Ang kasagarang sayop sa mga bag-ong negosyante mao nga wala silay igong pagtagad sa pagkolekta ug pag-analisar sa datos, pag-optimize sa mga proseso sa trabaho ug pagmonitor sa mga importanteng indicators. Nagresulta kini sa pagkunhod sa produktibo ug suboptimal nga pag-usik sa oras ug mga kahinguhaan. Kung dili maayo ang mga proseso, kinahanglan nimo nga ayohon ang parehas nga mga sayup sa daghang mga higayon. Samtang nagkadaghan ang mga kliyente, nagkagrabe ang serbisyo, ug kung walaβy pag-analisar sa datos walaβy klaro nga pagsabut kung unsa ang kinahanglan nga pauswagon. Ingon usa ka sangputanan, ang mga desisyon gihimo sa usa ka kapritso.
Aron mahimong kompetisyon, moderno nga negosyo, dugang sa kalidad nga mga produkto ug serbisyo, kinahanglan adunay transparent nga mga proseso ug mangolekta og analytical data. Kung wala kini, lisud sabton ang tinuod nga kahimtang sa negosyo ug paghimo sa husto nga mga desisyon. Busa, importante nga anaa sa imong arsenal ang gikinahanglan nga mga himan nga dili lamang kombenyente nga gamiton, apan gitugotan ka usab nga pasimplehon ang imong trabaho ug paghimo sa labing transparent nga mga proseso nga posible.
Karon adunay daghang mga himan ug solusyon. Apan kadaghanan sa mga negosyante wala mogamit niini tungod kay wala nila makita ang bili niini, o wala makasabut unsaon paggamit niini, o kini mahal, o komplikado, o 100500 pa. Apan kadtong nakahuna-huna niini, nakakaplag o naghimo sa maong mga himan alang sa ilang kaugalingon aduna nay bentaha sa medium nga termino.
Sulod sa kapin sa 10 ka tuig, nagmugna ako og mga produkto ug solusyon sa IT nga makatabang sa mga negosyo nga madugangan ang kita pinaagi sa automation ug digital nga pagbag-o sa mga proseso. Nakatabang ko nga nakit-an ang daghang mga startup ug naghimo og daghang mga gamit sa online nga gigamit sa gatusan ka libo nga mga tawo sa tibuuk kalibutan.
Ania ang usa sa maayong mga ehemplo sa akong praktis nga nagpakita sa mga benepisyo sa digital transformation. Para sa usa ka gamay nga American law firm, ang akong team ug ako naghimo ug himan para sa pagmugna og legal nga mga dokumento, kini nagtugot sa mga abogado sa pagmugna og mga dokumento nga mas paspas. Ug sa ulahi, nga gipalapdan ang pagpaandar sa kini nga himan, naghimo kami usa ka serbisyo sa online ug hingpit nga gibag-o ang kompanya. Karon sila nag-alagad sa mga kustomer dili lamang sa ilang siyudad, apan sa tibuok nasud. Sulod sa tulo ka tuig, ang kapital sa kompanya mitubo sa daghang mga higayon.
Niini nga artikulo ipaambit ko kanimo ang tinuod nga kasinatian sa paghimo og usa ka transparent nga sistema alang sa pag-monitor sa mga importanteng indikasyon sa negosyo. Akong paningkamutan nga isilsil ang bili sa paggamit sa digital nga mga solusyon, akong ipakita nga kini dili lisud ug dili kanunay mahal. Busa, lakaw na!
Giunsa kini pagsugod
Kung gusto nimo nga adunay usa ka butang nga wala pa nimo maangkon, kinahanglan nimo nga buhaton ang usa ka butang nga wala pa nimo mahimo.
Coco Chanel
Gikapoy na ang akong asawa sa maternity leave, ug nakahukom mi nga magbukas ug gamayng negosyo - usa ka playroom sa mga bata. Tungod kay ako adunay kaugalingon nga negosyo, ang akong asawa nag-atiman sa kwarto sa dula, ug ako nagtabang sa mga estratehikong isyu ug kalamboan.
Ang mga detalye sa pag-abli sa usa ka negosyo usa ka bug-os nga lahi nga istorya, apan sa yugto sa pagkolekta sa datos ug pag-analisar sa mga kakompetensya, dugang sa pagpasiugda sa mga piho nga mga problema niini nga negosyo, among gihatagan ug pagtagad ang mga problema sa internal nga mga proseso nga kadaghanan sa mga kakompetensya wala makigbisog. .
Sa akong katingala, sa ika-XNUMX nga siglo halos walay usa nga nagtipig sa CRM sa bisan unsang porma; daghan ang nagtipig sa mga rekord sa pagsulat, sa mga notebook. Sa parehas nga oras, ang mga tag-iya mismo nagreklamo nga ang mga empleyado mangawat, masayop sa pagkalkula ug kinahanglan nila nga mogugol og daghang oras sa pagkalkula ug pagsusi sa mga entri sa libro sa accounting, nawala ang mga datos sa mga reserbasyon ug mga deposito, ang mga kliyente mobiya sa wala mahibal-an nga mga hinungdan. sila.
Sa pag-analisar sa mga nakolekta nga datos, among naamgohan nga dili namo gusto nga sublion ang ilang mga kasaypanan ug kinahanglan namo ang usa ka transparent nga sistema nga makapakunhod niini nga mga risgo ngadto sa usa ka minimum. Una sa tanan, nagsugod kami sa pagpangita alang sa andam nga gihimo nga mga solusyon, apan wala kami makit-an nga hingpit nga nakatagbaw sa among mga kinahanglanon. Ug unya nakahukom ko nga maghimo sa akong kaugalingon nga sistema, bisan kung dili maayo, apan nagtrabaho ug dili mahal (halos libre).
Sa pagpili sa usa ka himan, akong gikonsiderar ang mosunod nga mga criteria: kini kinahanglan nga dili mahal, kini kinahanglan nga flexible ug accessible, ug kini kinahanglan nga sayon ββββgamiton. Makasulat ako usa ka hingpit, kusgan ug mahal nga sistema alang niini nga negosyo, apan kami adunay gamay nga oras ug gamay nga badyet, dugang pa nga wala kami hingpit nga nasabtan kung ang among proyekto molihok, ug dili makatarunganon ang paggasto sa daghang mga kapanguhaan sa. niini nga sistema. Busa, sa panahon sa pagsulay sa pangagpas, nakahukom ko nga magsugod uban sa MVP (Minimum Viable Product - minimum viable produkto) ug sa paghimo sa usa ka nagtrabaho nga bersyon sa labing mubo nga posible nga panahon uban sa gamay nga investment, ug sa paglabay sa panahon, tapuson o pag-usab niini.
Ingon usa ka sangputanan, ang akong gipili nahulog sa mga serbisyo sa Google (Drive, Sheets, Calendar). Ang nag-unang tinubdan sa impormasyon sa input/output mao ang Google Sheets, tungod kay ang akong asawa adunay kasinatian sa pagtrabaho sa mga spreadsheet, makahimo siya og mga kausaban sa iyang kaugalingon kon gikinahanglan. Gihunahuna usab nako ang kamatuoran nga ang himan magamit usab sa mga empleyado nga dili kaayo maayo sa paggamit sa usa ka kompyuter, ug ang pagtudlo kanila kung giunsa ang pagsulod sa datos sa usa ka lamesa labi ka dali kaysa pagtudlo kanila kung giunsa ang pagtrabaho kauban ang pipila nga mga espesyalista. programa sama sa 1C.
Ang datos nga gisulod sa mga lamesa nagbag-o sa tinuud nga oras, nga mao, sa bisan unsang oras nga makita nimo ang kahimtang sa mga kalihokan sa kompanya, gitukod ang seguridad, mahimo nimong mapugngan ang pag-access sa pipila nga mga tawo.
Pag-uswag sa arkitektura ug istruktura sa datos
Ang playroom sa mga bata naghatag og daghang mga batakang serbisyo.
- Standard nga pagbisita β kung ang usa ka kliyente mopalit ug oras nga gigugol sa dulaanan sa iyang mga anak.
- Gibantayan nga pagbisita β kung ang usa ka kliyente mopalit ug oras nga gigugol sa dulaanan sa iyang mga anak ug mobayad ug dugang alang sa pagdumala. Sa ato pa, ang kliyente mahimong mobiya sa bata ug magpadayon sa iyang negosyo, ug ang trabahante sa kwarto motan-aw ug makigdula sa bata sa panahon nga wala ang ginikanan.
- Bukas nga adlawng natawhan β ang kliyente nag-abang sa usa ka bulag nga lamesa alang sa pagkaon ug paglingkod sa mga bisita ug nagbayad alang sa usa ka sagad nga pagbisita sa kwarto sa dula, samtang ang kwarto naglihok sama sa naandan.
- Sirado nga adlawng natawhan β Ang kliyente nag-abang sa tibuuk nga lugar; sa panahon sa pag-abang ang kwarto dili modawat sa ubang mga kliyente.
Importante nga mahibal-an sa tag-iya kung pila ka mga tawo ang mibisita sa kwarto, pila ang ilang edad, pila ka oras ang ilang gigugol, pila ang ilang kinitaan, pila ang gasto (kasagaran mahitabo nga ang tagdumala kinahanglan nga mopalit o magbayad. alang sa usa ka butang, pananglitan, paghatod o tubig), Pila ang mga adlawng natawhan didto?
Sama sa bisan unsang proyekto sa IT, nagsugod ako pinaagi sa paghunahuna sa arkitektura sa umaabot nga sistema ug pagtrabaho sa istruktura sa datos. Tungod kay ang asawa ang nagdumala sa negosyo, nahibal-an niya ang tanan nga kinahanglan niyang makita, kontrolon ug pagmando, mao nga siya ang nagsilbing kostumer. Nag-uban kami nga nagpahigayon usa ka brainstorm ug nag-drawing sa mga kinahanglanon alang sa sistema, base sa akong gihunahuna pinaagi sa pagpaandar sa sistema ug gimugna ang mosunod nga istruktura sa mga file ug folder sa Google Drive:
Ang "Katingbanan" nga dokumento naglangkob sa kinatibuk-ang kasayuran bahin sa kompanya: kita, gasto, analytics
Ang dokumento sa Mga Gasto adunay kasayuran sa binulan nga gasto sa kompanya. Alang sa mas dako nga transparency, gibahin sa mga kategorya: mga gasto sa opisina, buhis, gasto sa kawani, gasto sa advertising, uban pang mga gasto.
Buwan nga gasto
Talaan sa summary sa mga gasto alang sa tuig
Ang folder sa Kita adunay 12 ka mga file sa Google Sheets, usa matag bulan. Kini ang mga nag-unang dokumento sa pagtrabaho nga gipuno sa mga empleyado matag adlaw. Naglangkob kini usa ka mandatory nga tab sa dashboard ug mga tab alang sa matag adlaw sa pagtrabaho. Gipakita sa tab sa dashboard ang tanan nga kinahanglan nga kasayuran alang sa karon nga bulan alang sa dali nga pagsabut sa mga kalihokan, ug gitugotan ka usab nga magtakda mga presyo ug makadugang mga serbisyo.
Tab sa dashboard
Adlaw-adlaw nga tab
Sa proseso sa pagpalambo sa negosyo, ang dugang nga mga panginahanglan nagsugod sa pagpakita sa porma sa mga diskwento, suskrisyon, dugang nga mga serbisyo, ug mga panghitabo. Gipatuman usab namo kining tanan sa paglabay sa panahon, apan kini nga pananglitan nagpakita sa batakang bersyon sa sistema.
Pagmugna sa pagpaandar
Pagkahuman nako nahibal-an ang mga nag-unang timailhan, nagtrabaho sa arkitektura ug pagbinayloay sa datos tali sa mga entidad, gisugdan nako ang pagpatuman. Ang una nakong gibuhat mao ang paghimo og Google Sheet nga dokumento sa akong Income folder. Naghimo ako og duha ka tab niini: dashboard ug ang unang adlaw sa bulan, diin akong gidugang ang mosunod nga lamesa.
Panguna nga worksheet
Kini ang nag-unang worksheet diin ang Administrator magtrabaho. Kinahanglan lang niya nga pun-on ang gikinahanglan nga mga natad (gimarkahan sa pula), ug ang sistema awtomatik nga makalkula ang tanan nga gikinahanglan nga mga timailhan.
Aron makunhuran ang mga sayup sa pag-input ug kasayon, ang field nga "Visit Type" gipatuman isip drop-down list sa mga serbisyo nga gihatag, nga mahimo natong usbon sa dashboard page. Aron mahimo kini, gidugang namon ang pag-verify sa datos sa kini nga mga selyula ug gipakita ang gilay-on kung diin makuha ang datos.
Aron makunhuran ang sayup sa tawo sa mga kalkulasyon, gidugang nako ang usa ka awtomatik nga pagkalkula sa mga oras nga gigugol sa kliyente sa kwarto ug ang kantidad sa salapi nga kinahanglan.
Aron mahimo kini, kinahanglan nga markahan sa Administrator ang oras sa pag-abot sa kliyente (kolum E) ug oras sa pagbiya (kolum F) sa format nga HH: MM. Aron makalkulo ang kinatibuk-ang oras nga gigugol sa usa ka kliyente sa lawak sa dula, akong gigamit kini nga pormula:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Aron awtomatiko nga makalkula ang kantidad sa salapi alang sa paggamit sa mga serbisyo, kinahanglan namon nga mogamit usa ka labi ka komplikado nga pormula, tungod kay ang presyo sa usa ka oras mahimong magkalainlain depende sa klase sa serbisyo. Busa, kinahanglan nakong ibugkos ang datos sa lamesa sa mga serbisyo sa panid sa dashboard gamit ang QUERY function:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Gawas pa sa mga nag-unang aksyon, gidugang nako ang dugang nga mga gimbuhaton aron mawagtang ang dili gusto nga mga sayup sa IFERROR o ISBLANK, ingon man ang ROUNDDOWN function - aron dili mahasol sa gagmay nga mga butang, gilibot nako ang katapusan nga kantidad, padulong sa kliyente.
Gawas pa sa panguna nga kita (oras sa pag-abang), sa dulaanan sa mga bata adunay dugang nga kita sa porma sa mga serbisyo o pagbaligya sa mga dulaan, ug ang mga empleyado naghimo og gamay nga gasto, pananglitan, pagbayad sa tubig nga mainom o pagpalit og kendi alang sa mga pagdayeg, kining tanan kinahanglan usab nga tagdon.
Busa, midugang ako og duha pa ka mga lamesa diin atong irekord kini nga datos:
Aron mas dali ang pagtrabaho sa mga timailhan, gikoloran nako kini ug gidugang ang conditional formatting sa mga cell.
Andam na ang mga nag-unang mga lamesa, karon kinahanglan nimo nga ibutang ang mga nag-unang mga indikasyon sa usa ka bulag nga lamesa aron makita nimo nga tin-aw kung pila ang imong kinitaan sa usa ka adlaw ug kung pila ang kini nga salapi sa cash register ug kung pila ang naa sa kard.
Aron total ang kwarta pinaagi sa matang sa pagbayad, gigamit nako pag-usab ang QUERY function:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°Π»ΠΈΡΠΊΠ°'"Β» ΠΈ Β«=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°ΡΡΠ°'")Sa pagtapos sa adlaw sa pagtrabaho, ang tagdumala kinahanglan ra nga mag-double check sa kita ug dili kinahanglan nga maghimo pag-usab sa manual. Dili namo pugson ang usa ka tawo sa pagbuhat ug dugang nga trabaho, ug ang tag-iya makatan-aw ug makakontrolar sa sitwasyon bisan unsang orasa.
Andam na ang tanang gikinahanglan nga mga lamesa, karon duplicate na lang nato ang tab alang sa matag adlaw, numeroha kini ug makuha ang mosunod.
Nindot! Hapit tanan andam na, ang nahabilin mao ang pagpakita sa tanan nga mga nag-unang mga timailhan alang sa bulan sa tab sa dashboard.
Aron makuha ang kinatibuk-ang kita sa bulan, mahimo nimong isulat ang mosunod nga pormula
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1diin ang D1 mao ang cell nga adunay inadlaw nga kita, ug ang '1', '2' ug uban pa mao ang ngalan sa tab. Sa eksakto nga parehas nga paagi nakakuha ako mga datos sa dugang nga kita ug gasto.
Alang sa katin-awan, nakahukom ko nga ipakita ang kinatibuk-ang ganansya sa kategorya. Aron mahimo kini, kinahanglan kong maghimo usa ka komplikado nga pagpili ug pag-grupo gikan sa tanan nga mga tab, ug dayon i-filter ug tangtangon ang walay sulod ug wala kinahanglana nga mga linya.
Pagkakita pinaagi sa kategorya
Andam na ang main income accounting tool, karon doblehon lang nato ang file sa matag bulan sa tuig.
Human sa akong paghimo og himan alang sa accounting ug pagmonitor sa kita, akong gisugdan ang paghimo og expense table diin atong tagdon ang tanang binuwan nga galastohan: renta, payroll, buhis, pagpalit og mga butang ug uban pang gasto.
Sa kasamtangan nga tuig nga folder, naghimo ko og Google Sheet nga dokumento ug midugang og 13 ka tab, usa ka dashboard ug dose ka bulan niini.
Tab sa dashboard
Alang sa katin-awan, sa tab sa dashboard gi-summarize nako ang tanan nga kinahanglan nga kasayuran bahin sa mga gasto sa panalapi alang sa tuig.
Ug sa matag binulan nga tab naghimo ako usa ka lamesa diin among bantayan ang tanan nga gasto sa salapi sa kompanya pinaagi sa kategorya.
Tab sa bulan
Kini nahimo nga sayon ββββkaayo, karon imong makita ug makontrol ang tanan nga mga gasto sa kompanya, ug kung gikinahanglan, tan-awa ang kasaysayan ug bisan ang pag-analisar.
Tungod kay ang impormasyon sa kita ug mga galastuhan nahimutang sa lain-laing mga file ug dili kaayo kombenyente sa pagmonitor, nakahukom ko sa paghimo og usa ka file diin akong gihugpong ang tanang may kalabutan nga impormasyon nga gikinahanglan alang sa tag-iya sa pagkontrolar ug pagdumala sa kompanya. Ginganlan nako kini nga file nga "Summary".
Ang lamesa sa pivot
Niini nga file naghimo ako og usa ka lamesa nga nakadawat sa binulan nga datos gikan sa mga lamesa, alang niini akong gigamit ang standard function:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")diin akong gipasa ang ID sa dokumento isip unang argumento, ug ang gi-import nga range isip ikaduhang parameter.
Dayon akong gihugpong ang tinuig nga balanse: pila ang nakuha, pila ang nagasto, unsa ang ganansya, ganansya. Gitan-aw ang gikinahanglan nga datos.
Ug alang sa kasayon, aron ang tag-iya sa negosyo makakita sa tanan nga mga datos sa usa ka dapit ug dili modagan sa mga file, akong gihiusa ang abilidad sa pagpili sa bisan unsang bulan sa tuig ug pagpakita sa mga yawe nga mga timailhan sa tinuod nga panahon.
Aron mahimo kini, naghimo ako usa ka link tali sa bulan ug ID sa dokumento
Unya naghimo ko og drop-down list gamit ang "Data -> Data Validation", gipiho ang range sa link ug gi-configure ang import nga adunay dinamikong link sa dokumento
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")konklusyon
Sama sa imong nakita, ang pagpaayo sa mga proseso sa imong negosyo dili ingon kalisud ingon nga kini daw, ug dili nimo kinahanglan nga adunay bisan unsang super kahanas sa pagbuhat niini. Siyempre, kini nga sistema adunay daghang mga kakulangan, ug samtang ang negosyo motubo imposible nga gamiton kini, apan alang sa usa ka gamay nga negosyo o sa pagsugod sa pagsulay sa usa ka hypothesis, kini usa ka maayo kaayo nga solusyon.
Kini nga lawak sa dula nagtrabaho sa kini nga solusyon alang sa ikatulo nga tuig, ug karong tuiga, kung klaro na naton nga nasabtan ang tanan nga mga proseso, nahibal-an namon ang among kliyente ug ang merkado. Nakahukom kami nga maghimo usa ka hingpit nga himan sa pagdumala sa negosyo sa online.
PS
Ang paggamit sa Google Sheets aron ma-monitor ang imong negosyo dili kaayo kombenyente, labi na gikan sa imong telepono. So akong gibuhat , nga nagpakita sa tanang importanteng indikasyon sa negosyo sa tinuod nga panahon sa sayon ββnga pormat
Source: www.habr.com