在實施現成的 ERP 系統時，53% 的公司 嚴峻的挑戰需要改變業務流程和組織方法，44% 的公司面臨重大技術問題。 在一系列文章中，我們將解釋什麼是 ERP 系統、它有何好處、如何確定實施該系統的必要性、選擇平台提供者時需要了解的內容以及如何實施。
ERP系統的概念來自美國，直譯為企業資源計畫－企業資源計畫。 從學術上來說，它是這樣的：「ERP是一種整合生產經營、勞動管理、財務管理和資產管理的組織策略，重點是透過專門的、整合的應用軟體包（軟體）來實現企業資源的持續平衡和優化，為所有活動領域提供通用數據模型和流程。”
每個供應商都可以根據其重點和要解決的任務，以自己的方式了解其開發的系統。 例如，一套ERP系統較適合零售業，但不適合煉油廠。 此外，每個使用該平台的公司及其員工根據他們在工作中接觸到的部分，對平台的想像也有所不同。
ERP 的核心是一個基於單一資料庫管理所有業務流程和公司資源的資訊系統。
為什麼需要 ERP 系統？
與任何資訊系統一樣，ERP 也使用數據。 每個員工和部門不斷地創造數百兆位元組的資訊。 在小型組織中，經理可以直接存取所有資訊並有時間監控流程。 如果在一兩個業務流程的框架內創建大量數據，那麼管理者只需使用有針對性的IT解決方案將其數位化。 通常，組織會購買會計軟體，例如 CRM。
隨著公司的發展，那些以前需要最少時間來管理的單獨流程將轉變為大量資訊。 與其他業務流程結合，不同的資訊流需要大量的管理人員來組合和分析它們。 因此，ERP系統不是小型企業需要的，而是中型企業都需要的。
如何理解企業需要ERP系統
我們客戶的典型故事是這樣的。 到了某個時候，就會發現所有主要流程都是自動化的，工作效率並沒有提升。
事實證明，每個進程都位於自己獨立的資訊系統中。 為了將它們連結起來，員工手動將資料輸入每個系統，然後管理層手動收集重複的資料來分析整個公司的活動。 原則上，這種工作機制在某種程度上是有效率的。 最主要的是在發生之前確定實現最大效率的時刻，而不是在需要改變緊急模式下的流程機制時。
沒有一個資訊系統會報告公司已經發展到需要 ERP 系統的水平。 世界經驗顯示了 4 個主要跡象，可以讓您理解這一點：
沒有足夠的數據來做出明智的管理決策。
任何商業決策都會產生最終導致經濟損失或相反收入的後果。 決策的品質取決於決策所依據的資訊。 如果資料過時、不完整或不正確，決策就會不正確或不平衡。
造成資訊不一致的主要原因：
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關鍵資訊分散在各個員工和部門之間；
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沒有資料收集規定；
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資訊由不同角色的員工在不同時間收集。
借助適合您業務流程的 ERP 平台，您可以集中所有資料。 所有資訊均由每個員工和部門在單一系統中即時建立。 這意味著您和公司中的任何其他人可能需要的數據始終盡可能準確和最新。
IT 系統之間缺乏整合會導致營運失敗並阻礙公司發展。
每個IT系統都有自己的資料格式要求，並且在不同時間建構並使用不同的技術、原理和程式語言。 這體現在員工的工作中，他們的互動就像使用不同的語言一樣，也體現在互動的速度上。
ERP 系統將各個功能組合到一個整合且易於理解的空間中。 ERP系統充當翻譯者，講多種程式語言以確保協作和一致性。
您的客戶對服務不滿意。
如果客戶抱怨或離開，你應該考慮效率。 這是由於需求超過供應、交貨延遲、服務緩慢，或只是普遍認為企業沒有資源或時間來照顧每位客戶。
當企業發展到中型或大型規模時，ERP 會將不滿意的客戶轉變為忠誠的客戶。 客戶開始感受到服務的改善，並與公司一起經歷變化。
您正在使用過時的系統。
根據 Veeam 2020 資料保護趨勢報告指出，數位業務轉型的主要障礙是過時的技術。 如果一家公司仍然使用手動輸入系統或紙本文件，那麼在疫情後時期它肯定會被拋在後面。
此外，公司的 IT 系統可能相當現代化，但卻四分五裂。 在這種情況下，每個部門都會創建自己的資訊掩體，從中得出的數據要么是劑量的，要么是錯誤的。 如果單一系統的整合成本極高或不可能，則有必要將它們變更為單一 ERP 系統。
ERP系統能為企業帶來哪些好處？
ERP系統是企業自費購買的產品。 它的實施被視為一項應該帶來利潤的投資。 沒有一家ERP系統製造商能保證會為公司帶來收入成長。 這不僅適用於 ERP 系統，也適用於任何 IT 解決方案。 然而，實施的所有優勢都會間接影響利潤：
節省 IT 系統成本
您無需將資源花費在多個不同的系統上（每個系統都需要專門的支援、基礎設施、許可證和員工培訓），而是可以將所有成本集中在一個 ERP 平台上。 它由用整合部件取代不同系統的模組組成。
如果 ERP 系統是為了滿足特定公司的需求而從頭開始開發的，那麼它可以包括第三方系統和服務，以便於業務合作夥伴、供應商、客戶和其他交易對手合作。
完全透明
ERP 使管理層能夠 24/7 全天候完全存取任何部門的每個業務流程。 例如，您可以每天追蹤庫存，包括計劃交貨和在途交貨。 全面了解庫存水準可以讓您更準確地控制營運資金。
自動化報告和強大的規劃
ERP 為所有流程建立單一、統一的報表系統。 它隨時自動產生有用的報告和分析。 有了它，管理層將不必手動收集電子表格和信件。
因此，該平台可以騰出時間進行策略規劃、更好地分析和比較部門績效。 ERP 系統有助於發現以前沒有註意到、甚至沒有機會注意到的分析趨勢。
提高效率
ERP本身並不是萬能的。 重要的是不僅要符合業務的具體情況，而且要正確實施。 根據 在 315 家現成 ERP 系統供應商中，僅部分成功的實施比例估計在 25% 到 41% 之間，具體取決於產業。 正確的 ERP 可以顯著減少日常工作所花費的時間和精力。
客戶服務
客戶服務是業務的關鍵部分。 ERP 系統將員工的注意力從維護客戶登記轉移到建立和維護與客戶的關係。
統計顯示，84%的客戶 如果他們沒有收到足夠的查詢答案。 ERP 為員工在聯繫時提供所有必要的資訊和客戶歷史記錄。 有了它，員工不再需要應對官僚主義，而是要吸引和留住客戶。 即使不了解公司的變化，客戶也會感受到實施的好處。
數據保護
幾乎沒有一個資訊系統能夠提供絕對的資料安全保證。 客戶和員工的個人資料、電子郵件、智慧財產權、財務資料、發票、合約——處理這些資訊的系統越多，追蹤風險就越困難。 ERP系統引入統一的存取標準、資料輸入輸出、資訊集中儲存。
然而，現成的ERP系統的市佔率越大，就越容易受到駭客攻擊。 最好開發自己的 ERP 系統，只有您可以存取其程式碼庫。 如果您公司的 ERP 系統是從頭開始開發的，駭客將無法先找到系統的副本來測試其漏洞。
協作生產力
通常，由於資料傳輸需要許多日常操作或由於公司的心理氛圍，部門或員工之間的協作興趣逐漸消失。 統一的系統可以自動存取訊息，消除人為因素帶來的負面體驗，並加快公司內部的溝通速度。
統一業務流程
預先建置的 ERP 系統是根據行業最佳實踐開發的。 這使得企業能夠標準化自己的流程。
然而，在現實中，企業必須做出一個艱難的選擇：要麼需要花費漫長而昂貴的時間來建立和修改ERP系統以滿足企業的標準，要麼需要痛苦地定制自己的業務流程來適應企業的需求. ERP系統標準。
還有第三種方法 - 最初為您自己的業務流程開發系統。
可擴展性
無論您是擴大客戶群、拓展新市場、引入新流程、部門或產品，還是以其他方式擴展業務，只要選擇合適的供應商，您的 ERP 平台就可以適應變化。
由於 ERP 系統正在實施到公司的所有流程中，因此優勢清單可能會根據具體情況而增加。 市場上開發了數十種和數百種現成的解決方案，迫使買家在單一供應商的框架內接受訂閱、更新和支援速度、封閉的功能和架構。 只有發展自己的ERP系統才能提供最大的機會，不受任何限制。
閱讀以下文章，了解如何選擇 ERP 系統製造商、要問哪些問題才不會虧錢，以及規劃實施時要考慮什麼。
來源： www.habr.com