Seminar, conferentie, meetup: de statistieken van 18000 evenementen bestuderen

Boiling Points organiseert tot 800 evenementen per week. Sommigen vinden hun publiek en veroorzaken resonantie, anderen verdwalen in de informatieruis.

Onder de snede staan ​​enkele statistieken die zowel bezoekers als organisatoren zullen helpen antwoorden te krijgen op vragen: hoe worden evenementen door anderen gehouden, waar en hoeveel mensen komen, welke formats winnen aan populariteit en wat is hun planningsindex, d.w.z. welk percentage daarvan ingeschreven, uiteindelijk zullen ze deelnemen.

De meeste cijfers zijn verkregen door analyse van kookpuntstatistieken van januari 2016 tot mei 2019.

Voordat we ingaan op formaten, eerst een paar algemene statistieken.

In totaal vonden er in deze periode ongeveer 18 evenementen plaats bij Boiling Points. Tegelijkertijd wijzen de statistieken alleen al voor 2019 op een meervoudige stijging: volgens voorlopige gegevens hebben we van januari vorig jaar tot half december 19 evenementen gehouden.

Aantal evenementen per maand voor 2019 (vanaf half december)

Deze gegevens zijn echter niet onderworpen aan een diepgaande analyse, en alle onderstaande cijfers zijn dat wel verwerkingsresultaten voor de periode 01.2016 – 05.2019.

Het publiek dat Dots bestrijkt groeit elke maand en momenteel zijn er meer dan 880 duizend mensen geregistreerd op het platform.

Welke evenementen worden het vaakst gehouden?

We hebben het over de vraag naar formaten. Het kan worden weergegeven op een coördinatenvlak, waarbij de ene as de gebruiksfrequentie weergeeft en de andere het gemiddelde aantal deelnemers.

De vijf meest populaire formats onder organisatoren zijn kennisoverdracht en meningenuitwisseling in verschillende vormen:

• Seminar en training. Het doel van het seminar is om nieuwe vaardigheden te verspreiden door middel van oefeningen tijdens het evenement. Normaal gesproken wordt het seminar geleid door een of meer deskundigen en zijn er ongeveer 30 deelnemers. Vaak is er een coördinator die verantwoordelijk is voor de communicatie tijdens groepswerk. In totaal werden van 2016 tot medio 2019 5651 evenementen van dit formaat gehouden in Boiling Points. De gemiddelde duur van een seminar bedraagt ​​drie uur.
• ontmoeting. Dit format omvat een uitwisseling van standpunten tussen de deelnemers, waarbij een overeengekomen standpunt over de genoemde kwestie wordt ontwikkeld. Eén van de deelnemers leidt ook de bijeenkomst, maar er kunnen meerdere sprekers zijn. In totaal hebben we 2245 evenementen van dit formaat georganiseerd.
• Lezing. Een expertpresentatie in dit formaat dient om de kennis, ideeën of meningen van de docent over te brengen op het publiek. Net als bij andere formats is er naast de spreker vaak ook een presentator. In de genoemde periode hebben we 1900 lezingen gehouden over uiteenlopende onderwerpen.
• Werkgroepvergadering. In tegenstelling tot een bijeenkomst, die uitsluitend bedoeld is om een ​​beslissing te nemen, werken bij deze vorm deskundigen samen om een ​​bepaald resultaat te bereiken. Afhankelijk van de taak kan een werkgroep een complexe organisatiestructuur hebben, inclusief een voorzitter, medevoorzitters, secretariaat, etc. In totaal zijn er 1473 werkgroepbijeenkomsten gehouden bij Boiling Points.
• Ronde tafel. Dit formaat helpt om te bepalen welke standpunten er zijn over het onderwerp dat wordt overwogen. In tegenstelling tot een vergadering of vergadering van een werkgroep impliceert dit niet de coördinatie van deze standpunten en de ontwikkeling van een soort besluit. De gebruikte rollen zijn echter dezelfde als in de vergadering. Gedurende deze periode hebben we 1433 van dergelijke evenementen georganiseerd.

Hieronder vindt u nog een beoordeling van formaten, gesorteerd in aflopende volgorde van het gemiddelde aantal deelnemers:

• forum. Het gemiddelde aantal deelnemers bedraagt ​​121. Dit format wordt gebruikt om meningen uit te wisselen over tamelijk mondiale kwesties. Soms is het resultaat een besluit, en in andere gevallen is het slechts een agendabepaling. Er waren slechts 397 evenementen van dit formaat en de gemiddelde duur van het forum was zes uur.
• vakantie. Een van de nieuwe en misschien wel de meest gratis formaten in het Boiling Points-netwerk. Gemiddeld worden dergelijke evenementen bezocht door 96 mensen.
• Ondertekenen van overeenkomsten. Er waren slechts ongeveer 25 signeersessies in ons netwerk, maar het gemiddelde aantal deelnemers overschreed de 72 mensen.
• Кон ференция. Dit is weer een massale discussie over een probleem of vraagstuk van verschillende kanten, maar in dit format ligt de nadruk op de uitwisseling van ervaringen. Medio mei 2019 hadden we 799 conferenties en het gemiddelde aantal deelnemers was 60 personen.
• tentoonstelling. Dit format is bedoeld om prestaties op een bepaald gebied aan te tonen om zo eindklanten of investeerders aan te trekken. We hebben iets minder dan 100 tentoonstellingen gehouden. Gemiddeld waren er 51 mensen aanwezig.

Voor grootschalige evenementen hebben we geen typische deelnemersrollen aangegeven, omdat hun rolstructuur vaak complex is en varieert afhankelijk van de taak.

Interessante feiten:

• Seminars en trainingen vormen de langste keten van rendementen. Dit betekent dat iemand die een evenement van dit formaat heeft bijgewoond, eerder naar Boiling Point zal komen, en niet noodzakelijkerwijs specifiek voor het seminar.
• Het lijkt erop dat hoe langer de discussie duurt, hoe minder mensen bereid zullen zijn om tot het einde te blijven zitten. Maar er is in onze statistieken geen karakteristieke afhankelijkheid van het aantal deelnemers van de duur van evenementen. Je kunt langdurige interactie met het publiek plannen, het belangrijkste is om ze niet te laten vervelen.

• Onder de verscheidenheid aan formaten zijn er verschillende die een jong publiek aantrekken - tot 30 jaar oud. Dit zijn enquêtes, wedstrijden, briefings, persconferenties, tentoonstellingen, filmvertoningen met discussies, wedstrijden, excursies en hackathons. Het grootste deel van deze lijst heeft het grootste aantal leeftijden onder de deelnemers. En 35-plussers hebben een duidelijke behoefte aan sessies. Ze domineren strategiesessies, ontwerpsessies en pitchsessies.

• Over het algemeen worden kookpunten gekenmerkt door seizoensinvloeden. Het totaal aantal evenementen, evenals het aantal bezoekers, neemt af tijdens de lange nieuwjaarsvakantie en tijdens de zomervakantie (van mei tot eind augustus). Veel hangt echter af van het soort evenement. Zo wordt het aantal bezoekers aan seminars en forums ruim gehalveerd ten opzichte van de actieve periode. En bij meer intieme bijeenkomsten, zoals workshops, is de seizoensdaling vrijwel onmerkbaar.

Wat is gemakkelijker te plannen: een seminar of een hackathon?

Een evenement organiseren is een lastige opgave. Om op de een of andere manier de inspanningen te evalueren en te kalibreren die nodig zijn om elk van de formats te organiseren, hebben we het aantal geregistreerde deelnemers vergeleken met het aantal daadwerkelijke bezoekers, waardoor een handig kenmerk werd verkregen: de planningsindex.

De gemiddelde planningsindex voor alle activiteiten bedraagt ​​83%

Het meest voorspelbaar waren gemiddeld de excursies, het tekenen van overeenkomsten, masterclasses, workshops en meetups. Aan de andere kant van de ‘voorspelbaarheidsschaal’ staan ​​vakanties, tentoonstellingen, webinars en hackathons. Vanuit praktisch oogpunt betekent dit dat hackathon-organisatoren moeten verwachten dat van de 100 mensen die zich registreren, iets meer dan 30 mensen naar hen toe zullen komen, en de reclamecampagne van het evenement dienovereenkomstig moeten opschalen. Bij excursies is de situatie anders. Volgens onze statistieken komen er zelfs meer mensen naar toe dan aangekondigd. Misschien beoordeelt de organisatie van deze evenementen het publiek eenvoudigweg verkeerd. De formats waarbij organisatoren het beste bezoekers trekken, bleken zich in de ‘gulden middenweg’ te bevinden.

Hoewel onze statistieken geen verband laten zien tussen de populariteit van het publiek en de gemiddelde duur van evenementen, is er wel een verband tussen de duur en de planningsindex. De meest voorspelbare formats (die met een hoge planningsindex) hebben een gemiddelde duur van 2,5 tot 3,5 uur. En in de regel verzamelen ze een publiek van 15 tot 35 personen.

Er zijn hier nog andere interessante afhankelijkheden:

• De planningsindex voor korte evenementen is hoger als ze in eerste instantie voor een klein aantal mensen zijn ontworpen. Maar voor lange evenementen hangt het allemaal af van het specifieke format. Er is geen duidelijk verband. Boiling Points organiseert echter vrijwel geen evenementen voor een publiek van meer dan 300 personen die minder dan vier uur duren.
• Ongeacht de gemiddelde duur van evenementen wordt de planningsindex van meer dan 80% aangetroffen in formats die zijn ontworpen voor een publiek van minder dan 40 personen.
• Een planningsindex van minder dan 50% komt vaker voor bij korte evenementen voor een groot publiek.

Interessant is dat de planningsindex weinig verband houdt met de vraag of iedereen wordt uitgenodigd om de bijeenkomst bij te wonen, dan wel of er gesloten lijsten worden gevormd.

Onder de populaire formats onder organisatoren zijn er zowel doorgaans open als doorgaans gesloten formaten. Zo wordt in veruit de meeste gevallen iedereen uitgenodigd voor een seminar, lezing en rondetafelgesprek. En voor werkgroepbijeenkomsten en vergaderingen creëren ze volledig gesloten deelnemerslijsten of breiden ze deze alleen op verzoek uit.

Onder de evenementformaten die het maximale publiek trekken, zijn het vooral open formaten. Dat is heel logisch.

Een interessant feit:

• Als een evenement gesloten is, betekent dit niet dat de planningsindex meteen 100% wordt. Onder de doorgaans gesloten evenementen bevinden zich ook zwak voorspelbare evenementen (dezelfde hackathons die worden gehouden voor leden van een club). Het tegendeel is ook waar: onder de formaten met een hoge planningsindex bevinden zich open formaten.

Experimenteren met formaten

De meest resonerende evenementenformaten van het afgelopen jaar zijn onder meer seminars en trainingen, lezingen, masterclasses, bijeenkomsten en forums. De masterclasses en bijeenkomsten die in deze lijst zijn opgenomen, zijn niet meegenomen in de beoordelingen van bovengenoemde populaire formats. Dat wil zeggen, we kunnen aannemen dat het deze formaten zijn die de meest levendige reacties van bezoekers oproepen - recensies verschenen vaker op internet (de formaten behoorden tot de top wat betreft het aantal recensies, ondanks het relatief kleine totale aantal evenementen ).

De bijeenkomst is overigens een nieuw format voor het netwerk, dat nog niet beschikbaar is in het standaard registratieformulier. Samen met de business game, meeting, programma en festival is het een van de vijf meest gerepliceerde nieuwe formats, die in vier of meer Boiling Points worden gebruikt.

Gemiddeld aantal evenementformaten dat bij Boiling Points wordt gebruikt

Het kwam voor ons als een verrassing dat de regio’s het meest actief experimenteren met nieuwe formaten. Boiling Points in Tsjeljabinsk en Tomsk organiseren bijvoorbeeld evenementen in 27 verschillende formaten. Als we alle publicaties op sociale netwerken analyseren waarin Boiling Point-evenementen en hun formats worden vermeld, blijkt dat Belgorod 20% van deze informatiestroom verzorgt. Nog eens 18% komt uit publicaties uit Veliky Novgorod en Jakoetsk, waar ze met 16 formaten werken.

Sommige Kookpunten in de regio's hebben hun favoriete nieuwe formaten al ontwikkeld. Boiling Point in Veliky Novgorod biedt bijvoorbeeld 100% referenties aan appartementeigenaren in het hele netwerk van vestigingen. 75% van de vermeldingen van een filmvertoning met discussie komen uit Tomsk, 67% van de vermeldingen van de cursus komen uit Ulyanovsk.

Interessante feiten:

• De toename van de formatdiversiteit houdt niet direct verband met de toename van het aantal Kookpunten in de regio’s.
• De 80/20-regel geldt hier net als in het bedrijfsleven. Gedurende de gehele netwerkoperatie biedt 80% van de verscheidenheid aan formaten altijd niet meer dan vijf kookpunten.

Wat er achter de schermen overblijft

Over het algemeen hebben we veel statistieken verzameld, grafieken gemaakt die verbanden tonen tussen evenementformaten en deelnemers, en ook een morfologische analyse van de beschrijvingen uitgevoerd in een poging een correlatie tussen onderwerpen en formats te vinden. Een van de vruchten van dit werk was Atlas van formaten (pdf, 10 MB), opgesteld door ons team uit Tomsk. Daar kunt u veel gerelateerde en aanvullende informatie vinden. We hopen dat deze cijfers de organisatoren zullen helpen bij het bepalen van de formats en het juiste verband kunnen leggen tussen het geplande aantal deelnemers en de hoeveelheid moeite die moet worden gedaan om hen aan te trekken. En deelnemers kunnen een globaal beeld krijgen van wat hen te wachten staat bij bepaalde evenementen.

Tot ziens bij onze Punten!

Bron: www.habr.com