協作是傳統辦公室工具的痛點。 當十個人同時處理一個文件時，更多的時間和精力不是花在編輯上，而是花在搜尋變更及其作者上。 由於許多應用程式並不總是相容，這使情況變得複雜。 解決這個問題的一種方法是遷移到基於雲端的辦公室套件。 這樣的人並不多，我們將告訴您我們如何克服 Forex Club 員工的保守主義，並能夠在短短幾個月內將一家擁有一百個辦事處的分散式公司轉移到 G Suite。
您為何決定轉型？
Forex Club 通常是在外匯線上交易的背景下被人們記住的。 但這家公司與世界不同國家的多種貨幣工具合作。 因此，它擁有非常複雜的 IT 基礎架構和自己的客戶平台。
在我們見面時，該公司的後台使用了幾種不同的平台和應用程式。 大多數員工的主要工作工具是微軟辦公室套件和 Zimbra 上的郵件。 最重要的是，這是一個由額外儲存、備份、防毒、眾多連接器和整合以及帶有定期審核的 Microsoft 和 Zimbra 授權管理組成的上層建築。
Forex Club IT 部門維護此系統的成本很高。 複雜的基礎設施需要租用大量伺服器、在這些伺服器關閉或網路連線故障時的 DRP 計畫以及備份。 為了確保無故障運行，隨著時間的推移，成立了一個專門的管理員部門，他們仍然負責許可證審核的任務。
由於不同項目的豐富，在普通外匯俱樂部員工中出現了問題。 如果沒有文件版本跟踪，就很難找到某些修訂的作者以及文字或表格的最終版本。
為了降低維護成本，Forex Club 正在尋找一種更簡單的方法來解決相同的問題。 我們的互動就是從這裡開始的。
尋找替代方案
為了實現全面的協作，有必要改變方法本身 - 從本地儲存轉移到雲端。 Forex Club 開始尋找適用於所有辦公室應用程式的通用雲端解決方案。 有兩個候選人：Office 365 和 G Suite。
Office 365 是首要任務，因為許多 Microsoft 授權都是從 Forex Club 購買的。 但Office 365僅將辦公室套件的部分功能帶到了雲端。 用戶仍然需要從個人帳戶下載該應用程序，並根據舊方案使用它來處理文件：發送和重新保存帶有版本索引的副本。
Google Cloud 的 G Suite 具有更多協作功能，而且價格更便宜。 對於微軟產品，您必須使用企業協議，這是完全不同的支出等級（即使考慮到購買的軟體）。 在我們的幫助下，G Suite 的實施是在 Google 計畫下進行的，該計畫補償了大客戶轉向該公司服務的成本。
計劃將員工使用的大部分服務轉移到G Suite：
- 日曆和電子郵件（Gmail 和 Google 日曆）；
- 筆記（Google Keep）；
- 聊天和線上會議（聊天、環聊）；
- 辦公室套件和調查產生器（Google Docs、Google Forms）；
- 共用儲存（GDrive）。
克服消極情緒
任何工具的實施，即使是最方便的工具，總是會面臨最終使用者的負面反應。 主要原因是保守主義，因為人們不想改變任何事情並習慣新的工作方式。 由於非 IT 員工普遍認為網路存在只是在網站上行走（但不在這些網站上工作），因此情況變得更加複雜。 他們只是不明白如何使用它。
在外匯俱樂部方面，Dmitry Ostroverkhov 負責該計畫的實施。 他監控實施階段，收集使用者回饋並確定任務的優先順序。 共同準備、員工調查、公司規則解說，讓我們更容易上手。
Softline在這個專案中的主要任務是培訓使用者和系統管理員並提供第一階段的技術支援。 我們透過一系列培訓解釋了產品應該如何運作。 我們總共進行了 15 次培訓，每次 4 小時。 第一個是在試點之前，針對正在為轉型做準備的系統管理員。 而後面的則是針對一般員工的。
作為主要培訓計劃的一部分，我們強調了好處，彌補了最終用戶在適應新工具方面的困難。 每次培訓結束時，員工都可以提出自己的問題，從而消除了工作開始時的陷阱。
儘管Forex Club為自己的客戶舉辦培訓研討會，但由於缺乏具備必要能力的教師，該公司無法自行進行G Suite培訓。 為了評估我們培訓的影響，Forex Club 在培訓前和培訓後一段時間進行了學生調查。 第一項調查顯示，人們對即將發生的變化大多持負面看法。 相反，第二個是積極性的上升。 人們開始意識到這也適用於他們的工作。
飛行員辦公室
該專案於 2017 年底開始，當時有 2018 名系統管理員轉向 G Suite。 這些人必須成為確定解決方案的利弊並為轉型奠定基礎的先驅。 我們考慮了他們的回饋和建議，並於 XNUMX 年 XNUMX 月選擇了一家擁有本地系統管理員的中型分公司作為非 IT 員工的首次試點過渡。
轉變是同時進行的。 是的，人們很難切換到新工具，因此在雲端解決方案和桌面應用程式之間進行選擇時，用戶將傾向於更熟悉的桌面並放慢全球升級計劃。 因此，在完成試點辦公室培訓後，我們迅速將所有人轉移到 G Suite。 在最初的幾週內，出現了一些阻力；由當地系統管理員處理，他解釋並展示了所有的困難。
試點辦公室之後，我們將Forex Club的整個IT部門完全轉移到G Suite。
更改分支機構網絡
在分析了試點計畫的經驗後，我們與 Forex Club IT 部門一起為公司其他部門制定了過渡計畫。 最初計劃該過程將分兩個階段進行。 在第一階段，我們希望只培訓最忠實的 Forex Club 員工，他們將在辦公室推廣該項目，並幫助同事遷移到新平台，作為第二階段的一部分。 為了在公司中挑選“傳道者”，我們進行了一項調查，結果超出了所有人的預期：整個外匯俱樂部約有一半的人做出了回應。 然後我們決定不再拖延這個過程，並跳過「透過員工實施」階段。
與試點計畫一樣，首先遷移總部，那裡有一名當地系統管理員 - 他幫助應對新出現的困難。 在每個辦公室，在過渡到新工具之前都進行了培訓。 培訓必須根據靈活的時間表進行規劃，並考慮到不同的時區和工作時間表。 例如，對於哈薩克和中國的辦事處，培訓必須在莫斯科時間凌晨 5 點開始（順便說一句，G Suite 在中國效果很好，無論如何）。
繼總部之後，分公司網路切換到 G Suite - 大約 100 個點。 這個專案最後階段的特殊之處在於，這些分公司主要由經常使用電子表格的銷售人員組成。 我們為他們進行了兩週的培訓，以幫助傳輸數據。
同時，我們的專家在支援 Forex Club 本身的「後方」工作，因為在過渡到 G Suite 後，技術支援的電話數量如預期般增加。 分支網路過渡期間出現請求高峰，但逐漸請求數量開始減少。 對辦公室產品和電子郵件、軟體許可證管理、伺服器和網路設備使用以及備份通訊管道的請求尤其減少。 也就是說，實施後減輕了第一線支援和後台的負擔。
辦事處的搬遷總共花了大約兩個月的時間：2018 年 XNUMX 月，總部部門的工作完成，XNUMX 月，整個分行網路的工作完成。
陷阱
電子郵件遷移的速度已成為一個主要問題。 使用 IMAP 同步將一封電子郵件從 Zimbra 傳輸到 Gmail 只需 1 秒鐘。 大約 700 名員工在 2 個 Forex Club 辦事處工作，每個辦事處都有數千封信件（總共為超過 XNUMX 萬名客戶提供服務）。 因此，為了加快遷移速度，我們使用了 G Suite 遷移工具；有了它，複製電子郵件的過程變得更快。
無需傳輸日曆和任務中的資料。 雖然舊基礎設施中有一些解決方案，但並沒有被員工充分利用。 例如，企業日曆在Bitrix上以入口網站的形式實現，不方便，所以員工有自己的工具，員工自己進行資料傳輸。
此外，操作文件的傳輸掌握在使用者手中（我們僅討論目前工作的資料 - 公司的知識庫使用了不同的解決方案）。 這裡沒有問題。 只是在某個時候劃定了一條管理界限——本地存儲資訊的責任轉移給用戶自己，而Google Drive上資料的安全性已經由IT部門監控。
不幸的是，不可能在 G Suite 中找到適用於所有工作流程的類似物。 例如，Forex Club員工習慣使用的一般郵箱，Gmail中沒有過濾器，因此很難找到特定的信件。 Google Chat 中的 SSO 授權也存在類似的問題，但透過向 Google 支援請求解決了該問題。
使用者面臨的主要問題與Google服務尚不具備競爭對手的某些功能有關，例如Skype或Office 365。Hangouts只允許打電話，Google Chat缺乏引用，Google Sheets缺乏支援對於 Microsoft Excel 巨集。
此外，Microsoft 和 Google Cloud 產品以不同的方式處理表格編輯工具。 有時在 Google 文件中開啟的包含表格的 Word 文件的格式不正確。
隨著我們適應了新的基礎設施，一些困難透過其他方法得到了解決。 例如，使用腳本代替電子表格中的宏，Forex Club 員工發現這更方便。 僅 Forex Club 的財務部門不可能找到類似的產品，該部門處理 1C 報告（帶有腳本、複雜的格式）。 因此，他只是為了協作而轉而使用 Google Sheet。 其他文件仍然使用office包（Excel）。
總的來說，Forex Club 保留了大約 10% 的 Microsoft Office 授權。 這是此類專案的正常做法：少數員工使用辦公室套件的高級功能，因此其餘員工很容易接受更換。
值得注意的是，其餘基礎設施並未進行大規模改造。 Forex Club 並沒有放棄 Jira 和 Confluence，儘管它已經實施了 Google Keep 來執行操作任務。 為了將 Jira 和 Confluence 與 G Suite 集成，我們部署了可讓您快速傳輸資料的插件。 監控系統以及許多附加工具都被保留下來：Trello、Teamup、CRM、Metrics、AWS 等。自然，系統管理員仍然留在分公司。
Chromebook實驗
為了尋找削減成本的方法，Forex Club 設想將每個人轉移到由 Chromebook 驅動的行動工作站。 該設備本身非常便宜，並且透過使用雲端服務可以在其上快速部署工作站。
我們對銷售部門 25 人的一小群用戶測試了行動工作站。 該部門的員工沒有任務阻止他們僅透過網路工作，因此這種遷移對他們來說應該是無縫的。 但根據測試結果，事實證明，廉價 Chromebook 的硬體不足以正確運行所有 Forex Club 企業應用程式。 事實證明，符合技術參數的更昂貴型號的成本與經典的基於 Windows 的筆記型電腦相當。 結果，他們決定放棄該項目。
G Suite 的到來發生了哪些變化
與所有偏見和不信任相反，培訓結束 3 個月後，80% 的員工在調查中指出，G Suite 確實讓他們更輕鬆地處理文件。 轉型後，員工的流動性增加，他們開始更多地使用穿戴式裝置進行工作：
根據 Forex Club 的行動裝置使用統計數據
Google 表單非常受歡迎。 在部門內部，它們可以快速進行以前需要使用郵件並手動收集結果的調查。 向 Google Chat 和 Hangouts Meet 的過渡引起了最多的問題和投訴，因為它們的功能通常較少，但它們的使用使得公司內部放棄許多即時通訊工具成為可能。
該專案的結果由與我們合作的 Dmitry Ostroverkhov 制定：「該專案降低了 Forex Club 的 IT 基礎設施成本並簡化了其支援。 整個流程維護任務都消失了，因為這些問題都在Google這邊解決了。 現在，所有服務都可以遠端配置，並由幾名 Google 管理員提供支持，IT 部門也騰出了時間和資源來處理其他事情。”
來源： www.habr.com