我相信我們所有人都會和朋友或同事一起去餐廳。 度過一段愉快的時光後，服務生送了支票。 然後可以透過多種方式解決該問題：
- 方法一，「紳士風度」。 向服務員支付 10-15% 的「小費」會加到支票金額中，所得金額會平均分配給所有男性。
- 第二種方法是「社會主義」。 支票平均分配給每個人，無論他們吃了多少、喝了多少。
- 第三種方法是「公平」。 每個人都打開手機上的計算器，開始計算自己的菜餚費用加上一定數額的“小費”，也是個人的。
餐廳的情況與公司 IT 成本的情況非常相似。 在這篇文章中，我們將討論部門之間的費用分配。
但在我們深入了解 IT 的深淵之前，讓我們先回到餐廳的例子。 上述每種「成本分配」方法都有優點和缺點。 第二種方法的明顯缺點是：一個人可以吃不含雞肉的素食凱撒沙拉，另一個人可以吃肋眼牛排，因此數量可能會有很大差異。 「公平」方法的缺點是點票過程很長，而且總金額總是少於支票上的金額。 常見情況？
現在讓我們想像一下，我們在中國的餐廳吃飯，支票上是中文的。 一切都清楚的是金額。 儘管有些人可能懷疑這根本不是金額，而是當前日期。 或者，假設這發生在以色列。 他們從右向左讀，但他們如何寫數字呢？ 沒有谷歌誰能回答？
為什麼IT和業務需要分配？
所以，IT部門向公司所有部門提供服務，實際上將其服務銷售給業務部門。 而且，儘管公司內各部門之間可能沒有正式的財務關係，但每個業務部門至少應該了解其在 IT 上的支出、推出新產品、測試新計劃等的成本是多少。 顯然，基礎設施的現代化和擴建不是由神話般的「現代化推動者、系統整合商和設備製造商的贊助人」支付的，而是由企業支付的，企業必須了解這些成本的有效性。
業務部門的規模和 IT 資源使用強度各不相同。 因此，在部門之間平均分攤 IT 基礎架構升級的成本是第二種方法，但也有其缺點。 在這種情況下，「公平」方法是更可取的，但它過於勞力密集。 最佳選項似乎是「準公平」選項，即成本不是分配到便士，而是具有一定合理的精度，就像在學校幾何中我們使用數字 π 作為 3,14，而不是整個數字序列小數點後。
當資產的一部分合併或分離到單獨的結構中時，估算 IT 服務成本對於具有單一 IT 基礎架構的資產非常有用。 這使您可以立即計算 IT 服務的成本，以便在規劃時考慮這些金額。 此外，了解 IT 服務的成本有助於比較使用和擁有 IT 資源的不同選項。 當穿著數千美元西裝的男人談論他們的產品如何優化 IT 成本、增加需要增加的內容以及減少需要減少的內容時，評估 IT 服務的持續成本可以讓 CIO 不盲目相信行銷承諾，而是準確評估預期效果並控制結果。
對企業來說，分配是提前了解IT服務成本的機會。 任何業務需求都不會被評估為整體 IT 預算增加這麼多百分比，而是被確定為特定需求或服務的金額。
真實案例
大公司CIO的主要「痛點」是需要了解如何在業務部門之間分配成本，並按照消耗比例參與IT開發。
作為解決方案，我們開發了一個 IT 服務計算器，能夠先將總 IT 成本分配給 IT 服務，然後再指派給業務部門。
實際上有兩個任務：計算 IT 服務的成本，並根據某些驅動因素在使用該服務的業務部門之間分配成本（「準公平」方法）。
乍一看，如果從一開始就正確描述IT服務，將資訊輸入CMDB配置資料庫和IT資產管理系統ITAM，建立資源和服務模型並建立IT服務目錄，這可能看起來很簡單。已開發。 事實上，在這種情況下，對於任何 IT 服務，都可以確定其使用哪些資源以及這些資源的成本，同時考慮折舊。 但我們處理的是普通的俄羅斯業務，這會帶來一些限制。 因此，沒有CMDB和ITAM，只有IT服務目錄。 每個 IT 服務通常代表一個資訊系統、對其的存取、使用者支援等。 IT服務使用「資料庫伺服器」、「應用程式伺服器」、「資料儲存系統」、「資料網路」等基礎設施服務。因此，為了解決所指派的任務，需要：
- 確定基礎設施服務的成本；
- 將基礎設施服務的成本分配給IT服務並計算其成本；
- 確定將IT服務成本分配給業務部門的驅動因素（係數），並將IT服務成本分配給業務部門，從而將IT部門的成本金額分配給公司的其他部門。
所有年度 IT 成本都可以表示為一袋錢。 其中一些用於設備、遷移工作、現代化、許可證、支援、員工薪資等。 然而，複雜性在於IT中固定資產和無形資產的會計程序。
讓我們以 SAP 基礎設施現代化專案為例。 作為專案的一部分，需要購買設備和許可證，並在系統整合商的幫助下工作。 專案結束時，經理必須起草文件，以便會計設備計入固定資產，許可證計入無形資產，其他設計和調試工作作為遞延費用註銷。 問題一：登記為固定資產時，客戶的會計師並不關心它會被稱為什麼。 因此，在固定資產中，我們收到資產「UpgradeSAPandMigration」。 如果作為專案的一部分，對磁碟陣列進行了現代化改造，而這與 SAP 無關，那麼成本和進一步分配的搜尋就會更加複雜。 事實上，任何設備都可能隱藏在「UpgradeSAPandMigration」資產的後面，而且時間越長，就越難了解那裡實際購買了什麼。
無形資產也是如此，其計算公式要複雜得多。 啟動設備的時間和將其計入資產負債表的時間可能相差約一年，這一事實增加了額外的複雜性。 另外，折舊期為5年，但實際上設備可以或多或少地工作，視情況而定。
因此，理論上可以 100% 準確地計算 IT 服務的成本，但實際上這是一個漫長且毫無意義的工作。 因此，我們選擇了一種更簡單的方法：將可以輕鬆歸因於任何基礎設施或IT服務的成本直接歸因於相應的服務。 剩餘成本依照一定規則在 IT 服務之間分配。 這將使您獲得大約 85% 的準確率，這已經足夠了。
第一階段 為了分配基礎設施服務的成本，在無法將成本歸因於任何基礎設施服務的情況下，可使用 IT 項目的財務和會計報告以及「健全的自願主義」。 成本直接分配給 IT 服務或基礎架構服務。 根據年度成本的分配，我們獲得了每項基礎設施服務的費用金額。
第二階段 針對「應用伺服器」、「資料庫伺服器」、「資料儲存」等基礎架構服務決定IT服務之間的分配係數。 一些基礎設施服務，例如“工作場所”、“Wi-Fi 接入”、“視訊會議”，並不會分佈在 IT 服務中，而是直接分配給業務部門。
在這個階段，樂趣就開始了。 例如，考慮「應用程式伺服器」這樣的基礎設施服務。 它存在於幾乎所有 IT 服務中，有兩種架構：帶虛擬化和不帶虛擬化、帶冗餘和不帶冗餘。 最簡單的方法是根據所使用的核心比例分配成本。 為了計算「相同的鸚鵡」並且不將實體核心與虛擬核心混淆，考慮到超額認購，我們假設一個實體核心等於三個虛擬核心。 那麼每個 IT 服務的「應用伺服器」基礎架構服務的成本分配公式將如下所示：
,
其中，Rsp 是「應用伺服器」基礎架構服務的總成本，Kx86 和 Kr 是表示 x86 和 P 系列伺服器份額的係數。
這些係數是根據 IT 基礎設施分析經驗確定的。 叢集軟體、虛擬化軟體、作業系統和應用軟體的成本是作為單獨的基礎設施服務進行運算。
讓我們舉一個更複雜的例子。 基礎設施服務「資料庫伺服器」。 它包括硬體成本和資料庫許可證成本。 因此，設備和許可證的成本可以用以下公式表示：
其中 РHW 和 РLIC 分別是設備總成本和資料庫許可證總成本，KHW 和 KLIC 是決定硬體和許可證成本份額的經驗係數。
此外，對於硬件，情況與前面的範例類似，但對於許可證，情況要複雜一些。 公司的環境可能會使用多種不同類型的資料庫，例如 Oracle、MSSQL、Postgres 等。 因此，計算特定資料庫（例如 MSSQL）到特定服務的分配的公式如下所示：
其中 KMSSQL 是決定資料庫在公司 IT 環境中所佔份額的係數。
對於不同陣列廠商、不同類型磁碟的資料儲存系統的運算和分配，情況就更加複雜。 但這部分的描述是一個單獨的帖子的主題。
結果如何呢？
此練習的結果可能是 Excel 計算器或自動化工具。 這一切都取決於公司的成熟度、啟動的流程、實施的解決方案以及管理層的願望。 這樣的計算器或資料的視覺化表示有助於在業務部門之間正確分配成本，並顯示 IT 預算的分配方式和內容。 同樣的工具可以輕鬆地展示提高服務的可靠性（冗餘）如何增加其成本，不是透過伺服器的成本，而是考慮所有相關的成本。 這使得企業和資訊長能夠按照相同的規則「在同一個棋盤上玩」。 在規劃新產品時，可以提前計算成本並評估可行性。
Igor Tyukachev，Jet Infosystems 顧問
來源： www.habr.com