Organisaatiomuutoksella on kaksi keskeistä haastetta: aloittaminen ja lopettamattomuus. Ja kumma kyllä, lopettamattomuus on vaikeampaa kuin aloittaminen.
Aloittaminen on vaikeaa, kun suunnitellut muutokset ovat suuria. Ratkaisu on yksinkertainen: aloita pieninä paloina. Niille, jotka tietävät tästä, tätä kutsutaan ketteräksi menetelmäksi, ja se on myös nopea ja halpa epäonnistumismenetelmä. Ota pieni askel, arvioi se, heitä se pois tai pidä se ja siirry sitten seuraavaan. Niille, joilla on edistyneempi koulutus, sanon, että tämä on suoraviivainen Demingin sykli, ei mikään trendikäs hipsterien keksintö.
Mutta sitten muutokset hiipuvat. Innostus hiipuu, uusia askeleita ei oteta tai edes suunnitella. Vähitellen tehdyt muutokset perutaan. Ja kaikki palaa lähtöruutuun.
Havaintojeni mukaan "lopettaminen" tapahtuu lähes aina toisen kuukauden aikana.
Muistan saman asian tapahtuneen tehtaalla. Ensimmäinen kuukausi – vau, vau, kaikki juoksentelevat ympäriinsä, touhuavat, hehkuttavat tehokkuutta ja innostusta: "No, nyt kaikki on toisin!"
Ja toisella kuukaudella tapahtuu lähes aina notkahdus. Suorituskyky laskee tasaisesti ja palaa aiemmalle tasolle. Innostus hiipuu, uupumus iskee, kaikki alkavat kiroilla, vannoilla ja hylkäävät aloittamansa muutokset. Kriitikoiden ja tarkkailijoiden suureksi iloksi. Luonnollisesti muutoksen aloittajat lakkaavat myöhemmin harjoittamasta tällaista hölynpölyä.
Tämä on toisen kuukauden kirous. Se on syy siihen, miksi muutokset pysähtyvät. Mutta pahinta on, että muutokseen osallistuvat eivät ainoastaan hylkää ensimmäisen kuukauden tekojaan, vaan myös hylkäävät ajatuksen kaikesta muutoksesta. Heistä tulee jopa kriitikoita ja tarkkailijoita ("En pystynyt siihen, joten sinunkaan ei pitäisi").
Itse asiassa ei ole olemassa kirousta, jos sen jaat osiin. Yritetäänpä.
Ensinnäkin, mistä kuukausi tuli? Kaikki on hyvin yksinkertaista – useimmilla yrityksillä on perinteinen kuukausittainen raportointi. Muutostavoite asetetaan kuukaudelle ("tässä kuussa meidän täytyy..."). Tämä on helppo ratkaista – työskentele viikoissa (näin me teimme sen tehtaallamme), vuosikymmenissä (näin eräs tuntemani tehdas teki sen) tai käytä sopivan pituisia sprinttejä.
Toinen on muutoksen "manuaalinen" alku. Ensimmäisen kuukauden aikana prosesseja, järjestelmää ja työkaluja ei ole vielä vakiintunut. Kaikki tehdään jalan, nopeasti, yksinkertaisimpia menetelmiä käyttäen, "anna mennä, anna mennä" ja niin edelleen. Tulokset ovat nopeita, mutta eivät systeemisiä. Todellista uudelleenjärjestelyä ei ole vielä tapahtunut; kaikki ovat vain kömpineet aloilleen ja kiirehtineet maaliviivalle.
Toiseen kuukauteen mennessä huomaat, että pakarat puristettuina juokseminen on epämukavaa. Haluat järjestelmää, järjestystä, selkeyttä ja läpinäkyvyyttä. Ja kaikki haluavat sitä. Muutoksen alullepanija on kyllästynyt juoksemaan vaahdossa, mikromanagointiin, jokaisen tehtävän valvontaan ja hyppimiseen ylös alas pienimmästäkin poikkeamasta. Ihmiset ovat kyllästyneet jatkuvasti muuttuviin suuntaviivoihin, päivittäin muuttuviin sääntöihin, jatkuvaan painostukseen ja yllyttämiseen.
Kolmanneksi, jotkut ensimmäisen kuukauden aikana käytetyt menetelmät on hylättävä. Valitettavasti nämä ovat usein menetelmiä, jotka ovat tuottaneet merkittäviä tuloksia. Vaikka ne ovat tehokkaita lyhyellä aikavälillä, niitä on mahdotonta käyttää pysyvästi.
Kaikki tämä kasaantuu toisen kuukauden kiroukseksi. Valinnan edessä on: jatkaako juoksemista veitsi selässä vai pysähtyä, miettiä ja systematisoida toimintansa. Ei ole vaikea arvata, kumman tavan ihmiset valitsevat.
Mutta sitten ilmenee uusi ongelma: estejuoksun kokemuksen systematisointi ei olekaan niin helppoa. Yksi asia on laatia prosessi, joka johtaa tehokkuuteen. Aivan toinen asia on tehdä se itse. быть tätä prosessia. Tätä kutsutaan usein "toiminnan johtamiseen uppoutumiseksi".
Niin kauan kuin jaat läimäytyksiä, kaikki toimii. Heti kun lähdet lomalle tai istut alas lepäämään, ihmiset lakkaavat työskentelemästä samalla omistautumisella. Koska ei ole prosessia, ohjeita, toimintatapoja. On vain sinä läimäytyksiesi, suostuttelujesi ja apusi kanssa.
Mitä siis pitäisi tehdä? Hyväksyä toisen kuukauden kirous väistämättömänä pahana. Yrittää tietenkin olla epäonnistumatta, tai ainakaan olla epäonnistumatta liian pahasti.
Mutta tärkeintä on muuttaa ensimmäisen kuukauden kokemus järjestelmäksi. Sitä varten ensimmäinen kuukausi on – kokeiluja, hypoteesien testausta, ketterää, nopeaa ja edullista lähestymistapaa. Tavoitteena on ymmärtää nopeasti, mitkä menetelmät toimivat ja mitkä eivät. Älä tuhlaa paljon aikaa ja rahaa automaatioon, teknisiin työkaluihin tai keskusteluihin. Luo muotti, kuva toimivasta prosessista.
Ja toisen kuukauden aikana, muuta se järjestelmäksi, murehtimatta tulosten heikkenemisestä.
Totta, on olemassa toinenkin puoli – ne, jotka vaativat muutoksia. Sinä näytät ymmärtävän, että toisen kuukauden aikana tulee notkahdus ja kaikki on vakautettava ja saatava takaisin raiteilleen. Mutta asiakkaat eivät tiedä ja vaativat uutta kasvua.
Anna heidän, asiakkaiden, lukea tämä teksti. Jos he haluavat välittömiä tuloksia ja suuria tappioita, he jatkavat painostamistasi. Jos he haluavat kestävää kasvua, he antavat sinulle aikaa systematisoida muutokset.
Totta, älä unohda, että kolmannen kuukauden kirousta ei ole olemassa.
Lähde: will.com
