兩名婦女住在同一條街上的鄰近房屋。 他們彼此不認識，但他們有一個令人愉快的共同點：他們都做蛋糕。 2007 年，兩人開始嘗試按訂單烹飪。 一個有自己的生意，沒有時間分發訂單，開了課程，正在尋找一個常設的工作坊，雖然她的蛋糕很好吃，但比較標準，就像一般咖啡館一樣。 第二個做的東西非常美味，而且是自製的，但同時，她在 4 年內只做了 12 筆銷售額，最終只為家人做飯。 這不是年齡、良心和 SES 來訪的問題。 事實是，第一個可以應付生產和銷售的完全自動化，而第二個則不能。 這成為決定因素。 真的，一個簡單的日常例子嗎？ 它可以擴展到任何規模：從三人廣告公司到超級公司。 自動化真的那麼重要嗎？ 來！我們討論一下。
PS：對於鐵桿讀者來說，剪切下有一個替代的介紹:)
不好了。 快點。 沒關係！
對於那些不喜歡女孩的人的替代介紹（在評論之後）兩個朋友決定創業——嗯，生意就是生意——補充墨盒和修理印表機。 我們各項業務同時開展，前兩個月就與企業客戶簽訂了2份合約。 第一個人甚麼事情都親力親為，工作勤奮，拜訪客戶，完成工作。 但問題就在這裡。 到了第20份合同，他開始到處遲到，忘記與客戶會面，沒有時間按時修理設備，甚至一度混淆客戶，遞錯墨盒。
第二條很懶，不想自己跑，就叫了金魚。 魚看著他，讚賞他，並提出讓這項工作自動化。 為了透過廣告產生潛在客戶，他們訪問網站，在個人帳戶中填寫表格並成為客戶。 並且從現場，資訊本身進入CRM——一個自動向司機分配任務以交付辦公設備的系統，更好的是，它自己制定路線表，打印合同，甚至監控監管期限的遵守情況，並在設備到達時向保固部門發出訂單。 好吧，童話就是童話！！！ 因此，他的金魚實施了 RegionSoft CRM。 我實施了，我實施了。 突然間，一切都飛來飛去，旋轉著，商人，你知道，坐在爐子上，向每個人分配任務，並監督他們的執行。 他非常喜歡做生意，一切都開始對他來說進展順利，他決定擴大業務規模，在不同的城市開設分支機構，並將所有管理整合到一個統一的系統中。 你說的是童話？ 是的，裡面有一個暗示……給聰明人的一課！
公司生命的 7 個核心要素
我們正在開發我們的 13歲，已經累積了許多經驗，並且已經多次寫過有關自動化各個方面的文章，但從未概括過——它為公司的每個流程、為員工群體帶來了什麼？ 也就是說，是什麼導致了備受喜愛的廣告「提高效率、生產力並最終實現收入成長」？ 如果不是，你需要糾正它。 我們別再拖延了——讓我們按順序討論一切。
那麼，對於中小企業來說，對企業生存至關重要的「成分」有哪些呢？
- 員工是最重要的元素，沒有員工就沒有公司本身。 他們需要被管理，他們的工作需要盡可能簡單，以便他們能夠將自己的精力重新分配到與客戶、開發等相關的任務上，而不是陷入單調的例行公事。
- 管理階層也是員工，但有特殊的要求：他們必須看到他們的策略帶來什麼結果，指標的動態如何，員工的效率（KPI）如何。 管理層需要一種工具，使他們能夠快速、簡潔地分析並輕鬆解決問題（例如，在客戶投訴時分離潛在客戶或聽取有問題的電話）。
- 客戶－我們故意將它們置於生產之上，因為無論你的產品多麼酷、多麼複雜，如果你沒有人可以把它賣給你，你就不會從中得到任何東西（除了思考客戶的工作所帶來的特殊樂趣）你的手/腦，但你厭倦了這種特殊的美學，你不會）。 他們需要優質、及時且個人化的服務。
- 生產是創造產品、工作或服務的最重要過程，以便將其全部換成客戶的金錢。 重要的是能夠整合所有流程，以便根據客戶要求及時生產。
- 數據不僅僅是“新石油”，而是一種不應閒置的有價值的東西：收集、處理和解釋必要的相關資訊非常重要，這樣公司的努力就不會從大砲中射出麻雀，而是擊中目標。準確瞄準。
- 管理模型是公司內部建立的關係和互連的系統，或者，如果您願意，可以是業務流程的網路。 它需要不斷更新，並且必須透明、清晰。
- 資產和資源是所有其他工具、生產資料和其他資本，沒有它們，企業就無法生存。 這可以包括經濟意義上的有形資產、專利、專有技術、軟體、互聯網甚至時間。 一般來說，公司中存在的所有環境。
令人印象深刻的 7 個元素列表，每個元素都是獨立的龐大系統。 然而，這 7 個要素在任何公司中都存在，即使是最小的公司也是如此。 他們需要自動化。 讓我們以使用 CRM 為例（這裡，期待評論，我們保留從我們的立場談論 CRM，即作為一個通用的、全面的產品，涵蓋整個公司的自動化任務，並且不是「銷售計劃」）。
那麼，說到重點了。
自動化如何幫助和阻礙所有這些人員和數據？
員工
它有什麼幫助？
- 組織並加快工作速度。 我們多次閱讀和聽到這樣的觀點：將資料輸入 CRM/ERP 是額外的工作，佔用員工時間。 當然，這純粹是詭辯。 是的，員工花時間輸入有關客戶及其公司的數據，但隨後他不斷保存這些數據：形成商業提案、技術提案、所有主要文件、發票、搜尋聯絡人、撥打號碼、發送信件等。 這是一個巨大的節省，這是一個簡單的例子： 透過填寫表格手動產生小行為+發票，需要 10 分鐘，才能生成 — 1-3 分鐘，視貨物或作品的數量而定。 從系統運作的第一天起，加速就發生了。
- 簡化與客戶的溝通：所有資訊都在手邊，可以輕鬆查看歷史記錄，即使在第一次聯繫 10 年後也可以透過姓名聯繫客戶。 那是什麼？ 沒錯——行銷詞“忠誠度”，它形成了每個人最喜歡的詞“收入”。
- 讓每位員工都成為有義務、守時的人 - 借助計劃、通知和提醒，即使是最心不在焉的經理也不會注意到任何一項任務或電話。 如果經理突然變得非常鬆懈，你可以抓住他，用鼻子戳日曆並問他為什麼沒有收到通知（不要這樣做，不要邪惡）。
- 幫助您快速、準確、完美地完成最令人厭惡的工作—創建和準備列印文件。 當然，並非在所有這些中，但在大型 CRM 中，您可以輕鬆生成整個主表單，並根據先前輸入的數據，只需點擊幾下即可準備精美且正確的列印表單。 在更少的系統中，就可以產生合約和商業提案。 我們正在開發中 讓我們一路走下去：與我們一起，您甚至可以計算和創建 TCP（技術和商業提案）——一個複雜但非常必要的文檔。
- 借助規劃工具，有助於分配團隊內的工作量。 當您可以轉到日曆，查看整個公司或部門的繁忙程度，並只需單擊三下即可分配任務或安排會議時，這將使您的工作變得更加輕鬆。 沒有真正佔用時間的電話、會議或其他方面的溝通。
您還可以列出更多的功能，但我們已經列出了最重要的功能 - 即使是最熱心的自動化反對者也會欣賞的功能。
什麼東西阻止你？
任何自動化都會阻止員工在工作中工作，在工作中工作——也就是說，做自己的事情，組織幾乎自己獨立的業務：他們的客戶、他們的交易、他們的協議。 同樣的 CRM 使客戶群成為公司的資產，而不是單一員工的資產 - 您同意，鑑於員工從公司獲得工資和獎金，這是公平的。 否則就會像笑話裡警察以為他們給了他一把槍，然後隨心所欲地轉身。
指南
它有什麼幫助？
除了上述所有員工的福利外，還有針對管理人員的單獨福利。
- 強大的決策分析功能 - 即使您擁有非常平庸的軟體，資訊仍然會積累，可以而且應該被收集、分析和使用。 數據驅動管理是一種專業方法；靈感管理是中世紀的方法。 此外，如果你的老闆有出色的直覺，他很可能有一個分析系統或某種平板電腦的秘密目錄。
- 您可以根據員工的實際工作來評估他們 - 甚至只需查看系統中的工作操作和員工日誌即可。 例如，我們建立了一個很酷的 KPI 建構器 - 在 RegionSoft CRM 中，您可以為每個適用的人設定最複雜和複雜的關鍵指標系統。
- 輕鬆存取任何操作資訊。
- 用於初學者快速適應和培訓的知識庫。
- 在收到投訴或衝突情況時，您可以輕鬆檢查工作並評估其品質。
什麼東西阻止你？
任何自動化工具都只會在一種情況下乾擾管理：需要付費（或已經付費過一次），同時又閒置、遭到員工抵制、甚至是作秀。 金錢損失，對軟體或體力勞動自動化系統的投資沒有回報。 當然，這樣的資產需要處置。 或了解自己做錯了什麼並儘快改正。
客戶
它有什麼幫助？
客戶從來不會考慮你是否有 CRM，他只是根據服務水平親身感受，並據此決定是否向你或你的競爭對手付款，而後者是完全自動化的。
- 自動化提高了客戶服務的速度：他打電話給你的公司，你不需要告訴他這是來自沃洛格達的伊凡·伊凡諾維奇，一年前他從你那裡買了一台聯合收割機，然後他買了一台播種機，現在他需要拖拉機。 經理看到了整個背景，立即澄清說，伊凡·伊凡諾維奇，您需要什麼，您對聯合收割機和播種機是否滿意。 客戶很高興，節省了時間，進行新交易的可能性增加了 1。
- 自動化個人化 - 透過 CRM、ERP 甚至郵件自動化系統，您可以根據每位客戶的特定需求、費用、歷史記錄等與他們聯絡。 如果你是個人化的，你是朋友，為什麼不跟朋友買呢？ 有點誇張和簡化，但大致上就是這樣。
- 客戶喜歡一切都按時進行：工作交付、電話、會議、發貨等。 透過自動化 CRM 或 BPM 中的工作流程，您可以確保更順暢的操作。
什麼東西阻止你？
只有當自動化不存在或未完全自動化時，自動化才會幹擾客戶端。 一個簡單的例子：您在網站上訂購了披薩，並註明您將透過卡片付款，並且需要在 17:00 之前送貨。 當比薩店的經理回電給你時，結果發現他們只接受現金，而且經理沒有看到你註明了交貨時間，因為他們「沒有將此資訊傳輸到應用程式中」。 結果是，下次您很可能會從一切順利的比薩餅店在線訂購比薩餅，當然，除非在第一家比薩餅店中，比薩餅本身不太好吃，以至於您可以忽略其他小事情！
生產及倉庫
它有什麼幫助？
- 資源控制 - 透過精心調整的生產和倉庫管理自動化，庫存始終能按時補充，並且工作無需停機。
- 倉庫自動化有助於控制貨物的移動、沖銷、分類，評估貨物的相關性及其需求，從而最大限度地減少擁有倉庫的公司面臨的兩個最可怕的問題：盜竊和庫存過多。
- 維護供應商名錄、術語和價格表有助於快速、正確地計算產品的成本和價值，並為客戶制定技術和商業建議。
什麼東西阻止你？
有時，在整合經典生產管理系統和企業軟體時會發生衝突- 在這種情況下，有時建議編寫連接器，但仍然是刺猬與蛇交叉，但更常見的是簡單地使用兩個系統：一個作為自動控制系統，其他用於營運工作（訂單、文件、倉庫會計等）。 但這種碰撞在小型企業中很少見；大多數情況下，管理、生產和倉庫類型的綜合系統 .
數據
它有什麼幫助？
一個自動系統必須收集資料——如果它不這樣做，它就已經是別的東西了，而且有一個不雅的名字。
- CRM、ERP、BPM 中的資料通常是統一的、清除重複資料並標準化以進行處理和分析（相對而言，如果經理過度勞累並在「價格」欄位中輸入 12% 而不是 900 盧布，則係統會咒罵，不允許出錯）。 這樣，您就不會浪費時間在 Excel 中進行所有這些瘋狂的排序和格式化操作。
- 數據以最大深度存儲，並得益於現成的報告（其中 超過一百個）且過濾器適用於任何時期和任何環境。
- 軟體中的資料很難在不被注意的情況下被竊取或洩露，因此軟體也是資訊安全的重要基礎設施元素。
什麼東西阻止你？
如果軟體本身沒有資料控制方法（例如，輸入遮罩或使用正規表示式進行檢查），那麼資料可能會相當混亂，不適合分析。 您不應期望從此類軟體中獲得太多好處。
管理模式
它有什麼幫助？
- 如果您的軟體可以實現流程自動化，那麼您就已經中了大獎，您只需要做一件事：了解流程，刪除所有不必要的內容，並與供應商一起開始逐步自動化。 那麼公司中的每個日常流程都會有自己的負責人、截止日期、里程碑等。 它使用起來非常方便 - 小型企業沒有理由害怕流程設計者（例如，在 RegionSoft CRM 中，我們沒有任何符號 - 一個簡單的人類可理解的本機流程編輯器和流程主控）。
- 如果配置正確，CRM 或 ERP 等自動化系統會複製您的管理模型，並讓您消除流程中所有多餘、不必要和過時的內容。 從外部審視您的公司是很酷的事情，即使您只是查看您的 CRM 系統。
什麼東西阻止你？
如果你把混亂自動化，你就會得到自動化的混亂。 這是所有 CRM 開發人員的神聖口頭禪。
什麼時候不需要自動化？
是的，在某些情況下不需要或不應該進行自動化。
- 如果自動化比潛在收入更昂貴：在您了解您的企業的獲利能力以及是否準備好投資自動化之前，您不應該進行實施。
- 如果您的客戶很少，且您業務的具體情況需要少量交易（複雜的科技業、營運週期較長的國有企業等）。
- 如果您無法提供有效的自動化：不僅需要購買許可證，還需要實施、修改、培訓等。
- 如果您的企業正在準備重組。
- 如果你不了解流程如何運作，不了解良好的關係，那麼你就會對這個混亂的公司中的一切感到滿意。 如果您想改變這種情況，流程自動化將對您有利。
一般來說，公司的自動化始終是一種好處，但在一種情況下 - 你需要致力於自動化；它不是一根魔杖或「獲得最佳」按鈕。
如何實現自動化：快速提示
在文章的頁腳中，我們將提供有關實施 CRM 系統各個方面的深入而詳細的文章列表，您可以在其中從原理上學到很多有關自動化的有用資訊。 在這裡，我們提供了一個非常簡短的自動化原則清單。 要有十誡。
- 您需要為自動化做好準備：檢視公司的流程、收集員工和部門的要求、建立工作小組、審查 IT 基礎架構、選擇內部專家、搜尋市場機會。
- 您需要與供應商合作實現自動化 - 信任開發公司，並傾聽他們的意見：他們擁有豐富的經驗，有時他們真的可以擺脫在您看來是企業災難的事情。
- 沒有必要著急——逐步實現自動化。
- 您無法節省培訓費用：這不是供應商價目表中最昂貴的服務，很難高估它。 訓練有素的員工=無畏且快速工作的員工。
- 請勿在沒有技術規格 (TOR) 的情況下工作 - 這是您和供應商正確理解彼此並使用相同語言的保證。 節省了大量的神經——100%。
- 注意安全：檢查系統的交付方法，向供應商詢問安全方法，檢查最低等級是否是員工對系統部分的存取等級的分離。
- 在實施之前簡化您的流程 - 您將看到工作將變得多麼快速和透明。
- 將自動化持續進行：更新已安裝的軟體，進行公司中發生的所有更改，如果您有特定的業務需求，則訂購修改。
- 不要吝惜比賽。 如果您已經開始實施項目，請利用您需要的所有功能 - 較晚了解您的需求可能會付出更大的代價。
- 進行備份。 有時這可以挽救整個公司的生命。
任何企業都需要自動化，尤其是中小型企業 - 這不僅僅是您的內部軟體，它是由於與客戶合作的強勁進展而帶來的競爭優勢。 畢竟，如果馬車能夠滿足所有人的需求，汽車幾乎不會被發明。 前景正在演變。
我們將於10月23日至XNUMX月XNUMX日進行促銷活動
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