Microsoft Teams, PowerApps और Power Automate का उपयोग करके HR प्रक्रियाओं को स्वचालित करें। कर्मचारी निकास अनुरोध

सबके लिए दिन अच्छा हो! आज मैं Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate और Teams उत्पादों का उपयोग करके नए कर्मचारियों के लिए निकास अनुरोध बनाने की प्रक्रिया को स्वचालित करने का एक छोटा सा उदाहरण साझा करना चाहूंगा। इस प्रक्रिया को लागू करते समय, आपको अलग से PowerApps और Power Automate उपयोगकर्ता प्लान खरीदने की आवश्यकता नहीं होगी; Office365 E1/E3/E5 सदस्यता पर्याप्त होगी। हम SharePoint साइट पर सूचियाँ और कॉलम बनाएंगे, PowerApps आपको एक फॉर्म बनाने में मदद करेगा, और Power Automate व्यावसायिक प्रक्रियाओं के तर्क को अनुकूलित करने के अवसर प्रदान करेगा। हम अंतिम प्रक्रिया को एमएस टीम्स टीम से जोड़ेंगे। आइए समय बर्बाद न करें और देखें कि क्या होता है।

पहले चरण में, हम सूचियाँ और विवरण बनाते हैं। हमें सूचियाँ चाहिए:

1. कर्मचारी निकास अनुरोध
2. इकाई
3. विभाग द्वारा एचआर
4. व्यवस्थापकों

प्रत्येक सूची भविष्य में अपनी भूमिका निभाएगी, और हम देखेंगे कि कौन सी है। विवरण बनाएं और नेविगेशन मेनू कॉन्फ़िगर करें:

PowerApps

अब, PowerApps का उपयोग करके "कर्मचारी निकास अनुरोध" सूची के लिए एक फॉर्म बनाएं। अंतिम रूप में यह इस प्रकार दिखेगा:

"कर्मचारी" फ़ील्ड में, आप Office 365 उपयोगकर्ताओं की सूची से चयन करते हैं, "निकास तिथि" को कैलेंडर से दर्शाया जाता है, "डिवीजन" को विभाग निर्देशिका से दर्शाया जाता है, और "HR" को "विभाग द्वारा HR" से चुना जाता है। निर्देशिका:

लेकिन यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि चयन के लिए उपलब्ध एचआर की सूची फॉर्म में दर्शाए गए विभाग द्वारा फ़िल्टर की गई है। आइए PowerApps में डेटा फ़िल्टर करने के लिए एक सूत्र का उपयोग करें। "एचआर" फ़ील्ड की "आइटम" संपत्ति के लिए हम लिखते हैं:

इसके अतिरिक्त, आप प्रपत्र पर स्थिति फ़ील्ड के लिए डिफ़ॉल्ट मान में छोटे समायोजन कर सकते हैं। "स्थिति" फ़ील्ड की "डिफ़ॉल्ट" संपत्ति के लिए हम लिखते हैं:

यदि तत्व बनाने के लिए फॉर्म खुलता है, तो "नया" मान "स्थिति" फ़ील्ड में लिखा जाएगा, अन्यथा, वर्तमान तत्व के लिए SharePoint कॉलम से मान फॉर्म पर स्थिति फ़ील्ड में प्रतिस्थापित किया जाएगा।

PowerApps के साथ समस्याओं में से एक SharePoint समूहों से डेटा को आसानी से पुनर्प्राप्त करने में असमर्थता है। इसके कारण, यदि आप उपयोगकर्ता पर SharePoint समूह का सदस्य होने पर भरोसा करना चाहते हैं, तो फ़ॉर्म पर फ़ील्ड या ऑब्जेक्ट की दृश्यता/उपलब्धता को आसानी से कॉन्फ़िगर करना संभव नहीं है। लेकिन आप एक उपाय कर सकते हैं. विशेष रूप से इस उद्देश्य के लिए, हमने पहले से प्रशासकों की एक सूची बनाई है:

इस सूची में "उपयोगकर्ता या समूह" प्रकार के साथ एक "कर्मचारी" फ़ील्ड शामिल है, जो केवल फॉर्म पर प्रदर्शित होता है, और एक "नाम" फ़ील्ड, जिसमें चयनित कर्मचारी का नाम लिखा होता है, केवल सूची दृश्य में प्रदर्शित होता है। अब, आइए PowerApps में एक छोटी सी ट्रिक आज़माएँ। उदाहरण के लिए, यदि वर्तमान उपयोगकर्ता प्रशासक सूची में है तो आप किसी भी फ़ील्ड की उपलब्धता को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। "रिलीज़ दिनांक" फ़ील्ड की "प्रदर्शन मोड" संपत्ति ढूंढें और लिखें:

इस सूत्र के अनुसार, यदि प्रशासकों की सूची में कम से कम एक कर्मचारी है जिसका लॉगिन वर्तमान उपयोगकर्ता के लॉगिन से मेल खाता है, तो फ़ील्ड संपादन के लिए उपलब्ध होगी, अन्यथा देखने के लिए। अधिक विश्वसनीयता के लिए, हम लॉगिन को लोअर केस में कम करते हैं, अन्यथा सभी प्रकार के मामले हो सकते हैं।

आपने देखा होगा कि फॉर्म के शीर्षलेख में एक बटन है "एप्लिकेशन पर कार्रवाई":

यह बटन दूसरी स्क्रीन पर जाएगा, जहां सुविधा के लिए, एप्लिकेशन पर सभी संभावित गतिविधियां एकत्र की जाएंगी:

प्रत्येक बटन पर क्लिक करने के बाद, एक अतिरिक्त कार्रवाई विंडो खुलती है, उदाहरण के लिए, यदि "एप्लिकेशन रद्द करें" कार्रवाई का चयन किया जाता है, तो एक टिप्पणी दर्ज करने की क्षमता के साथ एक अतिरिक्त विंडो खुलती है:

"पुष्टि करें" बटन पर क्लिक करने के बाद, एप्लिकेशन की स्थिति बदल जाती है, और यह पावर ऑटोमेट प्रवाह लॉन्च किए बिना भी किया जा सकता है। आइए बटन की "ऑनसेलेक्ट" प्रॉपर्टी के लिए "पैच" फ़ंक्शन का उपयोग करें:

पैच फ़ंक्शन का उपयोग करके, हम ऑर्डर सूची आइटम को वर्तमान आइटम की आईडी द्वारा फ़िल्टर करके अपडेट करते हैं। हम "स्थिति" फ़ील्ड का मान बदलते हैं और मुख्य स्क्रीन पर जाते हैं। अन्य क्रिया बटनों के लिए तर्क समान है।

जो कुछ बचा है वह अनुमोदन प्रवाह को कॉन्फ़िगर करना है। आइए इसे सरलतम रूप में करें.

बिजली स्वचालित

टिकट बनने पर हमारा अनुमोदन प्रवाह स्वचालित रूप से चलेगा। निष्पादन के दौरान, आवेदन की स्थिति बदल जाएगी, विभाग के प्रमुख इसे प्राप्त करेंगे, और नए आवेदन की एक ईमेल अधिसूचना प्रमुख को भेजी जाएगी। नेता का निर्धारण करने के लिए, हमारे पास एक निर्देशिका "डिवीजन" है:

एक पावर ऑटोमेट प्रवाह बनाएं:

इस प्रवाह के निष्पादन के दौरान, विभाग के प्रमुख को एक नए एप्लिकेशन के निर्माण के बारे में एक ईमेल अधिसूचना प्राप्त होती है और वह बटन पर क्लिक करके निर्णय लेने के लिए लिंक का अनुसरण कर सकता है:

"सहमत" या "अस्वीकार करें" बटन पर क्लिक करने से एक पावर ऑटोमेट प्रवाह भी लॉन्च होता है, जो एप्लिकेशन की स्थिति को बदल देता है और एचआर विशेषज्ञ को एक ईमेल अधिसूचना भेजता है:

प्रक्रिया तैयार है.

टीमें

और अंतिम स्पर्श इस प्रक्रिया में सहयोग का संगठन है। ऐसा करने के लिए, प्रक्रिया को MS Teams कमांड से कनेक्ट करें:

अब, सभी एमएस टीम टीम के सदस्यों के पास एक अलग टैब पर नए कर्मचारी साइन-आउट प्रक्रिया तक पहुंच है।

बेशक, आप अपने प्रवाह तर्क में बहु-चरणीय अनुमोदन प्रदान कर सकते हैं, साथ ही आप पावर ऑटोमेट कार्यों को असाइन करने के लिए अनुमोदन घटक का उपयोग कर सकते हैं। आप रिपोर्ट को कस्टमाइज़ भी कर सकते हैं और सूचनाएं उत्पन्न कर सकते हैं जो Microsoft Teams चैटबॉट को भेजी जाएंगी। लेकिन भविष्य के लेखों में इस पर और अधिक जानकारी दी जाएगी। आपका ध्यान देने के लिए धन्यवाद और सभी का दिन शुभ हो!

स्रोत: www.habr.com