媒體上充斥著流行病學情況和自我隔離建議的新聞。
但沒有關於商業的簡單建議。 公司經理面臨一個新的挑戰——如何以最小的生產力損失遠端調動員工，並安排他們的工作，使一切「像以前一樣」。
在辦公室工作的事情通常在遠距工作就行不通了。 分散式團隊如何在團隊內外保持有效的協作和溝通？
一般來說，行動通訊、快速互聯網、便捷的應用程式和其他現代技術的可用性有助於克服許多障礙並與合作夥伴或同事建立富有成效的工作。
但我們需要做好準備。
一切都會按計劃進行。 如果他是
遠距工作需要特殊的內部流程和通訊建設。 準備階段可以在許多疑問和問題出現之前消除它們。
無論是在辦公室還是在遠距工作條件下，一切都建立在四個支柱上：
- Планирование
- 組織
- 控制
- 動機
首先，您和您的團隊需要設定正確的目標，重新建立報告系統並正確結合團隊內部的非同步和同步通訊。 非同步通訊包括信件、聊天、更新的報告以及任何不需要立即回應的通訊選項。 同步通信是即時通信，反饋快。
重要的是要記住，遠距工作時，計劃需要規律性。 有必要保持工作與策略任務和操作任務的平衡，每週甚至每天設定優先任務的工作節奏。 適當的規劃和目標設定將使工作更加清晰，並有助於避免員工倦怠。 他們不會感到自己被孤立在這個過程中。
視訊會議：第一工具
遠距員工的隔離更多的是資訊性而非社交性。 他們不那麼懷念坐在某人旁邊（儘管情況有所不同），他們最擔心的是無法快速獲取資訊以及與同事溝通。 他們沒有機會向同事提出問題並立即得到答案、慶祝小小的勝利或報告、集思廣益或只是談論週末的計劃。
視訊會議服務部分彌補了這一缺陷。
視訊會議允許一個或多個人透過電話或線上視訊會議平台進行即時對話。 通話是一種同步通訊管道，但也可以在只有一個人與一組人交談時使用 - 例如，進行 。 此類服務的範例： 、Zoom、BlueJeans、GoToMeeting。
優點：
- 視訊通話傳達對話者的語調、情緒、臉部和其他言語訊號，從而有助於澄清和理解他的情緒。
- 附加資訊使資訊更加清晰，增加情感內容，並有助於建立聯繫和信任。
缺點：
- 隨著時間的推移進行協調。 通話只能即時進行，這使得分佈在不同時區的團隊之間的溝通變得困難。
- 通訊過程沒有以任何方式記錄。 挑戰不會留下書面結果。
- 解釋。 溝通品質並不適合每個人（尤其是那些在該國自我隔離的人）。 言語並不總是能被正確地理解。
何時使用視訊會議？
- 定期會議，一對一和小組會議
- 團隊聚會
- 規劃和腦力激盪（最好有影片）
- 透過其他管道（例如電子郵件、聊天）解決誤解或處理升級或情緒化的情況
如果您認為遠端團隊工作效率不夠高，請不要浪費時間 - 嘗試改變這種情況。
- 與團隊進行每日簽到。
- 嚴格遵守會議的時間和目標，寫在邀請函中，並在一開始就提醒他們。
- 做你的作業。 準備會議並在紙上寫下你參加這次會議的想法是什麼，你對參與者有什麼期望，他們對你有什麼期望？
- 請參與者分擔角色（做筆記、介紹資訊、擔任會議主持人）。
- 不要為大型團隊（超過 8 人）舉行會議。
- 請記得將您的會議與參與者的時區同步。
當大家在一起時：如何組織公司全體會議
所有公司員工的會議已成為交流訊息的流行方式。
關於如何最好地組織它們有幾個技巧：
- 時間。 對於俄羅斯企業來說，這類會議最好在中午11-12點舉行。 盡量選擇對盡可能多的員工來說方便的時間。 請務必記錄會議。 在包括 MegaFon 在內的許多平台上，這可以一鍵完成，然後以 mp4 格式上傳。
- 現場直播。 對於小公司來說這可能沒有必要，但對於擁有分散式分支機構網路的大公司來說，進行直播是有意義的。
- 問題與解答。 您可以讓人們提前提出他們關心的問題，然後您可以準備與受眾相關的資訊。
- 不要忘記幽默。 這不是學校的陣容，而是提供個人聯繫並幫助分散式團隊之間建立信任的機會。
腦力激盪：消除混亂
在進行腦力激盪時，分散式團隊使用通用的數位工具非常重要。 它允許您在腦力激盪期間收集、分組和分類想法。
以下是一些可以幫助您有效進行風暴的重要提示：
- 遠端團隊可以選擇支援許多團隊已經熟悉的看板功能的協作專案管理工具，例如 Trello。
- 另一個選擇可能是平台提供的。 該工具是一個每個人都可以看到並且可以由任何參與者編輯的畫板。
- 使用投票選項來評估哪個想法最有利於實施。 所有統計資料都可以稍後以 csv 或 xlsx 格式下載。
- 經驗表明，最好提前警告員工有關攻擊的訊息，以便他們有時間思考想法。 當團體聚集在一起時，參與者將不再空手而來。
同步通訊（例如視訊通話）如果使用得當，可以成為進行團隊合作、追蹤其結果並向所有團隊成員提供情感支持的絕佳工具。 當與非同步工具結合使用時，它們可以幫助流程中的分散式參與者比辦公室的同事更有效率（有時甚至更高）。
來源： www.habr.com