Microsoft टोलीहरू, PowerApps र Power Automate प्रयोग गरेर HR प्रक्रियाहरू स्वचालित गर्नुहोस्। कर्मचारी निकास अनुरोध

सबैको दिन शुभ रहोस्! आज म Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate र Teams उत्पादनहरू प्रयोग गरेर नयाँ कर्मचारीहरूको लागि निकास अनुरोधहरू सिर्जना गर्ने प्रक्रियालाई स्वचालित गर्ने एउटा सानो उदाहरण साझा गर्न चाहन्छु। यो प्रक्रिया लागू गर्दा, तपाईंले अलग PowerApps र Power Automate प्रयोगकर्ता योजनाहरू खरिद गर्न आवश्यक पर्दैन; Office365 E1/E3/E5 सदस्यता पर्याप्त हुनेछ। हामी SharePoint साइटमा सूची र स्तम्भहरू सिर्जना गर्नेछौं, PowerApps ले तपाईंलाई फारम सिर्जना गर्न मद्दत गर्नेछ, र Power Automate ले व्यापार प्रक्रियाहरूको तर्कलाई अनुकूलन गर्ने अवसरहरू प्रदान गर्नेछ। हामी अन्तिम प्रक्रियालाई एमएस टोली टोलीसँग जोड्नेछौं। समय बर्बाद नगरौं र हेरौं के हुन्छ।

पहिलो चरणमा, हामी सूची र विवरणहरू सिर्जना गर्छौं। हामीलाई सूची चाहिन्छ:

1. कर्मचारी निकास अनुरोध
2. उपविभागहरू
3. विभाग द्वारा मानव संसाधन
4. प्रशासकहरू

प्रत्येक सूचीले भविष्यमा आफ्नो भूमिका खेल्नेछ, र हामी कुन एक देख्नेछौं। विवरणहरू सिर्जना गर्नुहोस् र नेभिगेसन मेनु कन्फिगर गर्नुहोस्:

PowerApps

अब, PowerApps प्रयोग गरेर "कर्मचारी बाहिर निस्कने अनुरोधहरू" सूचीको लागि फारम बनाउनुहोस्। अन्तिम रूप मा यो यस्तो देखिनेछ:

"कर्मचारी" फिल्डमा, तपाईंले Office 365 प्रयोगकर्ताहरूको सूचीबाट चयन गर्नुहुन्छ, क्यालेन्डरबाट "निकास मिति" संकेत गरिएको छ, "विभाग" विभाग डाइरेक्टरीबाट संकेत गरिएको छ, र "एचआर" लाई "विभाग द्वारा मानव संसाधन" बाट चयन गरिएको छ। निर्देशिका:

तर यो सुनिश्चित गर्न आवश्यक छ कि छनोटको लागि उपलब्ध HR को सूची फारममा संकेत गरिएको विभाग द्वारा फिल्टर गरिएको छ। PowerApps मा डेटा फिल्टर गर्न सूत्र प्रयोग गरौं। "HR" फिल्डको "वस्तुहरू" गुणको लागि हामी लेख्छौं:

थप रूपमा, तपाईंले फारममा स्थिति फिल्डको लागि पूर्वनिर्धारित मानमा सानो समायोजन गर्न सक्नुहुन्छ। "स्थिति" फिल्डको "पूर्वनिर्धारित" गुणको लागि हामी लेख्छौं:

यदि तत्व सिर्जना गर्नको लागि फारम खुल्छ भने, मान "नयाँ" "स्थिति" फिल्डमा लेखिनेछ, अन्यथा, हालको तत्वको लागि SharePoint स्तम्भको मान फारमको स्थिति क्षेत्रमा प्रतिस्थापित गरिनेछ।

PowerApps को समस्याहरू मध्ये एक SharePoint समूहहरूबाट सजिलैसँग डेटा पुन: प्राप्त गर्न असक्षमता हो। यस कारणले गर्दा, यदि तपाइँ SharePoint समूहको सदस्य भएको प्रयोगकर्तामा भर पर्न चाहनुहुन्छ भने फारममा फिल्ड वा वस्तुहरूको दृश्यता/उपलब्धता सजिलैसँग कन्फिगर गर्न सम्भव छैन। तर तपाईं समाधान गर्न सक्नुहुन्छ। विशेष गरी यस उद्देश्यको लागि, हामीले अग्रिम प्रशासकहरूको सूची सिर्जना गरेका छौं:

यो सूचीमा "प्रयोगकर्ता वा समूह" प्रकारको "कर्मचारी" क्षेत्र समावेश छ, फारममा मात्र प्रदर्शित हुन्छ, र "नाम" क्षेत्र, जसमा चयन गरिएको कर्मचारीको नाम लेखिएको हुन्छ, सूची दृश्यमा मात्र प्रदर्शित हुन्छ। अब, PowerApps मा एक सानो चाल प्रयास गरौं। उदाहरणका लागि, यदि हालको प्रयोगकर्ता प्रशासकहरूको सूचीमा छ भने तपाईंले कुनै पनि क्षेत्रको उपलब्धता कन्फिगर गर्न सक्नुहुन्छ। "रिलीज मिति" फिल्डको "प्रदर्शन मोड" गुण फेला पार्नुहोस् र लेख्नुहोस्:

यस सूत्र अनुसार, यदि प्रशासकहरूको सूचीमा कम्तिमा एक कर्मचारी छ जसको लगइन हालको प्रयोगकर्ताको लगइनसँग मेल खान्छ, तब फिल्ड सम्पादनको लागि उपलब्ध हुनेछ, अन्यथा, हेर्नको लागि। अधिक विश्वसनीयताको लागि, हामी लगइनलाई सानो केसमा घटाउँछौं, अन्यथा सबै प्रकारका केसहरू हुन सक्छन्।

तपाईंले याद गर्नु भएको होला कि फारमको हेडरमा "अनुप्रयोगमा कार्यहरू" बटन छ:

यो बटन अर्को स्क्रिनमा जान्छ, जहाँ, सुविधाको लागि, अनुप्रयोगमा सबै सम्भावित कार्यहरू सङ्कलन गरिन्छ:

प्रत्येक बटनमा क्लिक गरेपछि, अतिरिक्त कार्य सञ्झ्याल खुल्छ, उदाहरणका लागि, यदि "अनुप्रयोग रद्द गर्नुहोस्" कार्य चयन गरिएको छ भने, टिप्पणी प्रविष्ट गर्ने क्षमताको साथ एक अतिरिक्त विन्डो खुल्छ:

"पुष्टि गर्नुहोस्" बटन क्लिक गरेपछि, अनुप्रयोगको स्थिति परिवर्तन हुन्छ, र यो पावर स्वचालित प्रवाह सुरु नगरी पनि गर्न सकिन्छ। बटनको "OnSelect" गुणको लागि "Patch" प्रकार्य प्रयोग गरौं:

प्याच प्रकार्य प्रयोग गरेर, हामी हालको वस्तुको ID द्वारा फिल्टर गरेर अर्डर सूची वस्तु अपडेट गर्छौं। हामी "स्थिति" फिल्डको मान परिवर्तन गर्छौं र मुख्य स्क्रिनमा जान्छौं। अन्य कार्य बटनहरूको लागि तर्क समान छ।

बाँकी सबै अनुमोदन प्रवाह कन्फिगर गर्न हो। यसलाई सरल फारममा गरौं।

पावर स्वचालित

हाम्रो स्वीकृति प्रवाह स्वचालित रूपमा चल्नेछ जब टिकट सिर्जना हुन्छ। कार्यान्वयनको क्रममा, अनुप्रयोगको स्थिति परिवर्तन हुनेछ, विभागको प्रमुखले यसलाई प्राप्त गर्नेछ, र नयाँ अनुप्रयोगको इमेल सूचना प्रमुखलाई पठाइनेछ। नेता निर्धारण गर्न, हामीसँग निर्देशिका छ "डिभिजनहरू":

पावर स्वचालित प्रवाह सिर्जना गर्नुहोस्:

यस प्रवाहको कार्यान्वयनको क्रममा, विभागको प्रमुखले नयाँ एप्लिकेसन सिर्जना गर्ने बारे ईमेल सूचना प्राप्त गर्दछ र बटनमा क्लिक गरेर निर्णय लिन लिङ्क पछ्याउन सक्छ:

"सहमत" वा "अस्वीकार गर्नुहोस्" बटनमा क्लिक गर्दा पावर स्वचालित प्रवाह पनि सुरु हुन्छ, जसले अनुप्रयोगको स्थिति परिवर्तन गर्छ र मानव संसाधन विशेषज्ञलाई इमेल सूचना पठाउँछ:

प्रक्रिया तयार छ।

टोली

र अन्तिम स्पर्श यो प्रक्रिया संग सहयोग को संगठन हो। यो गर्नको लागि, प्रक्रियालाई एमएस टोली आदेशमा जडान गर्नुहोस्:

अब, सबै MS टोली टोली सदस्यहरूसँग छुट्टै ट्याबमा नयाँ कर्मचारी साइन-आउट प्रक्रियामा पहुँच छ।

अवश्य पनि, तपाईंले आफ्नो प्रवाह तर्कमा बहु-चरण अनुमोदनहरू प्रदान गर्न सक्नुहुन्छ, साथै तपाईंले Power Automate कार्यहरू असाइन गर्न अनुमोदन घटक प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ। तपाईं रिपोर्टहरू पनि अनुकूलित गर्न सक्नुहुन्छ र सूचनाहरू उत्पन्न गर्न सक्नुहुन्छ जुन Microsoft टोली च्याटबोटमा पठाइनेछ। तर भविष्यका लेखहरूमा थप। तपाईंको ध्यानको लागि धन्यवाद र सबैको दिन शुभ रहोस्!

स्रोत: www.habr.com