Wéi fäerdeg 70 Aufgaben an engem Dag: Liewen op Task Trackers ass e gutt Liewen

Ech hu probéiert Aufgaben systematesch ze verwalten wahrscheinlech 20-25 Mol. An all Versuch huet gescheitert, wéi ech elo verstinn, aus zwee Grënn.

Als éischt, fir Zäit ze widmen fir d'Aufgaben ofzeschléissen, musst Dir verstoen firwat dat gemaach gëtt.
Dir fänkt un Aufgaben ze managen, Zäit ze verbréngen, manner Aufgaben ze maachen, alles fänkt un ze accumuléieren - fir wat?

All Aarbecht ass schwéier ze maachen wann Dir net versteet firwat. "Däi Liewen bestellen" ass net dat adäquat Zil, well "uerdentlecht Liewen" en zimlech vague Phänomen ass. Awer "den Niveau vun der Besuergnëss reduzéieren andeems Dir den Niveau vun der Onsécherheet reduzéiert" ass e vill méi spezifescht a bessert Zil, op deem einfach eng Stonn den Dag verbruecht ka ginn.

Zweetens, all d'Methodologien, déi ech gelies hunn, beschreiwen direkt den definitiven Zoustand vum Prozess. "Dir musst ToDoIst huelen, et a Projeten opbriechen, mam Kalenner integréieren, Aufgabe fir d'Woch iwwerpréiwen, se prioritär stellen ..." Dëst ass schwéier fir direkt unzefänken. Wéi an der Softwareentwécklung, gleewen ech datt Dir musst benotzen progressiv JPEG Method - iterativ.

Dofir ginn ech duerch meng "Iteratiounen", a vläicht an der selwechter Form wäert et Iech nëtzlech sinn. Ëmmerhin, wat ass e gudde Grond fir d'Meevakanz ze notzen fir mat engem (relativ) neie Paradigma zréck an d'Aarbecht ze goen?

Dir kënnt liesen wéi ech dozou komm sinn hei.

Trello, e puer Lëschten

Mir erstellen nëmmen 4 Lëschten, benotzen Desktop a mobil Uwendungen.

Lëschten:

• To-Dos - Schreift all d'Aufgaben op déi hei am Kapp kommen. A schreift se op soubal se an de Kapp kommen. "D'Dreck erausgeheien" ass eng Aufgab. "D'Platen wäschen" ass eng Aufgab. "Planungsversammlung plangen" ass eng Aufgab. Gutt, an sou weider. Och déi offensichtlechst oder wichtegst Saache kënne vergiess ginn wann eppes onerwaart geschitt oder Dir just en haarden Dag hat.
• To-Dos fir haut - all Owend réckelen ech Saachen vum "To-Do" Board op de "To-Do for Today" Board. Wann e puer vun Ärer Aarbecht do am Owend bleift, dat ass normal méi op dat ënnert. Mat der Zäit fänkt Dir un ze verstoen wéi vill Aufgaben op der Lëscht kënne sinn, sou datt déi meescht vun hinnen um geplangten Dag ofgeschloss kënne ginn.
• Haut gemaach. Dëse Board ass den Haapt Wee fir d'Besuergnëss vun "Ech hunn haut näischt gemaach" ze reduzéieren an e gudde Wee fir weider Reflexioun iwwer Selbstorganisatioun. Ech schreiwen hei all Aufgaben op, déi ech haut gemaach hunn, och déi net op der geplangter Lëscht. "Ech hunn de Vasya iwwer d'Dokumenter geruff," huet hien et opgeschriwwen. "Si hu mech gefrot fir Pabeieren z'ënnerschreiwen", hunn ech opgeschriwwen. "Mir hunn den Accord mam Anton diskutéiert", huet hien geschriwwen. Op dës Manéier, um Enn vum Dag, wäert Dir verstoen op wat Dir tatsächlech Är Zäit verbruecht hutt a wat Dir aus dësen Aufgabe kéint verloossen just fir de Plang ofzeschléissen.
• Gemaach - eng Lëscht vun all ofgeschloss Aufgaben. Um Ufank oder Enn vum Dag réckelen ech se vun "Done Today" op "Done". Wesentlech ass et eng Dreckskëscht wou Dir einfach ofgeschloss Aufgaben fannt, an dofir regelméisseg Botzen brauch.

Trello, "Mini-Kalenner"

Irgendwann gëtt et kloer datt e puer Aufgaben präzis Zäitgebonnen sinn, an Dir wëllt se net während der Woch vergiessen, fir net soss eppes fir dës Zäit ze plangen. Ech hat ëmmer schwéier mam Kalenner, also hunn ech e puer Tafelen bäigefüügt mat den Nimm "To-Dos for Monday", "To-Dos for Tuesday", etc. dos.

Also, wann d'Leit mech froen: "Kënne mir en Donneschdeg um 16:00 Auer schwätzen?" - Ech ginn einfach op déi entspriechend Tafel a kucke wat mir fir dës Kéier do opgeschriwwen hunn. A mir däerfen net vergiessen Aufgaben tëscht Lëschten an der Woch an der Zäit ze transferéieren: zum Beispill "To-Dos for Thursday" wann Donneschdeg kënnt - op "To-Dos for Today".

Firwat net e Kalenner? Fir mech ass et schrecklech schwéier zwee Utilities zur selwechter Zäit ze benotzen. Wann ech e Kalenner dofir benotzen, muss ech an deen goen, en ausfëllen, e regelméisseg iwwerpréiwen fir ze kucken ob ech eppes vergiess hunn...

Zu dësem Zäitpunkt hunn ech d'Limite vum Trello erreecht. Den Haaptproblem war datt méi wéi 50 Aufgaben pro Dag opgeholl goufen, an et war e relativ grousse Pool vun Aufgaben, déi souwuel un der allgemenger Lëscht wéi och op d'Lëschte gebonnen waren. Wéi verstinn ech datt ech d'Aufgab déi ech maache muss schonn opgeschriwwen hunn? Duebel ugefaang ze erschéngen. Wéi gläichzäiteg all Aufgabe fir ee vun de Projeten ze prioritär? Wéi ginn aner Leit d'Méiglechkeet Är Kalennerpläng ze gesinn?

Ech brauch e System deen, wärend relativ Liichtegkeet behalen:

1. Ech konnt Aufgaben no Projeten gruppéieren.
2. Huet e Kalennerlink (maacht et muer), a transferéiert dëst automatesch op Aufgaben fir haut, wann den Dag kënnt.
3. Géif mat Google Kalenner integréieren.

Hei sinn ech zréck op ToDoist, an op dëser Etapp huet et sech als déi gëeegent Léisung erausgestallt.

Aktuelle Fuedem am ToDoist

Inbox

Ech schreiwen all erakommen Aufgaben an Inbox, déi ech probéieren direkt ze sortéieren. Parsing heescht:

• Bestëmmung vum Datum wou d'Aufgab fäerdeg ass (fir kuerz Aufgaben hunn ech am meeschten haut gesat, a bis den Owend verstinn ech wéini et tatsächlech ka gemaach ginn).
• Bestëmmung vum Projet un deen d'Aufgab zougeschriwwe ka ginn (fir Statistiken an d'Fäegkeet fir iergendwéi d'Prioritéit vun all Aufgaben am Projet z'änneren).

Aufgaben déi an de Kapp kommen an déi an nächster Zukunft net musse gemaach ginn, ginn a Projeten Onkategoriséiert Perséinlech ("Becherhalter an den Auto huelen") an Onkategoriséiert Aarbecht ("denkt drun wéini mir eng strategesch PR-Sessioun arrangéiere kënnen"). ToDoist erlaabt Iech widderhuelend Aufgaben unzeweisen, also all Weekend hunn ech eng Aufgab mam Numm "Uncategorized Personal" an all Méindeg "Uncategorized Work."

Kalenner Integratioun
ToDoist integréiert perfekt mam Google Kalenner, a béid Richtungen. Ech deele mäi Kalenner mat menge Kollegen, fir datt se gesinn, wéini se mech definitiv net erreechen.

Zur selwechter Zäit ginn Aufgaben aus dem Kalenner an déi entgéintgesate Richtung transferéiert: Ech ka soen "Seryoga, kuckt op meng Zäit fir Freideg a schreift do eng Versammlung op", déi souwuel am Kalenner wéi och am ToDoist erscheint. Also, tatsächlech, hunn ech fir d'éischte Kéier ugefaang e Kalenner ze benotzen ouni Eventer dran ze kreéieren.

Veraarbechtung net-operativ erakommen Aufgaben

Ech presséiert mech zwangsleefeg net fir Aufgaben direkt ze maachen, ausser fir déi Aufgaben wou d'Feier evident ass. "Mir mussen dréngend d'Gestioun vun der ABC Firma kontaktéieren, well de Server erof ass an et gëtt keng Äntwert vu senge Mataarbechter" ass selbstverständlech eng dréngend Aufgab déi net ausgestallt ka ginn, awer "Zhenya, kann ech Iech elo ruffen fir iwwer eng neie Projet" gëtt an "Schedule wann Dir mam X iwwer Y schwätze kënnt", déi schonn an d'Aufgab "Sot X datt mir dann kënne schwätzen" an d'Aufgab "Schwätze mam X iwwer Y", scho Zäitgebonnen. Bal all erakommen Aufgab gëtt als éischt an "Schedule ...".

Prioritéit vun Aufgaben
All Aufgaben, déi am Dag abegraff sinn, kënnen net ofgeschloss ginn. Ech beobachten, hunn ech déi folgend realiséiert (all Zuel wäert anescht sinn, awer den Haapt Saach ass zu Conclusiounen ze kommen).

1. Fir all Dag schreiwen ech ongeféier 50-70 Aufgaben.
2. Ech ka bis zu 30 Aufgaben bequem maachen (ouni komplett midd um Enn vum Dag ze fillen).
3. Nodeems ech bis zu 50 Aufgaben ofgeschloss hunn, wäert ech midd ginn, awer net kritesch.
4. Ech kann 70 Aufgaben ausféieren, awer duerno wäert ech Schwieregkeeten hunn aus dem "Flow vum Workaholism" erauszekommen, Schwieregkeeten ze schlofen an am Allgemengen e bësse sozial ze sinn.

Baséierend op dëser entscheede ech wat ech haut maachen. ToDoist huet eng Prioritéit vun all Aufgab, also moies wielt ech déi kritesch Aufgaben fir ze kompletéieren, a komplett de Rescht baséiert op meng Fäegkeeten a Wënsch. All Dag iwwerdroen ech ongeféier 40-20 Aufgaben op déi nächst: wat interessant ass, datt d'Aufgaben den nächsten Dag erëm 60-70 ginn.

Statistiken erhalen

Ech wëll wierklech am Allgemengen verstoen, wéi vill Zäit haut un Aarbechtsbetreffend Saache verbruecht gouf, a wéi eng. Fir dëst benotzen ech d'Applikatioun RescueTime, déi souwuel um Telefon wéi och um Laptop ass, a Google Maps Location History (jo, ech sinn net paranoid).

Mir wunnen ausserhalb vun der Stad, sou datt d'Zäit, déi op der Strooss verbruecht gëtt, sënnvoll genotzt ginn. Elo, wann ech net midd sinn, lauschteren ech Audiobicher ënnerwee fir datt ech dës 40 Minutten iergendwéi notzen.

Ech aggregéiert d'Donnéeën nach net, erstellt eng Aart vu perséinlechen Data Lake; Wann d'Zäit kënnt, kommen ech derzou.

Et gëtt keng Conclusioun

1. D'Liewen vun enger moderner Persoun ass e grousse Stroum vun erakommen Aufgaben. Et wäert net méiglech sinn et ze reduzéieren; mir musse léieren dëse Flux ze managen.
2. Déi meescht Besuergnëss kënnt aus dem Onbekannte vun der Zukunft. Wa mir verstinn wat eis an den nächsten Deeg erwaart, da gëtt et däitlech manner Angscht.
3. Aus dësem Grond kënnt Dir Zäit verbréngen fir Ären Dag ze organiséieren. Ech weess wat haut wäert geschéien, wat muer wäert geschéien, an ech vergiessen net iwwer déi Aufgaben, déi ech fréier vergiess hunn.
4. D'Task Tracking duerchzeféieren ass net en Zweck op sech selwer, awer, wann Dir wëllt, e Wee fir Selbstbildung. Saachen déi Dir virdru ze faul war fir ze maachen oder Saachen déi Dir ni gemaach hutt, gi vill méi einfach ze maachen. Vill Leit (och ech) fille sech allgemeng besser wann Aufgabe vun der Äussewelt gesat ginn. Task Tracking ass e Wee fir Aufgaben fir Iech selwer ze setzen an ze léieren no Äre Wënsch ze liewen.
5. Aarbecht ass keen Zweck op sech selwer. D'Zil ass Ären Aarbechtsplang ze organiséieren sou datt Dir prévisibel Fräizäit hutt wann Dir Iech selwer, Är Famill an Är Interessen këmmere kënnt.

Source: will.com