软件越级很快就会成为企业的一种非常通病。 因为每一件小事而将一种软件更换为另一种软件，从一项技术跳到另一项技术，尝试实际业务正在成为常态。 与此同时，办公室里开始了一场真正的内战：抵制执行的运动形成，游击队正在对新系统进行颠覆性工作，间谍正在用新软件推动美丽新世界，管理来自装甲车公司门户网站正在播放有关和平、劳工、关键绩效指标的内容。 一场革命通常会以一方彻底失败而告终。
我们几乎了解有关实施的所有内容，因此让我们尝试找出如何将革命转变为演进，并使实施尽可能有用且轻松。 好吧，或者至少我们会告诉您在此过程中可能会遇到什么。
员工接受新软件的理想可视化。来源 - Yandex.Images
外国顾问会这样开始这篇文章：“如果你为员工提供高质量的软件，可以改善他们的工作，对绩效产生定性的影响，那么新程序或系统的采用就会自然而然地发生。” 但我们在俄罗斯，因此可疑和好斗的员工问题非常重要。 即使使用企业通讯软件或软件电话等最少的软件，自然的过渡也是行不通的。
腿的问题从何而来？
如今，每个公司都安装了一整套软件（我们采用一般情况，因为在 IT 公司中，软件数量是两倍或三倍，并且适应问题部分重叠且非常具体）：项目管理系统、CRM/ERP、电子邮件客户端、即时消息、企业门户等。 而且这还不包括有些公司甚至从一个浏览器到另一个浏览器的过渡无一例外都是由整个团队进行的（也有团队完全基于 Internet Explorer Edge）。 一般来说，我们的文章可能对以下几种情况有用：
- 有一个对某些任务组进行初级自动化的过程：正在实施第一个 CRM/ERP、正在打开企业门户、正在安装技术支持系统等；
- 由于某种原因，一个软件被另一个软件取代：过时、新需求、扩展、活动变化等；
- 现有系统的模块是为了发展和增长而建立的（例如，一家公司开始生产并决定从 上 具有最大的功能）；
- 主要界面和功能软件正在进行更新。
当然，前两种情况的表现更为尖锐和典型，要特别注意。
因此，在您开始与团队合作之前（他们已经怀疑很快就会发生更改），请尝试了解更改软件的真正原因是什么以及您是否同意更改如此必要。
- 旧程序很难使用：它昂贵、不方便、无功能、不再满足您的要求、不适合您的规模等。 这是客观必然。
- 供应商停止支持该系统，或者支持和修改变成了无休止的一系列批准和资金消耗。 如果你的成本已经大幅增加，并且未来还会增加更多，那么没有什么可以等待的，你需要削减。 是的，新系统也会花钱，但最终优化的成本会低于这种支持的成本。
- 更改软件是一个人或一组员工的突发奇想。 例如，首席技术官想要回滚，并正在游说引入一个新的、更昂贵的系统——这种情况发生在大公司中。 另一个例子：项目经理主张将 Asana 更改为 Basecamp，然后将 Basecamp 更改为 Jira，将复杂的 Jira 更改为 Wrike。 通常这种迁移的唯一动机是炫耀他们忙碌的工作并保住他们的职位。 在这种情况下，有必要确定必要性、动机和理由，并且通常要坚决拒绝变革。
我们正在讨论从一种软件过渡到另一种软件的原因，而不是初级自动化——只是因为自动化是先验必要的。 如果您的公司经常手动执行某些操作，但可以实现自动化，那么您只是在浪费时间、金钱，而且很可能还会浪费宝贵的公司数据。 自动化它！
如何跨越：大跃进还是卧虎藏龙？
在世界实践中，切换到新软件并适应它有三种主要策略 - 它们似乎非常适合我们，所以我们不要重新发明轮子。
Big Bang
采用“大爆炸”方法是最困难的过渡，当您设置确切的日期并进行急剧迁移时，100% 禁用旧软件。
优点
+ 每个人在一个系统中工作，无需同步数据，员工无需同时监控两个界面。
+ 管理员的简单性 - 一次迁移、一项任务、一项系统支持。
+ 所有可能的变化都发生在某个时间点，并且几乎立即就会引起注意 - 无需隔离影响生产力、开发速度、销售等的内容和比例。
缺点
— 仅使用简单的软件即可成功工作：聊天、企业门户、即时消息。 甚至电子邮件也可能会失败，更不用说项目管理系统、CRM/ERP 和其他重要系统了。
— 从一个大型系统到另一个系统的爆炸性迁移将不可避免地造成混乱。
对于这种向新工作环境的过渡，最重要的是培训。
并行运行
软件并行适配是一种更软、更通用的过渡方法，其中设置一个时间段，在此期间两个系统将同时运行。
优点
+ 用户有足够的时间来习惯新软件，同时快速使用旧软件，找到相似之处，并理解与界面交互的新逻辑。
+ 如果出现突发问题，员工继续在旧系统中工作。
+ 用户培训不太严格，而且通常更便宜。
+ 员工几乎没有负面反应 - 毕竟，他们并没有被剥夺常用的工具或做事的方式（如果自动化是第一次发生）。
缺点
— 管理问题：同时支持两个系统、数据同步、两个应用程序的安全管理。
— 过渡过程无限延伸 — 员工意识到他们几乎只剩下永恒的时间了，他们可以再延长熟悉界面的使用时间。
- 用户混淆 - 两个界面令人困惑并导致操作和数据错误。
- 钱。 您为两个系统付费。
分阶段采用
逐步适应是切换到新软件的最软选择。 过渡是在指定的时间段内按部门按功能进行的（例如，从 1 月 20 日起，我们仅将新客户添加到新的 CRM 系统，从 1 月 30 日起，我们在新系统中进行交易，直到 XNUMX 月 XNUMX 日，我们转移日历和案例，到 XNUMX 月 XNUMX 日我们完成迁移（这是一个非常粗略的描述，但总体上很清楚）。
优点
+ 有组织的过渡，在管理员和内部专家之间分配负载。
+ 更周到、更深入的学习。
+ 改变没有阻力，因为它发生得尽可能温和。
缺点 - 与并行过渡大致相同。
那么现在只是一个渐进的过渡吗？
这是一个逻辑问题，你会同意的。 当您可以制定时间表并按照明确的计划行事时，为什么还要遇到一些额外的麻烦呢？ 事实上，事情并非如此简单。
- 软件复杂性：如果我们谈论复杂的软件（例如， ），那么相位适应更合适。 如果软件很简单（Messenger、企业门户），那么合适的模式是当您宣布日期并在指定日期禁用旧软件时（如果幸运的话，员工将有时间提取他们需要的所有信息） ，如果您不指望运气，那么您需要提供从旧系统到新系统的自动导入必要数据（如果技术上可行）。
- 公司的风险程度：实施的风险越大，实施的速度应该越慢。 另一方面，延迟也是一种风险：例如，您从一个CRM系统切换到另一个系统，在过渡期间您被迫为这两个系统付费，从而增加了实施新系统的成本和成本，这意味着投资回收期延长。
- 员工数量：如果您需要扩展和配置许多用户配置文件，那么 Big Bang 绝对不适合。 尽管在某些情况下，超快速的实施对于大公司来说是有好处的。 此选项可能适合许多员工使用的系统，但可能没有要求，因为不打算进行定制。 但同样，这对于最终用户来说是一次巨大的爆炸，对于同一 IT 服务（例如计费或访问系统）来说也是一项巨大的分步工作。
- 所选软件的实施特征（修订版等）。 有时，实施最初是分阶段进行的——包括需求收集、细化、培训等。 例如， 它总是逐步实施的，如果有人向你承诺“3天甚至3小时内实施和配置” - 记住这篇文章并绕过此类服务：安装≠实施。
同样，即使知道列出的参数，也不能绝对选择一条或另一条路径。 评估您的公司环境 - 这将帮助您了解权力平衡并确定哪种模型（或其中一些元素的组合）适合您。
影响力代理人：革命还是进化
您首先应该注意的是那些将受到新软件实施影响的员工。 事实上，我们现在考虑的问题纯粹是人为因素，所以分析对员工的影响是不可避免的。 我们在上面已经提到了其中一些。
- 公司领导层决定新软件如何被普遍接受。 这不是宣传演讲和激烈演讲的地方——重要的是准确地表明改变的需要，传达这样的想法：这只是选择一个更酷、更方便的工具，就像更换旧笔记本电脑一样。 在这种情况下，管理层最大的错误就是洗手不干，自我退出：如果管理层不需要公司自动化，为什么要让员工感兴趣呢？ 参与这个过程。
- 部门负责人（项目经理）是一个中间环节，必须参与所有流程，管理不满，通过同事的每一个反对意见表现意志和工作，并进行高质量和深入的培训。
- IT 服务（或系统管理员）- 乍一看，这些是您的早起鸟儿，适应性最强，但……不。 通常，特别是在中小型公司中，系统管理员反对对 IT 基础设施进行任何更改（加强），这并不是因为任何技术理由，而是因为懒惰和不愿工作。 我们当中谁没有寻找过避免工作的方法？ 但不要让这对整个公司造成损害。
- 一般来说，最终用户一方面希望工作顺利、方便，另一方面像任何活着的人一样害怕改变。 他们的主要论点是诚实和简单的：我们为什么要引入/改变，控制的限制是什么，工作将如何评估，将改变什么以及风险是什么（顺便说一句，每个人都应该评估风险 -即使我们是供应商 ，但我们并不保证一切都会顺利：企业内的任何流程都存在风险）。
- 公司内部的“权威”是能够影响其他员工的党派。 这不一定是一个职位高或经验丰富的人 - 在使用软件的情况下，“权威”可能是一位高级的万事通，例如，重新阅读了 Habr 并开始恐吓每个人都知道一切会变得多么糟糕。 他甚至可能没有破坏实施或过渡过程的目标——只是炫耀和抵抗精神——员工会相信他。 你需要与这样的员工一起工作：解释、提问，在特别困难的情况下，暗示后果。
有一个通用的方法可以检查用户是否真的害怕某件事，或者他们是否有由精明的领导者领导的群体偏执。 询问他们不满意的原因、担忧——如果这不是个人经历或观点，在澄清 3-4 个问题后，争论就会开始涌入。
成功克服“抵抗运动”的两个重要因素。
- 提供培训：供应商培训和内部培训。 确保员工真正理解并掌握了所有内容，并且无论其培训水平如何，都准备好开始工作。 培训的一个强制性属性是印刷版和电子版说明（法规）以及系统上最完整的文档（有自尊心的供应商将其与软件一起发布并免费提供）。
- 寻找支持者并选择有影响力的人。 内部专家和早期采用者是您的支持系统，既可以进行教育，又可以消除疑虑。 通常，员工自己很乐意帮助同事并向他们介绍新软件。 你的任务是暂时解除他们的工作，或者为他们的新工作量提供可观的奖金。
你需要注意什么？
- 受变革影响的员工有多先进？ （相对而言，如果明天他们发明一个新的会计程序，上帝禁止你把鼻子伸进50岁以上女士的会计部门并建议从1C过渡，你就不会活着出来）。
- 工作流程会受到多大影响？ 在一个有 100 人的公司中改变信使是一回事，另一件事是实施一个新的 CRM 系统，该系统基于公司的关键流程（这不仅仅是销售，例如， 在高级版本中，它会影响生产、仓库、营销和高层管理人员，他们将与团队一起构建自动化业务流程）。
- 是否提供了培训以及培训级别如何？
企业思维体系中唯一的逻辑转变
什么可以节省新软件的转换/实施？
在我们告诉您哪些关键点将帮助您轻松迁移到新软件之前，让我们先提请您注意一点。 有件事是绝对不应该做的——没有必要给员工施加压力，用剥夺奖金、行政处罚和纪律处分来“激励”员工。 这不会让流程变得更好，但员工的态度会变差：有推动就有控制，有推动就有控制。 如果他们强迫你，那就意味着他们不尊重我们的利益； 如果他们强行实施，就意味着他们不信任我们和我们的工作。 因此，我们以有纪律、清晰、有能力的方式做每件事，但没有压力或不必要的强迫。
你必须有一个详细的行动计划
其他一切可能不存在，但必须有一个计划。 此外，该计划是可调整的、可更新的、明确的和不可避免的，同时可供讨论并对所有感兴趣的员工透明。 不可能直接传达上午 8 点到 10 点有壮举，16:00 与英格兰发生战争；重要的是要正确看待整个计划。
该计划必须反映将成为最终用户的员工的要求 - 这样每个员工都会准确地知道所需的功能以及何时能够使用它。 同时，过渡或实施计划并不是某种一成不变的巨石；有必要留下最终确定计划和改变其属性的可能性（但不是以无休止的编辑和新“想要”的形式）而不是以截止日期不断变化的形式）。
计划中应该包含哪些内容？
- 主要过渡里程碑（阶段）——需要做什么。
- 每个阶段的详细过渡点 - 应该如何完成。
- 要点及其报告（时间调节）——如何衡量已完成的工作以及谁应该处于控制点。
- 负责任的人是你可以向其求助并提出问题的人。
- 截止日期是每个阶段以及整个过程的开始和结束。
- 受影响的流程 - 业务流程中将发生哪些变化，随着实施/过渡需要更改哪些内容。
- 最终评估是一组指标、指标甚至主观评估，有助于评估已发生的实施/过渡。
- 开始运营的确切日期是整个公司将加入更新后的自动化流程并在新系统中工作的日期。
我们遇到过实施者的演讲，其中的红线是建议：强制实施，忽略反应，不要与员工交谈。 我们反对这种做法，原因如下。
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一只新鼠标，一个新键盘，一套公寓，一辆汽车，甚至一份工作都是愉快的、快乐的事情，有些甚至是成就。 而用户则去Yandex了解如何习惯和适应。 如何进入新公寓并明白它是你的，第一次打开水龙头，第一次喝茶，第一次上床睡觉。 如何驾驶并与一辆新车交朋友，你的新车，但到目前为止还很陌生。 工作场所中的新软件与所描述的情况没有什么不同：员工的工作永远不会相同。 因此，利用新的有效软件来实施、适应和发展。 对于这种情况，我们可以说：慢慢来。
来源： habr.com