想像一下，你有一個完整的工程設備伺服器機房：幾十台空調、一堆柴油發電機組和不間斷電源。 為了使硬體正常運作，您需要定期檢查其性能，並且不要忘記預防性維護：進行試運行、檢查油位、更換零件。 即使是伺服器機房，您也需要儲存大量資訊：設備登記冊、倉庫中的消耗品清單、預防性維護計畫以及保固文件、與供應商和承包商的合約。
現在讓我們將大廳的數量乘以十。 物流問題出現了。 您應該在哪個倉庫儲存什麼，這樣您就不必尋找每個備用零件？ 如何及時補充物資，讓意外維修不至於讓您措手不及？ 如果設備很多，不可能把所有的技術工作都記在腦子裡，紙上談兵也很困難。 這就是 MMS（維護管理系統）發揮作用的地方。
在 MMS，我們制定預防和維修工作時間表，並為工程師儲存說明。 並非所有資料中心都有這樣的系統；許多人認為該解決方案過於昂貴。 但根據我們自己的經驗，我們確信 重要的不是工具，而是方法 處理資訊。 我們用 Excel 創建了第一個系統，並逐漸將其開發為軟體產品。
同 我們決定分享我們發展自己的彩信的經驗。 我將展示該系統是如何開發的以及它如何幫助引入最佳維護實踐。 Alexey 將告訴您他如何繼承 MMS、這段時間發生了什麼變化以及該系統如何讓工程師現在的生活變得更輕鬆。
我們如何發展自己的彩信
首先有資料夾。 8-10年前，資訊以分散的形式儲存。 維護後，我們簽署了已完成工作的報告，將紙本原件儲存在檔案中，並將掃描副本儲存在網路資料夾中。 同樣，有關備件的資訊：備件、工具和配件均收集在按設備細分的資料夾中。 如果您為這些資料夾建立結構和存取級別，這就是您的生活方式。
但接下來你會遇到三個問題：
- 導航：在不同資料夾之間切換需要很長時間。 如果您想查看幾年內特定設備的維修情況，則必須進行大量點擊。
- 統計數據：你不會擁有它，如果沒有它，就很難預測各種設備故障的速度或明年需要計劃多少備件。
- 及時回應：沒有人會提醒您組件已經用完，需要重新訂購。 同樣不明顯的是，這並不是同一設備第一次故障。
有一段時間我們像這樣儲存文檔，但後來我們發現了 Excel :)
彩信至 Excel。 隨著時間的推移，文檔結構遷移到了 Excel。 它基於設備清單，附有維護計劃、檢查表和工作完成證書的連結：
設備清單顯示了資料中心的主要特徵和位置：
其結果是一種導航器，您可以從中快速了解設備及其維護的情況。 如有必要，您可以使用以下連結查看維護計劃中的各個操作：
如果您認真維護 Excel 中的文檔，該解決方案非常適合小型伺服器機房。 但這也是暫時的。 即使我們使用一台空調，每個月維護一次，五年後我們也會累積數百個錯誤，我們的Excel也會膨脹。 如果再增加一台空調、一台柴油發電機、一台UPS，那麼就需要製作幾張紙並將它們連接在一起。 故事越長，立即取得必要的資訊就越困難。
第一個「成人」系統。 2014 年，我們根據 Uptime Institute 的可持續營運標準進行了第一次管理和營運審核。 我們使用了幾乎相同的 Excel 程序，但在一年的時間裡，我們大大改進了它：我們添加了指向工程師的說明和檢查表的連結。 審計人員發現這種格式非常可行。 他們能夠追蹤設備的所有操作，並確保資訊是最新的且流程到位。 隨後審核順利通過，得分為 92 分（滿分 100 分）。
問題出現了：如何活得更遠。 我們認為我們需要一個「嚴肅的」彩信，查看了幾個付費程序，但最終決定自己編寫該軟體。 使用相同的 Excel 作為擴展的技術規格。 這些都是我們為彩信設定的任務。
我們想從彩信中得到什麼
在大多數情況下，MMS 是一組目錄和報表。 我們的目錄層次結構看起來像這樣：
第一個頂級目錄是 建築物清單：設備所在的機房、倉庫。
接下來是 工程設備清單。 我們按照以下系統進行收集：
- 空調系統：空調、冷水機組、水泵。
- 供電系統：UPS、柴油發電機組、配電盤。
對於每台設備，我們收集基本資料：類型、型號、序號、製造商資料、製造年份、調試日期、保固期。
當我們填寫完設備清單後，我們就開始起草 維護計劃：如何以及多久進行一次維護。 在維護計劃中我們描述 操作集，例如：更換這顆電池、調整特定部分的操作等等。 我們在一本單獨的參考書中描述了這些操作。 如果一個操作在不同的程序中重複，那麼就沒有必要每次都重新描述它——我們只需從參考書中拿一個現成的：
對於同一製造商的冷水機組和空調系統，「更改溫度設定點」和「更換快速釋放電纜連接」操作將很常見。
現在我們可以為每個設備創建 維護計劃。 我們將維護計劃與特定設備連結起來，系統本身在程式中尋找需要多久進行一次維護，並從調試日期開始計算工作時間：
您甚至可以使用 Excel 公式自動準備此類計劃。
不完全明顯的故事：我們維護一個單獨的目錄 延期工作。 日程就是日程，但我們都是活生生的人，我們知道任何事情都有可能發生。 例如，某消耗品未準時到達，服務需要重新安排一週。 如果您留意的話，這是正常情況。 我們對延期和未完成的工作進行統計，並努力確保維護取消趨於零。
也保存每個設備的統計數據 事故和計劃外維修。 我們使用統計數據來規劃採購並發現基礎設施中的弱點。 例如，如果壓縮機在同一位置連續XNUMX次燒毀，則這是尋找故障原因的訊號。
某台冷氣機的保養維修歷史已累計超過4年。
以下指南是 備用零件。 它考慮了設備所需的消耗品、消耗品的儲存地點和數量。 我們也在這裡儲存有關交貨時間的信息，以便更好地計劃到達倉庫。
我們根據每台設備的年度維修統計資料來計算備件數量。 對於所有備件，我們會標明最低餘額：每個工廠所需的最低備件數量。 如果備件用完，目錄中的數量會反白顯示：
高壓感知器最少應有兩個，但現在只剩下一個了。 現在是時候下訂單了。
一旦備件到達，我們就會使用發票中的資料填寫目錄並指明儲存位置。 我們立即看到倉庫中此類備件的當前餘額：
我們維護一個單獨的聯絡人目錄。 我們將進行維護的供應商和承包商的資料輸入其中：
證書和電氣安全檢查組附在每個承包商工程師的卡上。 在製定時間表時，我們可以查看哪些專家擁有所需的許可。
自從 MMS 存在以來，站點授權的使用方式已經改變了。 例如，新增了包含執行維護方法說明的文件。 如果以前一組操作適合一個小的清單，那麼詳細的說明涵蓋了所有內容：如何準備、需要什麼條件等等。
他將透過一個例子告訴您整個過程是如何進行的。 .
MMS 中的維護工作如何進行？
曾幾何時，很久以前完成的工作會在事後記錄。 我們簡單地進行了維護，並簽署了竣工證明書。 99% 的伺服器都會這樣做，但是根據經驗，這還不夠。 為了不忘記任何事情，首先我們形成 工作準證。 這是一份描述工作及其實施條件的文件。 我們系統中的任何維護和修理都從它開始。 這是怎麼發生的：
- 讓我們來看看維護計畫中接下來的計畫工作：
- 我們建立一個新的許可證。 我們選擇一位維護承包商來管理我們的流程並與我們協調工作。 我們指明工作將在何時何地進行，選擇設備類型以及我們將遵循的程序：
- 儲存卡片後，繼續了解詳細資訊。 我們指明承包商並檢查他是否有權進行所需的工作。 如果沒有權限，則該欄位將以紅色突出顯示，並且您無法發出工單：
- 我們指明了具體的設備。 根據工作類型，維護計劃中規定了初步活動，例如：向現場訂購燃料、為工程師安排上崗簡報並通知同事。活動清單將自動出現，但我們可以添加自己的項目，一切都非常靈活：
- 我們保存訂單，向批准人發送一封信，並等待他的回覆：
- 當工程師到達時，我們直接從系統列印出工單。
- 工作訂單包含維護計劃的操作清單。 資料中心的工作經理控制維護和檢查框。
有一段時間，一個簡短的清單就足夠了。 然後我們介紹了方法說明，或者 MOP（程序方法）。 借助此類文件，任何經過認證的工程師都可以檢查任何設備。
一切都盡可能詳細地描述，包括通知信和天氣狀況的範本：
列印的文檔如下所示：
根據 Uptime Institute 標準，所有作業都應該有這樣的 MOP。 這是相當大量的文檔。 根據經驗，我們建議逐步發展，例如每月一張MOP。
- 工作結束後，工程師頒發竣工證明書。 我們對其進行掃描，並將其與其他文件的掃描件一起附在卡片上：許可證和澳門幣。
- 在工作訂單中，我們註明所執行的工作：
- 設備卡包含維護歷史記錄：
我們展示了我們的系統現在是如何運作的。 但 MMS 的工作還沒結束：一些改進已經計劃好了。 例如，現在我們在掃描中儲存大量資訊。 未來，我們計劃實現維護無紙化：連接行動應用程序，工程師可以在其中檢查方框並立即將資訊保存在卡中。
當然，市面上有許多具有類似功能的現成產品。 但我們想表明，即使是一個很小的Excel 檔案也可以開發成一個成熟的產品。 你可以自己做，也可以讓承包商來做，最重要的是方法正確。 任何時候開始都不會太晚。
來源： www.habr.com