系更为重要。 他们还要求员工检查他们家里的 Wi-Fi 路由器。 有些人甚至被建议购买其他东西，因为他们拥有如此古老的设备，不允许他们以提供商当前的速度工作。
关于最流行的远程应用程序
您可能已经猜到这些是通讯工具。 由于我们使用 Office 365，员工之间以及与外部人员之间都通过 Teams Messenger 进行沟通。 他已经证明了自己非常出色。
所有办公室员工在 Teams 中发送的群组消息数量有所增加：
- 从21月20日到689月XNUMX日，我们发送了超过XNUMX万条消息。
- 从21月19日到1月XNUMX日，我们发送了超过XNUMX万条消息。
通话次数（一对一）也增加了：
- 从21月20日到11,5月XNUMX日，有XNUMX万人。
- 从21月19日到16月XNUMX日——>XNUMX。
除了 Teams 之外，我们还使用 Zoom，因为该服务的音频和视频质量是市场上最好的之一。 此外，Zoom 还允许您“呼入”会议并通过电话进行连接。
直到15月100日，每天的Zoom会议数量几乎没有超过XNUMX场，从下半月开始我们ABBYY开始更积极地使用这项服务：
100 月份，Zoom 上几乎每个工作日都有 XNUMX 场或更多会议：
现在网上有很多关于Zoom不可靠的报道。 这种最受欢迎的乐器现在受到如此关注也就不足为奇了。 我们正在与 Zoom 的代表保持联系，了解该公司对所有调查结果的重视程度。 我们也采取了一些措施。 其中最简单、最有效的就是禁止将会议录音保存到云存储中。
网络安全首先是员工自身的用心。 我们相信 Zoom 能够应对，这种情况只会让这项服务变得更加强大。
该图显示，从 XNUMX 月下旬开始，Zoom 会议的参与者数量开始增长。 还有分钟数。
这一趋势在 XNUMX 月份仍在继续，越来越多的员工参加网络研讨会和 Zoom 会议。
对我们来说，Zoom 和 Teams 是相互重复的服务。 但现在可能必须拥有两种通信工具，因为电信的负担巨大。 在某些情况下，其中一项服务在最不合时宜的时刻开始出现故障，然后员工迅速调用另一项服务并继续工作。
此外，这些都是沟通的工具。 现在人们保持联系很重要。 大多数拨打 ABBYY 的电话都是在摄像头打开的情况下进行的。 当我在办公室工作时，我不认为我打开了摄像头。 现在，无论你处于什么形态，你总是会打开它。 几乎总是。
取而代之的是结论
从技术上来说，一家公司为远程工作做好准备并不是几天之内就能完成的事情。 最好提前为此做好准备。 我们很久以前就开始向云服务过渡，因为我们希望帮助我们的员工提高移动性。 但事实证明，这种流动性在宣布隔离的情况下也很有用。
也许，现在我们已经收回了基础设施从内部到外部的过渡和变化的所有劳动力成本，因为人们拿着他们的设备，离开他们的办公室，回到他们的家和别墅……什么都没有改变。
感谢我们的系统管理员 Yura Anikeev 在这篇文章中提供的照片。
来源： habr.com