我們已經多次撰寫有關我們的技術如何提供幫助的文章 идаже 處理來自任何類型文檔的信息並將數據輸入會計系統。 今天我們就來告訴大家我們是如何實現的 в - 莫斯科最大的供熱和熱水供應商。
想像一下你自己是一名普通會計師。 我們知道這並不容易，但無論如何都要嘗試一下。 您每天都會收到大量的紙質發票、發票、憑證等。 尤其是在提交報告之前的幾天。 所有詳細信息和金額必須快速、仔細地檢查、重新輸入並輸入會計系統，手動進行交易並發送至檔案，以便隨後提交給內部審計員、稅務部門、關稅監管機構和機構進行驗證。其他的。 難的？ 但這是許多公司長期存在的商業慣例。 我們與 MIPC 一起簡化了這項艱苦的工作，並使其變得更加方便。 如果你對它是怎麼回事感興趣，歡迎下貓。
圖為莫斯科 CHPP-21，歐洲最大的熱能生產商。 該站產生的熱量由 MIPC 供應給莫斯科北部的 3 萬居民。 .
MIPC 在莫斯科有十幾個分支機構。 它們服務於15公里的供熱管網、811個熱力站和鍋爐房、94個供熱點和10個泵站，並建設和調整新的供熱系統。 公司為經營活動採購各種設備和服務： 。 購買的每個細分發起者中的文件均由特殊員工（合同管理者）處理。
大公司的合同執行是如何安排的？ 當管理者簽訂協議時，他們會收到來自交易對手的許多重要紙質文件：運單、服務行為、發票、證書等。通常，管理者會掃描商業文件，然後將掃描結果附加到企業資源管理系統中的訂單中。 財務總監手動檢查所有數據。 之後，館長將原始文件帶到會計部門。 或者快遞員這樣做，然後文件的傳輸可能需要更長的時間 - 從幾個小時到幾天。
一切都會好起來的，但是，就像許多其他公司一樣：
- 論文可以在報告前幾天送到會計部門。 然後會計師就得沒日沒夜的在工作場所工作。 您需要手動檢查所有發票、發票等是否填寫正確，然後，如果一切正確，員工將數據重新輸入會計系統並進行過賬。 與此同時，會計師 90% 的時間都花在了重印數據上——詳細信息、金額、日期、項目編號等。 因此，存在犯錯誤的風險。
- 文件可能已經存在錯誤。 有時有些發票或證明會丟失。 有時結果是在報告前的最後幾天。 因此，文件的批准期限可能會延遲。
- 過帳後，會計師將發票、發票和行為存儲在不同的紙質和電子檔案中。 為什麼很難呢？ 例如，MIPC 從事關稅工作，因此有義務定期向行政當局報告其成本。 當下一次國家或稅務審計來到會計部門時，員工必須花很長時間尋找文件。
MIPC會計部門以前的工作計劃是怎樣的：
MIPC 是能源行業中第一個重新設計和簡化該計劃的公司，以便更快地完成交易和提交報告、更好地評估採購市場變化並規劃其財務戰略。 獨立地、單獨地改變長期既定的會計工作方案並不容易，因此公司決定與合作夥伴 ABBYY 一起對其進行改造。
說到做到
ABBYY 專家團隊在 MIPC 中實施了智能信息處理通用平台 並配置：
- 用於文檔處理的靈活描述（數據提取模板）。 關於它是什麼以及它的用途，我們在 Habré 上詳細討論過 и 。 MIPC 使用該解決方案處理 30 多種類型的文檔（例如，安裝設備的行為或代理費的行為），並從中提取 50 多種屬性（文檔編號、增值稅總額、買方姓名、賣方、承包商、貨物數量等）；
- 用於執行檢查和上傳數據的連接器，它連接了 ABBYY FlexiCapture、SAP 和 OpenText。 借助連接器，可以根據各種目錄自動檢查訂單和合同中的數據。 我們將在下面討論這個問題；
- 將文檔導出到基於 OpenText 的電子檔案。 現在所有文檔掃描都存儲在一個地方；
- SAP ERP 中的草稿會計條目以及掃描文檔的鏈接。
然後，ABBYY 和 MIPC 員工開發了一個搜索表單，以便會計師可以在幾秒鐘內根據電子檔案中的任何屬性找到重要發票，並將其提交進行稅務檢查。
可以通過 26 個不同的條件進行搜索（圖片可點擊）：
MIPC整個系統測試成功後，投入運行。 整個項目，包括批准、澄清和改進，在 10 個月內實施。
實施ABBYY FlexiCapture後的工作方案：
是不是感覺一切都沒有改變？ 是的，業務流程保持不變，只是大部分功能現在由機器執行。
接線，加油！
現在情況怎麼樣？ 假設合同的管理者收到了一組有關為熱電廠供應泵或例如供熱網絡建設的交易的主要文件。 專家不再需要親自檢查文件的完整性和內容，打電話給快遞員並將原始文件發送給會計部門。 策展人只需掃描已簽名的主要文件集，然後技術就會接管。
使用網絡掃描系統，員工可以通過常用文件夾或郵件將 TIFF 或 PDF 格式的掃描件發送給自己。 然後，他打開 ABBYY FlexiCapture Capture Web Station 並選擇要處理的文檔集類型。 例如，“以代理費購買工程/服務”、“材料和技術資源（MTR）的收據”或“財產會計”。
集合的類型決定了系統必須分類、識別和驗證的所需文檔和數據的數量和類型。
策展人上傳掃描件以供識別。 系統自動檢查所有文件的可用性、每份文件的內容，並在服務器上識別詳細信息 - 合同日期、金額、地址、TIN、KPP 和其他數據。 順便說一句，MIPC是俄羅斯第一家採用這種方法的能源公司。
如果館長未上傳所有文件或某些發票未包含所有數據，系統會注意到這一點並立即要求員工更正錯誤：
系統發誓要求補充缺失的文件（以下截圖可點擊）：
系統注意到該文檔已過期：
因此，員工不再需要確定文檔是否被正確執行。 如果一切正確，那麼大部分數據檢查都會在網絡輸入站上自動進行。 輸入 SAP ERP 中指定的訂單號即可。 之後，將識別的數據與 SAP 中處理的信息進行比較：交易對手的 TIN 和 KPP、合同編號和金額、增值稅、商品或服務的術語。 處理和檢查一份文檔只需幾分鐘。
根據詳細信息 - TIN 和 KPP - 您可以從目錄中選擇所需的公司：
如果發票或運單中有錯誤，則不允許將文檔導出到存檔。 例如，如果一份文件起草錯誤或其中一個字符識別錯誤，系統會指出這一點並要求員工糾正所有不准確的地方。 這是一個例子：
系統檢測到 CJSC Vasilek 未包含在 MIPC 供應商列表中。
這使得員工甚至可以在文檔進入會計部門之前跟踪錯誤。
如果成功通過所有檢查，則只需單擊一下，即可將文檔的掃描副本發送到 OpenText 電子檔案，並且 SAP 中會出現一個鏈接和一張包含其元數據的卡片。 會計師或管理員始終可以在電子檔案中查找所需訂單的文檔列表以及有關誰、在什麼時間範圍內處理這些文檔以及處理結果的信息。
彼得·彼得羅維奇查看了電子檔案，......
…查看誰上傳了訂單 #1111 的文檔。
將數據和掃描從 ABBYY FlexiCapture 上傳到 SAP 後，會出現一份草稿交易，其中包含預填充的數據和掃描文檔的鏈接。
接線圖：
然後，會計師會收到一封電子郵件通知，其中包含已完成的草稿和掃描件的鏈接。 專家不再需要為紙張而煩惱。 他所要做的就是檢查掃描中的最終交易金額、是否有印章、簽名並進行交易。 會計師現在花不到一分鐘的時間。
項目成果
- 在 ABBYY 技術的幫助下，MIPC 不僅簡化和加速了會計，還簡化和加速了財務控制。 為了進行接線，員工不再需要等待帶有原始文件的快遞員 - 只需單擊一下即可從電子檔案中接收包含已驗證數據的掃描件。 確實，仍然需要紙質文件。 但現在可以稍後發送給會計。 當他到達那裡時，員工將在會計系統中勾選“原始收到”複選框。
- 員工立即通過掃描接收有關交易的所有必要數據，按時進行交易並提前準備所有報告文件。 現在他們不再害怕內部或外部的檢查。
- 會計師進行財務交易的速度提高了 3 倍，MIPC 提前 10 天結束報告期。
- MIPC 的所有分支機構都將會計憑證存儲在一個電子檔案中。 得益於此，您可以比以前快 4 倍地查找任何發票、合同或竣工證書，以及其中的任何屬性（金額、增值稅、商品或服務的名稱）。
- 該解決方案每年處理超過 2,6 萬頁文檔。
取而代之的是結論
MIPC用途 兩年了，在這段時間裡我收集了統計數據。 事實證明，2% 的過賬都是會計師在沒有對草稿進行修改的情況下完成的。 這意味著將來的此類發布可以完全自動跳過。 碰巧的是，這款產品實際上成為了公司將“人工智能”元素引入公司業務流程的第一步：MIPC 正在開發合適的程序。
其他俄羅斯公司也實現了會計工作的自動化：它們使會計工作變得更簡單、更方便。 例如，借助ABBYY技術，“財務控制服務”» 獲取關鍵業務信息的速度提高了 2 倍，搜索正確發票和送貨單的時間減少了 20%。 智能信息處理技術幫助控股會計部門的員工”» 在大規模稅務審計期間立即找到必要的財務文件。 2019年，該公司的專家計劃處理約10萬頁文檔。
您想了解有關 MIPC 和 ABBYY 項目的更多信息嗎？ 3月11日00點，MIPC信息技術中心副主任Vladimir Feoktistov將在免費直播中講述案件詳情 。 如果您想提問，請加入。
伊麗莎白·蒂塔連科，
ABBYY企業博客編輯
來源： www.habr.com