在冠狀病毒席捲全球、廁所引領股市、整個國家都被隔離的同時，越來越多的公司被迫將員工轉移到遠距工作。 RUVDS 也不例外，我們決定與 Habr 分享我們在整個公司組織遠距工作流程的經驗。 值得一提的是，這篇文章不會包含「如果你在家，穿上褲子」之類的船長建議，只有嚴酷的現實和行動指南。
為了避免因將員工轉移到遠距工作而帶來的痛苦，我們將整個過程分為幾個小階段。
第一階段：將公司劃分為小組/方向
由於我們是一家小公司（最多20人），因此在這方面對我們來說比較容易，因為沒有大量的部門、部門和較小的分工單位。 總的來說，RUVDS 可以區分出 5 個條件組/方向：
- 技術支援;
- 系統管理員；
- 開發商；
- 金融服務（會計、支付和文件流）；
- 管理和行銷服務。
在我們的案例中，這種劃分是有條件的，因為結構不同的人群（如我們的案例管理和行銷）需要類似的存取權限。 我們同情那些擁有不是 5 個而是更多組的人，每個組都需要自己的訪問級別。
第二階段：確定小組/方向的工作需求並設定存取權限
- 為了保持效率，技術支援人員（我們全天候提供服務）需要存取我們的內部票務系統 (OTRS) 並能夠及時回應客戶，這意味著他們需要將工作電話轉接至員工手機號碼。 從好的方面來說，TP 的位置根本不重要，只要支援有力且及時即可。
這樣您就可以從任何地方連接到票務系統，它基於一個虛擬伺服器並在另一個資料中心複製；辦公室裡什麼都沒有。 如果一台伺服器當機，第二台伺服器會在一分鐘內恢復；工作人員甚至不會總是注意到已更換伺服器。 - 系統管理員直接使用未連接到辦公室的伺服器，因此對他們來說，過渡到在家工作是最輕鬆的。 而且，我們所有的伺服器都配備了特殊的管理介面，比經典的KVM功能強大得多。 我們的介面允許管理員甚至在南極洲也可以使用伺服器（這是體驗 ).
- 開發人員一直能夠遠距工作，他們在家工作完全不會影響生產力。
- 就遠端傳輸而言，支付、會計和文件流可能是最令人困惑的，但這裡也有許多我們使用自己的虛擬伺服器的解決方案。
因此，需要個人驗證的付款將在位於我們兩個資料中心的服務虛擬機器上進行檢查。 從需要連接到客戶銀行的法人實體收到的付款將在位於其中一個資料中心的虛擬機器上再次收集和處理。 支票在線上處理，不依賴我們的辦公室甚至資料中心，並且在其中一台虛擬伺服器上手動進行退貨。會計資料庫位於我們位於科羅廖夫的資料中心的一台伺服器上，該資料中心位於複合防禦工廠的領土上（以前是防空洞），為了可靠性，在M9 資料中心（對整個俄羅斯具有戰略重要性的物體）中進行了複製）。 在某個時間，會發生複製，這樣在其中一台伺服器遺失的情況下，可以以最小的成本快速繼續會計部門的工作。
- 我們還實現了文件流程的自動化 - 在個人帳戶中，客戶可以自行下載帶有印章的合約和對帳報表，這對於個人來說通常就足夠了。 但我們的客戶大多是需要原始文件的法人實體。 在這種情況下，會計部門會列印您在家中所需的所有內容，然後透過郵件或快遞將其發送到任何地方。 所有收到的信件均由保全人員收集，並透過快遞服務發送至會計部門供簽名，然後將文件送回寄件者辦公室。 好吧，管理層的一個人每週會來辦公室幾次，以防萬一。 不過，在涉及紙本文件的情況下，去辦公室是絕對不可能的。
- 進行遠端工作最簡單的方法是對於使用筆記型電腦工作的管理和行銷部門來說，您只需推出證書即可存取公司的資源即可完成。
第三階段：防範風險、資訊與鐵
遠端工作的主要困難之一是資料洩露，這就是為什麼它成為許多安全專業人員的痛苦。 我們遠端應用與在辦公室相同的規則 - 透過使用憑證和登入名稱/密碼的雙重認證提供對敏感資源的存取。 這樣，您可以透過撤銷特定員工的憑證來立即拒絕其存取。
正如他們所說，安全總比後悔好，因此我們利用如此困難的時期作為對基礎設施「硬體」進行計劃外強度測試的理由。 資料中心的可用性由三項服務負責：全天候在崗的值班工程師、技術支援和系統管理員。
我們資料中心的所有關鍵節點均依照不低於Tier III的標準依照N+1方案預留，包括電信設備和電源。 儘管必須採取比全面隔離更嚴重的措施來限制電力供應，但我們仍然進行了將資料中心的電力切換為柴油發電機的演習。 為其提供燃料的協定將使旗艦 RUCLOUD 資料中心能夠在長期與電網斷開的情況下自主運作。 同時，我們對所有維修套件進行了審核，以防新零件的交付出現問題。
由於冠狀病毒大流行已被認定為不可抗力，因此有可能不履行義務，因此我們檢查了哪些交易對手可能會利用這一點並在困難時刻失敗。
根據中國和義大利的經驗，我們可以說，即使疾病廣泛傳播，也不會直接影響網路供應商，特別是因為每個資料中心至少有2個相互複製的獨立通訊通道。
第四階段：制定遠距工作規則
規則讓團隊不能鬆懈，在不損失工作品質的情況下轉為遠距工作。 我們為自己列了一個小清單：
- 遵守工作時間，甚至考慮到工作注重結果而不是流程。 這對於必須全天候提供的技術支援尤其重要。 工作時間是大家可以互相交流的固定時間。
- 確定所有重要問題的主要溝通地點（團隊聊天）。 傳統上，這是 Slack 工作。 對於那些喜歡 Slack 但不喜歡為其捐款的人，可以嘗試開源 Mattermost。
- 使用視訊通話進行複雜的任務和討論（Zoom 沒有競爭對手）。 視訊通話期間商定的所有內容都需要記錄並發佈在一般團隊聊天中，或在其成員關心您的通話詳細資訊的聊天線程中。 這種固定使得整個團隊都處於一個資訊領域。
- 在長期遠距工作的情況下，有必要定期進行團隊和一對一的視訊會議。 例如，每週兩次，概述任務的狀態。 這也是必要的，以便了解誰在做什麼。
清單盡量統一，但大家可以以此為基礎，依照自己工作的具體狀況進行調整補充。
總之，我想指出的是，遠距工作的趨勢並不是停滯，而是一種演變，只有那些積極適應環境變化的人才能生存。 因此，那些學會在沒有持續的辦公室控制的情況下工作的人，會專注於結果，而不是花費的時間，只會從當前的情況中受益。
您的團隊或公司正在採取哪些步驟轉向遠距工作？ 也許我們可以互相學習一些東西。
來源： www.habr.com