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我們在創建線上商店領域的遠距工作經驗

我們在創建線上商店領域的遠距工作經驗

如今，現實情況是，由於隔離和冠狀病毒，許多公司不得不考慮如何為員工提供遠距工作。 幾乎每天都有文章揭示轉向遠距工作問題的技術和心理層面。 同時，自由工作者或那些長期與世界各地的員工和客戶合作的 IT 公司已經在此類工作中積累了豐富的經驗。

將大型 IT 公司過渡到遠距工作可能不是一件容易的事。 然而，在許多情況下，您可以使用眾所周知的工具和技術。 在這篇文章中，我們將從技術方面來看看我們的遠距工作經驗。 我們希望這些資訊能夠幫助企業適應新的條件。 如果有任何意見、建議和補充，我將不勝感激。

遠端存取公司資源

如果 IT 公司在辦公室工作，那麼通常會有系統設備、筆記型電腦、伺服器、印表機和掃描器以及電話。 所有這些都透過路由器連接到互聯網。 在成立的最初幾年，我們公司就在辦公室放置了這樣的設備。

現在想像一下，您需要在 1-2 天內快速讓所有員工回家，以便專案工作不會停止。 這種情況該怎麼辦？

筆記型電腦的一切都很清晰 - 員工只需隨身攜帶即可。 系統單元和顯示器更難以運輸，但這仍然可以做到。

但如何處理伺服器、印表機和電話呢？

解決辦公室存取伺服器問題

當員工搬回家，但伺服器仍留在辦公室並且有人照顧它們時，剩下的就是解決組織員工安全遠端存取公司伺服器的問題。 這是系統管理員的工作。

如果Microsoft Windows Server安裝在辦公室伺服器上（就像我們在工作的頭幾年一樣），那麼只要管理員透過RDP協定配置終端訪問，員工就可以在家中使用伺服器工作。 您可能需要購買額外的終端存取許可證。 無論如何，員工在家中都需要一台執行 Microsoft Windows 的電腦。

運行 Linux 作業系統的伺服器可以在家中訪問，無需購買任何許可證。 您公司的管理員只需配置透過 SSH、POP3、IMAP 和 SMTP 等協定的存取。

如果尚未這樣做，那麼為了保護伺服器免受未經授權的訪問，管理員至少在辦公室伺服器上安裝防火牆（防火牆），並使用 VPN 為員工設定遠端存取。 我們使用 OpenVPN 軟體，幾乎適用於任何平台和作業系統。

但如果辦公室完全關閉、所有伺服器都關閉怎麼辦？ 剩下四個選項：

  • 如果可能，完全轉向雲端技術——使用雲端CRM系統、在Google Docs上儲存共享文件等；
  • 將伺服器運送到系統管理員家（他會很高興...）；
  • 將伺服器運送到某個同意接受它們的資料中心；
  • 租用資料中心或雲端中的伺服器容量

第一個選項很好，因為您不需要轉移或安裝任何伺服器。 過渡到雲端技術的結果將繼續對您有用；它們將使您節省支援和維護方面的資金和精力。

第二種選擇會給系統管理員帶來麻煩，因為伺服器會全天候運行並且噪音很大。 如果一家公司的辦公室裡沒有一台伺服器，而是一整個機架怎麼辦？

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將伺服器運送到資料中心並不容易。 一般來說，只有適合機架安裝的伺服器才能放置在資料中心內。 同時，辦公室經常使用大型塔式伺服器甚至普通桌上型電腦。 您將很難找到同意託管此類設備的資料中心（儘管此類資料中心存在；例如，我們將它們託管在 PlanetaHost 資料中心）。 當然，您可以租用所需數量的機架並在那裡安裝您的設備。

將伺服器移至資料中心的另一個問題是您很可能必須更改伺服器的 IP 位址。 反過來，這可能需要重新配置伺服器軟體或更改與 IP 位址綁定的任何軟體許可證。

在資料中心租用伺服器容量的選擇更簡單，因為無需將伺服器運送到任何地方。 但是您的系統管理員必須重新安裝所有軟體並從辦公室安裝的伺服器複製必要的資料。

如果您的辦公室技術是基於Microsoft Windows作業系統，您可以在資料中心租用一台具有所需數量終端授權的Microsoft Windows伺服器。 為遠端使用伺服器的每位員工取得一份此類許可證。

租用實體伺服器比租用雲端中的虛擬伺服器便宜 2-3 倍。 但如果您需要很少的電量，而不是整個伺服器，那麼雲端選項可能會更便宜。

雲端資源價格的上漲是在雲端保留硬體資源的結果。 因此，雲端可能比租用的實體伺服器更可靠地工作。 但在這裡你已經需要評估風險並數錢。

對於我們從事創建網上商店的公司來說，所有必要的資源早已位於資料中心，並且可以遠端存取。 這些是自有和租用的實體伺服器，用於託管商店，以及軟體開發人員、佈局設計師和測試人員的虛擬機器。

將工作站從辦公室轉移到家裡

正如我們已經說過的，員工只需隨身攜帶工作電腦 - 筆記型電腦或帶顯示器的系統單元。 如有必要，您可以為員工購買新筆記型電腦，並將其運送到您家中。 當然，您必須在新電腦上安裝必要的軟體，這將導致額外的時間。

如果員工已經擁有執行 Microsoft Windows 的家用計算機，他們可以將其用作 Microsoft Windows Server 終端機或存取執行 Linux 的伺服器。 設定 VPN 存取就足夠了。

我們的員工在 Windows 和 Linux 上工作。 我們的 Microsoft Windows 伺服器很少，因此無需購買該作業系統的終端授權。 至於對位於資料中心的資源的訪問，它是使用 VPN 進行組織的，並且還受到每台伺服器上安裝的防火牆的限制。

不要忘記為在家工作的員工提供耳機（帶麥克風的耳機）和攝影機。 這將使您能夠有效地進行遠端通信，就像在辦公室一樣。

許多人試圖透過在電腦上安裝各種專用監視器來控制員工在工作時間在家中所做的事情。 我們從來沒有這樣做過，我們只是控制工作的結果。 一般來說，這已經足夠了。

如何使用印表機和掃描儀

網站軟體開發人員很少需要印表機和掃描器。 然而，如果員工需要此類設備，那麼切換到遠端工作時就會出現問題。
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通常，辦公室會安裝一台速度快、體積大且重的連網多功能一體機。 是的，它可以發送到最需要列印和掃描的員工家中。 當然，如果這位員工有機會主持的話。

但如果您的許多員工經常掃描和列印文檔，您將不得不購買一台多功能一體機並將其安裝在他們的家中，或改變公司的業務流程。

作為運輸和購買新複合機的替代方案，盡可能加快向電子文檔管理的過渡。

處理紙本和電子文檔

在切換到遠端工作之前，最好將所有文件流程轉換為電子形式。 例如，我們使用DIADOK交換會計憑證，並透過客戶銀行支付帳單。

在實施這樣的系統時，有必要為所有參與電子文檔管理的員工（例如會計師）提供具有增強型合格電子簽章的金鑰卡。 收到此類鑰匙圈可能需要一些時間，因此最好提前考慮這個問題。

在 DIADOK 中（與類似服務一樣），您可以設定與其他電子文件管理電信業者的漫遊。 如果交易對手使用您以外的文件管理系統，則需要這樣做。

如果您或您的某些交易對手以老式方式處理文件，您將必須透過造訪郵局或致電快遞員來發送和接收常規紙本信件。 在隔離的情況下，此類操作必須減少到最低限度。

用電話做什麼

在營運的最初幾年，我們公司使用固定電話和行動電話。 然而，我們很快就意識到，由於員工和客戶數量眾多，我們需要一些更合適的解決方案。

對我們來說最方便的選擇是 MangoTelecom 的虛擬 PBX。 在它的幫助下，我們擺脫了與城市電話號碼的連接（因此也擺脫了辦公室的實體位置）。 我們還有機會將 PBX 與我們的 CRM 整合、記錄與客戶的客戶支援對話、設定呼叫轉移等。

接下來，您可以在智慧型手機、筆記型電腦或桌上型電腦上安裝虛擬 PBX 應用程式。 這將允許您撥打俄羅斯號碼或以國內費率接聽電話，甚至是從國外打來的電話。

因此，從業務連續性的角度來看，虛擬 PBX 使您可以使員工從辦公室搬到家中幾乎不引人注意。

如果您使用辦公室 PBX，並且在搬家時不可避免地要關閉它，請考慮切換到虛擬 PBX。 請諮詢您的電話供應商，以了解是否可以啟用從固定電話 PBX 號碼到傳入虛擬 PBX 號碼的呼叫轉移。 在這種情況下，當您切換到虛擬 PBX 時，您將不會丟失來電。

至於員工之間的通話，使用虛擬 PBX 時，通常不收取任何費用。

遠距選拔和培訓員工

在補充人員時，公司運作的最初幾年，我們總是邀請候選人到辦公室，進行經典的面試並佈置任務。 接下來，我們對辦公室新人進行了個別訓練。

然而，隨著時間的推移，我們完全轉向遠端招募。

可以使用 HH 網站或任何其他招聘服務上的職位空缺附帶的測試來進行初步選拔。 必須說，如果設計得當，這些測試可以過濾掉大量不符合要求的候選人。

然後一切就變得簡單了 - 我們使用 Skype。 使用 Skype 並始終開啟攝影機，您進行面試的效率不會低於候選人坐在您旁邊的情況。

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儘管存在某些缺點，但與類似系統相比，Skype 也具有非常重要的優勢。 首先，透過Skype你可以組織一個電腦桌面的演示，這在教學和討論工作問題時是非常必要的。 其次，Skype 是免費的，可在所有主要平台上使用，並且可以輕鬆安裝在電腦或智慧型手機上。

如果您需要為多名員工組織會議或培訓，只需在 Skype 上建立群組即可。 透過共用桌面，演示者或教師可以為會議參與者提供所有必要的材料。 在聊天視窗中，您可以發布連結、簡訊、交換文件或進行對話。

除了 Skype 上的課程外，我們還準備教育影片（使用 Camtasia Studio 程序，但您可以使用您習慣的程序）。 如果這些影片僅供內部使用，那麼我們會將其發佈到我們的伺服器上，如果供所有人使用，則發佈到 YouTube 上。

在大多數情況下，教育電影、Skype小組課程與對話和桌面演示以及師生之間的個人交流相結合，使我們能夠完全遠端進行培訓。

是的，有一些服務旨在向一組使用者示範桌面、舉辦網路研討會，甚至還有培訓平台（包括免費平台）。 但對於這一切，您需要付出金錢或時間來學習如何使用該平台。 免費平台最終可能會變成付費平台。 同時，Skype 功能在許多情況下就足夠了。

專案合作

當一起處理專案時，我們每天和每週舉行會議，使用結對程式設計和程式碼審查。 已建立 Skype 群組用於會議和程式碼審查，並在必要時使用桌面簡報。 至於程式碼，它儲存在我們位於資料中心的 GitLab 伺服器中。

我們使用 Google Docs 組織文件的共同工作。

除此之外，我們還有一個內部 Klondike 知識庫，與應用程式處理和資源規劃系統（我們的 CRM 和 ERP）整合。 多年來，我們創建並改進了這些託管在資料中心伺服器上的工具。 它們使我們能夠有效地處理客戶的大量請求、分配執行人、討論申請、記錄工作時間等等。

最有可能的是，您的公司已經使用類似的東西，當員工轉向遠端工作時，提供對適當資源的遠端存取就足夠了。

遠端用戶支援

我們的用戶是在俄羅斯幾乎所有地區運營的線上商店的所有者和經理。 當然，我們為他們提供遠端支援。

我們的支援團隊透過票務系統工作，透過電子郵件和電話回答問題，並透過線上商店的管理網站和我們公司網站進行聊天。

在討論任務的階段，我們使用客戶可用的任何即時通訊工具，例如 Telegram、WhatsApp、Skype。

有時需要查看客戶在他的電腦上正在做什麼。 這可以透過 Skype 在桌面示範模式下完成。

如有必要，您可以使用 TeamViewer、Ammee Admin、AnyDesk 等工具在使用者電腦上遠端工作。 要使用這些工具，客戶必須在其電腦上安裝適當的軟體。

設定 VPN 訪問

我們在位於不同資料中心的虛擬機器上安裝了 OpenVPN 伺服器（使用 Debian 10 作業系統）。 OpenVPN 用戶端安裝在我們員工的 Debian、Ubuntu、MacOS 和 Microsoft Windows 工作電腦上。

在 Internet 上，您可以找到許多有關安裝 OpenVPN 伺服器和用戶端的說明。 你也可以用我的 OpenVPN 安裝與設定指南.

必須說的是，為員工建立金鑰的手動流程非常繁瑣。 為了確保連接新用戶的時間不超過十秒，我們使用類似下面劇透的腳本。

用於建立密鑰的腳本

#!/bin/bash

if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage:  bash gen.sh username"
exit
fi

echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="

ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1

RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"

# If user key does not exists, create it

if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
  echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
  cd "$RSA"
  ./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi

# Removing user folder, if exists

if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi

# Create user folder for key and other files

mkdir $USR_CRT/$USER/

# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder

cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"

cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"

# Copy Manual files

cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"

# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER

cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1

# Create tar.gz and send it to administrator e-mail

tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"

echo "--------->  DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"

啟動時，腳本將傳遞使用者 ID（使用拉丁字母）作為參數。

此腳本請求憑證授權單位密碼，該密碼是在安裝 OpenVPN 伺服器時建立的。 接下來，此腳本建立一個目錄，其中包含 OpenVPN 用戶端所需的所有憑證和設定文件，以及用於安裝 OpenVPN 用戶端的文件檔案。

建立配置和文件文件時，change_me 將替換為使用者 ID。

接下來，將包含所有必需文件的目錄打包並發送給管理員（地址直接在腳本中指示）。 剩下的就是將產生的存檔轉發給使用者的電子郵件地址。

我們希望您能夠有效地利用在家中的強制隔離期。 掌握了沒有辦公室的工作技巧後，您可以繼續積極利用遠距員工的工作。

祝您搬家順利，在家工作有豐碩成果！

來源： www.habr.com

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