A kezdő üzletemberek gyakori hibája, hogy nem fordítanak kellő figyelmet az adatgyűjtésre és -elemzésre, a munkafolyamatok optimalizálására és a legfontosabb mutatók figyelésére. Ez a termelékenység csökkenését, valamint az idő és az erőforrások nem megfelelő pazarlását eredményezi. Ha a folyamatok rosszak, ugyanazokat a hibákat többször ki kell javítani. Az ügyfelek számának növekedésével a szolgáltatás romlik, adatelemzés nélkül pedig nem lehet egyértelműen megérteni, hogy min kell javítani. Ennek eredményeként a döntéseket szeszély alapján hozzák meg.
Ahhoz, hogy versenyképes legyen, a modern vállalkozásoknak a minőségi termékeken és szolgáltatásokon túl átlátható folyamatokkal kell rendelkezniük, és analitikai adatokat kell gyűjteniük. E nélkül nehéz megérteni az üzleti élet valós helyzetét és meghozni a megfelelő döntéseket. Ezért fontos, hogy a fegyvertárban legyenek a szükséges eszközök, amelyek nemcsak kényelmesen használhatók, hanem lehetővé teszik a munka egyszerűsítését és a lehető legátláthatóbb folyamatok létrehozását.
Ma már rengeteg eszköz és megoldás létezik. De a legtöbb vállalkozó nem használja őket, mert vagy nem látja bennük az értéket, vagy nem érti a használatukat, vagy drágák, vagy bonyolultak, vagy 100500 XNUMX-zal több. De aki kitalálta, talált vagy alkotott magának ilyen eszközöket, az már középtávon előnyben van.
Több mint 10 éve készítek olyan informatikai termékeket és megoldásokat, amelyek automatizálással és a folyamatok digitális átalakításával segítik a vállalkozások profitjának növelését. Több tucat startup létrehozásában segítettem, és több tucat online eszközt hoztam létre, amelyeket emberek százezrei használnak szerte a világon.
Íme az egyik jó példa a gyakorlatomban, amely bemutatja a digitális átalakulás előnyeit. Egy kis amerikai ügyvédi iroda számára a csapatommal létrehoztunk egy eszközt a jogi dokumentumok generálására, amely lehetővé tette az ügyvédek számára a dokumentumok gyorsabb előállítását. Később pedig ennek az eszköznek a funkcionalitásának bővítésével létrehoztunk egy online szolgáltatást, és teljesen átalakítottuk a céget. Most már nem csak a városukban, hanem az egész országban szolgálják ki az ügyfeleket. Három év alatt a társaság kapitalizációja többszörösére nőtt.
Ebben a cikkben megosztom Önnel a valós tapasztalatokat egy átlátható rendszer létrehozásáról a legfontosabb üzleti mutatók figyelésére. Megpróbálom elültetni a digitális megoldások használatának értékét, megmutatom, hogy nem nehéz és nem mindig drága. Akkor gyerünk!
Hogy kezdődött mindez
Ha valami olyasmit akarsz, amiben soha nem volt, akkor olyat kell tenned, amit még soha.
Coco Chanel
A feleségem belefáradt a szülési szabadságba, és úgy döntöttünk, hogy nyitunk egy kis üzletet - egy játszószobát. Mivel saját vállalkozásom van, a feleségem teljes egészében gondoskodik a játékteremről, én pedig segítek a stratégiai kérdésekben és a fejlesztésekben.
A vállalkozás nyitásának részletei egy teljesen más történet, de az adatgyűjtés és a versenytársak elemzésének szakaszában amellett, hogy rávilágítottunk a vállalkozás sajátos problémáira, figyelmet fordítottunk a belső folyamatok azon problémáira, amelyekkel a legtöbb versenytárs nem küzdött. .
Meglepetésemre a 21. században szinte senki sem vezette a CRM-et semmilyen formában, írásban, füzetekben. Ugyanakkor maguk a tulajdonosok kifogásolták, hogy az alkalmazottak lopnak, hibáznak a számítás során, és sok időt kell tölteniük az újraszámítással és a könyvelési bejegyzésekkel történő ellenőrzéssel, elvesznek a foglalási és befizetési adatok, az ügyfelek ismeretlen okból távoznak. őket.
Az összegyűjtött adatokat elemezve rájöttünk, hogy nem akarjuk megismételni az ő hibáikat, és szükségünk van egy átlátható rendszerre, amely ezeket a kockázatokat minimálisra csökkenti. Mindenekelőtt kész megoldásokat kezdtünk keresni, de nem találtunk olyanokat, amelyek teljes mértékben megfeleltek volna az elvárásainknak. Aztán úgy döntöttem, hogy elkészítem a saját rendszeremet, bár nem ideális, de működőképes és olcsó (majdnem ingyenes).
Az eszköz kiválasztásánál a következő szempontokat vettem figyelembe: legyen olcsó, rugalmas és hozzáférhető, könnyen használható legyen. Írhatnék egy teljes értékű, hatékony és költséges rendszert ehhez az üzlethez, de kevés időnk és költségvetésünk volt, ráadásul nem teljesen értettük, hogy a projektünk működni fog-e, és ésszerűtlen lenne sok erőforrást költeni ezt a rendszert. Ezért a hipotézis tesztelésekor úgy döntöttem, hogy az MVP-vel (Minimum Viable Product - minimum viable product) kezdek, és minimális befektetéssel a lehető legrövidebb időn belül elkészítem a működő verziót, majd idővel befejezem vagy újracsinálom.
Ennek eredményeként a Google szolgáltatásaira esett a választásom (Drive, Táblázatok, Naptár). A bemeneti/kimeneti információk fő forrása a Google Táblázatok, mivel a feleségemnek van tapasztalata a táblázatokkal való munkában, így szükség esetén önállóan is módosíthat. Figyelembe vettem azt a tényt is, hogy az eszközt olyan alkalmazottak is használni fogják, akik esetleg nem nagyon értenek a számítógép használatához, és sokkal egyszerűbb lesz megtanítani nekik, hogyan kell adatokat bevinni egy táblázatba, mintha megtanítanák nekik, hogyan kell dolgozni néhány szakemberrel. program, mint az 1C.
A táblákba bevitt adatok valós időben változnak, vagyis bármikor áttekinthető a cég ügyeinek helyzete, be van építve a biztonság, korlátozható a hozzáférés bizonyos személyekre.
Architektúra és adatstruktúra fejlesztése
A játszószoba több alapszolgáltatást is nyújt.
- Normál látogatás – amikor az ügyfél a gyerekjátszószobában eltöltött időt vásárolja meg.
- Felügyelt látogatás - amikor a kliens megveszi a gyerekjátszószobában eltöltött időt, és külön fizet a felügyeletért. Vagyis a kliens elhagyhatja a gyereket és intézheti a dolgát, a szobai dolgozó pedig a szülő távollétében figyeli és játszik vele.
- Nyitott születésnap — az ügyfél külön asztalt bérel az étkezési és leültetési vendégek számára, és fizet a játékterem szokásos látogatásáért, miközben a terem a megszokott módon működik.
- Zárt születésnap — az ügyfél a teljes helyiséget bérli a bérleti időszak alatt a helyiség más ügyfelet nem fogad.
Fontos, hogy a tulajdonos tudja, hányan keresték fel a helyiséget, hány évesek voltak, mennyi időt töltöttek, mennyi pénzt kerestek, mennyi kiadással jártak (gyakran előfordul, hogy az adminisztrátornak vásárolnia kell valamit, vagy fizetnie kell valamire, például szállításra vagy vízre), Hány születésnap volt?
Mint minden informatikai projekt, én is azzal kezdtem, hogy végiggondoltam a leendő rendszer architektúráját és kidolgoztam az adatstruktúrát. Mivel a feleség irányítja az üzletet, mindent tud, amit látnia, ellenőriznie és uralkodnia kell, így ő volt az ügyfél. Közösen ötletrohamot hajtottunk végre és felállítottuk a rendszer követelményeit, amelyek alapján végiggondoltam a rendszer funkcionalitását és elkészítettem a következő fájl- és mappastruktúrát a Google Drive-ban:
Az „Összefoglaló” dokumentum általános információkat tartalmaz a vállalatról: bevételek, kiadások, elemzések
A Költségek dokumentum a cég havi kiadásairól tartalmaz információkat. A nagyobb átláthatóság érdekében kategóriákra bontva: irodai költségek, adók, személyi jellegű kiadások, reklámköltségek, egyéb kiadások.
Havi költségek
A évi kiadások összesítő táblázata
A Jövedelem mappa 12 Google Táblázatok-fájlt tartalmaz, minden hónapban egyet. Ezek a fő munkadokumentumok, amelyeket az alkalmazottak minden nap kitöltenek. Minden munkanaphoz tartalmaznak egy kötelező irányítópult lapot és füleket. Az irányítópult lap az aktuális hónapra vonatkozó összes szükséges információt megjeleníti az ügyek gyors megértéséhez, valamint lehetővé teszi az árak beállítását és a szolgáltatások hozzáadását.
Irányítópult lap
Napi lap
Az üzletfejlesztés során újabb igények kezdtek megjelenni kedvezmények, előfizetések, kiegészítő szolgáltatások, rendezvények formájában. Mindezt idővel mi is megvalósítottuk, de ez a példa a rendszer alapverzióját mutatja be.
Funkcionalitás létrehozása
Miután kitaláltam a főbb mutatókat, kidolgoztam az architektúrát és az entitások közötti adatcserét, elkezdtem a megvalósítást. Az első dolgom az volt, hogy létrehoztam egy Google Sheet dokumentumot a Jövedelem mappában. Létrehoztam benne két lapot: a műszerfalat és a hónap első napját, amibe a következő táblázatot adtam hozzá.
Fő munkalap
Ez a fő munkalap, amellyel az adminisztrátor fog dolgozni. Csak ki kell töltenie a kötelező mezőket (pirossal jelölve), és a rendszer automatikusan kiszámítja az összes szükséges mutatót.
A beviteli hibák és a kényelem csökkentése érdekében a „Látogatás típusa” mezőt a nyújtott szolgáltatások legördülő listájaként valósítottuk meg, amelyet a műszerfal oldalon szerkeszthetünk. Ennek érdekében ezekhez a cellákhoz adatellenőrzést adunk, és megjelöljük azt a tartományt, ahonnan az adatokat kell venni.
A számításokban előforduló emberi hibák csökkentése érdekében hozzáadtam egy automatikus számítást az ügyfél által a szobában eltöltött órákról és az esedékes pénzösszegről.
Ehhez az Adminisztrátornak egyszerűen meg kell jelölnie az ügyfél érkezési idejét (E oszlop) és indulási idejét (F oszlop) ÓÓ: MM formátumban. Az ügyfél által a játékteremben eltöltött teljes idő kiszámításához a következő képletet használom:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)A szolgáltatások igénybevételéért járó pénzösszeg automatikus kiszámításához bonyolultabb képletet kellett alkalmaznunk, mivel egy óra ára a szolgáltatás típusától függően változhat. Ezért az adatokat az irányítópult oldalon lévő szolgáltatások táblájához kellett kötnöm a QUERY függvény segítségével:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)A fő műveletek mellé kiegészítettem a nem kívánt IFERROR vagy ISBLANK hibák kiküszöbölésére szolgáló további funkciókat, valamint a ROUNDDOWN funkciót - hogy ne foglalkozzak az apróságokkal, a végösszeget lefelé kerekítettem, az ügyfél felé.
A fő bevételen (bérleti időn) kívül a játszószobában további bevételek vannak szolgáltatások vagy játékok értékesítése formájában, és az alkalmazottak kisebb kiadásokat is vállalnak, például fizetnek ivóvízért vagy cukorkát vásárolnak bókért, mindezt szintén figyelembe kell venni.
Ezért hozzáadtam még két táblázatot, amelyben rögzítjük ezeket az adatokat:
A jelekkel való munka megkönnyítése érdekében kiszíneztem őket, és feltételes formázást adtam a cellákhoz.
Elkészültek a főtáblák, most külön táblázatba kell tenni a fő mutatókat, hogy jól látható legyen, mennyit keresett egy nap, és ebből mennyi van a pénztárgépben és mennyi a kártyán.
A pénzösszeg fizetési mód szerinti összegzéséhez ismét a QUERY függvényt használtam:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")A munkanap végén az adminisztrátornak csak kétszer kell ellenőriznie a bevételt, és nem kell manuálisan újraszámolnia. Nem kényszerítünk személyt többletmunkára, a tulajdonos pedig bármikor megnézheti és irányíthatja a helyzetet.
Az összes szükséges táblázat készen áll, most minden napra lemásoljuk a lapot, számozzuk és megkapjuk a következőket.
Nagy! Szinte minden készen áll, csak a hónap összes fő mutatóját kell megjeleníteni az irányítópult lapon.
A hónap teljes bevételének kiszámításához írja le a következő képletet
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1ahol D1 a napi bevételt tartalmazó cella, az „1”, „2” és így tovább pedig a lap neve. Pontosan ugyanígy kapok adatokat a többletbevételekről és kiadásokról.
Az egyértelműség kedvéért úgy döntöttem, hogy a teljes jövedelmezőséget kategóriánként jelenítem meg. Ehhez az összes fülből összetett kijelölést és csoportosítást kellett végeznem, majd az üres és felesleges sorokat szűrni és eltávolítani.
Jövedelmezőség kategóriánként
A fő bevételi könyvelő eszköz készen áll, most már csak az év minden hónapjára másoljuk a fájlt.
Miután elkészítettem egy eszközt a bevételek elszámolására és nyomon követésére, hozzáfogtam egy költségtáblázat elkészítéséhez, amelyben minden havi kiadást figyelembe veszünk: bérleti díj, bérszámfejtés, adók, áruvásárlás és egyéb kiadások.
Az aktuális év mappában létrehoztam egy Google Sheet dokumentumot, és hozzáadtam hozzá 13 lapot, egy irányítópultot és tizenkét hónapot.
Irányítópult lap
Az egyértelműség kedvéért az irányítópult lapon összefoglaltam az összes szükséges információt az év pénzügyi kiadásairól.
És minden havi lapon létrehoztam egy táblázatot, amelyben kategóriánként nyomon követjük a cég összes készpénzkiadását.
Hónap fül
Nagyon kényelmesnek bizonyult, most megtekintheti és ellenőrizheti a vállalat összes kiadását, és ha szükséges, megnézheti az előzményeket, és még elemzéseket is végezhet.
Mivel a bevételekre és kiadásokra vonatkozó információk különböző fájlokban találhatók, és nem túl kényelmes a nyomon követése, úgy döntöttem, hogy létrehozok egy fájlt, amelyben összegyűjtöttem a tulajdonosnak a cég ellenőrzéséhez és irányításához szükséges összes releváns információt. Ezt a fájlt „Összefoglaló”-nak neveztem el.
Pivot tábla
Ebben a fájlban létrehoztam egy táblát, amely havi adatokat fogad táblákból, ehhez a standard függvényt használtam:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")ahol első argumentumként a dokumentumazonosítót adom át, második paraméterként pedig az importált tartományt.
Aztán összeállítottam az éves mérleget: mennyit kerestek, mennyit költöttek, mennyi volt a nyereség, jövedelmezőség. Vizualizálta a szükséges adatokat.
A kényelem érdekében pedig, hogy a cégtulajdonos az összes adatot egy helyen lássa, és ne futtasson át fájlokat, beépítettem az év bármely hónapjának kiválasztásának és a legfontosabb mutatók valós idejű megjelenítésének lehetőségét.
Ehhez létrehoztam egy linket a hónap és a dokumentumazonosító között
Ezután létrehoztam egy legördülő listát az „Adatok -> Adatellenőrzés” segítségével, megadtam a hivatkozás tartományát, és konfiguráltam az importálást a dokumentumra mutató dinamikus hivatkozással.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Következtetés
Amint látja, a folyamatok fejlesztése a vállalkozásában nem olyan nehéz, mint amilyennek látszik, és ehhez nincs szükség szuperkészségekre. Természetesen ennek a rendszernek sok hiányossága van, és ahogy a vállalkozás növekszik, lehetetlen lesz használni, de egy kisvállalkozásnak vagy egy hipotézis tesztelésekor ez egy kiváló megoldás.
Ez a játékterem harmadik éve dolgozik ezen a megoldáson, és csak idén, amikor már minden folyamatot tisztán értünk, ismerjük ügyfelünket és a piacot. Úgy döntöttünk, hogy létrehozunk egy teljes értékű online üzletviteli eszközt.
PS
A Google Táblázatok használata vállalkozása nyomon követésére nem túl kényelmes, különösen a telefonról. Így hát megtettem , amely az összes legfontosabb üzleti mutatót valós időben, kényelmes formátumban jeleníti meg
Forrás: will.com