我尝试系统地管理任务大概有 20-25 次。 据我现在所知，每次尝试都失败了，原因有二。
首先，为了投入时间完成任务，您需要了解为什么要这样做。
你开始管理任务，花时间在上面，做更少的任务，这一切都开始积累 - 为了什么？
当你不明白为什么时，任何工作都很难做好。 “秩序化你的生活”并不是最充分的目标，因为“秩序化生活”是一个相当模糊的现象。 但“通过降低不确定性来降低焦虑水平”是一个更具体、更好的目标，每天可以花一个小时来实现。
其次，我读过的所有方法论都立即描述了该过程的最终状态。 “你需要采用 ToDoIst，将其分解为项目，与日历集成，审查本周的任务，确定它们的优先级......”这很难立即开始执行。 就像在软件开发中一样，我相信你需要使用 ——迭代地。
因此，我将进行我的“迭代”，也许以相同的形式对您有用。 毕竟，利用五一假期以（相对）新的模式重返工作岗位的充分理由是什么？
你可以阅读我是如何做到这一点的 .
Trello，几个列表
我们仅创建 4 个列表，使用桌面和移动应用程序。
列表：
- 待办事项 - 在这里写下想到的所有任务。 一旦想到它们就写下来。 “扔垃圾”是一项任务。 “洗碗”是一项任务。 “安排一次计划会议”是一项任务。 嗯，等等。 如果发生意外的事情或者您刚刚度过了艰难的一天，即使是最明显或最重要的事情也可能会被忘记。
- 今天的待办事项 - 每天晚上我都会将事情从“待办事项”板移至“今天的待办事项”板。 如果你的一些工作在晚上还留在那里，那是正常的；更多内容见下文。 随着时间的推移，您开始了解列表中可以包含多少任务，以便其中大部分可以在计划的日期完成。
- 今天做的。 这个看板是减少“今天什么都没做”的焦虑的主要方式，也是进一步反思自组织的好方法。 我在这里写下我今天完成的所有任务，即使是那些不在计划清单上的任务。 “我给瓦夏打电话询问这些文件的事，”他写下了这句话。 “他们要求我签署文件，”我写道。 “我们与安东讨论了协议，”他写道。 这样，到一天结束时，您就会了解自己实际上花了时间在什么事情上，以及为了完成计划而可以从这些任务中省略什么。
- 已完成 — 所有已完成任务的列表。 在一天的开始或结束时，我将它们从“今天完成”移至“完成”。 本质上，它是一个垃圾桶，您可以在其中简单地找到已完成的任务，因此需要定期清洁。
Trello，“迷你日历”
在某些时候，很明显有些任务是有时间限制的，你不想在一周内忘记它们，以免这段时间计划其他事情。 我一直很难处理日历，所以我添加了几个板，名称为“周一待办事项”、“周二待办事项”等，我开始在其中列出有时限的事情-多斯。
因此，当人们问我：“我们可以在周四下午 16:00 谈谈吗？” - 我只是去相应的看板，看看我们这次写了什么。 我们一定不要忘记在一周内按时在列表之间转移任务：例如，当星期四到来时，将“星期四的待办事项”转移到“今天的待办事项”。
为什么不是日历？ 对我来说，同时使用两个实用程序非常困难。 如果我为此使用日历，我将需要查看它，填写它，定期检查以检查我是否忘记了某些内容......
此时我已经达到了 Trello 的极限。 主要问题是每天记录超过 50 个任务，并且有相当大的任务池与常规列表和与天数相关的列表相关。 我怎么知道我已经写下了我需要做的任务？ 重复的东西开始出现。 如何同时确定一个项目的所有任务的优先级？ 如何让其他人有机会看到您的日历计划？
我需要一个系统，在保持相对轻松的同时：
- 我可以按项目对任务进行分组。
- 有一个日历链接（明天做），并在这一天到来时自动将其转移到今天的任务。
- 将与谷歌日历集成。
这就是我回到ToDoist的地方，在这个阶段它被证明是最合适的解决方案。
ToDoist 中的当前线程
收件箱
我将所有收到的任务写入收件箱，并尝试立即对其进行整理。 解析的意思是：
- 确定任务完成的日期（对于短期任务，我最常设置“今天”，到晚上我就知道实际上什么时候可以完成）。
- 确定任务所属的项目（用于统计以及以某种方式更改项目中所有任务的优先级的能力）。
想到的任务和近期不需要完成的任务都进入项目 未分类 个人 （“将杯架带上车”）和 未分类的作品 （“考虑一下我们什么时候可以安排一次战略公关会议”）。 ToDoist 允许您分配重复任务，因此每个周末我都有一个名为“未分类个人”的任务，每周一都有一个名为“未分类工作”的任务。
日历集成
ToDoist 与 Google 日历在两个方向上都完美集成。 我与同事分享我的日历，这样他们就可以知道什么时候他们肯定无法联系到我。
同时，日历中的任务会向相反的方向转移：我可以说“Seryoga，看看我周五的时间，并在那里写下一个会议”，这将同时出现在日历和 ToDoist 中。 所以，事实上，我第一次开始使用日历，而不必在其中创建事件。
处理非操作性传入任务
我强行不会马上急于做任务，除了那些火势明显的任务。 “我们迫切需要联系 ABC 公司的管理层，因为服务器宕机了，员工也没有任何回应”，这显然是一个不能推迟的紧迫任务，但是“Zhenya，我现在可以给你打电话谈谈事情吗？”新项目”变成“安排你何时可以与 X 谈论 Y”，这已经变成任务“告诉 X 我们可以谈论 Y”和任务“与 X 谈论 Y”，已经有时间限制。 几乎所有传入的任务都会首先变成“计划...”。
确定任务的优先级
当天包含的所有任务都无法完成。 观察自己，我意识到以下几点（每个数字都会不同，但主要是得出结论）。
- 我每天写下大约 50-70 个任务。
- 我可以轻松地完成多达 30 项任务（一天结束时不会感到完全疲倦）。
- 完成最多 50 个任务后，我会感到疲倦，但并不严重。
- 我可以完成 70 项任务，但之后我将很难摆脱“工作狂流”，难以入睡，而且总的来说，会有点社交。
基于此，我决定今天要做什么。 ToDoist 对每项任务都有优先级，因此早上我会选择要完成的关键任务，并根据我的能力和愿望完成其余任务。 每天我都会将大约 40-20 个任务转移到第二天：有趣的是，第二天的任务又变成了 60-70 个。
维护统计
我真的很想了解今天在与工作相关的事情上花了多少时间以及在哪些事情上。 为此，我使用该应用程序 ，它同时存在于手机和笔记本电脑上，以及谷歌地图位置历史记录（是的，我并不偏执）。
我们住在城外，所以可以明智地利用路上的时间。 现在，当我不累的时候，我会边走边听有声读物，这样我就可以利用这 40 分钟。
我还没有聚合数据，创建一种个人数据湖； 到时候我就会去做。
不会有结论
- 现代人的生活就是一大堆即将到来的任务。 不可能减少它； 我们必须学会管理这种流动。
- 大多数焦虑来自于对未来的未知。 如果我们了解未来几天等待我们的是什么，焦虑就会明显减少。
- 因此，您可以花时间安排您的一天。 我知道今天会发生什么，明天会发生什么，我不会忘记那些我曾经忘记的任务。
- 进行任务跟踪本身并不是目的，如果您愿意的话，它也是一种自我教育的方式。 你以前懒得做或从来没有时间做的事情变得更容易做。 当外部世界设定任务时，许多人（包括我）通常感觉更好。 任务跟踪是一种为自己设定任务并学会按照自己的愿望生活的方法。
- 工作本身并不是目的。 目标是安排您的工作日程，以便您有可预测的空闲时间，可以照顾自己、家人和兴趣。
来源： habr.com