Helo bawb, fy enw i yw Konstantin Kuznetsov, fi yw Prif Swyddog Gweithredol a sylfaenydd RocketSales. Yn y maes TG, mae stori eithaf cyffredin pan fo'r adran ddatblygu yn byw yn ei bydysawd ei hun. Yn y bydysawd hwn, mae lleithyddion aer ar bob bwrdd gwaith, criw o declynnau a glanhawyr ar gyfer monitorau a bysellfyrddau, ac, yn fwyaf tebygol, ei system rheoli tasgau a phrosiect ei hun.
Beth yw'r fargen fawr?
Efallai i rai nad yw'n ddim byd. Ond rhedon ni i broblem. Rydym yn adeiladu ac yn awtomeiddio systemau gwerthu, yn gweithredu CRM, ac yn creu seilwaith cwmwl ar gyfer busnes. Yn ogystal â'r adrannau datblygu a chynhyrchu, mae prosiectau cleientiaid yn aml yn cynnwys marchnatwyr, gwerthwyr, cyfrifwyr, a gweithwyr eraill. A dechreuon ni feddwl sut i drefnu proses rheoli prosiect effeithiol.
Os trefnir y broses ddatblygu a chynhyrchu mewn platfform fel Jira neu GitLab, yna nid oes neb heblaw datblygiad yn deall beth yw beth. I gynnwys gweithiwr trydydd parti mewn prosiect, mae angen i chi gwrdd ag ef, esbonio'r cyd-destun, cofnodi'r dasg yn rhywle, yna monitro pa mor barod yw sgyrsiau gwaith, cael y canlyniad trwy'r sgwrs, a'i nodi yn Jira. Ac felly bob tro.
Mae datblygiad wedi'i dorri i ffwrdd oddi wrth adrannau eraill y cwmni, nid ydynt yn gwybod sut i'n cynnwys ni, ac nid ydym yn gwybod a oes angen ein cyfranogiad arnynt.
Ychydig flynyddoedd yn ôl fe wnaethon ni ddarganfod platfform Asana. Yn y deunydd hwn rwyf am ddweud wrthych sut y gwnaethom drefnu'r broses datblygu a rheoli cynhyrchu er mwyn:
- roedd y cwmni cyfan yn gweithio mewn un ecosystem,
- roedd gan bawb ddigon o ymarferoldeb,
- roedd yn bosibl amcangyfrif cost pob prosiect mewn oriau ac arian,
- roedd gwaith gyda chleientiaid yn un hirdymor: nid o fewn fframwaith un dasg, ond o fewn fframwaith prosiect cyfan gydag ôl-groniad cyson o syniadau.
Ychydig am ddod i adnabod Asana
Treuliais 10 mlynedd yn chwilio am feddalwedd cyfleus ar gyfer rheoli prosiectau. Ni basiodd Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 a dwsinau o dracwyr tasgau eraill y prawf cryfder. Yna des o hyd i Asana. Ac fe weithiodd popeth allan.
Yn ein barn ni, dyma'r llwyfan gorau a'r un sy'n tyfu gyflymaf ar gyfer rheoli tasgau a phrosiectau. Heddiw, Asana yw'r arweinydd byd o ran poblogrwydd a boddhad defnyddwyr. Ceir tystiolaeth o hyn yn siart graddio g2.
Rydyn ni'n gefnogwyr Asana, rydyn ni hyd yn oed wedi cael ein hardystio i allu ei weithredu ar gyfer ein cleientiaid.
Disgrifiaf yn fyr y broses o werthu i weithredu'r prosiect
Gan ein bod yn gwerthu gwasanaethau TG, mae ein twndis yn eithaf hir a, tua'r diwedd, mae'n mynd i mewn i'r adran gynhyrchu ac, weithiau, yr adran ddatblygu.
Mae'r adran werthu yn cynnal manipulations safonol: archwilio, cymeradwyo CP, llofnodi cytundeb, trosglwyddo'r trafodiad i gynhyrchu. Efallai na fydd cynhyrchu yn derbyn y contract: rhaid iddo nodi'r gyllideb, y dyddiad trosglwyddo i gynhyrchu, a'r amcangyfrif o'r gronfa amser ar gyfer gweithredu'r prosiect.
Diolch i'r cyfuniad amoCRM + Asana, wrth drosglwyddo trafodiad o'r adran werthu i gynhyrchu ac yn ôl, nid yw gwaith yn cael ei ymyrryd yn unrhyw le. Mae glas yn nodi maes cyfrifoldeb yr adran werthu, mae oren yn nodi'r adran gynhyrchu, ac mae pinc yn nodi'r adran ddatblygu.
Mae'n bwysig nad yw'r adran ddatblygu, yn wahanol i'r adran ddylunio, yn ymwneud â phob prosiect. Weithiau nid oes angen atebion wedi'u teilwra ar gyfer sefydlu system.
Felly, pan dderbyniodd y rheolwr y prosiect i'w gynhyrchu, mae'r rheolwr gwerthu yn mynd i Asana mewn 1 clic (sgrinlun). O amoCRM, mae'r prosiect yn cael ei greu yn awtomatig yn Asana.
Mae tasg (tasg) gyda map prosiect a chynigion masnachol yn cael ei chreu'n awtomatig ar y bwrdd prosiect cleient cyffredin. Mae'r holl gleientiaid sy'n cynhyrchu ar hyn o bryd yn cael eu harddangos yma. Yma penodir rheolwr cyfrifol, gosodir terfynau amser, dewisir y math o waith a newidir statws tasgau.
Gall y rheolwr lansio unrhyw un o'r prosesau busnes awtomatig arfaethedig yn y dasg:
- Darganfod/Creu prosiect Cleient + Atodwch dasg yno
- Cwblhewch y dasg gyda gwybodaeth trafodion
- Creu bargen o'r dasg gyfredol
Mae'r prosiect wedi'i lenwi â'r holl ddata a nodir yn amoCRM. Yn dibynnu ar y math o wasanaeth, crëir set o is-dasgau ar unwaith i weithredu'r blociau gwaith gwirioneddol. Mae'n rhaid i reolwr y prosiect ddadelfennu tasgau manwl, pennu cyfrifoldebau a therfynau amser.
Mae'r bwrdd hwn yn helpu i ymgymryd â phrosiectau newydd. Ond mae monitro'r statws presennol a phresenoldeb prosiectau sydd mewn perygl arno yn anghyfleus.
Sut rydym yn grwpio tasgau a phrosiectau cleientiaid
O fwrdd cyffredinol yr holl brosiectau, mae'r rheolwr yn ychwanegu'r prosiect at 3 bwrdd arall:
- bwrdd personol y cleient;
- portffolio o gleientiaid gweithredol;
- portffolio rheolwr.
Gadewch i ni ddarganfod pam mae angen pob un o'r endidau arnom.
Yn y sgrin a welwch bwrdd personol y cleient.
Pam y bwrdd hwn?
Yn flaenorol, roeddem yn meddwl yn nhermau tasgau. Cwblheais y dasg ac es i wneud un arall. Mae'n troi allan ein bod yn gwneud ar gyfer y cleient yn union faint o waith y gofynnodd amdano. Ond roedden ni eisiau adeiladu perthnasau hirdymor, felly symudon ni i ffwrdd o weithio gyda thasgau i weithio gyda chleientiaid.
Rydym yn gwneud yn siwr i ysgrifennu i lawr yr holl syniadau ar gyfer gwelliannau ar gyfer y cleient. Hyd yn oed os yw'n syniad sy'n cael ei daflu i'r awyr yn ddamweiniol gan y cleient, rydyn ni'n ei drwsio a'i orffen. Dyma sut mae ôl-groniad o dasgau yn cael ei ffurfio; nid yw gwaith gyda'r cleient yn dod i ben.
Beth sydd ar y bwrdd hwn?
Mae ein Asana wedi'i gysylltu â sawl gwasanaeth:
- System CRM (ar gyfer rhyngweithio â'r adran werthu),
- TimeDoctor (ar gyfer olrhain amser),
- System ERP (ar gyfer agregu'r holl ddata mewn un rhyngwyneb).
Rydym wedi cyflwyno panel rheoli adnoddau cyflym yn Asana. Rydych chi'n pwyntio at y plât uwchben y dasg ac yn gweld pwy weithiodd ar y dasg ac am ba mor hir, a pha fonws y gwnaethon nhw ei ennill.
Amcangyfrifir gwaith yr adran gynhyrchu fesul awr, felly roedd yn bwysig inni fonitro'n llym faint o amser a dreuliodd pob gweithiwr yn datrys problemau cleientiaid.
Beth yw manteision defnyddio bwrdd?
O ganlyniad, yn y system ERP a welwn Adroddiad prosiect. Statws trafodion, cyfranogwyr y prosiect, cyllideb y prosiect, nifer yr oriau a weithiwyd a therfynau amser.
Gallwn ragweld cost prosiectau datblygu tebyg, mae cyfrifiadau DPA yn dod yn gwbl dryloyw ac nid oes lle i dwyllo bod datblygiad yn cymryd dim ond cwpl o oriau. Os oes angen, mae gennym bob amser ryngwyneb y gallwn ei ddangos i'r cleient ar gyfer adrodd.
Casau briffio Asana
Mae'r swyddogaeth hon wedi'i rhoi ar waith yn Asana ers amser maith. Ond ni wnaethom ei werthfawrogi ar unwaith. Ar y dechrau, yn syml iawn, casglwyd holl brosiectau ein rheolwyr yn bortffolios. Mae'n troi allan bod yn ystod ei amser yn y cwmni, Denis Kiselev gweithio gyda 61 o gleientiaid.
Mae'n cŵl gwybod, ond dim digon i gyfiawnhau'r amser a dreulir yn ei gasglu. Ac fe wnaethon ni sgorio ar fagiau dogfennau. Newidiodd popeth pan wnaethom gyfateb prosiect yn Asana i un trafodiad yn y system CRM.
Yn flaenorol, tanysgrifiodd y rheolwr i bob prosiect a derbyniodd hysbysiadau o'r holl newidiadau yn y Blwch Derbyn (porthiant hysbysu). Cafodd pob diweddariad statws a sylw newydd eu harddangos yn y porthiant, gan ddechrau gyda'r un mwyaf newydd. Ddydd Llun, eisteddodd y rheolwr i lawr a chwblhau tasgau o'r mewnflwch yn olynol. Nid oedd unrhyw sôn am flaenoriaethau, ac weithiau ni chyrhaeddwyd tasgau pwysig byth.
Nawr mae portffolio gweithwyr a phortffolio adran prosiect. Yn y cyntaf, mae'r rheolwr yn rheoli ei brosiectau, mae'r ail yn rhoi swyddogaeth reoli i'r rheolwr o ran llwyth gwaith presennol yr holl weithwyr.
Portffolio yr adran ddylunio
Yn y screenshot gallwch weld prosiectau wedi'u didoli yn ôl cyflogai.
Unwaith yr wythnos, mae'r rheolwr prosiect yn diweddaru statws pob prosiect. Yn ysgrifennu'r hyn a wnaed yr wythnos ddiwethaf a'r hyn sydd wedi'i gynllunio ar gyfer yr wythnos nesaf. Yn gosod un o dri thag: dan reolaeth, mewn perygl, mae problemau.
Gall y rheolwr asesu’r canlynol yn gyflym:
- nifer presennol y cleientiaid yn yr adran ddylunio,
- nifer y prosiectau sydd ar waith ar gyfer pob rheolwr,
- nifer y tasgau hwyr ar brosiectau,
- presenoldeb problemau a’r angen i gymryd rhan mewn prosiectau,
- terfynau amser prosiectau, yr amser a dreulir, y cam twndis a blaenoriaeth y prosiect.
Mae portffolios hefyd yn ein helpu i adrodd. Ar ôl diweddaru statws y prosiect, anfonir adroddiad ar y gwaith sydd wedi'i gwblhau a'r gwaith arfaethedig yn awtomatig i sgwrs y cleient.
Portffolio gweithiwr
Mae gan hyd yn oed pennaeth yr adran ddylunio ei bortffolio ei hun. Os bydd, pah-pah-pah, yn dileu ei awdurdod, bydd y person newydd yn gweld yr holl brosiectau sydd o dan ei reolaeth, y mae'n rhaid iddo barhau i'w monitro.
Roedd gweithwyr llinell hefyd yn gwerthfawrogi hwylustod cynllunio llwyth yn y portffolio. Yn y tab “Llwyth”, mae Asana yn dadansoddi nifer y tasgau gan ystyried terfynau amser ac yn rhybuddio a yw gweithiwr wedi cynllunio nifer gormodol o dasgau. Gallwch newid terfynau amser ac addasu manylion heb adael y tab hwn.
Datrys bygiau a datblygu arferiad
Mae gennym dîm ar wahân sy'n gyfrifol am ddatblygu. Fel rhan o broses fusnes, mae'n derbyn tasgau o ddau fath:
- byg,
- datblygiad newydd.
Mae bygiau'n cael eu gwirio, eu hasesu am gritigedd a'u trosglwyddo i'r gwaith gan y gwasanaeth cymorth technegol.
Daw tasgau datblygu naill ai o ôl-groniad cynnyrch mewnol y cwmni neu gan reolwr y prosiect os oes cais cyfatebol gan y cleient.
Mae'r broses ddatblygu, yn gyffredinol, yn edrych fel hyn.
Mae tasgau'n disgyn ar y bwrdd datblygu yn Asana. Dyma hi.
Mae'r cyfarwyddwr tasg yn dewis y math "Bug" neu "Feature", yn gosod y graddau critigol, yn nodi'r cwsmer, ac adrannau mewnol y cwmni y mae'r dasg yn effeithio arnynt. Pan fydd y dasg yn cwrdd â holl ofynion y rheoliadau mewnol, mae'r cyfarwyddwr yn clicio ar yr eicon mellt yn y bar uchaf uwchben y dasg ac yn lansio'r broses fusnes awtomatig "Gwerthuso mewn datblygiad".
Mae pennaeth yr adran ddatblygu yn derbyn hysbysiad am dasg newydd i'w hasesu, ac mae'r dasg ei hun yn cael ei symud i fwrdd ar wahân o'r un enw am gyfnod yr asesiad.
Ar ôl asesiad, mae'r rheolwr yn symud y dasg i sbrint sy'n cyfateb i'r mis y bwriedir ei chwblhau. Mae tasgau bob amser ar sawl bwrdd ar yr un pryd:
- ar fwrdd personol rheolwr y prosiect,
- ar y bwrdd cymorth technegol,
- ar y bwrdd datblygu.
Mae'r holl gyfranogwyr a gweithwyr sy'n monitro'r dasg yn gweld cynnydd y dasg, yn derbyn hysbysiadau, ac yn cynnal trafodaethau yn uniongyrchol yn y sylwadau i'r dasg. Pan fydd tasg wedi'i chwblhau, mae'r rheolwr prosiect neu'r arbenigwr cymorth technegol cyfrifol yn ei “mynd” i'w hochr nhw i barhau i weithio ar y prosiect.
Beth ddigwyddodd pan ddaethom â'r adrannau datblygu a chynhyrchu yn ôl i un amgylchedd gyda'r tîm?
Yn gyntaf, mae'r prosiectau cleient wedi dod yn fwy hirdymor. Oherwydd yr ôl-groniad sy'n cael ei ailgyflenwi'n gyson, cynyddodd y bil cyfartalog.
Yn ail, mae'r mae ansawdd y prosiectau wedi gwella'n fawr, gan y gallai'r adran ddatblygu ofyn cwestiynau i farchnata, gwerthu, cyfrifyddu, ac ati ar unrhyw adeg. Roeddem yn gallu cysylltu cymwyseddau angenrheidiol y tîm yn amserol a chynnig datrysiadau o lefel hollol wahanol.
Yn drydydd roedd gweithwyr, rheolwyr a chleientiaid yn cael tryloywder llawn mewn tasgau a gynlluniwyd ac a gwblhawyd. Fe wnaethom ddysgu sut i REOLI prosiectau a sylweddoli bod hon yn broses gwbl dechnegol y gellir dileu'r ffactor dynol bron yn gyfan gwbl ohoni.
Yn bedwerydd, mae'r tîm wedi dod yn fwy unedig. Yn flaenorol, nid oedd gan weithwyr fawr o syniad beth oedd yr adrannau datblygu a chynhyrchu chwedlonol yn ei wneud.
Nawr, gweld y broses o ddatblygu a chyfluniad technegol systemau:
- mae'r adran werthu yn canfod ynddo syniadau ac ysbrydoliaeth ar sut i werthu,
- mae marchnatwyr yn cymryd cynnwys defnyddiol yn rheolaidd ar gyfer postiadau, erthyglau, lleoli a hysbysebu testunau,
- mae rheolwyr yn dadansoddi anghenion ac ymddygiad cwsmeriaid, gan addasu strategaeth.
Y canlyniad oedd trawsnewidiad lle mae pawb ar ei ennill, a buom ni, ein cleientiaid a'n partneriaid yn elwa ohono. Byddwn yn falch petaech yn rhannu eich barn yn y sylwadau: a oedd unrhyw beth defnyddiol yn fy erthygl a pha ddulliau rheoli prosiect ydych chi'n eu defnyddio wrth ddatblygu!
Ffynhonnell: hab.com