媒体上充斥着有关流行病学情况和自我隔离建议的新闻。
但没有关于商业的简单建议。 公司管理者面临着新的挑战——如何在生产力损失最小的情况下远程调动员工，并安排他们的工作，使一切“像以前一样”。
在办公室工作的事情通常在远程工作就行不通了。 分布式团队如何在团队内外保持有效的协作和沟通？
一般来说，移动通信、快速互联网、便捷的应用程序和其他现代技术的可用性有助于克服许多障碍并与合作伙伴或同事建立富有成效的工作。
但我们需要做好准备。
一切都会按计划进行。 如果他是
远程工作需要特殊的内部流程和通信建设。 准备阶段可以在许多疑问和问题出现之前消除它们。
无论是在办公室还是在远程工作条件下，一切都建立在四个支柱上：
- 规划
- 组织
- 控制
- 动机
首先，您和您的团队需要设定正确的目标，重新构建报告系统并正确结合团队内部的异步和同步通信。 异步通信包括信件、聊天、更新的报告以及任何不需要立即响应的通信选项。 同步通信是实时通信，反馈快。
重要的是要记住，远程工作时，计划需要有规律性。 有必要保持工作与战略任务和操作任务的平衡，每周甚至每天设定优先任务的工作节奏。 适当的规划和目标设定将使工作更加清晰，并有助于避免员工倦怠。 他们不会感到自己被孤立在这个过程中。
视频会议：第一工具
远程员工的隔离更多的是信息性而非社交性。 他们并不那么怀念坐在某人旁边（尽管情况有所不同），他们最担心的是无法快速获取信息以及与同事沟通。 他们没有机会向同事提出问题并立即得到答案，没有机会庆祝一个小小的胜利或汇报情况，进行头脑风暴，或者只是讨论周末的计划。
视频会议服务部分弥补了这一缺陷。
视频会议允许一个或多个人通过电话或在线视频会议平台进行实时对话。 呼叫是一种同步通信渠道，但也可以在只有一个人与一组人交谈时使用 - 例如，进行 。 此类服务的示例： 、Zoom、BlueJeans、GoToMeeting。
优点：
- 视频通话传达对话者的语调、情绪、面部和其他言语信号，从而有助于澄清和理解他的情绪。
- 附加信息使信息更加清晰，增加情感内容，并有助于建立联系和信任。
缺点：
- 随着时间的推移进行协调。 通话只能实时进行，这使得分布在不同时区的团队之间的沟通变得困难。
- 通信过程没有以任何方式记录。 挑战不会留下书面结果。
- 解释。 沟通质量并不适合每个人（尤其是那些在该国自我隔离的人）。 言语并不总是能被正确地理解。
何时使用视频会议？
- 定期会议，一对一和小组会议
- 团队聚会
- 规划和头脑风暴（最好有视频）
- 通过其他渠道（例如电子邮件、聊天）解决误解或处理升级或情绪化的情况
如果您认为远程团队工作效率不够高，请不要浪费时间 - 尝试改变这种情况。
- 与团队进行每日签到。
- 严格遵守会议的时间和目标，写在邀请函中，并在一开始就提醒他们。
- 做你的作业。 准备会议并在纸上写下你参加这次会议的想法是什么，你对参与者有什么期望，他们对你有什么期望？
- 要求参与者分担角色（做笔记、介绍信息、担任会议主持人）。
- 不要为大型团队（超过 8 人）举行会议。
- 请记住将您的会议与参与者的时区同步。
当大家在一起时：如何组织公司全体会议
所有公司员工的会议已成为交流信息的流行方式。
关于如何最好地组织它们有几个技巧：
- 时间。 对于俄罗斯企业来说，此类会议最好在中午11-12点举行。 尽量选择对尽可能多的员工来说方便的时间。 请务必记录会议。 在包括 MegaFon 在内的许多平台上，这可以一键完成，然后以 mp4 格式上传。
- 现场直播。 对于小公司来说这可能没有必要，但对于拥有分布式分支机构网络的大公司来说，进行直播是有意义的。
- 问题与解答。 您可以让人们提前提出他们关心的问题，然后您可以准备与受众相关的信息。
- 不要忘记幽默。 这不是学校的阵容，而是提供个人联系并帮助分布式团队之间建立信任的机会。
头脑风暴：消除混乱
在进行头脑风暴时，分布式团队使用通用的数字工具非常重要。 它允许您在头脑风暴期间收集、分组和分类想法。
以下是一些可以帮助您有效进行风暴的重要提示：
- 远程团队可以选择支持许多团队已经熟悉的看板功能的协作项目管理工具，例如 Trello。
- 另一种选择可能是平台提供的。 该工具是一个每个人都可以看到并且可以由任何参与者编辑的画板。
- 使用投票选项来评估哪个想法最有利于实施。 所有统计数据都可以稍后以 csv 或 xlsx 格式下载。
- 经验表明，最好提前警告员工有关攻击的信息，以便他们有时间思考想法。 当团体聚集在一起时，参与者将不再空手而来。
同步通信（例如视频通话）如果使用得当，可以成为进行团队合作、跟踪其结果并向所有团队成员提供情感支持的绝佳工具。 当与异步工具结合使用时，它们可以帮助流程中的分布式参与者比办公室的同事更有效率（有时甚至更高）。
来源： habr.com