Siitä hetkestä lähtien, kun syntyi tarve säilyttää (tarkasti) tietoja, ihmiset vangitsivat (tai tallensivat) eri tietovälineille kaikenlaisilla työkaluilla myöhempää käyttöä varten tarvittavat tiedot. Hän kaiversi tuhansia vuosia piirroksia kiviin ja kirjoitti ne pergamenttipalalle myöhempää käyttöä varten (joka osui biisonille vain silmään).
Kuluneen vuosituhannen aikana tiedon tallentaminen kirjainten kielellä – "kirjoittamalla" - on yleistynyt. Kirjoittamisella puolestaan, vaikka sillä on kiistattomia etuja (yleisyys, suhteellinen helppolukuisuus lukea ja kirjoittaa tietoa jne.), tiedonhallinnan kannalta se ei kuitenkaan mahdollista täyttä käyttöä. Parasta, mitä ihminen voi keksiä kirjallisen tiedon hallintaan, on kirjasto (arkisto). Mutta kirjastoa piti täydentää myös erityisellä haku- (indeksointi) ja tiedonhallintatyökalulla - kortilla. Arkisto on pohjimmiltaan kirjaston luettelo-rekisteri. On täsmennettävä, että käsitteellä kirjasto (arkisto) ei tulisi ymmärtää pelkästään kirjastoja, joihin olemme tottuneet, vaan myös muuta järjestettyä ja jäsenneltyä kirjallista dataa (esimerkiksi maistraatin tiedosto tai sisäasiainministeriö, verohallinto) ).
On vaikea aliarvioida, kuinka paljon korttirekisteröintijärjestelmät ovat vaikuttaneet valtion rekisteröintijärjestelmiin. Esimerkiksi väestörekisterilaitos, jossa asuinosoite on kansalaista koskevien tallennettujen tietojen fyysinen sijainti. Näin ollen kaikki tietyillä kaduilla ja alueilla asuvien kansalaisten tiedot tallennetaan yhteen alueen nimeämään rekisteriosastoon. Tämä johtuu siitä, että tällä menetelmällä voit nopeasti etsiä, päivittää, laskea ja luoda tilastollisia ja analyyttisiä tietoja kuin jos tiedot olisi tallennettu yhteen paikkaan. Esimerkiksi passitoimisto tai veroosasto, johon kuulut, tallentaa kirjallisia ja fyysisiä tietoja toiminnastasi (veroilmoitukset tai siviilirekisterit). Kuka tahansa henkilö tai viranomainen voi rekisteröintiosoitteen perusteella helposti määrittää, missä maistraatissa asiakirjat säilytetään ja missä verohallinnon piiriosastossa tuloilmoitus tehdään.
Tälle korttikirjanpitokyvyn perustalle rakennettiin koko tietorekisterijärjestelmä: kansalaisista (maistraatti, passitoimisto), taloudellisesta toiminnasta (piiriveropalveluosastot), kiinteistöistä (piirin kiinteistörekisteriosastot), ajoneuvoista ( rekisteröinti- ja tenttiosastot) ), varusmiehestä (sotilaskomissariaatit) jne.
Korttikirjanpito pakotetaan käyttämään valtion rekisteröintimerkkejä, joissa on aluemerkintä (S227NA69-Tverin alue), nimeämään erilaisia osastoja alueellisten ominaisuuksien mukaan (Pervomaiskin piirin sisäasiainosasto), pakotettuja ja pakotettuja siirtämään tietoja fyysisesti jne.
Ehdotan, että harkitaan tietoyksikön liikkumista kortin arkistointijärjestelmässä hakemistosta toiseen. Otetaan selkeänä esimerkkinä ajoneuvon uudelleenrekisteröintiprosessi ajoneuvorekisterijärjestelmään, kun auto myydään henkilölle, jonka rekisteröintipaikka (rekisteröinti) on eri kuin edellisen omistajan rekisteröintipaikka. Sääntöjen mukaan myyjän ja ostajan tulee tulla REO "A":lle (johon myyjä kuuluu) rekisteröimään auto uudelleen. Allekirjoitettuaan osto- ja myyntisopimuksen ja täyttänyt tarvittavat asiakirjat, uusi omistaja saa passitusnumeron, joka on voimassa rajoitetun ajan. Uuden omistajan tulee kulkunumeron voimassaoloaikana saapua REO "B":lle, johon hän kuuluu rekisteröitymällä (rekisteröinnillä). Hänen saavuttuaan REO “B:lle” hänen kauttakulkunumeronsa ja muut rekisteröintiasiakirjat takavarikoidaan ja auto rekisteröidään uudelle omistajalle.
Ymmärtääksemme täysin tietoyksikön liikkeen, piirrämme alla analogian tietoyksikön liikkeestä kunkin rekisteröintivaiheen kanssa.
Operaatio 1
Myyjä ja ostaja saapuvat REO "A" ostamaan tai myymään auton ja ottavat yhteyttä operaattoriin. Operaattori löytää rekisteröintikortin rekisteröintikorttitiedostosta - eli hän etsii fyysisesti tietoja, mikä kestää jonkin aikaa. Kortin löytämisen jälkeen se tarkistaa, onko autossa pidätys tai panttioikeus (tiedot kirjataan auton rekisterikorttiin).
Operaatio 2
Operaattori antaa tarvittavat rekisteröintitoimenpiteet suoritettuaan passitusnumerot ja rekisteröintiasiakirjat rajoitetun ajan. Koska tiedot uudesta omistajasta on tallennettava REO “B”:een (koska tietokanta on korttipohjainen ja paikallinen), on kehitetty seuraava prosessi tiedon siirtämiseksi REO “A”:sta REO “B:hen”. Tiedot uudesta omistajasta ja hänen autostaan liikkuvat hänen mukanaan, jota varten hänelle myönnetään kauttakulkunumerot. Rekisteröintikortti, jossa on erityinen rekisteristä poistamista koskeva merkintä, säilyy REO "A":ssa tietoyksikkönä ajoneuvon historiassa. Rekisteröinnin poistaminen tarkoittaa tässä tapauksessa sitä, että REO “A” -tietokannassa tämä tietoyksikkö muuttuu passiiviseksi eikä ole enää yllä mainitussa fyysisten tietojen hakuluettelossa (poistetun auton rekisterikortti yksinkertaisesti siirretään erilleen muista aktiiviset rullat). Itse lähetetyt tiedot näkyvät passitusnumerossa ja rekisteröintiasiakirjoissa.
Operaatio 3
Uusi omistaja, joka sai kauttakulkunumerot auton rekisteristä poistamisen seurauksena REO "A":lta, lähtee REO "B:lle". Jo numerotyypin nimi "transit" osoittaa, että numeroa tarvitaan tietojen siirtämiseen. Tieto siirtyy REO:lta “A” REO:lle “B”, jossa uusi omistaja toimii tiedonvälittäjänä. Tietojen siirron loppuunsaattamisen varmistamiseksi passitusnumerot myönnetään tietyn voimassaoloajan ajaksi, jonka aikana uuden omistajan on rekisteröidyttävä REO “B:hen”. Tämän prosessin valvonta on uskottu asianomaisille viranomaisille. Edellä esitetystä seuraa, että tietojen siirtoprosessin toteuttamisen valvontaan liittyy ja käytetään kolossaalisia oikeudellisia normeja ja henkilöresursseja.
Operaatio 4
Kun auto saapuu REO “B”:lle, se rekisteröidään, mikä tarkoittaa autoa koskevien tietojen tallentamista REO “B” arkistokaappiin. Operaattori poistaa passitusnumerot ja antaa uudet osavaltionumerot samalla, kun se tulostaa rekisteröintikortin ja syöttää sen korttihakemistoon. Tämä rekisteröintikortti näyttää kaikki tiedot, jotka on siirretty REO “B:stä”.
Tämä päättää "analogisen" tiedonsiirron REO:sta "A" REO "B:hen". Tämä tiedonsiirtoalgoritmi on epäilemättä monimutkainen ja vaatii suuria kustannuksia sekä henkilöresursseista että fyysisestä toiminnasta. Kuljetettavan autodatan volyymi ei ylitä 3 kilotavua, kun taas olemassa olevien teknologioiden avulla tiedon siirtämisen markkinahinta 1024 kilotavulla on 3 sommaa (matkapuhelinoperaattoreiden enimmäistariffien mukaan).
DBMS-tietokannan hallintajärjestelmien käytön aikakausi
Tietokannan hallintajärjestelmien käyttö voi radikaalisti yksinkertaistaa tietojen muuttamisprosesseja suurissa rekisteröintiprosesseissa. Automatisoi ja tarjoa taattuja tuloksia tietokyselyille.
Selkeänä esimerkkinä piirretään analogia yllä olevaan auton uudelleenrekisteröintiprosessiin, jos DBMS:ää käytettiin.
Operaatio 1
Myyjä ja ostaja saapuvat REO "A" ostamaan tai myymään auton ja ottavat yhteyttä operaattoriin. Operaattori löytää rekisteröintikortin rekisteröintikorttitiedostosta - eli hän etsii fyysisesti tietoja, mikä kestää jonkin aikaa. Kortin löytämisen jälkeen se tarkistaa, onko autossa pidätys tai panttioikeus (tiedot kirjataan auton rekisterikorttiin). Käyttäjä syöttää ajoneuvon tiedot DBMS:ään ja saa välittömän vastauksen pidätyksestä tai panttioikeudesta.
Operaatio 2
Operaattori antaa tarvittavat rekisteröintitoimenpiteet suoritettuaan passitusnumerot ja rekisteröintiasiakirjat rajoitetun ajan. Koska tiedot uudesta omistajasta on tallennettava REO “B”:een (koska tietokanta on korttipohjainen ja paikallinen), on kehitetty seuraava prosessi tiedon siirtämiseksi REO “A”:sta REO “B:hen”. Operaattori syöttää uuden omistajan tiedot DBMS:ään.
Tämä päättää uudelleenrekisteröintiprosessin. Kaikki muut toiminnot eivät ole merkityksellisiä, koska tietokanta on keskitetty. Uuden omistajan ei tarvitse hankkia (maksaa) kauttakulkunumeroita. Seiso jonossa ajoneuvon rekisteröintiä varten, maksa täytetystä hakemuksesta jne. Samalla REO:n työntekijöiden taakka kevenee, koska toiminta ei enää vaadi monimutkaista uudelleenrekisteröintijärjestelmää.
Ei myöskään tarvita useita rajoituksia, kuten alueellisten ominaisuuksien käyttö valtion rekisterikilvessä (aluemerkintöjä ei tarvita, mikä mahdollistaa autojen rekisteröinnin missä tahansa REO:ssa), omistajan osoitteen kirjaaminen rekisteröintiasiakirjoihin, uudelleenrekisteröinti asuinpaikan vaihtuessa ja niin edelleen valtava lista.
Mahdollisuus rekisteröintiasiakirjojen väärentämiseen on käytännössä poistettu, koska tiedot ajoneuvosta saadaan tietokannasta.
Nykyiset tiedonhankintaprosessit valtion virastoissa perustuvat korttien arkistointi- ja tallennusmahdollisuuksiin.
Edellä olevan perusteella voidaan määrittää seuraavat automaattisten tietojärjestelmien (AIS) käytön tärkeimmät edut:
- AIS yksinkertaistaa merkittävästi ja muuttaa radikaalisti lähestymistapaa rekisteröintiprosesseihin.
- Rekisteröintiprosesseissa on välttämätöntä käyttää DBMS-suunnittelun periaatteita ja sääntöjä.
- Jotta AIS:n ominaisuuksia voitaisiin hyödyntää täysimääräisesti, vakiintunutta rekisteröintimenettelyä tulisi muuttaa.
- Laajat mahdollisuudet suoraan järjestelmäintegraatioon muihin järjestelmiin (esim. pankkitoimintaan).
- Inhimilliseen tekijään liittyvien virheiden minimoiminen.
- Lyhennetään aikaa, joka kansalaisille kuluu tiedon saamiseen.
Lähde: will.com