我嘗試有系統地管理任務大概有 20-25 次。 就我現在所知，每次嘗試都失敗了，原因有二。
首先，為了投入時間完成任務，您需要了解為什麼要這樣做。
你開始管理任務，花時間在上面，做更少的任務，這一切都開始累積 - 為了什麼？
當你不明白為什麼時，任何工作都很難做好。 「秩序化你的生活」並不是最充分的目標，因為「秩序化生活」是一個相當模糊的現象。 但「透過降低不確定性來降低焦慮程度」是一個更具體、更好的目標，每天可以花一個小時來實現。
其次，我讀過的所有方法論都立即描述了該過程的最終狀態。 「你需要採用 ToDoIst，將其分解為項目，與日曆集成，審查本週的任務，確定它們的優先順序......」這很難立即開始執行。 就像在軟體開發一樣，我相信你需要使用 ——迭代地。
因此，我將進行我的“迭代”，也許以相同的形式對您有用。 畢竟，利用五一假期以（相對）新的模式重返工作崗位的充分理由是什麼？
你可以閱讀我是如何做到這一點的 .
Trello，幾個列表
我們僅創建 4 個列表，使用桌面和行動應用程式。
列表：
- 待辦事項 - 在這裡寫下想到的所有任務。 一旦想到它們就寫下來。 「丟垃圾」是一項任務。 「洗碗」是一項任務。 「安排一次計劃會議」是一項任務。 嗯，等等。 如果發生意外的事情或您剛剛度過了艱難的一天，即使是最明顯或最重要的事情也可能會被忘記。
- 今天的待辦事項 - 每天晚上我都會將事情從「待辦事項」板移至「今天的待辦事項」板。 如果你的一些工作在晚上還留在那裡，那是正常的；更多內容見下文。 隨著時間的推移，您開始了解清單中可以包含多少任務，以便其中大部分可以在計劃的日期完成。
- 今天做的。 這個看板是減少「今天什麼都沒做」的焦慮的主要方式，也是進一步反思自組織的好方法。 我在這裡寫下我今天完成的所有任務，即使是那些不在計畫清單上的任務。 「我打電話給瓦夏詢問這些文件的事，」他寫下了這句話。 「他們要求我簽署文件，」我寫道。 「我們與安東討論了協議，」他寫道。 這樣，到一天結束時，您就會了解自己實際上花了時間在什麼事情上，以及為了完成計劃而可以從這些任務中省略什麼。
- 已完成 — 所有已完成任務的清單。 在一天的開始或結束時，我將它們從“今天完成”移至“完成”。 本質上，它是一個垃圾桶，您可以在其中簡單地找到已完成的任務，因此需要定期清潔。
Trello，“迷你日曆”
在某些時候，很明顯有些任務是有時間限制的，你不想在一周內忘記它們，以免這段時間計劃其他事情。 我一直很難處理日曆，所以我添加了幾個板，名稱為“週一待辦事項”、“週二待辦事項”等，我開始在其中列出有時限的事情-多斯。
因此，當人們問我：“我們可以在星期四下午 16:00 談談嗎？” - 我只是去相應的看板，看看我們這次寫了什麼。 我們一定不要忘記在一周內按時在清單之間轉移任務：例如，當星期四到來時，將“星期四的待辦事項”轉移到“今天的待辦事項”。
為什麼不是日曆？ 對我來說，同時使用兩個實用程式非常困難。 如果我為此使用日曆，我將需要查看它，填寫它，定期檢查以檢查我是否忘記了某些內容...
此時我已經達到了 Trello 的極限。 主要問題是每天記錄超過 50 個任務，並且有相當大的任務池與常規清單和與天數相關的清單相關。 我怎麼知道我已經寫下了我需要做的任務？ 重複的東西開始出現。 如何同時確定一個專案的所有任務的優先順序？ 如何讓其他人有機會看到您的行事曆計劃？
我需要一個系統，在保持相對輕鬆的同時：
- 我可以按項目將任務分組。
- 有一個日曆連結（明天做），並在這一天到來時自動將其轉移到今天的任務。
- 將與谷歌日曆整合。
這就是我回到ToDoist的地方，在這個階段它被證明是最合適的解決方案。
ToDoist 中的當前線程
收件箱
我將所有收到的任務寫入收件匣，並嘗試立即進行整理。 解析的意思是：
- 確定任務完成的日期（對於短期任務，我最常設定“今天”，到晚上我就知道實際上什麼時候可以完成）。
- 確定任務所屬的項目（用於統計以及以某種方式更改專案中所有任務的優先順序的能力）。
想到的任務和近期不需要完成的任務都進入項目 未分類 個人 （「將杯架帶上車」）和 未分類的作品 （「考慮我們什麼時候可以安排一次策略公關會議」）。 ToDoist 允許您指派重複任務，因此每個週末我都有一個名為「未分類個人」的任務，每週一都有一個名為「未分類工作」的任務。
日曆集成
ToDoist 與 Google 日曆在兩個方向上都完美整合。 我與同事分享我的日曆，這樣他們就可以知道什麼時候他們肯定無法聯繫到我。
同時，日曆中的任務會向相反的方向轉移：我可以說“Seryoga，看看我周五的時間，並在那裡寫下一個會議”，這將同時出現在日曆和 ToDoist 中。 所以，事實上，我第一次開始使用日曆，而不必在其中建立事件。
處理非操作性傳入任務
我強行不會馬上急於做任務，除了那些火勢明顯的任務。 “我們迫切需要聯繫ABC 公司的管理層，因為服務器宕機了，員工也沒有任何回應”，這顯然是一個不能推遲的緊迫任務，但是“Zhenya，我現在可以給你打電話談談事情嗎？ ”新項目”變成“安排你何時可以與 X 談論 Y”，這已經變成任務“告訴 X 我們可以談論 Y”和任務“與 X 談論 Y”，已經有時間限制。 幾乎所有傳入的任務都會先變成「計畫...」。
確定任務的優先級
當天包含的所有任務都無法完成。 觀察自己，我意識到以下幾點（每個數字都會不同，但主要是得出結論）。
- 我每天寫下大約 50-70 個任務。
- 我可以輕鬆地完成多達 30 項任務（一天結束時不會感到完全疲倦）。
- 完成最多 50 個任務後，我會感到疲倦，但並不嚴重。
- 我可以完成 70 項任務，但之後我將很難擺脫“工作狂流”，難以入睡，而且總的來說，會有點社交。
基於此，我決定今天要做什麼。 ToDoist 對每項任務都有優先級，因此早上我會選擇要完成的關鍵任務，並根據我的能力和願望完成其餘任務。 每天我都會將大約 40-20 個任務轉移到第二天：有趣的是，第二天的任務又變成了 60-70 個。
維護統計
我真的很想了解今天在與工作相關的事情上花了多少時間以及在哪些事情上。 為此，我使用該應用程式 ，它同時存在於手機和筆記型電腦上，以及谷歌地圖位置歷史記錄（是的，我並不偏執）。
我們住在城外，所以可以明智地利用路上的時間。 現在，當我不累的時候，我會邊走邊聽有聲讀物，這樣我就可以利用這 40 分鐘。
我還沒有聚合數據，創建一種個人資料湖； 到時候我就會去做。
不會有結論
- 現代人的生活就是一大堆即將到來的任務。 不可能減少它； 我們必須學習管理這種流動。
- 大多數焦慮來自於對未來的未知。 如果我們了解未來幾天等待我們的是什麼，焦慮就會明顯減少。
- 因此，您可以花時間安排您的一天。 我知道今天會發生什麼，明天會發生什麼，我不會忘記那些我曾經忘記的任務。
- 進行任務追蹤本身並不是目的，如果您願意的話，它也是一種自我教育的方式。 你以前懶得做或從來沒有時間做的事情變得更容易做。 當外在世界設定任務時，許多人（包括我）通常感覺更好。 任務追蹤是一種為自己設定任務並學會按照自己的願望生活的方法。
- 工作本身並不是目的。 目標是安排您的工作日程，以便您有可預測的空閒時間，可以照顧自己、家人和興趣。
來源： www.habr.com