20世纪，人们的生活和工作都按计划进行。 在工作中（简单来说，你可以想象一个工厂），人们对本周、本月、未来一年都有明确的计划。 简单来说：您需要切割 20 个零件。 没有人会过来说现在需要切掉 37 个零件，此外，写一篇文章反思为什么这些零件的形状正是这样的 - 最好是昨天。
在人们的日常生活中也是如此：不可抗力是真正的不可抗力。 没有手机，朋友无法给你打电话让你“赶紧过来帮忙解决问题”，你几乎一生都住在一个地方（“搬家如火”），一般来说你认为关于帮助你的父母“十二月来一周”。
在这些条件下，形成了一种文化代码，如果你完成了所有任务，你就会感到满意。 这是真实的。 未能完成所有任务就是偏离常态。
现在一切都不同了。 智力已经成为一种劳动工具，在工作过程中需要以不同的形式使用它。 现代管理者（尤其是高层管理者）一天要处理数十种不同类型的任务。 最重要的是，一个人无法控制“传入消息”的数量。 新任务可以取消旧任务，更改其优先级，并更改旧任务的设置。 在这种条件下，提前制定计划然后一步步实施几乎是不可能的。 您不能在回复传入任务“我们收到税务局的紧急请求，我们必须今天回复，否则将被罚款”并说“我将安排在下周”。
如何忍受这一点——这样你就有时间享受工作之外的生活？ 是否可以将一些工作管理算法应用到日常生活中？ 三个月前，我彻底改变了设置任务和监控任务的整个系统。 我想告诉你我是如何走到这一步以及最终发生了什么。 该剧将分为两部分：第一部分——可以说是关于意识形态的一些内容。 第二个完全是关于练习。
在我看来，我们的问题不在于还有更多的任务。 问题在于，我们的社会文化准则仍然是为了完成“今天计划的所有任务”而设立的。 当计划失败时我们担心，当我们没有完成计划的一切时我们担心。 与此同时，学校和大学仍然在以前的规范框架内运作：有一套既定的课程，有明确计划的家庭作业，孩子在头脑中形成一个模型，假设生活将继续下去。像这样。 如果你想象困难的版本，那么在生活中，事实上，在你的英语课上，他们开始谈论地理，第二节课需要一个半小时而不是四十分钟，第三节课被取消，第四节课课到一半时，你妈妈打电话给你，紧急要求你去买食物并带回家。
这种社会文化代码使人希望能够改变流入的流量——并以此方式改善他的生活，而上述的生活是不正常的，因为其中没有明确的计划。
这是主要问题。 我们需要认识到并接受我们无法控制传入消息的数量，我们只能控制如何与之关联以及如何实际处理传入消息。
无需担心越来越多的计划变更请求到来：我们不再在机器上工作（极少数例外），一个月内不会收到信件（是的，我是乐观主义者），固定电话已经不合时宜了。 因此，你需要改变处理信息的过程，接受当前的生活本来的样子，并认识到以前的社会文化代码不起作用。
我们可以做些什么来让它变得更容易？ “制作一个好的网站”是非常困难的，但是有了明确的技术规范（或者至少只是对手头的任务进行了更清晰的描述），实现正确的结果（一般来说，至少实现一些结果）就变得容易多了。更轻松。
最好的例子就是我自己，所以我会尝试分解我的欲望。 我清楚地明白生活和工作计划的处理出了什么问题：现在是“坏”，但我希望它变得“好”。
在“高”分解水平上，什么是“坏”和“好”？
坏：我感到焦虑，因为我不确定我是否能够做到我向他人或自己承诺的一切，我感到沮丧，因为我无法完成我计划已久的事情，因为它们必须被推迟或因为任务紧迫，或者它们太难接近； 我不能做所有有趣的事情，因为我的大部分时间都被工作和日常生活占据了，糟糕的是我不能把时间花在家庭和放松上。 单独的一点：我没有处于持续上下文切换模式，这在很大程度上负责上述所有内容。
好：我不感到焦虑，因为我知道不久的将来我要做什么，没有这种焦虑让我可以更好地度过空闲时间，我不会经常感到疲劳（“这个词”恒定”不适合我，它只是常规的），我不必抽搐并切换到任何传入的通信。
总的来说，我上面描述的大部分内容都可以用一个简单的短语来描述：“减少不确定性和未知性。”
因此，技术规范就变成了这样：
- 修改传入任务的处理，以便切换上下文。
- 使用一个设置任务的系统，以便至少时事和想法不会被遗忘，并且有一天会被处理。
- 规范明天的可预测性。
在我改变任何事情之前，我必须明白什么是我可以改变的，什么是我不能改变的。
一项困难而艰巨的任务是理解并承认我无法改变传入的流本身，而这种流是我生活的一部分，我在其中发现了自己的自由意志； 这样的生活利大于弊。
也许，在解决问题的第一个层面上，你应该思考：你是否想要自己在生活中所处的位置，或者你想要其他的东西吗？ 如果你觉得你想要别的东西，那么也许值得与心理学家/精神分析师/心理治疗师/大师/以任何名字称呼他们同时进行这方面的工作——这个问题是如此深刻和严肃，我不会进入这里。
所以，我就是我所在的地方，我喜欢它，我有一家有 100 人的公司（我一直想做生意），我做有趣的工作（这是与人互动，包括实现工作目标 - 而且我一直都是对“社会工程”和技术感兴趣），业务建立在“解决问题”的基础上（而且我一直喜欢成为“修复者”），我在家里感觉很好。 我喜欢这里，除了“坏”部分列出的“副作用”。
鉴于我喜欢这种生活，我无法更改（除了委派任务，这将在下面讨论）传入流，但我可以更改其处理。
如何？ 我是这样一种理念的支持者，即我们需要从少到多——首先解决最紧迫的问题，这些问题可以通过简单的改变来解决，然后再走向更大的改变。
我所做的所有改变可以归结为三个方面： 我将从简单的（对我来说）更改到复杂的更改列出它们：
1. 处理和保存任务。
我从来没有能够正确地（而且我仍然不能）记纸质日记；写下并制定任务对我来说是一项非常困难的任务，并且定期坐在某种任务跟踪器中是如此非常困难。
我接受了这一点，我的主要观念是我脑子里的东西是最重要的。
我的任务是按这种模式处理的：
- 我记得的任务是一拿到手就完成它；
- 收到的任务——如果很快完成，就按照收到的要求立即完成，如果需要很长时间——保证我会做；
- 您忘记的任务 - 仅当您被提醒时才执行它们。
我或多或少正常地忍受了一段时间，直到“我忘记的任务”变成了一个问题。
这已成为两种形式的问题：
- 几乎每天，今天需要完成的被遗忘的任务都到达了（硬核，完成了 - 法警发来一条短信，内容是在飞往美国之前从账户中注销交警罚款的钱，并且迫切需要弄清楚是否允许我飞出去）。
- 很多人认为再次询问某个请求并保留给自己是不正确的。 如果这是个人请求，人们会因为你忘记了某件事而感到生气，如果这是工作请求，它最终会变成今天需要完成的大火（见第一点）。
必须对此采取一些措施。
尽管我们对我来说很不寻常，但我开始写下一切。 其实一切。 我很幸运自己想出了它，但总的来说，整个想法与概念非常相似 .
第一阶段只是将我头脑中的所有东西卸载到对我来说最简单的系统中。 事实证明 ：界面非常快，创建任务的过程很短，手机上有一个简单的应用程序（然后我切换到Todoist，但在第二个技术部分中有更多内容）。
感谢上帝，我已经以这种或那种方式从事 IT 管理 10 年了，我明白“创建应用程序”是一项注定要完成的任务，就像“去看医生”一样。 因此，我开始将任务以行动的形式分解为分解任务。
我清楚地知道我是一个非常依赖积极反馈的人，我可以以“看看你今天做了多少”反馈的形式给自己（如果我看到的话）。 因此，“去看医生”的任务变成了“选择去看哪位医生”、“选择就诊时间”、“打电话预约”的任务。 同时，我不想让自己紧张：每项任务都可以在一周中的某一天完成，并且很高兴您已经完成了任务中的某个阶段。
要点：分解任务，以短动作的形式记录任务。
只要你脑子里还有任务，只要你认为有一天一定要完成它，你就不会平静。
如果还没有写下来，而你又忘记了，那么当你想起它并想起你忘记了的时候，你会很痛苦。
这适用于所有事情，包括家庭事务：出门工作并在途中记住忘记扔垃圾一点也不酷。
这些经历根本没有必要。 于是我开始写下我所做的一切。
我们的目标是，在训练自己将所有（绝对所有）东西上传到任何跟踪器之后，下一步就是开始停止思考头脑中写下的东西。
当你意识到你想做的所有事情都被写下来并且迟早你会实现它时，对我个人来说，焦虑就会消失。
你不再抽搐，因为在中午你记得你想要更换走廊里的灯泡，与员工交谈，或者写一份文件（并且你急于写它）。
通过最大限度地减少被遗忘的（在这种情况下，未写下的）任务的数量，我可以最大限度地减少当我记住那些最被遗忘的任务时产生的焦虑。
你不可能写下或记住所有的事情，但如果之前有 100 个这样的任务，那么到了某个时候，就剩下 10 个了，而且需要关注的“事件”也更少了。
关键点：我们写下一切，一切，即使我们确信我们会记住。
你不可能记住所有事情：无论听起来多么愚蠢，我都会把所有事情都写下来，甚至是“遛狗”。
我这样决定是为了什么？ 由于我不断害怕忘记某些事情而产生的焦虑减少了（我正在脑子里思考计划、任务、承诺等），而且总的来说，我的头脑中不必要地切换“思考我还做什么”可以承诺”消失了。
2.反应活性降低。
我们无法减少输入流量，但我们可以改变我们响应输入的方式。
我一直是一个反应灵敏的人，并从中感到兴奋，我会立即通过电话回复某人的要求，我尝试立即完成生活或日常生活中分配的任务，一般来说，我最快可能，我为此感到兴奋。 这本来不是问题，但当这种反应变成本能时，就成了问题了。 你不再区分现在哪里真正需要你，哪里人们可以轻松等待。
问题是，这也会产生负面情绪：首先，如果我没有时间做某事或者忘记了我答应过的反应，我会再次感到非常沮丧，但这对个人来说并不重要。 当我想要立即本能地做出反应的任务数量变得大于执行此操作的身体能力时，这一点变得至关重要。
我开始学习不要立即对事情做出反应。 起初，这只是一个纯粹的技术决定：对于任何传入的请求“请这样做”、“请帮忙”、“我们见面吧”、“让我们打电话”，我没有做出反应，甚至没有分析我何时会这样做，而是成为第一个任务只是处理这个传入的请求并安排我何时完成它。 也就是说，跟踪器中的第一个任务不是按照要求做的任务，而是“明天阅读 Vanya 在电报中写的内容并了解我是否可以做到以及何时做到（如果可以的话）”的任务。 ” 这里最困难的事情是对抗你的本能：很多人默认要求快速回应，如果你习惯了这种回应的节奏，如果你不回应这个人的请求，你会感到不舒服立即地。
但奇迹发生了：事实证明，如果你只是告诉他们你明天会完成任务，那么十分之九的人在“昨天”要求你做某事时可以很容易地等到“明天”你才开始完成他们的任务。 再加上写下要做的事情并信守实现目标的承诺，会让生活变得更加轻松，以至于你开始感觉自己现在生活在一个结构化的计划中（也许你确实是这样）。 当然，你需要大量的训练，但事实上，在你自己接受了这样的规则的情况下，你可以很快学会这一点。 这极大地解决了上下文切换和无法完成既定计划的问题。 我尝试为明天设置所有新任务，所有我之前反应性反应的请求，我也为明天设置，并且已经在“明天”早上我就弄清楚可以做什么以及何时做。 “今天”的计划变得不那么流动。
3. 优先考虑并记录意外任务。
正如我一开始所说的，我已经向自己承认，每天的任务流程超出了我的处理能力。 仍然存在一组反应性任务。 因此，每天早上我都会处理今天分配的任务：哪些是今天真正需要做的，哪些可以推迟到明天早上，以便决定什么时候做，哪些应该委托，哪些可以做。可以完全扔掉。 但事情并不止于此。
当晚上你意识到自己没有完成今天计划的关键任务时，就会产生巨大的挫败感。 但最常见的情况是，今天出现了计划外的事情，尽管尽一切努力推迟反应，但今天还是有必要做出回应。 我在做完今天做的所有事情后立即开始写下来。 晚上我查看了已完成的任务清单。 一位律师过来谈话并将其记录下来，一位客户打电话并记录下来。 有一个事故需要回应——我把它写下来了。 汽车服务人员打电话来说，今天需要把车送来，这样周日就可以修好——他把这句话记了下来。 这让我既能理解为什么我没有完成今天分配的任务，也不用担心（如果突然的任务值得的话），并记录我可以在哪里不那么被动地处理传入的任务（告诉服务我做不到我明天才把车拿过来，结果发现周日还是可以搞定的，甚至是明天就送）。 我尝试写下所有已完成的任务，甚至是“签署了会计部门的两份文件”以及与同事的简短谈话。
4. 授权。
对我来说最困难的话题。 在这里，我更乐意接受而不是提供建议。 我正在学习如何正确地做到这一点。
授权的问题在于授权流程的组织。 在建立这些流程的地方，我们可以轻松地转移任务。 在未调试进程的情况下，委派似乎要么太长（与您自己执行任务时相比），要么根本不可能（除了我之外没有人可以绝对完成这项任务）。
这种流程的缺乏在我的头脑中造成了障碍：我什至没有想到我可以委派任务。 就在几周前，当我决定从 Trello 切换到 Todoist 时，我发现自己花了三个小时将任务从一个系统转移到另一个系统，甚至没有想到其他人可以做到这一点。
我现在的主要实验是克服我自己的障碍，即在我确信人们不会同意或不知道如何做的情况下要求人们做某事。 花时间解释。 接受事情需要更长的时间才能完成的事实。 如果您分享您的经验，我将非常高兴。
陷阱
所有上述变化都是通过相当技术性的软件使用建议来描述的，我将在下一部分中写到这一点，并在这一部分的结论中——关于我在这一生的过程中陷入的两个陷阱矿井的重组。
疲劳的概念。
由于我们工作的不是身体上的，而是精神上的，一个巨大的、意想不到的问题出现了——理解并抓住你开始感到疲倦的那一刻。 这给了你及时休息的机会。
有条件的机器工人原则上不存在这样的问题。 首先，身体疲劳的感觉是我们从小就可以理解的，而且当身体没有能力做某件事时，继续做某件事是很困难的。 我们在健身房已经做了 10 次训练，但不能再做 5 次，“因为那是我们必须做的”。 由于非常明显的生物学原因，这种动机不会起作用。
思考的情况有些不同：我们永远不会停止思考。 我没有讨论过这个领域，但一般来说，假设如下：
- 一个持续处于疯狂状态的人不会立即注意到精神疲劳。 这不会以“我不能再思考了，我要躺下”的形式发生——它首先影响情绪频谱、思考能力，然后影响感知，但在这里的某个地方你可以感觉到即将发生的事情。
- 为了脱离流程，仅仅停止工作是不够的。 我注意到，例如，如果我停止工作，躺着盯着手机，我阅读、观看，而我的大脑仍然继续工作，疲劳并不会消失。 躺下并强迫自己不做任何事情（包括戳手机）确实很有帮助。 前 10 分钟很难摆脱忙碌的生活，接下来的 10 分钟，一百万个想法浮现在脑海中，如何把每件事做好，但接下来就是清洁。
让你的大脑休息很重要也很有必要，因为很难抓住这个时刻，所以你只需要定期这样做。
休息/生活/家庭的时间。
正如我已经写过的，我是一个依赖积极反馈的人，但我可以为自己生成它：这既是一个奖励，也是一个问题。
从我开始跟踪所有任务的那一刻起，我就称赞自己完成了它们。 到了某个时候，我从“安顿好工作生活”的状态，变成了“现在我是超级英雄了，可以做尽可能多的事情”的状态，达到了每天60个任务。
我平衡了工作和家务，并确保将家务纳入我的日常清单中，但问题恰恰在于它们是家务。 你肯定需要时间休息和陪伴家人。
工人六点就被赶出了车间，但企业家在工作时也得到了一份刺激。 事实证明，这与无法抓住“精神疲劳”时刻的问题是一样的：在完成任务的高潮中，你忘记了你实际上需要生活。
当一切顺利并且你从中获得嗡嗡声时，你很难摆脱困境，你也必须强迫自己。
疲劳并非来自于想要“躺下”，而是来自于情绪紊乱（“从早上起一切都烦人”）、感知信息困难以及切换情境的能力下降。
腾出时间休息很重要，即使这很糟糕。 重要的是这不会影响您以后。 两个月来你对自己的生产力感到高兴，然后就处于一切都很无聊、见不到人的状态，这并不酷。
最后，我们不只是为了生产力而活，世界上还有大量有趣和神奇的事情😉
一般来说，这些大致是关于一般情况下值得（重新）组织工作和非工作流程的考虑。 在第二部分中，我将告诉您我为此使用了哪些工具以及取得了哪些结果。
PS 这个话题对我来说非常重要，以至于我什至创建了一个单独的电报频道，在其中分享我对此事的想法，加入我们 -
来源： habr.com