哈布爾，你好！我叫 Oleg，負責 ABBYY 集團公司的 IT 服務。一個多月前，世界各地的 ABBYY 員工開始只在家工作和生活。不再有開放空間或商務旅行。我的工作有改變嗎？不。雖然一般來說是的，但在 2-3 年前就發生了變化。現在我們像以前一樣從技術上保證了13個國家辦事處的運作。只是現在我們坐在家裡做這件事——廚房、沙發或陽台上，而辦公室裡只有一個人值班。順便說一下，這是：
今天我將談論 ABBYY IT 服務現在要解決哪些問題、辦公室服務員如何拯救我們、為什麼 MS Teams 和 Zoom 現在是我們的一切等等。歡迎來到貓。
很久以前，在隔離之前...
5-7年前，ABBYY是一家專注於內部基礎設施開發的公司。我們很少使用雲端產品 - 我們嘗試在內部部署應用程序，因此從外部訪問它們很困難。但時代變了…
雲端產品的發展速度要快得多，它們提供了更多的靈活性和功能多樣性。現在通常根本不可能找到具有本地功能的類似產品。
員工需要流動性。銷售和行銷人員經常出差、環遊世界、參加會議 - 他們只需要隨時隨地存取公司係統。
一代也發生了變化。新的年輕員工更喜歡在共享辦公空間、咖啡館或家裡工作。流動性對他們來說很重要。因此，我們從技術上創造了一個類似日常生活的工作環境。當同事不必在辦公室和另一個可以工作的地方之間切換時，他們會變得更加舒適。
目前，ABBYY 國際辦事處在從美國到澳洲的 13 個國家開設。擁有通用的雲端基礎設施比透過內部服務「綁定」到特定位置要方便得多。
幾年前，我們修改了策略，開始積極使用雲端應用程式進行工作。例如，我們非常喜歡 Office 365 軟體包 - MS Teams、OneDrive、SharePoint 等。
這並不意味著所有員工都依賴雲端解決方案。 ABBYY 擁有豐富的內部基礎設施；例如，開發人員使用本地設施來訓練神經網路。我想說，我們使用雲端產品和我們自己的內部基礎設施的比例大約是 50/50。
關於RDP的流行
我們一直允許遠端使用內部網絡，每個人都選擇對他們方便的方法。經常在辦公室的人更喜歡 RDP（遠端桌面）。通常，每個人家裡都有自己的設備：它並不總是功能強大，全家人都可以使用它。在工作中，有一台配置並連接到所有設備的現代化電腦。因此，從家裡和工作連接到 RDP 會更方便，而無需關注個人電腦上的內容。
對於位於莫斯科的辦公室（研發中心、ABBYY 俄羅斯和 ABBYY 新興市場辦事處均位於此處），我們通常總是有兩個遠端桌面閘道（RD Gateway）用於遠端連接，他們應付自如。但現在這種連接方式已經非常流行。為了平衡負載，IT 服務部署了兩個額外的閘道。這可能是自 3 月以來我們所做的唯一基礎設施變更。
下面我就ABBYY莫斯科辦公室進行統計，因為這裡有800多人，這個數據是最具代表性的。
VPN
有同事習慣使用VPN。現在，許多人已將公司設備帶回家。大多數情況下，我們隨身攜帶筆記型電腦和顯示器。當您經常遠端工作時，另一個大顯示器會更方便。我們沒有為員工購買額外的設備。
職責
即使在隔離期間，辦公室裡也離不開人。我們任命了兩名值班系統管理員——Yura 和 Stas。他們每個人在辦公室工作一周，在家工作一周。這些人的作息時間很正常——從 10 點到 19 點。
他們幫助解決員工面臨的技術問題。我們有很多設備，有時會故障。通常，某人的計算機會死機。硬碟每週都會出現幾次故障，某些東西燒壞，需要更換或維修。
已經發生過幾次停電的情況，這意味著有人需要重新啟動計算機，因為員工無法遠端執行此操作。一般來說，他們 90% 的時間都花在維持辦公設備開啟。
值班人員在隔離期間也開始執行一些不尋常的任務。
- 將紙張插入印表機並取出列印的文件。對於處理傳入文件並從家庭電腦在工作印表機上列印文件的員工來說，這是必要的。當他們回到辦公室時，他們會立即拿起所有文件，而不是列印 100500 頁。當然，以後也可以這樣做，但我們幫助同事不要改變通常的流程——現在有很多不尋常的事情。
- 我們將掃描器和印表機打包並交付給需要工作的同事。一名將自己隔離在別墅裡的員工被幫助連接了電纜，以便他能夠擁有穩定的互聯網。
順便說一句，ABBYY FineScanner AI 行動應用程式還可以幫助掃描文件、識別其中的文字、新增簽名、將檔案轉換為 12 種流行格式等等。截至 31 月 XNUMX 日（含），我們 進階造訪 ABBYY FineScanner AI。
週末呢？
週末辦公室沒有員工。我們與住在奧特拉德尼（我們辦公室所在地）的系統管理員達成一致，如果有任何事情發生，他會過來提供幫助。而他的幫助就派上了用場：週末發生了幾起停電事件，需要恢復設備的運作。
通行證
早在三月，我們就向 mos.ru 向所有在隔離期間需要到辦公室的員工發放了通行證。現在，如果你需要去上班，員工還會發放有二維碼的通行證。但能夠來辦公室並不代表同事每天都去那裡。大樓內通常只有一個人值班。其餘的人只有在緊急情況下才被允許前來。
在其他國家的辦事處
其他 ABBYY 辦公室的情況大致相同——它們都是封閉的，員工在家工作並使用相同的工具。例如，在美國的辦公室裡甚至沒有值班人員。本地系統管理員在隔離前從倉庫拿走了一些設備，當新員工到來時，他只需透過郵件發送配置好的筆記型電腦即可。
如何保持聯繫
現在，與人們在辦公室工作時相比，溝通管道的負荷甚至有所下降。主要流量 - 下載檔案和觀看影片 - 現在來自家庭提供者。沒有必要擴大管道，雖然我們今年就計劃了。
隔離期間，我們做的第一件事就是仔細審查恢復通訊的規定——我們增加了一些監控測試，制定了切換到備份通道的方案，並研究了負載平衡規則。
您如何確保遠端安全？
毫無疑問，最重要的是確保安全。但我們也為此做好了準備。一年前，引入了雙重認證。我認為當人們在公司環境之外大量工作時，這是強制性的事情之一。而且這種東西是無法快速安裝的。如今，存取任何企業資源都需要兩個因素。如果有人打算轉向遠距工作，那麼從資訊安全的角度來看，這是必須具備的。
我們看到詐騙者如何變得更加活躍並試圖獲取他們的憑證。這些主要是網路釣魚攻擊。儘管電子郵件受到保護，但從技術上講無法完全阻止網路釣魚。重要的是，員工自己要明白，他們不應該點擊可疑連結或打開他們不期望的訊息中的文件。為此，我們為員工舉辦了一次網路研討會，並提醒他們在這種情況下該怎麼做。現在是舉辦此類網路研討會的好時機，因為人們在不尋常的情況下會聚集、集中註意力、更開放地接受資訊並更好地感知資訊。
我們也關注在家工作的簡單規則，例如，需要關閉工作會話、離開時鎖定電腦、單獨的帳戶：您在一個帳戶下工作，孩子在另一個帳戶下玩耍。這點非常重要，因為孩子看到爸爸或媽媽敲鍵盤，他也想做。他會來敲門，但我們不知道他會在那裡敲什麼，也不知道他會在什麼程式中刪除或替換資料。
我們也請同事檢查一下他們的家庭網路是如何配置的、密碼是什麼以及是否有密碼。當然，他們有所保留：如果一個人不知道該做什麼，那麼最好不要做。保持聯繫更為重要。他們還要求員工檢查他們家中的 Wi-Fi 路由器。有些人甚至被建議購買其他東西，因為他們擁有如此古老的設備，不允許他們以提供者目前的速度工作。
關於最受歡迎的遠端應用程式
您可能已經猜到這些是通訊工具。由於我們使用 Office 365，員工之間以及與外部人員之間都透過 Teams Messenger 進行溝通。他已經證明了自己非常出色。
所有辦公室員工在 Teams 中發送的群組訊息數量有所增加：
- 從21月20日到689月XNUMX日，我們發送了超過XNUMX萬條訊息。
- 從21月19日到1月XNUMX日，我們發送了超過XNUMX萬條訊息。
通話次數（一對一）也增加了：
- 21月20日到11,5月XNUMX日，有XNUMX萬人。
- 21月19日到16月XNUMX日——>XNUMX。
除了 Teams 之外，我們還使用 Zoom，因為該服務的音訊和視訊品質是市場上最好的之一。此外，Zoom 還允許您「呼入」會議並透過電話進行連線。
直到15月100日，每天的Zoom會議數量幾乎沒有超過XNUMX場，從下半月開始我們ABBYY開始更積極地使用這項服務：
100 月份，Zoom 上幾乎每個工作日都有 XNUMX 場或更多會議：
現在網路上有很多關於Zoom不可靠的報道。這種最受歡迎的樂器現在受到如此關注也就不足為奇了。我們正在與 Zoom 的代表保持聯繫，以了解該公司對所有調查結果的重視程度。我們也採取了一些措施。其中最簡單、最有效的就是禁止將會議錄音保存到雲端儲存。
網路安全首先是員工自身的用心。我們相信 Zoom 能夠應對，這種情況只會讓這項服務變得更強大。
該圖顯示，從 3 月下旬開始，Zoom 會議的參與者數量開始成長。還有分鐘數。
這一趨勢在 4 月仍在繼續，越來越多的員工參加網路研討會和 Zoom 會議。
對我們來說，Zoom 和 Teams 是相互重複的服務。但現在可能必須擁有兩種通訊工具，因為電信的負擔龐大。在某些情況下，其中一項服務在最不合時宜的時刻開始出現故障，然後員工迅速地呼叫另一項服務並繼續工作。
此外，這些都是溝通的工具。現在人們保持聯繫很重要。大多數撥打 ABBYY 的電話都是在攝影機打開的情況下進行的。當我在辦公室工作時，我不認為我打開了攝影機。現在，無論你處於什麼形態，你總是會打開它。幾乎總是。
取而代之的是結論
從技術上來說，一家公司為遠距工作做好準備並不是幾天之內就能完成的事情。最好提前為此做好準備。我們很早以前就開始向雲端服務過渡，因為我們希望幫助我們的員工提高行動性。但事實證明，這種流動性在宣布隔離的情況下也很有用。
也許，現在我們已經收回了基礎設施從內部到外部的過渡和變化的所有勞動力成本，因為人們拿著他們的設備，離開他們的辦公室，回到他們的家和別墅……什麼都沒有改變。
感謝我們的系統管理員 Yura Anikeev 在這篇文章中提供的照片。
來源： www.habr.com