20世紀，人們的生活和工作按計劃進行。 在工作中（簡化——你可以想像一個工廠）人們對一周、一個月、來年都有一個明確的計劃。 簡化：你需要切割20個部分。 沒有人會過來說細節現在需要剪掉 37，此外，寫一篇文章反思為什麼這些細節的形狀是現在的樣子——最好是昨天。
在日常生活中，人們都差不多：不可抗力是真正的不可抗力。 沒有手機，朋友不能給你打電話叫你“馬上過來幫忙解決問題”，你幾乎一輩子都住在一個地方（“移動如火”），你一般認為幫助你的父母“十二月來一周”。
在這種情況下，形成了一種文化準則，如果你完成了所有的任務，你就會感到滿足。 這是真的。 未能完成所有任務是對規範的偏離。
現在一切都不同了。 智力已經成為一種勞動工具，在工作過程中有必要以不同的形式使用它。 現代管理者（尤其是高層管理者）在一天中要處理數十種不同類型的任務。 最重要的是，一個人無法管理“傳入消息”的數量。 新任務可以取消舊任務，改變它們的優先級，改變舊任務的設置。 在這種情況下，實際上不可能事先制定計劃，然後分階段實施。 你不能對到達的任務說“我會為下週做計劃”“我們有稅務局的緊急請求，我們需要今天回答，否則罰款。”
如何忍受它——以便有時間享受工作之外的生活？ 是否可以在日常生活中應用一些工作管理算法？ 3 個月前，我徹底改變了設定目標和監控目標的整個系統。 我想告訴你我是怎麼走到這一步的，最後發生了什麼。 該劇將分為兩部分：第一部分 - 可以說是關於意識形態的。 第二個完全是關於實踐的。
在我看來，我們的問題不在於任務多了。 問題是我們的社會文化準則仍然設置為執行“今天安排的每項任務”。 當計劃失敗時我們會擔心，當我們沒有完成所有計劃時我們會擔心。 與此同時，學校和大學仍然在以前的代碼框架內運作：有一套課程，有明確計劃的家庭任務，並在孩子的頭腦中形成一個假設生活將繼續下去的模型。像這樣。 如果你想像一個困難的版本，那麼在現實生活中，在你的英語課上，他們開始談論地理，第二節課需要一個半小時而不是四十分鐘，第三節課被取消，第四節，在上課中途，你媽媽打電話給你，急切地讓你買菜帶回家。
這種社會文化代碼讓人希望有可能改變流入的流量——並以此方式改善他們的生活，而上述生活是不正常的，因為其中沒有明確的計劃。
這是主要問題。 我們需要意識到並接受我們無法控制傳入消息的數量，我們只能控制我們如何對待它以及我們如何實際處理傳入消息。
不要擔心越來越多的計劃變更請求到來：我們不再在機器上工作（極少數例外），信件不會按月發送（是的，我是一個樂觀主義者），固定電話已經成為不合時宜的。 因此，有必要改變處理信息的過程，接受當前的生活，並認識到舊的社會文化代碼是行不通的。
我們可以做些什麼讓它變得更容易？ “做一個好的網站”是非常困難的，但是有了明確的技術任務（或者至少對手頭的任務有更清晰的描述），就更容易獲得正確的結果（並且，一般來說，實現至少有一些結果）。
最好的例子是我的，所以我會嘗試分解我的慾望。 我清楚地明白了生活和工作計劃的處理出了什麼問題：現在是“壞”，但我要讓它變得“好”。
什麼是“高”分解水平的“壞”和“好”？
壞：我感到焦慮，因為我不確定我是否能做到我承諾對別人或我自己做的每一件事，我很沮喪，因為我無法完成我計劃了很長時間的事情，因為他們必須被推遲或因為緊迫的任務，或者他們太難接近； 我不能做所有有趣的事情，因為工作和生活佔據了我的大部分時間，這很糟糕，因為我不能把時間花在家庭和娛樂上。 一個單獨的點：我不在不斷的上下文切換模式，在許多方面，上述所有情況都會發生。
好：我不會感到焦慮，因為我知道我在不久的將來會做什麼，沒有這種焦慮讓我可以更好地度過我的空閒時間，我不會感到經常感到疲勞（“這個詞” constant” 不適合我，它只是常規），我不必抽搐並切換到任何傳入的通信。
總的來說，我上面描述的大部分內容都可以用一個簡單的詞組來概括：“減少不確定性和不確定性”。
因此，技術任務變成了以下內容：
- 修改傳入任務的處理，以便切換上下文。
- 使用任務設置系統，這樣至少時事和想法不會被遺忘，並在某一天得到處理。
- 設定明天的可預測性。
在我改變任何事情之前，我必須了解我可以改變什麼，什麼不能改變。
一項艱鉅而艱鉅的任務是理解並認識到我無法改變傳入的流本身，而這種流是我生命的一部分，我自願結束了它； 這種生活利大於弊。
或許，在解決問題的第一階段，你應該思考：你是想要你在生活中找到自己的位置，還是想要別的東西？ 如果你覺得你想要別的東西，那麼也許值得與心理學家/心理分析師/心理治療師/大師/以任何名字稱呼他們 - 這個問題是如此深刻和嚴肅，我不會去這裡.
所以，我在我所在的地方，我喜歡它，我有一個 100 人的公司（我一直想做生意），我做有趣的工作（這是與人的互動，包括實現工作目標——而且我一直都是對“社會工程”和技術感興趣），一家建立在“解決問題”基礎上的企業（而且我一直喜歡做一個“修復者”），我感覺很自在。 我喜歡這裡，除了“壞”部分列出的“副作用”。
鑑於這是我喜歡的生活，我無法更改（任務委派除外，下面討論）傳入流，但我可以更改它的處理方式。
如何？ 我支持這樣的理念，即必須從少到多——先解決最痛苦的，同時可以通過簡單的改變解決的問題，然後邁向更大的改變。
我所做的所有更改可以概括為三個方向； 我將從簡單的（對我而言）更改到復雜的更改列出它們：
1.處理和保存任務。
我從來沒有能夠正確地（現在仍然不能）記紙質日記、寫下和製定任務——對我來說這是一項非常困難的任務，而且經常坐在某種任務跟踪器上是非常困難的。
我接受了，我的主要觀念是我腦子裡的東西是最重要的。
我的任務是按以下方式處理的：
- 我記得的任務是一到我的手就完成它；
- 一個即將到來的任務——如果完成得快，一接到就完成，如果完成時間長——承諾我會完成；
- 我忘記的任務 - 只有在提醒時才做。
這在一定時間內或多或少是正常的，直到“我忘記的任務”變成了一個問題。
這已成為兩個方面的問題：
- 幾乎每一天，今天需要完成的被遺忘的任務都到了（我完成的核心任務是法警發來的一條短信，內容是在飛往美國之前從賬戶中註銷交警罰款，並且迫切需要查明他們是否會讓我飛翔）。
- 很多人認為再次詢問請求並將其留給自己是不正確的。 如果這是個人請求，人們會因為忘記了某事而感到被冒犯，如果這是工作請求，它最終會變成今天需要完成的火災（見第一點）。
必須為此做點什麼。
不管我們多麼不同尋常，我都開始記下所有的案例。 一般來說，一切。 幸運的是自己想到了，不過總的來說，整個思路跟概念很像 .
第一步是簡單地將我頭腦中的所有案例卸載到對我來說最簡單的系統中。 她原來 ：界面非常快，創建任務的過程在時間上最少，手機上有一個簡單的應用程序（然後我切換到 Todoist，但在第二部分技術部分有更多介紹）。
感謝上帝，我已經以這種或那種方式進行 IT 管理 10 年了，我明白“創建應用程序”是一項注定要完成的任務，就像“去看醫生”一樣。 因此，我開始將任務分解成動作形式的分解任務。
我清楚地知道我是一個非常依賴積極反饋的人，我可以以“看看你今天做了多少”（如果我看到的話）的形式反饋給自己。 於是，“看病”的任務就變成了“選擇看哪位醫生”、“選擇什麼時候可以看病”、“打電話預約”等任務。 同時，我不想讓自己緊張：每項任務都可以在一周中的某一天完成，並且對您已經完成任務的某個階段感到滿意。
重點：分解任務，以短動作的形式記錄任務。
只要任務還在你的腦海裡，只要你認為它必須在某個時候完成，你就不會平靜。
如果還沒有記下來，你忘記了，當你想起它，想起你忘記的時候，你會很痛苦。
這適用於所有事情，包括家務：去上班和在路上記住你忘記扔垃圾一點也不酷。
這些經歷完全是不必要的。 所以我開始寫下一切。
目標是，在訓練自己將所有（絕對所有）案例上傳到任何跟踪器之後，下一步就是開始停止思考頭腦中記錄的案例。
當你明白你想做的每件事都被寫下來，你遲早會去做的，對我個人而言，焦慮就會消失。
你不再因為一天中午想起自己想換走廊裡的燈泡、與員工交談或寫一份文件（並立即匆忙寫下）這一事實而感到抽搐。
通過最大限度地減少被遺忘（在這種情況下，未記錄的）任務的數量，我可以最大限度地減少當我記住這些最被遺忘的任務時產生的焦慮。
你不可能把所有的事情都寫下來記住，但如果之前有 100 個這樣的任務，那麼到某個時刻就有 10 個，焦慮的“事件”就會更少。
要點：我們會寫下一切，一般的一切，即使我們確信我們會記住。
我無法記住所有事情：無論聽起來多麼愚蠢，我都會記下一切，直到“遛狗”。
我這樣決定了什麼？ 由於我總是害怕忘記某些事情而導致的焦慮在我腦海中減少了（我檢查了計劃、承諾的任務等），總的來說，我腦子裡不必要地轉換“想想我還能承諾什麼”消失了。
2. 反應性降低。
我們無法減少湧入，但我們可以改變我們應對它的方式。
我一直是一個被動的人，從中得到一個嗡嗡聲，立即回答一個人在電話上做某事的請求，試圖立即完成生活或日常生活中設定的任務，一般來說，我是盡可能快的，我從中感受到了嗡嗡聲。 這不是問題，但當這樣的反應變成本能時，就成了問題。 你不再區分現在真正需要你的地方，以及人們可以等待的地方。
問題是負面情緒也由此產生：首先，如果我沒有時間做某事或忘記了我答應回應的事情，我又很不高興，但這不是個人的批評。 當我想立即本能地響應的任務數量超過了執行它的物理可能性時，這就變得至關重要了。
我開始學會不要馬上對事情做出反應。 起初它只是一個純粹的技術解決方案：對於任何傳入的請求“請執行”、“請幫助”、“讓我們見面”、“讓我們打電話”，我成為第一個任務只是處理這個傳入的請求和調度我什麼時候完成它。 也就是說，跟踪器中的第一個任務不是完成所要求的任務，而是“明天閱讀 Vanya 在電報中寫的內容，並了解我是否可以做以及何時可以做，如果我可以”的任務” 這裡最難的是與本能作鬥爭：大量的人默認要求快速反應，如果你習慣於生活在這種反應的節奏中，如果你不回答這個人的問題，你會感到不舒服立即請求。
但奇蹟發生了：事實證明，如果你只是告訴他們你明天會做，那麼在“昨天”要求做某事的人中，有 9 個很可能會等到“明天”才開始處理他們的情況。 這一點，連同把事情寫下來並信守承諾，讓生活變得如此輕鬆，以至於你開始覺得自己現在生活在一個結構化的計劃中（也許你就是這樣）。 當然，需要大量的培訓，但實際上，在您為自己採用了這種規則的情況下，您可以很快學會這一點。 而這在很大程度上解決了上下文切換和無法完成既定計劃的問題。 我嘗試為明天設置所有新任務，我也為明天設置所有我做出反應的請求，並且已經在“明天”早上我弄清楚可以用它做什麼以及什麼時候做。 “今天”的計劃變得不那麼浮動了。
3. 突發事件的優先處理和處理。
就像我一開始說的，我承認每天的任務流量是我無法處理的。 反應任務集仍然存在。 因此，每天早上我都會處理今天的任務：哪些是今天真正需要做的，哪些可以移到明天早上，以決定什麼時候做，哪些應該下放，哪些應該做。可以完全扔掉。 但事情不僅限於此。
當你在晚上意識到你沒有完成今天計劃的關鍵任務時，會產生巨大的挫敗感。 但最常見的情況是，這是因為今天出現了計劃外的事情，儘管盡最大努力延遲反應，但今天還是有必要做出反應。 我開始寫下我今天所做的所有事情，在我完成它們之後立即寫下來。 晚上我查看了已完成任務的列表。 一位律師進來談話——他把它寫下來，客戶打電話來——他把它寫下來。 發生了需要響應的事故 - 將其記錄下來。 我打電話給汽車服務中心，說今天應該把車送來，這樣週日就可以修好，-我記下來了。 這讓我既能理解為什麼我沒有完成今天設定的任務而不用擔心（如果突然的任務值得的話），又能解決我可以不那麼被動地處理傳入任務的地方（告訴服務我'我沒有成功，我明天才把車開來，結果發現到週日還是可以的，甚至明天還車）。 我試著把所有完成的工作都寫下來，細到“簽署了會計部門的兩份文件”和與同事的簡短談話。
4.授權。
對我來說最難的話題。 在這裡，我更樂意接受而不是提供建議。 我只是在學習如何正確地做這件事。
授權的問題在於授權過程的組織。 在構建這些流程的地方，我們可以輕鬆地轉移任務。 在沒有調試流程的情況下，委託似乎要么太長（與您自己完成任務時相比），要么根本不可能（除了我之外沒有人可以完成此任務）。
流程的缺乏在我腦海中造成了障礙：我什至沒有想到可以委派任務。 就在幾週前，當我決定從 Trello 切換到 Todoist 時，我發現自己將任務從一個系統轉移到另一個系統三個小時，甚至沒有想到其他人可以做到。
我現在的主要實驗是克服我自己的障礙，即在我確定他們不會同意或不知道如何做的情況下要求人們做某事。 花時間解釋。 接受事情需要更長的時間才能完成。 如果你分享你的經驗，我會很高興。
陷阱
上面所有的變化都是通過非常技術性的軟件建議來描述的，我將在下一部分和本部分的結論中寫到——關於我在整個生活重組過程中掉入的兩個陷阱。
疲勞的概念。
鑑於我們不是在體力上工作，而是在精神上工作，一個巨大的、意想不到的問題出現了——理解並抓住你開始感到疲倦的時刻。 這使得可以及時休息。
機器後面有條件的工人原則上沒有這樣的問題。 首先，我們從小就可以理解身體疲勞的感覺，此外，當身體沒有能力做某事時，很難繼續做某事。 我們不能在健身房做了 10 組後，“因為有必要”再做 5 組。 由於明顯的生物學原因，這種動機是行不通的。
對於思考，情況有些不同：我們不會停止思考。 我沒有穿過這個區域，但總的來說假設如下：
- 一個處於持續狂熱狀態的人不會立即註意到精神疲勞。 它不會以“我不能再思考了，我會躺下”的形式發生——首先它會影響情緒範圍，思考能力，然後是感知，只有在這裡你才能感覺到發生了什麼。
- 為了切斷流動，僅僅停止工作是不夠的。 我注意到，例如，如果我停止工作，躺下來盯著手機看書，看書，但大腦仍在繼續工作，疲勞不會消失。 躺下並強迫自己什麼都不做（包括撥弄電話）真的很有幫助。 前 10 分鐘很難擺脫活動的流程，在接下來的 10 分鐘裡，一百萬個想法浮現在腦海中，如何正確地做每件事，但之後就已經很乾淨了。
讓大腦休息很重要也很有必要，因為很難抓住這個時刻，所以你只需要定期做。
休息/生活/家庭的時間。
正如我已經寫過的，我是一個依賴積極反饋的人，但我可以自己產生：這既是獎勵也是問題。
從我開始跟踪所有任務的那一刻起，我就為完成的任務而表揚自己。 在某個時候，我從“安定工作生活”的狀態變成了“現在我是超級英雄，我可以做很多事情”的狀態，達到了每天 60 個任務。
我平衡了工作和家務，並確保將家務列入我的每日清單，但問題是這些都是家務。 你需要休息和家人的時間。
工人在 6 點鐘被趕出商店，企業家在工作時也受到嗡嗡聲。 事實證明，這與無法抓住“精神疲勞”時刻的問題大致相同：在完成任務的高潮中，你忘記了你實際上需要生活。
當一切順利並且你從中得到關注時，從潮流中掉下來是非常困難的，你也必須強迫自己。
疲勞不是來自“躺下”的慾望，而是來自情緒紊亂（“從早上開始一切都令人憤怒”）、感知信息的複雜性和切換環境的能力下降。
分配休息時間是非常重要的，即使它很無聊。 重要的是這不會影響你以後。 享受兩個月的表演，然後處於一切都搞砸了，看不見人的狀態，這並不酷。
畢竟，我們活著不只是為了生產力，世界上還有海量的有趣和神奇的東西😉
總的來說，這些考慮通常值得（重新）組織工作和非工作流程。 在第二部分中，我將討論我為此使用了哪些工具以及我設法取得了哪些成果。
PS 這個話題對我來說太重要了，我什至開了一個單獨的電報頻道，分享我對這件事的看法，加入 -
來源： www.habr.com