在冠状病毒席卷全球、厕所引领股市、整个国家都被隔离的同时，越来越多的公司被迫将员工转移到远程工作。 RUVDS 也不例外，我们决定与 Habr 分享我们在整个公司组织远程工作流程的经验。 值得一提的是，这篇文章不会包含“如果你在家，穿上裤子”之类的船长建议，只有严酷的现实和行动指南。
为了避免因将员工转移到远程工作而带来的痛苦，我们将整个过程分为几个小阶段。
第一阶段：将公司划分为小组/方向
由于我们是一家小公司（最多20人），因此在这方面对我们来说比较容易，因为没有大量的部门、部门和较小的分工单位。 总的来说，RUVDS 可以区分 5 个条件组/方向：
- 技术支援;
- 系统管理员；
- 开发商；
- 金融服务（会计、支付和文件流）；
- 管理和营销服务。
在我们的案例中，这种划分是有条件的，因为结构不同的人群（如我们的案例管理和营销）需要类似的访问权限。 我们同情那些拥有不是 5 个而是更多组的人，每个组都需要自己的访问级别。
第二阶段：确定小组/方向的工作需求并设置访问权限
- 为了保持效率，技术支持人员（我们全天候提供服务）需要访问我们的内部票务系统 (OTRS) 并能够及时响应客户，这意味着他们需要将工作电话转接至员工手机号码。 从好的方面来说，TP 的位置根本不重要，只要支持有力且及时即可。
这样您就可以从任何地方连接到票务系统，它基于一个虚拟服务器并在另一个数据中心复制；办公室里什么都没有。 如果一台服务器宕机，第二台服务器会在一分钟内恢复；工作人员甚至不会总是注意到已更换服务器。 - 系统管理员直接使用未连接到办公室的服务器，因此对他们来说，过渡到在家工作是最轻松的。 而且，我们所有的服务器都配备了特殊的管理界面，比经典的KVM功能强大得多。 我们的界面允许管理员甚至在南极洲也可以使用服务器（这是体验 ).
- 开发人员一直能够远程工作，他们在家工作完全不会影响生产力。
- 就远程传输而言，支付、会计和文档流可能是最令人困惑的，但这里也有许多我们使用自己的虚拟服务器的解决方案。
因此，需要个人验证的付款将在位于我们两个数据中心的服务虚拟机上进行检查。 从需要连接到客户银行的法人实体收到的付款将在位于其中一个数据中心的虚拟机上再次收集和处理。 支票在线处理，不依赖于我们的办公室甚至数据中心，并且在其中一台虚拟服务器上手动进行退货。会计数据库位于我们位于科罗廖夫的数据中心的一台服务器上，该数据中心位于复合防御工厂的领土上（以前是防空洞），并且为了可靠性，在 M9 数据中心（对整个俄罗斯具有战略重要性的物体）中进行了复制）。 在某个时间，会发生复制，这样在其中一台服务器丢失的情况下，可以以最小的成本快速继续会计部门的工作。
- 我们还实现了文档流程的自动化 - 在个人账户中，客户可以自己下载带有印章的合同和对账报表，这对于个人来说通常就足够了。 但我们的大多数客户都是需要原始文件的法人实体。 在这种情况下，会计部门会打印出您在家中需要的所有内容，然后通过邮件或快递将其发送到任何地方。 所有收到的信件均由保安人员收集，并通过快递服务发送至会计部门供签名，然后将文件送回发件人办公室。 好吧，管理层的一个人每周会来办公室几次，以防万一。 不过，在涉及纸质文件的情况下，去办公室是绝对不可能的。
- 进行远程工作最简单的方法是对于使用笔记本电脑工作的管理和营销部门来说，您只需推出证书即可访问公司的资源即可完成。
第三阶段：防范风险、信息和铁
远程工作的主要困难之一是数据泄露，这就是为什么它成为许多安全专业人员的痛苦。 我们远程应用与在办公室相同的规则 - 通过使用证书和登录名/密码的双因素身份验证提供对敏感资源的访问。 这样，您可以通过吊销特定员工的证书来立即拒绝其访问。
正如他们所说，安全总比后悔好，因此我们利用如此困难的时期作为对基础设施“硬件”进行计划外强度测试的理由。 数据中心的可用性由三项服务负责：全天候在岗的值班工程师、技术支持和系统管理员。
我们数据中心的所有关键节点均按照不低于Tier III的标准按照N+1方案进行预留，包括电信设备和电源。 尽管必须采取比全面隔离更严重的措施来限制电力供应，但我们仍然进行了将数据中心的电力切换为柴油发电机的演习。 为其提供燃料的协议将使旗舰 RUCLOUD 数据中心能够在长期与电网断开的情况下自主运行。 同时，我们对所有维修套件进行了审核，以防新部件的交付出现问题。
由于冠状病毒大流行已被认定为不可抗力，因此有可能不履行义务，因此我们检查了哪些交易对手可能会利用这一点并在困难时刻失败。
根据中国和意大利的经验，我们可以说，即使疾病广泛传播，也不会直接影响互联网提供商，特别是因为每个数据中心至少有2个相互复制的独立通信通道。
第四阶段：制定远程工作规则
规则让团队不能松懈，在不损失工作质量的情况下转为远程工作。 我们为自己列了一个小清单：
- 遵守工作时间，甚至考虑到工作注重结果而不是过程。 这对于必须全天候提供的技术支持尤其重要。 工作时间是大家可以互相交流的固定时间。
- 确定所有重要问题的主要沟通地点（团队聊天）。 传统上，这是 Slack 工作。 对于那些喜欢 Slack 但不喜欢为其捐款的人，可以尝试开源 Mattermost。
- 使用视频通话进行复杂的任务和讨论（Zoom 没有竞争对手）。 视频通话期间商定的所有内容都需要记录并发布在一般团队聊天中，或者在其成员关心您的通话详细信息的聊天线程中。 这种固定使得整个团队都处于一个信息领域。
- 在长期远程工作的情况下，有必要定期进行团队和一对一的视频会议。 例如，每周两次，概述任务的状态。 这也是必要的，以便了解谁在做什么。
清单尽量统一，但大家可以以此为基础，根据自己工作的具体情况进行调整和补充。
总之，我想指出的是，远程工作的趋势并不是停滞，而是一种演变，只有那些积极适应环境变化的人才能生存。 因此，那些学会在没有持续的办公室控制的情况下工作的人，会关注结果，而不是花费的时间，只会从当前的情况中受益。
您的团队或公司正在采取哪些步骤转向远程工作？ 也许我们可以互相学习一些东西。
来源： habr.com