Microsoft Teams, PowerApps 및 Power Automate를 사용하여 HR 프로세스를 자동화하세요. 직원 퇴사 요청

안녕하세요 여러분! 오늘은 Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate 및 Teams 제품을 사용하여 신규 직원의 퇴사 요청 생성 프로세스를 자동화하는 작은 사례를 공유하고자 합니다. 이 프로세스를 구현할 때 별도의 PowerApps 및 Power Automate 사용자 플랜을 구매할 필요가 없습니다. Office365 E1/E3/E5 구독이면 충분합니다. SharePoint 사이트에서 목록과 열을 만들고, PowerApps를 사용하여 양식을 만들고, Power Automate를 사용하여 비즈니스 프로세스의 논리를 사용자 지정하는 기능을 제공합니다. 최종 프로세스를 MS Teams 팀에 연결하겠습니다. 시간을 낭비하지 말고 이게 무슨 결과를 가져오는지 지켜보자.

첫 번째 단계에서는 목록과 세부 정보를 작성합니다. 목록이 필요합니다.

1. 직원 휴가 요청
2. 세분
3. 부서별 HR
4. 관리자

각 목록은 앞으로 고유한 역할을 하게 될 것이며, 그것이 무엇인지는 나중에 살펴보겠습니다. 세부 정보를 생성하고 탐색 메뉴를 설정합니다.

파워앱

이제 PowerApps를 사용하여 직원 퇴사 요청 목록에 대한 양식을 만들어 보겠습니다. 최종적인 모습은 다음과 같습니다.

"직원" 필드에서 Office 365 사용자 목록에서 선택하고, "퇴사일"은 달력에서 지정하고, "부서"는 부서 디렉토리에서 지정하고, "HR"은 "부서별 HR" 디렉토리에서 선택합니다.

하지만 양식에 지정된 부서를 기준으로 선발 가능한 HR 목록이 필터링되어 있는지 확인해야 합니다. PowerApps에서 수식을 사용하여 데이터를 필터링해 보겠습니다. “HR” 필드의 “항목” 속성에 대해 다음과 같이 작성합니다.

또한, 양식의 상태 필드에 대한 기본값을 약간 조정할 수 있습니다. "상태" 필드의 "기본값" 속성에 대해 다음과 같이 작성합니다.

항목 생성 양식이 열려 있으면 "상태" 필드가 "신규"로 설정되고, 그렇지 않으면 현재 항목의 SharePoint 열 값이 양식의 상태 필드로 대체됩니다.

PowerApps의 문제 중 하나는 SharePoint 그룹에서 데이터를 가져오기가 쉽지 않다는 것입니다. 이러한 이유로 SharePoint 그룹의 사용자 멤버십에 연결하려는 경우 양식의 필드나 개체의 가시성/가용성을 구성하는 것이 쉽지 않습니다. 하지만 해결책을 만드는 것은 가능합니다. 특히 이러한 목적을 위해 우리는 사전에 관리자 목록을 작성했습니다.

이 목록에는 사용자 또는 그룹 유형의 직원 필드가 포함되어 있으며, 이는 양식에만 표시되고, 선택한 직원의 이름이 포함된 이름 필드는 목록 보기에만 표시됩니다. 이제 PowerApps에서 작은 작업을 해 보겠습니다. 예를 들어, 관리자 목록에 현재 사용자가 있는지 여부에 따라 모든 필드의 가용성을 구성할 수 있습니다. "출시일" 필드의 "디스플레이 모드" 속성을 찾아서 다음과 같이 씁니다.

이 공식에 따르면, 관리자 목록에 현재 사용자의 로그인과 일치하는 직원이 한 명 이상 있으면 해당 필드를 편집할 수 있고, 그렇지 않으면 볼 수 있습니다. 신뢰성을 높이기 위해 로그인을 소문자로 변환합니다. 그렇지 않으면 온갖 일이 일어납니다.

폼 헤더에 "애플리케이션에 대한 작업"이라는 버튼이 있는 것을 알아차렸을 것입니다.

이 버튼을 누르면 편의상 애플리케이션에서 가능한 모든 작업이 수집되는 다른 화면으로 이동합니다.

각 버튼을 클릭하면 추가 작업 창이 열립니다. 예를 들어, "요청 취소" 작업을 선택하면 주석을 입력할 수 있는 추가 창이 열립니다.

"확인" 버튼을 클릭하면 애플리케이션 상태가 변경되며, 이는 Power Automate 흐름을 시작하지 않고도 수행할 수 있습니다. 버튼의 "OnSelect" 속성에 대해 "Patch" 함수를 사용해 보겠습니다.

Patch 함수를 사용하면 현재 항목의 ID로 필터링하여 티켓 목록 항목을 업데이트합니다. "상태" 필드의 값을 변경하고 메인 화면으로 이동합니다. 나머지 동작 버튼의 논리는 비슷합니다.

남은 작업은 승인 흐름을 구성하는 것입니다. 가장 간단한 형태로 살펴보겠습니다.

전원 자동화

요청이 생성되면 승인 흐름이 자동으로 시작됩니다. 실행하는 동안, 신청 상태가 변경되고, 부서 관리자가 이를 수신하게 되며, 새로운 신청에 대한 이메일 알림이 관리자에게 전송됩니다. 관리자를 결정하기 위해 "부서"라는 디렉토리가 있습니다.

Power Automate 흐름 생성:

이 흐름을 실행하는 동안 부서 관리자는 새 애플리케이션 생성에 대한 이메일 알림을 받고 버튼을 클릭하여 링크를 따라 결정을 내릴 수 있습니다.

"승인" 또는 "거부" 버튼을 클릭하면 애플리케이션 상태를 변경하고 HR 전문가에게 이메일 알림을 보내는 Power Automate 흐름도 시작됩니다.

과정이 준비되었습니다.

팀

그리고 마지막으로 이 과정과의 공동 작업을 조직하는 것입니다. 이렇게 하려면 프로세스를 MS Teams 팀에 연결합니다.

이제 모든 MS Teams 팀 구성원은 별도의 탭에서 신규 직원의 온보딩 프로세스에 액세스할 수 있습니다.

물론, 흐름 로직에서 다단계 승인을 제공할 수 있으며, 승인 구성 요소를 사용하여 Power Automate 작업을 할당할 수도 있습니다. 또한, Microsoft Teams 챗봇에 전송될 보고서를 사용자 지정하고 알림을 생성할 수도 있습니다. 하지만 이에 대해서는 다음 기사에서 더 자세히 다루겠습니다. 여러분의 관심에 감사드리며, 모두들 좋은 하루 보내세요!

출처 : habr.com