新手商人的一個常見錯誤是對資料的收集和分析、工作流程的最佳化和關鍵指標的監控不夠重視。 這會導致生產力下降以及時間和資源的次優浪費。 當流程出現問題時，您必須多次修正相同的錯誤。 隨著客戶數量的增加，服務品質不斷惡化，如果沒有數據分析，就無法清楚了解哪些方面需要改進。 結果，決定都是一時興起做出的。
為了具有競爭力，現代企業除了優質的產品和服務之外，還必須擁有透明的流程並收集分析數據。 如果沒有這一點，就很難了解業務的真實狀況並做出正確的決策。 因此，在您的武器庫中擁有必要的工具非常重要，這些工具不僅易於使用，而且還可以讓您簡化工作並創建盡可能透明的流程。
如今有大量的工具和解決方案。 但大多數企業家不使用它們，因為他們要么看不到它們的價值，要么不明白如何使用它們，要么它們很昂貴，要么很複雜，要么要多 100500。 但那些已經弄清楚、找到或為自己創造了此類工具的人已經在中期佔據了優勢。
十多年來，我一直在創建 IT 產品和解決方案，幫助企業透過流程的自動化和數位轉型來增加利潤。 我幫助創辦了數十家新創公司，並創建了數十種線上工具，全世界數十萬人都在使用這些工具。
這是我實踐中的一個很好的例子，展示了數位轉型的好處。 對於一家小型美國律師事務所，我和我的團隊創建了一種用於產生法律文件的工具，它允許律師更快地產生文件。 後來，擴展了該工具的功能，我們創建了線上服務並徹底改變了公司。 現在，他們不僅為所在城市的客戶提供服務，也為全國各地的客戶提供服務。 三年多來，公司的資本規模成長了數倍。
在這篇文章中，我將與您分享創建監控關鍵業務指標的透明系統的真實經驗。 我將嘗試灌輸使用數位解決方案的價值，我將證明這並不困難，而且並不總是昂貴。 那麼，我們走吧！
這一切是如何開始的
如果你想擁有你從未擁有過的東西，你必須做你從未做過的事情。
可可香奈兒
我的妻子厭倦了休產假，我們決定開一家小生意——兒童遊戲室。 由於我有自己的生意，我的妻子完全負責遊戲室，我幫助解決戰略問題和發展。
開設企業的細節是完全不同的故事，但在收集數據和分析競爭對手的階段，除了突出這項業務的具體問題外，我們還關注大多數競爭對手沒有遇到的內部流程問題。
令我驚訝的是，在 XNUMX 世紀，幾乎沒有人以任何形式保存 CRM；許多人在筆記本中以書面形式保存記錄。 同時，業主們也抱怨員工偷竊、計算錯誤、需要花費大量時間重新計算和核對賬簿上的條目、預訂和押金數據丟失、客戶不明原因離開等。他們。
透過分析收集到的數據，我們意識到我們不想重複他們的錯誤，我們需要一個透明的系統來將這些風險降至最低。 首先，我們開始尋找現成的解決方案，但找不到完全滿足我們要求的解決方案。 然後我決定製作自己的系統，雖然不理想，但可以工作且便宜（幾乎免費）。
在選擇工具時，我考慮了以下標準：它應該便宜，應該是靈活且易於使用，並且應該易於使用。 我可以為這個業務編寫一個成熟的、強大的、昂貴的系統，但我們的時間很少，預算也很少，而且我們並不完全了解我們的專案是否可行，花費大量資源是不合理的。這個系統。 因此，在檢驗假設的時候，我決定從MVP（Minimum Viable Product——最小可行產品）入手，用最少的投入在最短的時間內做出一個工作版本，隨著時間的推移，完成或重做。
結果，我選擇了 Google 服務（雲端硬碟、表格、日曆）。 輸入/輸出資訊的主要來源是Google Sheets，因為我的妻子有使用電子表格的經驗，所以如果有必要，她可以自己進行更改。 我還考慮到，該工具也會被那些可能不太擅長使用計算機的員工使用，教他們如何將數據輸入到表格中會比教他們如何使用一些專門的工具要容易得多。像1C這樣的程序。
輸入表格的資料即時變化，即隨時可以看到公司事務的情況，內建安全性，可以限制特定人員的存取。
架構和資料結構的開發
兒童遊樂室提供多項基本服務。
- 標準參觀 ——當顧客購買在孩子遊戲室的時間。
- 監督訪視 - 當客戶購買在孩子遊戲室度過的時間並支付額外的監督費用。 也就是說，客戶可以離開孩子去做自己的事情，而客房服務員會在父母不在的時候看著孩子和孩子玩耍。
- 開放生日 — 客戶租用一張單獨的桌子來供客人用餐和就座，並支付遊戲室的標準訪問費用，而遊戲室照常運營。
- 生日不營業 — 客戶租用整棟房子；在租賃期間，房間不接受其他客戶。
對於業主來說，了解有多少人曾造訪房間、他們的年齡、他們花了多少時間、他們賺了多少錢、有多少開支（經常發生管理員需要購買東西或支付費用）是很重要的例如，送貨或水），有幾個生日？
與任何 IT 專案一樣，我首先思考未來系統的架構並建立資料結構。 由於妻子負責生意，所以她知道她需要看到、控制和統治的一切，所以她扮演了顧客的角色。 我們一起進行了集思廣益，制定了系統的要求，在此基礎上我思考了系統的功能，並在 Google Drive 中創建了以下文件和資料夾結構：
「摘要」文件包含公司的一般資訊：收入、支出、分析
費用文件包含有關公司每月費用的資訊。 為了提高透明度，分為幾類：辦公室費用、稅金、人事費用、廣告費用、其他費用。
每月花費
年度費用總表
Income 資料夾包含 12 個 Google Sheets 文件，每個月一個。 這些是員工每天填寫的主要工作文件。 它們包含強制性儀表板選項卡和每個工作日的選項卡。 儀表板選項卡顯示當月的所有必要信息，以便快速了解事務，還允許您設定價格和添加服務。
儀表板選項卡
每日標籤
在業務發展過程中，額外的需求開始以折扣、訂閱、附加服務和活動等形式出現。 我們也隨著時間的推移實現了這一切，但這個範例顯示了系統的基本版本。
功能的創建
搞清楚主要指標，搞清楚實體之間的架構和資料交換之後，我就開始實施了。 我做的第一件事是在我的 Income 資料夾中建立一個 Google Sheet 文件。 我在其中創建了兩個選項卡：儀表板和該月的第一天，我在其中添加了下表。
主要工作表
這是管理員將使用的主要工作表。 他只需填寫必填欄位（紅色標記），系統就會自動計算出所有必要的指標。
為了減少輸入錯誤和方便，「存取類型」欄位被實作為所提供服務的下拉列表，我們可以在儀表板頁面上進行編輯。 為此，我們向這些單元格添加資料驗證，並指示從中獲取資料的範圍。
為了減少計算中的人為錯誤，我添加了自動計算客戶在房間內花費的時間和應付金額的功能。
為此，管理員只需以 HH:MM 格式標記客戶的到達時間（E 欄）和離開時間（F 欄）。 為了計算客戶在遊戲室花費的總時間，我使用以下公式：
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)為了自動計算使用服務的金額，我們必須使用更複雜的公式，因為一小時的價格可能會根據服務類型而有所不同。 因此，我必須使用 QUERY 函數將資料綁定到儀表板頁面上的服務表：
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)除了主要操作之外，我還添加了其他函數來消除不需要的 IFERROR 或 ISBLANK 錯誤，以及 ROUNDDOWN 函數 - 為了不為小事情煩惱，我將最終金額向下舍入到客戶。
除了主要收入（租用時間）外，兒童遊樂室還有服務或玩具銷售等形式的額外收入，員工也會做一些小開支，例如支付飲用水或購買糖果以表揚，所有這些也必須考慮在內。
因此，我添加了兩個表格來記錄這些數據：
為了更輕鬆地使用這些符號，我對它們進行了著色並向單元格添加了條件格式。
主要的表格已經準備好了，現在你需要將主要指標放到一個單獨的表格中，這樣你就可以清楚地看到你一天賺了多少錢以及這些錢在收銀機中有多少以及卡上有多少。
為了按付款類型總計金額，我再次使用了 QUERY 函數：
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")工作日結束時，管理員只需複核收入即可，無需手動重新計算。 我們不強迫一個人做額外的工作，業主可以隨時查看和控制情況。
所有必要的表格都已準備就緒，現在我們只需複製每天的選項卡，對其進行編號並獲取以下內容。
偉大的！ 幾乎一切都已準備就緒，剩下的就是在儀表板標籤上顯示該月的所有主要指標。
要獲得該月的總收入，可以寫出以下公式
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1其中 D1 是具有每日收入的儲存格，「1」、「2」等是選項卡的名稱。 我以完全相同的方式取得額外收入和支出的數據。
為了清楚起見，我決定按類別顯示總獲利能力。 為此，我必須從所有選項卡中進行複雜的選擇和分組，然後過濾並刪除空白行和不必要的行。
按類別劃分的獲利能力
主要的收入核算工具已準備就緒，現在我們只需複製一年中每個月的文件。
在創建了一個用於會計和監控收入的工具後，我開始創建一個費用表，其中我們將考慮所有每月費用：租金、工資、稅金、購買商品和其他費用。
在當前年份資料夾中，我建立了一個 Google Sheet 文檔，並向其中添加了 13 個選項卡、一個儀表板和 XNUMX 個月。
儀表板選項卡
為了清楚起見，在儀表板標籤中，我總結了有關本年度財務費用的所有必要資訊。
在每個月度的選項卡中，我建立了一個表格，我們將在其中按類別追蹤公司的所有現金支出。
月選項卡
事實證明非常方便，現在你可以查看和控制公司的所有支出，如果有必要，還可以查看歷史記錄，甚至進行分析。
由於收入和支出的資訊位於不同的文件中，因此不太方便監控，因此我決定建立一個文件，其中匯集了所有者控制和管理公司所需的所有相關資訊。 我將此文件命名為“Summary”。
數據透視表
在此文件中，我建立了一個從表接收每月資料的表，為此我使用了標準函數：
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")我將文檔 ID 作為第一個參數傳遞，並將導入的範圍作為第二個參數傳遞。
然後我編制了年度餘額：賺了多少錢，花了多少錢，利潤是多少，獲利能力。 可視化必要的數據。
為了方便起見，讓企業主可以在一個地方看到所有資料而不是透過檔案運行，我整合了選擇一年中任何月份並即時顯示關鍵指標的功能。
為此，我創建了月份和文檔 ID 之間的鏈接
然後，我使用“數據 -> 數據驗證”創建了一個下拉列表，指定了鏈接的範圍，並使用文檔的動態鏈接配置了導入
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")結論
正如您所看到的，改進業務流程並不像看起來那麼困難，而且您不需要擁有任何超級技能來做到這一點。 當然，這個系統有很多缺點，隨著業務的成長就無法使用它，但對於小型企業或剛開始測試假設時，這是一個很好的解決方案。
這個遊戲室已經第三年致力於這個解決方案了，只有今年，當我們已經清楚地了解所有流程時，我們了解了我們的客戶和市場。 我們決定創建一個成熟的線上業務管理工具。
聚苯乙烯
使用 Google 試算表監控您的業務不是很方便，尤其是透過手機。 所以我做了 ，以方便的格式即時顯示所有關鍵業務指標
來源： www.habr.com