儘管電子文件管理這個主題很受歡迎，但在俄羅斯銀行和整個金融領域，大多數交易都是以老式的紙本方式執行的。 這裡的重點不在於銀行及其客戶的保守主義，而是市場上缺乏足夠的軟體。
交易越複雜，在 EDI 框架內進行的可能性就越小。 例如，租賃交易很複雜，因為它至少涉及三個各方——銀行、承租人和供應商。 通常會添加擔保人和質押人。 我們認為此類交易可以完全數位化，為此我們創建了電子租賃系統——俄羅斯首個在此類場景中完全提供 EDI 的服務。 截至2019年37月，電子租賃交易量佔租賃交易總量的XNUMX%。 以下我們將從功能和技術實現的角度來分析E-Leasing。
我們於 2017 年初開始開發該系統。 最困難的部分是開始：制定產品的要求，將想法轉化為具體的技術規格。 接下來是尋找承包商。 技術規範的準備、諮詢——所有這一切大約花了四個月的時間。 又過了四個月，也就是2017年2018月，系統的第一個版本發布了，對於這樣一個雄心勃勃的計畫來說，速度相當快。 E-Leasing的第一個版本具有索取和簽署文件的功能——不僅包括主要文件，還包括擔保協議和租賃協議下工作過程中可能需要的其他附加協議。 XNUMX 年 XNUMX 月，我們新增了索取文件的功能作為監控的一部分，同年 XNUMX 月，我們新增了發送電子發票的功能。
電子租賃如何運作？
我們於 2017 年初開始開發該系統。 從制定產品需求到選擇承包商再到發布第一個版本，整個過程只花了不到一年的時間——我們在 XNUMX 月畢業。
交易對手對檔案包的請求是透過我們基於 Corus SQL 資料庫和 Microsoft Dynamics NAV 2009 的業務系統提出的。參與者作為交易的一部分提供的所有檔案也將發送到那裡進行儲存。 Frontend 是一個電子租賃門戶，允許供應商和客戶請求、下載、列印文件並使用 ECES（增強型合格電子簽名）對其進行簽署。
現在讓我們根據上圖更詳細地看看系統的運作。
請求由「交易對手卡」或「項目」實體產生。 當發送請求時，請求表中會產生記錄。 它包含請求和參數的描述。 codeunit 物件負責產生請求。 表中的條目將建立為「就緒」狀態，這表示請求已準備好發送。 請求表包含請求主體的描述。 所有要求的文件都位於文件表中。 請求文件時，「EDS 狀態」欄位設定為「已請求」。
SQL 代理程式上執行的 CORUS 伺服器上的作業監視查詢表中狀態為「就緒」的記錄。 當找到這樣的記錄時，任務會向電子租賃入口網站發送請求。 如果傳送成功，則該條目在表中標記為「已回應」狀態；如果傳送失敗，則標記為「錯誤」狀態。 回應的結果記錄在不同的表中：伺服器的回應代碼和錯誤描述（如果請求無法傳送）記錄在一張表中； 描述回應正文的記錄 - 進入另一個記錄，進入第三個記錄 - 包含作為請求結果接收到的文件的記錄，狀態欄位包含建立值，掃描狀態欄位包含檢查值。 此外，該任務還會監視來自電子租賃入口網站的事件並在查詢表中產生查詢，並自行處理這些查詢。
另一個作業監視已接收文件表中的條目，其中“狀態”欄位中的值為“建立”，“掃描狀態”欄位中的值為“已驗證”。 此任務每 10 分鐘運行一次。 防毒軟體負責掃描狀態字段，如果掃描成功，則會記錄已驗證值。 此功能與資訊安全服務相關。 codeunit 物件負責處理記錄。 如果已接受文件表中的項目已成功處理，則會在「狀態」欄位中標記為「成功」值，且文件表中「EDS 狀態」欄位中要求的文件將收到狀態「已接收」。 如果無法處理已接受文件表中的條目，則會在「狀態」欄位中標記為「失敗」值，並在「錯誤文字」欄位中寫入錯誤說明。 文檔表中沒有任何變化。
第三個任務監視文件表中狀態不為空或「已接受」的所有記錄。 該任務每天 23:30 運行一次，並召回當天尚未簽署的所有合約文件。 此任務會產生刪除請求和回應表中合約文件的請求，並將文件表中的「狀態」欄位變更為值「已撤回」。
使用者側的電子租賃
對於用戶來說，這一切都是從我們的客戶經理收到加入 EDF 的邀請開始的。 客戶收到一封信並完成簡單的註冊程序。 只有當使用者的工作場所尚未準備好使用電子簽名時，才會出現困難。 很大一部分技術支援電話都與此相關。 該系統允許交易對手向其員工授予其個人帳戶的存取權限——例如，會計師處理發票等。
註冊
進一步的工作計劃對各方來說也盡可能簡單。 請求交易文件以及簽署合約文件是透過在我們的內部系統中設定任務來完成的。
檔案要求
在向客戶發送任何簽名請求或文件後，系統會向其電子郵件地址發送通知，告知其個人帳戶中已產生相應的活動。 從其介面，客戶將一包文件上傳到系統中，進行電子簽名，我們可以審查交易。 此後，合約文件沿著「供應商-客戶-俄羅斯聯邦儲蓄銀行租賃」的路線簽署。
目前協議
在我們的案例中，電子文件管理並不一定意味著客戶自始至終採取任何行動。 您可以在交易的任何階段連接到系統。 例如，客戶提供了紙本檔案，然後決定透過 EDI 簽署交易 - 這種情況很有可能實現。 同樣，與 Sberbank Leasing 簽訂有效租賃協議的客戶可以連接 E-Leasing 以電子方式接收發票。
在計算了使用電子租賃的經濟效果後，我們為客戶提供了使用該服務的額外折扣。 原來不需要去客戶和供應商那裡簽，還有印刷和裝訂合同，最後 將交易成本（創建和支援）降低 18%.
項目將如何發展
目前，電子租賃運作穩定，但並非完美無缺。 為員工發送電子發票的機制還不夠用戶友好。 這個問題的解釋是，該過程本身相當複雜，因為 EDF 操作員不斷參與其中。 他開了一張收據，表明他開了發票，經理在這張收據上簽名。 然後另一方的使用者（客戶）簽署通知和收據，這些收據再次經過電子文檔管理操作員。 在未來的版本中，我們將嘗試使這個過程更加方便。 「開發區」還包括索取監控文件的功能，這對大客戶來說是非常相關的。
在接下來的六個月中，我們計劃將系統遷移到新平台，這將使我們能夠優化電子文檔管理工作，使介面更易於理解且用戶友好，並擴展個人帳戶的功能。 還添加了新功能 - 從生成請求到查看客戶透過電子租賃進行的所有交易的文件。 我們希望客戶、供應商和擔保人已經積極加入的這個系統將為每個人變得更加方便。
來源： www.habr.com