O greșeală comună a oamenilor de afaceri începători este că nu acordă suficientă atenție colectării și analizării datelor, optimizării proceselor de lucru și monitorizării indicatorilor cheie. Acest lucru are ca rezultat scăderea productivității și pierderea suboptimă de timp și resurse. Când procesele sunt proaste, trebuie să corectați aceleași erori de mai multe ori. Pe măsură ce numărul clienților crește, serviciul se deteriorează, iar fără analiza datelor nu există o înțelegere clară a ceea ce trebuie îmbunătățit. Drept urmare, deciziile sunt luate dintr-un capriciu.
Pentru a fi competitive, afacerile moderne, pe lângă produse și servicii de calitate, trebuie să aibă procese transparente și să colecteze date analitice. Fără aceasta, este dificil să înțelegeți starea reală a afacerilor și să luați deciziile corecte. Prin urmare, este important să aveți în arsenal instrumentele necesare care nu sunt doar convenabile de utilizat, dar vă permit și să vă simplificați munca și să creați cele mai transparente procese posibile.
Astăzi există un număr mare de instrumente și soluții. Dar majoritatea antreprenorilor nu le folosesc pentru că fie nu văd valoarea în ele, fie nu înțeleg cum să le folosească, fie sunt scumpe, sau complicate, sau cu 100500 mai mult. Dar cei care și-au dat seama, au găsit sau au creat astfel de instrumente pentru ei înșiși au deja un avantaj pe termen mediu.
De mai bine de 10 ani, creez produse și soluții IT care ajută companiile să crească profiturile prin automatizare și transformarea digitală a proceselor. Am ajutat la crearea a zeci de startup-uri și am creat zeci de instrumente online care sunt folosite de sute de mii de oameni din întreaga lume.
Iată unul dintre exemplele bune din practica mea care arată beneficiile transformării digitale. Pentru o mică firmă de avocatură americană, echipa mea și cu mine am creat un instrument pentru generarea de documente juridice, acesta a permis avocaților să genereze documente mai rapid. Și mai târziu, după ce am extins funcționalitatea acestui instrument, am creat un serviciu online și am transformat complet compania. Acum deservesc clienții nu numai în orașul lor, ci în toată țara. Pe parcursul a trei ani, capitalizarea companiei a crescut de mai multe ori.
În acest articol vă voi împărtăși experiența reală a creării unui sistem transparent de monitorizare a indicatorilor cheie de afaceri. Voi încerca să insuflez valoarea utilizării soluțiilor digitale, voi arăta că nu este dificil și nu întotdeauna costisitor. Deci să mergem!
Cum a început totul
Dacă vrei să ai ceva ce nu ai avut niciodată, va trebui să faci ceva ce nu ai făcut niciodată.
Coco Chanel
Soția mea s-a săturat să fie în concediu de maternitate și am decis să deschidem o mică afacere - o cameră de joacă pentru copii. Deoarece am propria mea afacere, soția mea se ocupă în întregime de sala de jocuri, iar eu ajut cu probleme strategice și dezvoltare.
Detaliile deschiderii unei afaceri sunt o cu totul alta poveste, dar la etapa de colectare a datelor si analiza competitorilor, pe langa evidentierea problemelor specifice acestei afaceri, am acordat atentie problemelor proceselor interne cu care majoritatea competitorilor nu s-au luptat. .
Spre surprinderea mea, în secolul XXI aproape nimeni nu ținea CRM sub nicio formă, mulți țineau înregistrări în scris, în caiete. Totodată, proprietarii înșiși s-au plâns că angajații fură, greșesc la calcul și trebuie să petreacă mult timp recalculând și verificând cu înregistrările din cartea de contabilitate, se pierd datele privind rezervările și depozitele, clienții pleacă din motive necunoscute. lor.
Analizând datele colectate, ne-am dat seama că nu vrem să le repetăm greșelile și avem nevoie de un sistem transparent care să reducă aceste riscuri la minimum. În primul rând, am început să căutăm soluții gata făcute, dar nu le-am găsit pe cele care să ne satisfacă pe deplin cerințele. Și atunci am decis să-mi fac propriul sistem, deși nu ideal, dar funcțional și ieftin (aproape gratuit).
Atunci când am ales un instrument, am ținut cont de următoarele criterii: ar trebui să fie ieftin, să fie flexibil și accesibil și să fie ușor de utilizat. Aș putea scrie un sistem cu drepturi depline, puternic și costisitor pentru această afacere, dar aveam puțin timp și un buget mic, plus că nu înțelegeam pe deplin dacă proiectul nostru va funcționa și ar fi nerezonabil să cheltuim multe resurse pentru acest sistem. Prin urmare, la momentul testării ipotezei, am decis să încep cu MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) și să fac o versiune de lucru în cel mai scurt timp cu investiții minime, iar în timp, să o termin sau să o refac.
Drept urmare, alegerea mea a căzut pe serviciile Google (Drive, Sheets, Calendar). Principala sursă de informații de intrare/ieșire este Google Sheets, deoarece soția mea are experiență în lucrul cu foi de calcul, ea poate face modificări singură, dacă este necesar. De asemenea, am ținut cont de faptul că instrumentul va fi folosit și de angajații care poate nu sunt foarte buni la utilizarea computerului, iar să-i înveți cum să introducă date într-un tabel va fi mult mai ușor decât să-i înveți cum să lucreze cu niște specialiști. program ca 1C.
Datele introduse în tabele se modifică în timp real, adică în orice moment puteți vedea situația afacerilor companiei, securitatea este încorporată, puteți restricționa accesul anumitor persoane.
Dezvoltarea arhitecturii și structurii datelor
Sala de joacă pentru copii oferă mai multe servicii de bază.
- Vizită standard — când un client cumpără timp petrecut în camera de joacă a copiilor săi.
- Vizită supravegheată — când un client cumpără timp petrecut în camera de joacă a copiilor săi și plătește suplimentar pentru supraveghere. Adică, clientul poate lăsa copilul și se poate ocupa de treburile lui, iar lucrătorul de cameră îl va urmări și se va juca cu copilul în timpul absenței părintelui.
- Ziua de naștere deschisă — clientul închiriază o masă separată pentru mâncare și locuri pentru oaspeți și plătește pentru o vizită standard în sala de jocuri, în timp ce sala funcționează ca de obicei.
- Ziua de naștere închisă — clientul închiriază întregul local în perioada de închiriere camera nu acceptă alți clienți;
Este important ca proprietarul să știe câte persoane au vizitat camera, ce vârstă au, cât timp au petrecut, câți bani au câștigat, câte cheltuieli au fost (se întâmplă adesea ca administratorul să fie nevoit să cumpere ceva sau să plătească pentru ceva, de exemplu, livrare sau apă), Câte zile de naștere au fost?
Ca orice proiect IT, am început prin a mă gândi la arhitectura viitorului sistem și a elaborează structura datelor. Deoarece soția este responsabilă de afacere, ea știe tot ce trebuie să vadă, să controleze și să conducă, așa că a acționat ca client. Împreună am desfășurat un brainstorm și am stabilit cerințele pentru sistem, pe baza cărora m-am gândit la funcționalitatea sistemului și am creat următoarea structură de fișiere și foldere în Google Drive:
Documentul „Rezumat” conține informații generale despre companie: venituri, cheltuieli, analize
Documentul Cheltuieli conține informații despre cheltuielile lunare ale companiei. Pentru o mai mare transparență, împărțiți pe categorii: cheltuieli de birou, taxe, cheltuieli de personal, cheltuieli de publicitate, alte cheltuieli.
Cheltuieli lunare
Tabel rezumativ al cheltuielilor pentru anul
Dosarul Venituri conține 12 fișiere Google Sheets, câte unul pentru fiecare lună. Acestea sunt principalele documente de lucru pe care angajații le completează în fiecare zi. Acestea conțin o filă de tablou de bord și file obligatorii pentru fiecare zi lucrătoare. Fila tabloului de bord afișează toate informațiile necesare pentru luna curentă pentru o înțelegere rapidă a treburilor și, de asemenea, vă permite să setați prețuri și să adăugați servicii.
Fila tablou de bord
Fila zilnică
În procesul de dezvoltare a afacerii, au început să apară nevoi suplimentare sub formă de reduceri, abonamente, servicii suplimentare și evenimente. De asemenea, am implementat toate acestea de-a lungul timpului, dar acest exemplu arată versiunea de bază a sistemului.
Crearea de funcționalități
După ce mi-am dat seama de principalii indicatori, am elaborat arhitectura și schimbul de date între entități, am început implementarea. Primul lucru pe care l-am făcut a fost să creez un document Google Sheet în dosarul meu Venituri. Am creat două file în el: tabloul de bord și prima zi a lunii, în care am adăugat următorul tabel.
Fișa de lucru principală
Aceasta este foaia de lucru principală cu care va lucra administratorul. Trebuie doar să completeze câmpurile obligatorii (marcate cu roșu), iar sistemul va calcula automat toți indicatorii necesari.
Pentru a reduce erorile de introducere și comoditatea, câmpul „Tipul de vizită” a fost implementat ca o listă derulantă a serviciilor oferite, pe care o putem edita pe pagina tabloului de bord. Pentru a face acest lucru, adăugăm verificarea datelor la aceste celule și indicăm intervalul din care să luăm datele.
Pentru a reduce eroarea umană în calcule, am adăugat un calcul automat al orelor petrecute în cameră pe care clientul le-a petrecut și suma de bani datorată.
Pentru a face acest lucru, Administratorul trebuie pur și simplu să marcheze ora de sosire a clientului (coloana E) și ora de plecare (coloana F) în formatul HH: MM. Pentru a calcula timpul total petrecut de un client în sala de joc, folosesc această formulă:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Pentru a calcula automat suma de bani pentru utilizarea serviciilor, a trebuit să folosim o formulă mai complexă, întrucât prețul unei ore poate varia în funcție de tipul de serviciu. Prin urmare, a trebuit să leg datele la tabelul de servicii de pe pagina tabloului de bord folosind funcția QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Pe langa actiunile principale am adaugat si functii suplimentare pentru a elimina erorile nedorite IFERROR sau ISBLANK, precum si functia ROUNDDOWN - pentru a nu ma deranja cu lucrurile marunte, am rotunjit suma finala in jos, catre client.
Pe lângă venitul principal (timp de închiriere), într-o cameră de joacă pentru copii există venituri suplimentare sub formă de servicii sau vânzare de jucării, iar angajații fac niște cheltuieli mici, de exemplu, plătind apă potabilă sau cumpărând bomboane pentru complimente, toate acestea trebuie luate în considerare.
Prin urmare, am adăugat încă două tabele în care vom înregistra aceste date:
Pentru a facilita lucrul cu semnele, le-am colorat și am adăugat celulelor formatare condiționată.
Tabelele principale sunt gata, acum trebuie să puneți indicatorii principali într-un tabel separat, astfel încât să puteți vedea clar cât ați câștigat într-o zi și câți din acești bani sunt în casa de marcat și cât este pe card.
Pentru a totaliza banii după tipul de plată, am folosit din nou funcția QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")La sfârșitul zilei de lucru, administratorul trebuie doar să verifice din nou veniturile și să nu fie nevoit să facă recalculări manuale. Nu forțăm o persoană să facă muncă suplimentară, iar proprietarul poate privi și controla situația în orice moment.
Toate tabelele necesare sunt gata, acum vom duplica fila pentru fiecare zi, o vom numerota și vom obține următoarele.
Grozav! Aproape totul este gata, tot ce rămâne este să afișați toți indicatorii principali ai lunii pe fila tabloului de bord.
Pentru a obține venitul total al lunii, puteți scrie următoarea formulă
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1unde D1 este celula cu venituri zilnice, iar „1”, „2” și așa mai departe sunt numele filei. Exact în același mod obțin date despre venituri și cheltuieli suplimentare.
Pentru claritate, am decis să afișez profitabilitatea totală pe categorii. Pentru a face acest lucru, a trebuit să fac o selecție complexă și o grupare din toate filele, apoi să filtrez și să elimin liniile goale și inutile.
Rentabilitatea pe categorii
Instrumentul principal de contabilitate a veniturilor este gata, acum vom duplica fișierul pentru fiecare lună a anului.
După ce am creat un instrument de contabilitate și monitorizare a veniturilor, m-am apucat de a crea un tabel de cheltuieli în care vom ține cont de toate cheltuielile lunare: chirie, salarii, taxe, achiziție de bunuri și alte cheltuieli.
În folderul pentru anul curent, am creat un document Google Sheet și i-am adăugat 13 file, un tablou de bord și douăsprezece luni.
Fila tablou de bord
Pentru claritate, în fila tabloului de bord am rezumat toate informațiile necesare privind cheltuielile financiare ale anului.
Și în fiecare filă lunară am creat un tabel în care vom ține evidența tuturor cheltuielilor de numerar ale companiei pe categorii.
Fila Lună
Sa dovedit a fi foarte convenabil, acum puteți vedea și controla toate cheltuielile companiei și, dacă este necesar, să vă uitați la istoric și chiar să faceți analize.
Deoarece informațiile despre venituri și cheltuieli se află în fișiere diferite și nu sunt foarte convenabile de monitorizat, am decis să creez un singur fișier în care am compilat toate informațiile relevante necesare proprietarului pentru a controla și gestiona compania. Am numit acest fișier „Rezumat”.
masă rotativă
În acest fișier am creat un tabel care primește date lunare din tabele, pentru asta am folosit funcția standard:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")unde trec ID-ul documentului ca prim argument și intervalul importat ca al doilea parametru.
Apoi am întocmit bilanțul anual: cât s-a câștigat, cât s-a cheltuit, care a fost profitul, profitabilitatea. Vizualizarea datelor necesare.
Și pentru comoditate, pentru ca proprietarul afacerii să poată vedea toate datele într-un singur loc și să nu ruleze prin fișiere, am integrat posibilitatea de a selecta orice lună a anului și de a afișa indicatorii cheie în timp real.
Pentru a face acest lucru, am creat o legătură între lună și ID-ul documentului
Apoi am creat o listă derulantă folosind „Date -> Validare date”, am specificat intervalul linkului și am configurat importul cu o legătură dinamică către document
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Concluzie
După cum puteți vedea, îmbunătățirea proceselor din afacerea dvs. nu este atât de dificilă pe cât ar putea părea și nu trebuie să aveți super abilități pentru a o face. Desigur, acest sistem are o mulțime de neajunsuri, iar pe măsură ce afacerea crește va fi imposibil să-l folosești, dar pentru o afacere mică sau la început când se testează o ipoteză, aceasta este o soluție excelentă.
Această sală de jocuri lucrează la această soluție pentru al treilea an și abia anul acesta, când înțelegem deja clar toate procesele, ne cunoaștem clientul și piața. Am decis să creăm un instrument de management al afacerilor online cu drepturi depline.
PS
Folosirea Foi de calcul Google pentru a vă monitoriza afacerea nu este foarte convenabilă, mai ales de pe telefon. Asa am facut , care afișează toți indicatorii cheie de afaceri în timp real într-un format convenabil
Sursa: www.habr.com