新手商人的一个常见错误是对数据的收集和分析、工作流程的优化和关键指标的监控不够重视。 这会导致生产力下降以及时间和资源的次优浪费。 当流程出现问题时，您必须多次纠正相同的错误。 随着客户数量的增加，服务质量不断恶化，如果没有数据分析，就无法清楚地了解哪些方面需要改进。 结果，决定都是一时兴起做出的。
为了具有竞争力，现代企业除了优质的产品和服务之外，还必须拥有透明的流程并收集分析数据。 如果没有这一点，就很难了解业务的真实状况并做出正确的决策。 因此，在您的武器库中拥有必要的工具非常重要，这些工具不仅易于使用，而且还可以让您简化工作并创建尽可能透明的流程。
如今有大量的工具和解决方案。 但大多数企业家不使用它们，因为他们要么看不到它们的价值，要么不明白如何使用它们，要么它们很昂贵，要么很复杂，要么要多 100500。 但那些已经弄清楚、找到或为自己创造了此类工具的人已经在中期占据了优势。
十多年来，我一直在创建 IT 产品和解决方案，帮助企业通过流程的自动化和数字化转型来增加利润。 我帮助创办了数十家初创公司，并创建了数十种在线工具，全世界数十万人都在使用这些工具。
这是我实践中的一个很好的例子，展示了数字化转型的好处。 对于一家小型美国律师事务所，我和我的团队创建了一种用于生成法律文件的工具，它允许律师更快地生成文件。 后来，扩展了该工具的功能，我们创建了在线服务并彻底改变了公司。 现在，他们不仅为所在城市的客户提供服务，还为全国各地的客户提供服务。 三年多来，公司的资本规模增长了数倍。
在这篇文章中，我将与您分享创建监控关键业务指标的透明系统的真实经验。 我将尝试灌输使用数字解决方案的价值，我将证明这并不困难，而且并不总是昂贵。 那么，我们走吧！
这一切是如何开始的
如果你想拥有你从未拥有过的东西，你就必须做你从未做过的事情。
可可香奈儿
我的妻子厌倦了休产假，我们决定开一家小生意——儿童游戏室。 由于我有自己的生意，我的妻子完全负责游戏室，我帮助解决战略问题和发展。
开办一家企业的细节是完全不同的故事，但在收集数据和分析竞争对手的阶段，除了突出这项业务的具体问题外，我们还关注大多数竞争对手没有遇到的内部流程问题。
令我惊讶的是，在 XNUMX 世纪，几乎没有人以任何形式保存 CRM；许多人在笔记本中以书面形式保存记录。 与此同时，业主们也抱怨员工偷窃、计算错误、需要花费大量时间重新计算和核对账簿上的条目、预订和押金数据丢失、客户不明原因离开等。他们。
通过分析收集到的数据，我们意识到我们不想重复他们的错误，我们需要一个透明的系统来将这些风险降至最低。 首先，我们开始寻找现成的解决方案，但找不到完全满足我们要求的解决方案。 然后我决定制作自己的系统，虽然并不理想，但可以工作并且便宜（几乎免费）。
在选择工具时，我考虑了以下标准：它应该便宜，应该灵活且易于使用，并且应该易于使用。 我可以为这个业务编写一个成熟的、强大的、昂贵的系统，但我们时间很少，预算也很少，而且我们并不完全了解我们的项目是否可行，花费大量资源是不合理的。这个系统。 因此，在检验假设的时候，我决定从一个MVP（Minimum Viable Product——最小可行产品）开始，用最少的投资在最短的时间内做出一个工作版本，然后随着时间的推移完成或返工。
结果，我选择了 Google 服务（云端硬盘、表格、日历）。 输入/输出信息的主要来源是Google Sheets，因为我的妻子有使用电子表格的经验，所以如果有必要，她可以自己进行更改。 我还考虑到，该工具也会被那些可能不太擅长使用计算机的员工使用，教他们如何将数据输入到表格中会比教他们如何使用一些专门的工具要容易得多。像1C这样的程序。
录入表格的数据实时变化，即随时可以看到公司事务的情况，内置安全性，可以限制特定人员的访问。
架构和数据结构的开发
儿童游乐室提供多项基本服务。
- 标准参观 ——当客户购买在孩子游戏室度过的时间时。
- 监督访视 - 当客户购买在孩子游戏室度过的时间并支付额外的监督费用时。 也就是说，客户可以离开孩子去做自己的事情，而客房服务员会在父母不在的时候看着孩子和孩子玩耍。
- 开放生日 — 客户租用一张单独的桌子来供客人用餐和就座，并支付游戏室的标准访问费用，而游戏室照常运营。
- 生日不营业 — 客户租用整个房屋；在租赁期间，房间不接受其他客户。
对于业主来说，了解有多少人访问过房间、他们的年龄、他们花了多少时间、他们赚了多少钱、有多少开支（经常发生管理员需要购买东西或支付费用）是很重要的例如，送货或水），有多少个生日？
与任何 IT 项目一样，我首先思考未来系统的架构并制定数据结构。 由于妻子负责生意，所以她知道她需要看到、控制和统治的一切，所以她充当了顾客的角色。 我们一起进行了集思广益，制定了系统的要求，在此基础上我思考了系统的功能，并在 Google Drive 中创建了以下文件和文件夹结构：
“摘要”文件包含公司的一般信息：收入、支出、分析
费用文件包含有关公司每月费用的信息。 为了提高透明度，分为几类：办公费用、税收、人事费用、广告费用、其他费用。
每月花费
年度费用汇总表
Income 文件夹包含 12 个 Google Sheets 文件，每个月一个。 这些是员工每天填写的主要工作文件。 它们包含强制性仪表板选项卡和每个工作日的选项卡。 仪表板选项卡显示当月的所有必要信息，以便快速了解事务，还允许您设置价格和添加服务。
仪表板选项卡
每日标签
在业务发展过程中，额外的需求开始以折扣、订阅、附加服务和活动等形式出现。 我们也随着时间的推移实现了这一切，但这个示例显示了系统的基本版本。
功能的创建
搞清楚主要指标，搞清楚实体之间的架构和数据交换之后，我就开始实施了。 我做的第一件事是在我的 Income 文件夹中创建一个 Google Sheet 文档。 我在其中创建了两个选项卡：仪表板和该月的第一天，我在其中添加了下表。
主要工作表
这是管理员将使用的主要工作表。 他只需填写必填字段（红色标记），系统就会自动计算出所有必要的指标。
为了减少输入错误和方便，“访问类型”字段被实现为所提供服务的下拉列表，我们可以在仪表板页面上进行编辑。 为此，请向这些单元格添加数据验证并指示从中获取数据的范围。
为了减少计算中的人为错误，我添加了自动计算客户在房间内花费的时间和应付金额的功能。
为此，管理员只需以 HH:MM 格式标记客户的到达时间（E 列）和离开时间（F 列）。 为了计算客户在游戏室花费的总时间，我使用以下公式：
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)为了自动计算使用服务的金额，我们必须使用更复杂的公式，因为一小时的价格可能会根据服务类型的不同而有所不同。 因此，我必须使用 QUERY 函数将数据绑定到仪表板页面上的服务表：
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)除了主要操作之外，我还添加了其他函数来消除不需要的 IFERROR 或 ISBLANK 错误，以及 ROUNDDOWN 函数 - 为了不为小事情烦恼，我将最终金额向下舍入到客户。
除了主要收入（租用时间）外，儿童游乐室还有服务或玩具销售等形式的额外收入，员工也会做一些小开支，例如支付饮用水或购买糖果以表扬，所有这些也必须考虑在内。
因此，我添加了两个表来记录这些数据：
为了更轻松地使用这些符号，我对它们进行了着色并向单元格添加了条件格式。
主要的表格已经准备好了，现在你需要将主要指标放到一个单独的表格中，这样你就可以清楚地看到你一天赚了多少钱以及这些钱在收银机中有多少以及卡上有多少。
为了按付款类型总计金额，我再次使用了 QUERY 函数：
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")工作日结束时，管理员只需复核收入即可，无需手动重新计算。 我们不强迫一个人做额外的工作，业主可以随时查看和控制情况。
所有必要的表格都已准备就绪，现在我们只需复制每天的选项卡，对其进行编号并获取以下内容。
伟大的！ 几乎一切都已准备就绪，剩下的就是在仪表板选项卡上显示该月的所有主要指标。
要获得该月的总收入，可以写出以下公式
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1其中 D1 是具有每日收入的单元格，“1”、“2”等是选项卡的名称。 我以完全相同的方式获取额外收入和支出的数据。
为了清楚起见，我决定按类别显示总盈利能力。 为此，我必须从所有选项卡中进行复杂的选择和分组，然后过滤并删除空行和不必要的行。
按类别划分的盈利能力
主要的收入核算工具已准备就绪，现在我们只需复制一年中每个月的文件即可。
在创建了一个用于会计和监控收入的工具后，我开始创建一个费用表，其中我们将考虑所有每月费用：租金、工资、税金、购买商品和其他费用。
在当前年份文件夹中，我创建了一个 Google Sheet 文档，并向其中添加了 13 个选项卡、一个仪表板和 XNUMX 个月。
仪表板选项卡
为了清楚起见，在仪表板选项卡中，我总结了有关本年度财务费用的所有必要信息。
在每个月度的选项卡中，我创建了一个表格，我们将在其中按类别跟踪公司的所有现金支出。
月份选项卡
事实证明非常方便，现在你可以查看和控制公司的所有支出，如果有必要，还可以查看历史记录，甚至进行分析。
由于收入和支出的信息位于不同的文件中，不太方便监控，因此我决定创建一个文件，其中汇集了所有者控制和管理公司所需的所有相关信息。 我将此文件命名为“Summary”。
汇总表
在此文件中，我创建了一个从表接收每月数据的表，为此我使用了标准函数：
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")我将文档 ID 作为第一个参数传递，将导入的范围作为第二个参数传递。
然后我编制了年度余额：赚了多少钱，花了多少钱，利润是多少，盈利能力。 可视化必要的数据。
为了方便起见，让企业主可以在一个地方看到所有数据而不是通过文件运行，我集成了选择一年中任何月份并实时显示关键指标的功能。
为此，我创建了月份和文档 ID 之间的链接
然后，我使用“数据 -> 数据验证”创建了一个下拉列表，指定了链接的范围，并使用文档的动态链接配置了导入
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")结论
正如您所看到的，改进业务流程并不像看起来那么困难，而且您不需要拥有任何超级技能来做到这一点。 当然，这个系统有很多缺点，随着业务的增长就无法使用它，但对于小型企业或刚开始测试假设时，这是一个很好的解决方案。
这个游戏室已经第三年致力于这个解决方案了，只有今年，当我们已经清楚地了解所有流程时，我们了解了我们的客户和市场。 我们决定创建一个成熟的在线业务管理工具。
PS
使用 Google 表格监控您的业务不是很方便，尤其是通过手机。 所以我做了 ，以方便的格式实时显示所有关键业务指标
来源： habr.com