20世紀，人們的生活和工作都按計劃進行。在工作中（簡單地說，你可以想像一座工廠），人們對未來一周、一個月、一年都有明確的計劃。簡單來說：您需要剪掉 20 個部分。沒有人會跑來說，現在需要切掉 37 個部分，此外還需要寫一篇文章來思考為什麼這些部分的形狀正是如此——最好是昨天的。
在日常生活中，人們都差不多這樣：不可抗力就是真正的不可抗力。沒有手機，朋友不能打電話叫你“緊急過來幫忙解決問題”，你幾乎一輩子都住在一個地方（“搬家就像著火一樣”），你只想著“12 月來一個星期”來幫助你的父母。
在這種情況下，形成了一種文化準則，如果你完成了所有任務，你會感到滿足。這是真實的。未能完成所有任務是偏離常態。
現在一切都不同了。智力已經成為勞動的工具，需要在工作過程中以不同的形式運用它。現代經理（尤其是高階經理人）一天要完成幾十種不同類型的任務。最重要的是，一個人無法控制「收到的訊息」的數量。新任務可以取消舊任務、改變其優先順序並改變舊任務的製定方式。在這種情況下，提前製定計劃並逐步實施實際上是不可能的。對於收到的任務，“我們收到了稅務局的緊急請求，我們需要今天回复，否則將被罰款”，你不能這樣回應：“我會把它安排在下週。”
如何面對這種情況，才能有時間享受工作以外的生活？是否可以將一些工作管理演算法應用到日常家庭生活中？三個月前，我徹底改變了設定任務和監控任務的整個系統。我想告訴你我是如何走到這一步的，以及最後發生了什麼事。該劇分為兩部分：第一部分稍微涉及一點意識形態。第二個完全是關於實踐的。
在我看來，我們的問題不在於現在任務太多了。問題在於，我們的社會文化準則仍然是為了執行「今天計畫的所有任務」而設立的。當計劃失敗時我們會擔心，當沒有完成所有計劃時我們會擔心。同時，學校和大學仍然在舊有的框架內運作：有一套固定的課程，有明確計劃的家庭作業，孩子們的頭腦中形成了一個模型，假設生活會繼續這樣下去。如果你想像一下殘酷的版本，那麼在現實中，在你的英語課上他們開始討論地理，第二節課不是四十分鐘，而是一個半小時，第三節課被取消了，在第四節課，在課程進行到一半時，你的母親打電話給你，緊急要求你買些雜貨帶回家。
這種社會文化代碼使人們希望能夠改變流入的流量——並以此改善自己的生活，而上述生活是不正常的，因為它沒有明確的計劃。
這是主要的問題。我們需要認識到並接受我們無法控制傳入訊息的數量，我們只能控制我們如何處理它們以及我們如何實際處理傳入訊息。
沒有必要擔心不斷要求改變計劃：我們不再使用機器工作（極少數例外），一個月都收不到信件（是的，我是個樂觀主義者），固定電話已經成為一種時代錯誤。因此，有必要改變處理資訊的過程，接受當前的生活，並認識到舊的社會文化代碼不起作用。
那我們可以做些什麼來讓它變得更容易呢？ 「製作一個好的網站」非常困難，但是如果有明確的技術任務（或至少只是更清晰的任務描述），獲得正確的結果（並且一般來說，至少獲得一些結果）就會變得容易得多。
最好的例子就是我自己，所以我會試著分解我的願望。我很清楚，生活和工作計劃的處理出了問題：現在它是“壞的”，但我希望它變得“好”。
在「高」分解水準下，什麼是「壞」和「好」？
壞處：我感到焦慮，因為我不確定我是否能夠完成我向別人或自己承諾過的所有事情，而且我感到沮喪，因為我無法抽出時間去做我計劃已久的事情，因為它們要么因為緊急，要么因為太難開始而不得不推遲；我無法做所有我感興趣的事情，因為我的大部分時間都被工作和家庭佔用了，這很糟糕，因為我無法抽出時間和家人休息。單獨的一點：我並不處於持續的上下文切換模式，這在很大程度上是上述所有情況發生的原因。
好的：我不會感到焦慮，因為我知道自己在不久的將來會做什麼，沒有這種焦慮讓我能夠更有效地利用我的空閒時間，我不會感到經常性的疲勞（「經常」這個詞並不適合我，它只是經常性的），我不需要抽搐並切換到任何傳入的通信。
總的來說，我上面所描述的大部分內容都可以用一個簡單的短語來描述：「減少不確定性和模糊性」。
因此，技術任務變成瞭如下形式：
- 修改傳入任務處理流程以便進行上下文切換。
- 使用任務設定係統 - 這樣至少當前的任務和想法不會被遺忘並且有一天會被處理。
- 調節明天的可預測性。
在我改變任何事情之前，我需要了解我能改變什麼，不能改變什麼。
困難而巨大的任務是理解並承認我無法改變流入的潮流本身，而這種潮流是我生活的一部分，我憑藉自己的自由意志發現自己在其中；這種生活的優點大於缺點。
也許，在解決問題的第一個層面上，你應該思考：你是否想要你所處的生活環境，或者你想要一些不同的東西？如果你覺得你想要別的東西，那麼也許值得與心理學家/心理分析師/心理治療師/大師/隨便叫他們什麼名字來同時研究這個問題——這個問題非常深刻和嚴肅，我不會在這裡討論它。
所以，我處於現在的位置，我喜歡它，我擁有一家擁有 100 名員工的公司（我一直想從事商業），我從事有趣的工作（它是與人互動，包括實現工作目標 - 我一直對“社會工程”和技術感興趣），業務建立在“解決問題”的基礎上（我一直喜歡成為一名“修復者”），我擅長做家務。我喜歡這裡，除了“不好”部分列出的“副作用”。
鑑於我喜歡這種生活，我無法改變（除了委派任務，下面會討論）流入的流量，但我可以改變它的處理方式。
如何？我支持從小到大這個理念──先解決最迫切的問題，這些問題可以透過簡單的改變來解決，然後再邁向更大的改變。
我所做的所有改變可以概括為三個方面；我將按照從簡單（對我來說）到複雜的變化來列出它們：
1.處理並保存任務。
我從來都不能（現在仍然不能）正常地寫紙質日記；寫下並製定一項任務對我來說是一項非常困難的任務，而且經常坐在某種任務跟踪器上真的很難。
我接受了這一點，我的基本觀念是，我腦中的東西才是最重要的。
我的任務處理按照以下模式進行：
- 我記得的任務是，只要有時間就盡快完成它；
- 接到的任務──如果很快完成，就接到後立即做，如果要花很久──答應我一定會做；
- 您忘記做的任務 - 只有當您被提醒時才會做。
這在一段時間內或多或少是正常的，直到「我忘記的任務」變成了一個問題。
這變成了兩種形式的問題：
- 幾乎每天都會有被遺忘的今天需要完成的任務（最讓我抓狂的是，法警發來短信，說在飛往美國之前要從我的帳戶中扣除交通罰款，我急需弄清楚我是否被允許飛行）。
- 很多人認為再次詢問請求並將其保留給自己是錯誤的。如果是個人請求，忘記某件事會讓人生氣，但如果是工作請求，那麼最終就會變成需要今天就完成的事情（參見第一點）。
我們必須採取措施解決這個問題。
儘管這對我來說很不尋常，但我開始寫下我所做的一切。就這樣。我很幸運自己想出了這個主意，但總的來說，整個想法非常符合這個概念 .
第一步就是簡單地將我腦中的所有任務卸載到對我來說最簡單的系統中。原來是她 ：介面非常快，創建任務的過程非常短，有一個簡單的手機應用程式（然後我切換到了 Todoist，但在第二部分，即技術部分中會更多地介紹它）。
感謝上帝，我已經以各種方式參與 IT 管理 10 年了，我明白「創建應用程式」是一項注定要失敗的任務，就像「去看醫生」一樣。因此我開始將任務以行動的形式分解為可分解的任務。
我清楚地知道，我是一個非常依賴正面回饋的人，我可以以回饋的形式給予自己，例如「看看你今天做了多少」（如果我看到的話）。因此，「去看醫生」的任務變成了「選擇去看哪個醫生」、「選擇去看醫生的時間」、「打電話預約」的任務。同時，我不想讓自己太過勞累：每項任務都可以在一周中的某一天完成，並且很高興已經完成了任務的某個階段。
重點：分解任務，將任務寫成簡短的動作。
只要這個任務在你的腦海裡，只要你認為它有一天需要完成，你就不會平靜。
如果你還沒寫下來，而你卻忘記了，當你想起它並想起你忘記了的時候，你就會痛苦不已。
這適用於所有事情，包括家庭事務：出門上班，在路上想起忘記丟垃圾，這可不是什麼好事。
這些經驗根本就沒有必要。這就是我開始寫下我所做的一切的原因。
目標是，訓練自己將所有（絕對所有）任務上傳到任何追蹤器後，下一步就是開始停止思考寫下來的任務。
當你意識到你所考慮做的每件事都已被寫下來並且遲早你會實現它時，對我個人而言，焦慮就消失了。
當你在一天中記得自己想要換走廊裡的燈泡、與同事交談或寫一份文件（並急著寫它）時，你就不會再緊張了。
透過盡量減少被遺忘的（在這種情況下，未寫下的）任務的數量，我盡量減少了當我記得那些被遺忘的任務時產生的焦慮。
把所有的事情都寫下來或記住是不可能的，但是如果以前有 100 項這樣的任務，那麼到某個時候就只剩下 10 項了，焦慮的「事件」就會少得多。
關鍵點：寫下所有事情，絕對所有事情，即使你確信你會記住它。
我無法記住所有的事情：雖然聽起來很傻，但我會把所有的事情都寫下來，甚至是「遛狗」。
我這樣決定是為了什麼？我一直擔心忘記某事（在腦海中回顧計劃、任務、承諾等）而產生的焦慮已經減少了，而且總的來說，我腦海中關於「想想我還能承諾什麼」的不必要的轉換已經消失了。
2.降低反應性。
我們無法減少流入的流量，但我們可以改變應對方式。
我一直是一個反應靈敏的人，並且從中獲得快感，我會立即回應某人在電話裡提出的做某事的請求，我會嘗試立即完成生活中或日常生活中設定的任務，總的來說，我會盡可能快，我從中獲得快感。這本身不是一個問題，但是當這種反應成為一種本能時就成了問題。你不再需要區分現在真正需要你的地方和人們可以等待的地方。
問題是這也會產生負面情緒：首先，如果我沒有時間做某事或忘記了我承諾要回复的事情，我會再次非常沮喪，但這本身並不重要。當人們想要立即本能地做出反應的任務數量超過其身體能力時，這一點就變得至關重要。
我開始學著不要立即對事情做出反應。起初，這只是一個純粹的技術解決方案：對於任何傳入的請求“請這樣做”，“請幫忙”，“讓我們見面”，“讓我們打電話”，我沒有做出反應，甚至沒有分析我什麼時候會這樣做，而是開始設置第一個任務來簡單地處理這個傳入的請求併計劃何時完成它。也就是說，追蹤器中的第一個任務不是完成被要求做的事情，而是「明天閱讀 Vanya 在 Telegram 上寫的內容，並了解我是否可以做到以及何時做到（如果可以的話）。」這裡最困難的事情是與本能作鬥爭：很多人默認要求快速反應，如果你習慣於這種反應的節奏，那麼如果你沒有立即回應某人的請求，你會感到不舒服。
但奇蹟發生了：事實證明，如果你只是告訴他們你明天就會去做某事，那麼在「昨天」要求你做某事的 9 個人中，有 10 個人可以輕鬆地等到「明天」去做。再加上寫下任務並遵守承諾，生活就會變得輕鬆很多，你開始感覺自己生活在一個有條理的計劃中（也許你確實如此）。當然，這需要大量的訓練，但實際上，在你自己採用這樣的規則的情況下，你很快就能學會它。這在很大程度上解決了上下文切換和無法完成既定計劃的問題。我嘗試將所有新任務、過去需要被動應對的所有請求都安排到明天，並且「明天」早上我就已經知道什麼時候可以完成這些任務。 「今天」的計畫變得不那麼靈活了。
3.設定優先順序並記錄意外任務。
正如我在一開始所說的，我已經承認自己每天的任務量超出了我的能力範圍。反應性任務集仍然存在。因此，每天早上我都會檢查一天的任務：哪些任務確實需要今天完成，哪些任務可以推遲到明天早上，這樣我就可以決定什麼時候完成，哪些任務應該委派給別人，哪些任務可以完全放棄。但它並沒有就此止步。
當你晚上意識到你還沒有完成今天計劃的重要事情時，你會感到非常沮喪。但最常見的情況是，今天出現了一些計劃外的事情，儘管我們盡了最大努力推遲反應，但今天還是必須做出反應。我開始在做完今天所做的所有事情後立即寫下來。到了晚上，我查看了已完成的任務清單。一位律師來談話——把它寫下來，一位客戶打電話來——把它寫下來。發生了一起事故需要回應——我把它寫了下來。汽車修理廠打電話說今天需要把車開過來，以便在週日之前修好，我記了下來。這讓我既能理解為什麼我沒有完成今天設定的任務，又不必為此擔心（如果意外的任務值得的話），又能記錄下我可以在哪里以不那麼被動的方式處理即將到來的任務（告訴服務人員我做不到，我明天才會把車開過來，然後發現即使我明天把車交給你們，到週日我仍然可以做到）。我試著把我做的每一件事都寫下來，甚至是「簽署了會計部門的兩份文件」和與同事的一分鐘談話。
4.授權。
對我來說最困難的話題。在這裡我更樂意接受建議而不是給予建議。我只是在學習如何正確地做到這一點。
授權的問題在於組織授權流程。一旦建立了這些流程，我們就可以輕鬆地委派任務。如果流程不完善，委派任務似乎太耗時（與自己完成任務相比）或根本不可能（除了我之外沒有人可以確定地完成這項任務）。
缺乏流程導致我的頭腦出現障礙：我根本沒想過可以委託他人完成某項任務。就在幾週前，當我決定從 Trello 切換到 Todoist 時，我發現自己花了三個小時將任務從一個系統轉移到另一個系統，甚至沒有想到其他人可以做到這一點。
現在對我來說，主要的實驗是克服自己的障礙，當我確信別人不會同意或不知道如何去做某件事時，我不會要求他們做這件事。浪費時間解釋。接受事情需要更長的時間才能完成的事實。如果您分享您的經驗，我會非常高興。
陷阱
所有上述變化都是透過對軟體工作的相當技術性的建議來描述的，我將在下一部分中寫到這些建議，並總結一下我在整個生活重組過程中陷入的兩個陷阱。
疲勞的概念。
由於我們不是進行體力勞動，而是進行腦力勞動，因此出現了一個巨大且意想不到的問題——了解並抓住開始感到疲倦的時刻。這使您有機會及時休息。
原則上，機床上的普通工人不會遇到這個問題。首先，我們從小就熟悉身體疲勞的感覺，此外，當身體無力時，繼續做某件事是相當困難的。我們不能在健身房做 10 組，然後再做 5 組「因為本來就應該這樣」。由於明顯的生物學原因，這種動機不會起作用。
思考的情況則有所不同：我們永遠不會停止思考。我沒有研究過這個領域，但總體來說有以下假設：
- 一個經常處於狂熱狀態的人不會立即註意到精神疲勞。它不會以「我不能再思考了，我要躺下」的形式發生——首先它會影響情緒範圍、思考能力，然後是感知，但在某個地方你可以感覺到它已經向你襲來。
- 要擺脫這種思維定勢，光停止工作是不夠的。我注意到，如果我停止工作，躺下並盯著手機，閱讀，觀看，而我的大腦仍然繼續工作，疲勞就不會消失。躺下並強迫自己什麼都不做（包括玩手機）確實有幫助。前 10 分鐘很難擺脫活動的流程，接下來的 10 分鐘，腦海中會浮現出無數個關於如何正確完成所有事情的想法，然後一切都清晰了。
讓大腦休息是重要且必要的，而且由於很難抓住這個機會，所以你只需要定期這樣做。
休息/生活/家庭的時間。
正如我已經寫過的，我是一個依賴正面回饋的人，但我可以為自己產生正面回饋：這既是獎勵也是問題。
自從我開始追蹤所有任務以來，我對自己完成的任務表示讚賞。不知不覺中，我從“工作生活安頓好了”的狀態，變成了“現在我是一個超級英雄，可以做盡可能多的事情”，每天要完成 60 項任務。
我平衡了工作和家務，並且總是將家務事列入我的日常清單中，但問題是這些都是家務事。但你肯定需要時間休息和陪伴家人。
工人六點鐘就被趕出商店，但企業家在工作時也獲得了一種興奮。事實證明，這與無法捕捉「精神疲勞」的時刻大致相同：在完成任務的興奮中，你會忘記你實際上需要生活。
當一切順利並且你很享受時，很難擺脫這種狀態，你也必須強迫自己。
疲勞不是來自於「躺下」的慾望，而是來自於情緒上的不安（「從早上開始，一切都讓我抓狂」）、感知訊息的困難以及切換情境的能力下降。
抽出時間休息至關重要，即使這確實令人沮喪。重要的是這不會對你以後造成影響。對自己兩個月的工作效率感到滿意，然後卻發現自己處於一種一切都很無聊、無法見到人的狀態，這可不是什麼好事。
畢竟，我們活著不只是為了生產力，世界上還有很多有趣又令人驚奇的事😉
總的來說，這些大致是關於如何值得（重新）組織工作和非工作流程的考慮。在第二部分中，我將告訴您我為此使用了哪些工具以及我取得了哪些成果。
附言這個主題對我來說非常重要，我甚至開設了一個單獨的電報頻道來分享我對這個問題的看法，加入我們吧——
來源： www.habr.com
