A szervezeti változtatásnak két fő kihívása van: az indulás és a kilépés. Sőt, furcsa módon nem feladni nehezebb, mint elkezdeni.
Nehéz elkezdeni, ha nagy változásokat terveznek. A probléma megoldása egyszerű – apránként, darabokban kell kezdenie. Hadd emlékeztessem Önöket a szakértőkre – ezt hívják agilisnak, és azt is, hogy gyorsan, olcsón bukjon el. Megteszel egy lépést, értékeled, vagy eldobod, vagy otthagyod, és megteszed a következőt. Komolyabb végzettségűeknek elmondom, hogy ez egy banális Deming-ciklus, és nem egy divatos hipszter találmány.
De aztán a változások elhalványulnak. Eltűnik a lelkesedés, nem tesznek új lépéseket, nem is találnak ki. Az elvégzett változtatásokat fokozatosan visszaállítják. És minden visszatér a normális kerékvágásba.
Megfigyeléseim szerint a „dobás” szinte mindig a második hónapban történik.
Az üzem életéből emlékszem, hogy ott is ugyanaz a szemét történt. Az első hónap á-hé-hé, mindenki rohangál, nyüzsög, hatékonyságot, lelkesedést mutat, mint a szökőkút, “na, most minden más lesz!”
A második hónapban pedig szinte mindig kudarc történik. A mutatók folyamatosan csökkennek a korábbi értékekre. A lelkesedés elhalványul, kiégés következik be, mindenki káromkodik, káromkodik és egyöntetűen felhagy a megkezdett változtatásokkal. A kritikusok és a megfigyelők legnagyobb örömére. Természetesen a változtatások kezdeményezői utólag már nem foglalkoznak ilyen hülyeségekkel.
Ez a második hónap átka. Emiatt a változások leállnak. De a legrosszabb az, hogy a változások résztvevői nemcsak azt utasítják el, amit az első hónapban tettek, hanem a változtatások gondolatát is. Egészen addig a pontig, amíg beállnak a kritikusok és a megfigyelők sorába („nem sikerült, úgyhogy ne is próbálkozz”).
Valójában nincs átok, ha lebontod. Próbáljuk meg.
Először is, honnan jött a hónap? Itt minden banális – a legtöbb cég hagyományos, havi jelentést készít. A változás célját egy hónapra tűzzük ki („ebben a hónapban kell...”). Könnyű leküzdeni – hetekig dolgozzon (ezt a gyárban csináltuk), évtizedekig (az egyik gyár, amelyről tudtam, hogy így működött), vagy használjon megfelelő hosszúságú sprinteket.
A második a változtatások „kézzel” elindítása. Az első hónapban még nem épültek ki folyamatok, rendszerek és eszközök. Minden gyalog történik, gyorsan, a legegyszerűbb módszerekkel, „gyerünk, gyerünk” stb. Az eredmény gyors, de nem szisztematikus. Az igazi átstrukturálás még nem történt meg, mindenki csak szorította a zsemlét és futott a célba.
A második hónapban jön a felismerés, hogy kifacsart zsemlével futni kényelmetlen. Következetességet, rendet, világosságot és átláthatóságot akarok. Ráadásul mindenki ezt akarja. A változás kezdeményezője belefáradt a rohangálásba, a mikromenedzselésbe, az összes feladat nyomon követésébe és bármilyen eltérés esetén ugrálásba. Az emberek belefáradtak a folyton változó irányvonalba, a naponta változó szabályokba, az állandó nyomásba és buzdításba.
Harmadszor, az első hónap néhány módszerét ki kell dobni. Sajnos ezek gyakran olyan módszerek, amelyek jelentősen növelik az eredményeket. Rövid távon hatékonyak voltak, de nem használhatók tartósan.
Mindez együtt a második hónap átkát adja. Megjelenik a választási lehetőség: futj tovább egy csúszdával hátul, vagy állj meg, gondolkozz és rendszerezd a tevékenységeidet. Könnyű kitalálni, mit választanak az emberek.
De itt egy új baj történik - kiderül, hogy az akadályverseny tapasztalatainak rendszerezése nem olyan egyszerű. Egy dolog olyan folyamatot rajzolni, amely hatékonyságot eredményez. Teljesen más – egyedül lehet ez a folyamat. Ezt gyakran úgy emlegetik, hogy „elmerül a műveletirányításban”.
Amíg szaladgálsz és pofonokat osztogatsz, minden működik. Amint nyaralni indul vagy leül pihenni, az emberek ugyanolyan intenzitással abbahagyják a munkát. Mert nincs folyamat, utasítás, módszertan, hogyan kell cselekedni. Csak te vagy a bilincseddel, a rábeszéléssel és a segítségeddel.
Szóval mit kéne tennünk? Fogadd el a második hónap átkát, mint szükséges rosszat. Természetesen próbálj meg nem kudarcot vallani, vagy túlságosan rosszul.
De a lényeg az, hogy az első hónap tapasztalatait rendszerré alakítsuk. Az első hónap erre való – kísérletek, hipotézisek tesztelése, ugyanaz az agilis és gyorsan elbukik, olcsón elbukik. Célja, hogy gyorsan megértse, mely módszerek működnek és melyek nem. Ne költsön sok időt és pénzt automatizálásra, technikai eszközökre vagy beszélgetésekre. Készítsen öntvényt, egy működő folyamat képét.
És a második hónapban alakítsd át rendszerré. Anélkül, hogy aggódna amiatt, hogy az eredmény megereszkedik.
Igaz, van egy második oldal is – azok, akik elrendelték a változtatásokat. Úgy tűnik, megérted, hogy a második hónapban kudarc lesz, mindent rendezni és sínre kell tenni. De a vásárlók nem tudnak és nem követelnek új növekedést.
Hadd olvassák el ők, a vásárlók ezt a szöveget. Ha azonnali eredményeket és nagy veszteségeket akarnak, továbbra is nyomást fognak gyakorolni rád. Ha fenntartható növekedést akarnak, akkor időt adnak a változások rendszerezésére.
Azonban ne felejtsük el, hogy a harmadik hónap átok nem létezik.
Forrás: will.com