大家好，我是康斯坦丁·库兹涅佐夫，我是RocketSales的首席执行官兼创始人。 在 IT 领域，当开发部门生活在自己的宇宙中时，这样的故事很常见。 这个宇宙的每个桌面上都有加湿器，一堆用于显示器和键盘的小工具和清洁器，而且很可能还有它自己的任务和项目管理系统。
这是什么意思
也许对某些人来说这没什么。 但我们遇到了问题。 我们构建并自动化销售系统、实施 CRM、创建业务云基础设施。 除了开发和生产部门之外，客户项目通常还包括营销人员、销售人员、会计师和其他员工。 我们开始思考如何组织有效的项目管理流程。
如果开发和生产过程是在像 Jira 或 GitLab 这样的平台中组织的，那么 除了开发之外，没有人了解什么是什么。 要将第三方员工连接到项目，您需要与他会面，解释上下文，在某处修复任务，然后在工作聊天中控制准备程度，通过聊天获取结果，并将其添加到 Jira。 每次都是这样。
开发与公司其他部门隔绝，他们不知道如何让我们参与，我们也不知道他们是否需要我们的投入。
几年前，我们发现了 Asana 平台。 在本文中，我想告诉您我们如何组织开发和生产管理流程，以便：
- 整个公司在一个单一的生态系统中工作，
- 每个人都有足够的功能，
- 可以以时间和金钱来估算每个项目的成本，
- 与客户的合作是长期的：不是在一项任务的框架内，而是在一个不断积压想法的整个项目的框架内。
关于体位法的一些认识
我花了 10 年的时间寻找方便的项目管理软件。 Trello、Jira、Planfix、Megaplan、Bitrix24 和其他数十种任务跟踪器尚未通过强度测试。 然后我找到了体式。 一切顺利。
我们认为，它是最好、增长最快的任务和项目管理平台。 如今，Asana 在受欢迎程度和用户满意度方面处于世界领先地位。 评级 g2 的图表证明了这一点。
我们是 Asana 粉丝，我们甚至获得了能够向客户实施它的认证。
我简单描述一下从销售到项目实施的流程
由于我们销售 IT 服务，因此我们的渠道相当长，最后会流向生产部门，有时还会流向开发部门。
销售部门执行标准操作：审核、批准商业提案、签署合同、将交易转移到生产。 生产部门可以不接受合同：合同中必须包含预算、投入生产的日期、实施项目的预计时间资金。
得益于 amoCRM + Asana 捆绑包，当将交易从销售部门转移到生产部门并返回时，工作不会在任何地方中断。 销售部门的职责范围用蓝色表示，生产部门用橙色表示，开发部门用粉色表示。
重要的是，与设计部门不同，开发部门并不参与每个项目。 有时系统设置不需要自定义解决方案。
因此，当经理接受生产项目时，销售经理一键转到 Asana（屏幕截图）。 Asana 中的 amoCRM 自动创建项目。
带有项目地图和商业报价的任务（任务）会在公共客户项目板上自动创建。 当前正在生产的所有客户端都显示在此处。 在这里，指定负责的经理，设置截止日期，选择工作类型，并更改任务状态。
经理可以在任务中启动任何建议的自动业务流程：
- 查找/创建客户项目+在那里附加任务
- 使用有关交易的信息填写任务
- 从当前任务创建交易
该项目充满了 amoCRM 中指定的所有数据。 根据服务类型，立即创建一组子任务以实施实际工作块。 项目经理仍然需要分解详细的任务，分配责任人和期限。
该委员会有助于开展新项目。 但控制其当前状态和存在风险的项目并不方便。
我们如何对客户任务和项目进行分组
从所有项目的公共面板中，经理将项目添加到另外 3 个面板中：
- 客户的个人董事会；
- 活跃客户组合；
- 经理的投资组合。
让我们弄清楚为什么我们需要每个实体。
在您看到的屏幕截图上 客户的个人董事会。
为什么是这个板？
我们过去常常根据任务来思考。 任务完成了，又去干别的了。 事实证明，我们为客户所做的工作完全符合他的要求。 但我们希望建立长期关系，因此我们从处理任务转向与客户合作。
我们确保为客户写下所有改进的想法。 即使这是客户不小心抛出的一个想法，我们也会修复它并完成它。 任务积压就是这样形成的，与客户的工作并没有结束。
这个板上有什么？
我们的体式与多项服务相关：
- CRM系统（用于与销售部门互动），
- TimeDoctor（用于记录时间），
- ERP 系统（用于在单个界面中聚合所有数据）。
我们为 Asana 添加了一个快速资源控制面板。 您将鼠标悬停在任务上，可以查看谁在该任务上工作了多少，他们获得了多少奖金。
生产部门的工作是按小时估算的，因此严格跟踪每个员工在解决客户任务上花费的时间对我们来说很重要。
板子的用途是什么？
结果，在ERP系统中我们看到 项目报告。 交易状态、项目参与者、项目预算、工作时数和截止日期。
我们可以预测类似开发项目的成本，KPI 计算变得绝对透明，并且不存在开发仅需几个小时的幻想。 如有必要，我们始终有一个界面可以向客户展示以进行报告。
Asana 公文包
此功能已在 Asana 中实现很长时间了。 但我们并没有立即欣赏它。 起初，我们只是将经理的所有项目收集到项目组合中。 事实证明，Denis Kiselev 在公司任职期间曾与 61 名客户合作过。
知道这一点很酷，但不足以证明花在收集上的时间是值得的。 我们在投资组合上得分。 当我们将 Asana 中的一个项目等同于 CRM 系统中的一笔交易时，一切都发生了变化。
以前，经理订阅了所有项目并在收件箱（通知源）中收到所有更改的通知。 每次状态更新时，提要中都会显示一条新评论，从最新的评论开始。 周一，经理坐下来按顺序执行收件箱中的任务。 没有讨论优先事项，有时重要的任务没有完成。
现在有一个员工组合和一个项目部门组合。 在第一个中，经理管理他的项目，在第二个中，经理可以控制所有员工当前的工作量。
设计作品集
在屏幕截图中，您可以看到按员工排序的项目。
项目经理每周更新一次每个项目的状态。 写下上周做了什么以及下周计划做什么。 设置三个标签之一： 受到控制，处于危险之中，存在问题。
经理可以快速评估：
- 设计部门目前的客户数量，
- 每个经理工作中的项目数量，
- 逾期的项目任务数量，
- 问题的存在以及参与项目的需要，
- 项目截止日期、花费的时间、漏斗阶段和项目优先级。
投资组合还可以帮助我们进行报告。 更新项目状态后，已完成和计划工作的报告会自动发送到与客户的聊天室。
员工档案
就连项目部负责人也有自己的作品集。 如果，啪啪啪，他将自己移除，新人将看到他控制下的所有项目，他必须继续跟踪。
生产线员工还赞赏投资组合工作量规划的便利性。 在“加载”选项卡中，Asana 会考虑截止日期来分析任务量，并在员工计划的任务量无法承受时发出警告。 您可以更改截止日期并调整详细信息，而无需离开此选项卡。
Bug 解决和定制开发
一个单独的团队负责我们的开发。 作为业务流程的一部分，它接收两种类型的任务：
- 漏洞，
- 新发展。
检查错误、评估严重性并转移到技术支持服务的工作中。
开发任务要么来自公司内部积压的产品，要么来自项目经理（如果客户有相应的请求）。
一般来说，开发过程是这样的。
任务落在 Asana 的开发板上。 她在这。
任务设置者选择“Bug”或“Feature”的类型，设置关键程度，指示受任务影响的客户、公司内部部门。 当任务符合内部规定的所有要求时，主管单击任务上方顶栏中的闪电图标，启动自动业务流程“开发中评估”。
开发部门负责人收到有关新评估任务的通知，该任务本身在评估期间被移至同名的单独委员会。
评估后，经理将任务移至与计划完成月份相对应的冲刺。 任务总是同时在多个板上：
- 在项目经理的个人董事会上，
- 在支持板上
- 在开发板上。
控制任务的所有参与者和员工都会看到进度、接收通知并直接在任务评论中进行讨论。 任务完成后，项目经理或负责的技术支持专家将其“带到”自己身边，以便继续进行项目工作。
当我们将开发和生产部门与团队一起返回到单一环境时，会发生什么？
首先，将 客户项目变得更加长期。 由于不断补充积压，平均支票数量有所增加。
其次， 项目质量大大提高，因为开发部门可以随时向市场、销售、会计等提出问题。 我们有机会及时连接团队的必要能力，并提供完全不同级别的解决方案。
第三， 员工、经理和客户在计划和完成的任务中获得完全的透明度。 我们学会了管理项目，意识到这是一个绝对的技术过程，人为因素几乎可以完全排除在外。
四， 团队变得更有凝聚力。 此前，员工们对神秘的开发和生产部门在做什么一无所知。
现在，看看系统的开发过程和技术设置：
- 销售部门在其中找到如何销售的想法和灵感，
- 营销人员定期为帖子、文章、定位和广告文本获取有用的内容，
- 管理者分析顾客的需求和行为，调整策略。
事实证明，这是一次三赢的转型，我们、我们的客户和我们的合作伙伴都赢了。 如果您在评论中分享您的意见，我将非常高兴：我的文章中有什么有用的内容以及您在开发中使用哪些项目管理方法！
来源： habr.com