那是2013年。 我來到一家為私人用戶創建軟體的開發公司工作。 他們告訴了我不同的事情，但我最不想看到的就是我所看到的：在租用的當時極其昂貴的VDS 上有32 個出色的虛擬機、三個「免費」Photoshop 許可證、2 個Corel、付費和未使用的IP 電話容量以及其他小東西。 第一個月，我將基礎設施的價格「降低」了230 萬盧布，第二個月降低了近150（千）盧布，然後英雄主義結束了，優化開始了，最終我們在六個月內節省了XNUMX 萬盧布。
這次經驗啟發了我們，我們開始尋找新的儲蓄方法。 現在我在另一個地方工作（猜猜在哪裡），所以我可以問心無愧地告訴世界我的經歷。 與您分享，讓我們讓 IT 基礎架構更便宜、更有效率！
「最後的羊毛已經被你的服務器、許可證、IT 資產和外包成本扯掉了，」財務長抱怨道，並要求制定規劃和預算
1. 做一個書呆子－計畫和預算。
為公司的 IT 環境制定預算是很乏味的，而且協調有時甚至是危險的。 但事實上，制定預算幾乎可以保證您免受以下影響：
- 削減設備和軟體開發成本（雖然有季度優化，但你可以捍衛自己的地位）
- 財務總監或會計部門對購買或租賃其他基礎設施要素的不滿
- 經理因計劃外開支而憤怒。
不僅在大公司中，實際上在任何公司中，都有必要製定預算。 收集各部門對軟體和硬體的需求，計算所需的容量，考慮人員數量的動態變化（例如，您的呼叫中心或支援在繁忙季節增加，在空閒季節減少），證明合理性費用並製定按期間（最好是按月）細分的預算計劃。 這樣您就可以準確地知道您將獲得多少資金來完成資源密集型任務並優化成本。
2. 明智地運用你的預算
在預算達成協議並簽署後，存在重新分配成本的地獄般的誘惑，例如，將整個預算投入到一台昂貴的伺服器中，您可以在該伺服器上部署帶有監控和網關的所有DevOps :) 在在這種情況下，您可能會發現自己處於其他任務資源短缺且超支的狀態。 因此，只關注需要運算能力來解決的實際需求和業務問題。
3.及時升級伺服器
過時的硬體伺服器以及虛擬伺服器不會為組織帶來任何好處 - 它們會在安全性、速度和智慧方面提出問題。 您花費更多的時間、精力和金錢來補償缺少的功能、消除安全問題以及一些修補程式以加快速度。 因此，請更新您的硬體和虛擬資源 - 例如，您可以透過我們的促銷活動立即執行此操作 ，在 Habré 上顯示價格並不丟臉。
順便說一句，我不只一次遇到這樣的情況：辦公室裡的鐵伺服器是一個完全不合理的解決方案：大多數中小型企業可以使用虛擬容量解決所有問題，並節省大量資金。
4.優化平均使用者體驗
教導所有使用者節約用電並謹慎使用基礎設施。 以下是典型的用戶端溢出範例：
- 在「整個部門」的基礎上安裝不必要的應用程式 - 使用者要求安裝像鄰居一樣的軟體，因為他們需要它，或者只是提交諸如「設計部門的 7 個 Photoshop 許可證」之類的申請。 同時，設計部門有四人使用Photoshop，其餘三位是佈局設計師，每六個月使用一次。 在這種情況下，最好購買 4 個許可證，每年在同事的幫助下解決 1-2 個問題。 但這種情況更常見於辦公室軟體（特別是 MS Office 軟體包，絕對是每個人都需要的）。 事實上，絕大多數員工都可以使用開源編輯器或實用的 Google 文件。
- 使用者佔用虛擬資源並有條不紊地消耗掉所有租用的容量——例如，測試人員喜歡創建加載的虛擬機，然後忘記至少將其關閉，開發人員並不鄙視這一點。 秘訣很簡單：離開時，消滅所有人:)
- 用戶使用公司的伺服器作為全球文件儲存：他們上傳照片（RAW）、影片、上傳千兆位元組的音樂，尤其是老手甚至可以利用工作能力創建一個小型遊戲伺服器（我們在公司入口網站上以幽默的方式譴責了這一點）方式 - 效果很好）。
- 親愛的員工在任何意義上都將盜版軟體帶到工作中，這就是罰款、警察和供應商的問題。 考慮准入和政策，因為即使你在公司食堂裡含淚發表演講並寫勵志海報，它們仍然會把你拖進去。
- 使用者相信他們有權要求任何他們認為方便的工具。 因此，在我的武器庫中，我租用了 Trello、Asana、Wrike、Basecamp 和 Bitrix24。 因為每個專案經理都為自己的部門選擇了方便或熟悉的產品。 因此，支援 5 種解決方案、5 種不同的價格標籤、5 個帳戶、5 個不同的市場和調整等。 沒有為您提供整合、統一或端到端自動化——完全腦痔。 結果，在總經理的同意下，我關了店，選擇了Asana，幫忙遷移數據，自己訓練了我那些兇猛的同事，省了很多錢，包括精力和精力。
一般來說，與使用者協商、培訓他們、開展教育計劃並努力使他們的工作和您的工作變得更輕鬆。 最後，他們會感謝你讓事情井井有條，經理們會感謝你削減成本。 那麼，親愛的 Habr 專業人士，您可能已經注意到，解決所列出的問題無非就是建立企業資訊安全。 為此，特別感謝系統管理員（你無法感謝自己…）。
5. 結合雲端和桌面解決方案
總的來說，基於我在託管服務提供商工作的事實，並且在文章的最後我非常渴望告訴您有關任何規模的公司的服務器容量的酷炫銷售，我應該揮舞旗幟並大喊“一切都到了雲端！” 但這樣我就會違背我的工程資格，看起來像行銷人員。 因此，我敦促您明智地處理這個問題，並將雲端和桌面解決方案結合在一起。 例如，您可以租用雲端CRM系統即服務（SaaS），根據手冊，其費用為1000盧布。 每個用戶每月 - 只需幾分錢（我將忽略實施問題，這已經在 Habré 上討論過）。 因此，三年內您將為 10 名員工花費 360 盧布，000 - 4，480 - 000 等。 同時，您可以透過支付約 5 萬盧布的競賽許可證（+600 節省）來實施桌面 CRM。 並且像使用同一個 Photoshop 一樣提供它。 有時000-100年的收益確實令人印象深刻。
反之亦然，雲端技術通常可以讓您節省硬體、工程師的工資、資料保護問題（但完全不要節省它們！）和擴展。 雲端工具易於連接和斷開，雲端成本不屬於公司的資本支出——總的來說，有很多優勢。 當規模、敏捷性和靈活性有意義時選擇雲端解決方案。
計算、組合併選擇獲勝組合 - 我不會給出通用的秘訣，它們對於每個企業都是不同的：有些人完全放棄雲，其他人在雲端中建立整個業務。 順便說一句，永遠不要拒絕軟體更新（即使是付費更新）——通常，商業應用軟體的開發人員會推出更穩定、更強大的版本。
軟體的另一條規則是：淘汰那些帶來的維護和支援費用少於其消耗的舊軟體。 市場上一定已經有類似物了。
6.避免軟體重複
我已經討論了我的 IT 動物園中的五個專案管理系統，但我將把它們放在一個單獨的段落中。 如果您拒絕某些軟體，請選擇新軟體 - 不要忘記停止支付舊軟體的費用，尋找新的託管服務 - 終止與舊提供者的合同，除非有特殊考慮。 監控員工軟體使用情況並刪除未使用和重複的軟體。
如果您有一個用於監視和分析已安裝軟體的系統，那將是理想的選擇 - 這樣您就可以自動查看工作重複項和問題。 順便說一句，這種工作可以幫助公司避免重複數據——有時尋找誰犯了錯誤會花費太多時間。
7. 清理您的應用程式基礎架構和周邊設備
誰來計算這些消耗品：墨水匣、隨身碟、紙張、充電器、UPS、印表機等。 管盤。 但徒勞無功。 從紙張和印表機開始 - 分析列印設定檔並創建具有公共存取權限的印表機或多功能一體機網絡，您會驚訝地發現可以節省多少紙張和墨盒以及列印一張紙的成本將降低多少。 不，這不是吸錢，這是一個重要流程的最佳化。 沒有人禁止在辦公設備上列印學期論文和論文，但是列印那些你不願意購買或不想從螢幕上閱讀的書籍就太過分了。
接下來，請務必以折扣價從供應商購買消耗品，這樣，如果設備出現問題，您就不會在最近的科技市場以過高的價格購買。 監控折舊和磨損、保存記錄並設立更換基金 - 順便說一句，為基本辦公設備設立更換基金是個好主意。 僅僅因為你不會因為工作中的停工而受到讚揚，這也是一種金錢損失，尤其是在貿易和服務公司中。
對於應用基礎設施來說，主要有兩個成本項目：網路和通訊。 選擇提供者時，請查看套餐優惠，閱讀資費上的星級，注意通訊品質和 SLA。 有些管理員決定不再費心購買，例如，將 IP 電話與付費虛擬 PBX 打包在一起，同時也按月訂閱。 不要偷懶，只購買流量並學習使用 Asterisk - 這是 VATS 領域創建的最好的解決方案，也是解決中小型企業業務問題的幾乎無麻煩的解決方案（如果您有直接動手）。
8. 記錄並建立員工指示
這是懶惰的，也是必要的。 首先，你工作起來會更輕鬆，其次，新人的適應會無縫。 最後，您自己會知道您的基礎設施是最新的、完好無損且秩序井然。 撰寫安全說明、簡短的使用手冊、常見問題解答，描述辦公室設備使用的規則和規定。 物質上現有的指示比言語更有說服力；你可以隨時求助於它們。 這樣，您可以發送任何相關問題的文檔鏈接，而不接受“我沒有被警告”的論點。 這樣您就可以在消除錯誤方面節省很多時間。
9. 使用外包服務
即使您的公司擁有整個 IT 部門，或者相反，只有一個小型基礎設施，使用外包商的服務也沒有什麼可恥的。 為什麼不花很少的錢就獲得專門從事複雜事物的優秀專業人士的服務，也就是說，無需聘請這樣的專家。 外包一些 DevOps、列印服務、繁忙網站的管理（如果有的話）、支援和呼叫中心。 您的價值不會因此而減少；相反，您將在與第三方承包商的聯繫方面獲得額外的專業知識。
如果您的經理認為外包費用昂貴，只需向他解釋他需要向專門的專家支付多少錢。 真的行。
10. 不要參與開源和你的開發
我是一名工程師，過去我是一名開發人員，我堅信是開源拯救了世界——圖書館、監控系統、伺服器管理系統等成本是多少。 但如果您的公司決定購買開源 CRM、ERP、ECM 等。 或者老闆在會議上大喊你會搞砸你的帳單，救救這艘船吧，它要去珊瑚礁了。 以下是面對一位目光灼熱、充滿靈感的領導者時所需要遵循的論點：
- 如果它是公共儲存庫，則開源支援很差；如果它是來自公司的開源（DBMS、辦公室套件等），則支援費用非常昂貴 - 您實際上將為每個問題、請求和票證付費；
- 由於其稀缺性，部署內部開源產品的內部專家將非常昂貴；
- 開源的改進可能會受到知識、技能甚至許可的嚴重限制；
- 開始使用開源會花費很長時間，很難使其適應業務流程。
不用說，開發自己的產品是一項非常漫長且昂貴的事業？ 從我自己的經驗來看，我可以說，創建一個滿足業務需求並允許使用者使用的工作原型至少需要三年的時間。 而且前提是你有一個優秀的程式設計師團隊（你可以看看「我的圈子」上的工資——你就會下結論）。
所以我會平庸地重複一次：考慮所有的選擇。
因此，讓我簡要總結一下，以確保我沒有忘記任何內容：
- 數錢－比較不同的選擇，考慮因素，進行比較；
- 努力減少服務和培訓使用者的時間，降低「傻子介入」的風險；
- 嘗試整合和整合技術 - 連貫的架構和端到端自動化會產生影響；
- 投資 IT 開發，不要接受過時的技術 - 它們會吸錢；
- 將 IT 資源的需求和消耗關聯起來。
你可能會問──既然是辦公室付錢，為什麼要省別人的錢呢？ 邏輯問題！ 但您優化成本和有效管理 IT 資產的能力主要取決於您作為專業人士的經驗和特徵。 我們都知道如何用這裡的廢料製作糖果:)
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來源： www.habr.com