Pri organizacijskih spremembah sta dva ključna izziva: začeti in ne odnehati. Poleg tega je nenavadno ne odnehati težje kot začeti.
Težko je začeti, če so načrtovane velike spremembe. Rešitev te težave je preprosta - začeti morate malo po malo, po kosih. Naj vas spomnim za strokovnjake - temu se reče agilno in tudi - fail fast, fail poceni. Narediš korak, ga oceniš, zavržeš ali pustiš in narediš naslednjega. Ljudem z resnejšo izobrazbo bom povedal, da je to banalen Demingov cikel in ne modni hipsterski izum.
Potem pa spremembe zbledijo. Entuziazem izgine, novi koraki se ne naredijo ali celo izumijo. Izvedene spremembe se postopoma razveljavijo. In vse se vrne v normalno stanje.
Po mojih opažanjih se "metanje" skoraj vedno zgodi v drugem mesecu.
Iz življenja obrata se spomnim, da so se tam zgodile iste smeti. Prvi mesec je ah-hej-hej, vsi tekajo naokoli, se razburjajo, kažejo učinkovitost, navdušenje kot vodnjak, "no, zdaj bo vse drugače!"
In v drugem mesecu je skoraj vedno neuspeh. Kazalniki vztrajno drsijo navzdol na prejšnje vrednosti. Navdušenje splahne, pojavi se izgorelost, vsi zaklinjajo, zaklinjajo in soglasno opuščajo začete spremembe. Na veselje kritikov in opazovalcev. Seveda se pobudniki sprememb pozneje s takšnimi neumnostmi ne ukvarjajo več.
To je prekletstvo drugega meseca. Zaradi tega se spremembe ustavijo. Najslabše pa je, da udeleženci sprememb zavračajo ne le tisto, kar so počeli v prvem mesecu, ampak tudi idejo o kakršnih koli spremembah. Do te mere, da se pridružijo kritikom in opazovalcem ("Ni mi uspelo, zato tudi ne poskušaj").
Pravzaprav ni prekletstva, če ga zlomite. Poskusimo.
Prvič, od kod sploh mesec? Tukaj je vse banalno - večina podjetij ima tradicionalno, mesečno poročanje. Cilj spremembe je postavljen za en mesec (»ta mesec potrebujemo...«). To je enostavno premagati – delati tedne (to smo počeli v tovarni), desetletja (tako je delovala ena tovarna, ki sem jo poznal), ali pa uporabiti sprinte primerne dolžine.
Drugi je začeti spremembe »ročno«. V prvem mesecu procesi, sistemi in orodja še niso bili zgrajeni. Vse poteka peš, hitro, z najenostavnejšimi metodami, "daj, daj" itd. Rezultat je hiter, vendar ne sistematičen. Pravega prestrukturiranja še ni bilo, vsi so le stisnili žemljo in tekli v cilj.
V drugem mesecu pride spoznanje, da je teči s stisnjenimi žemljicami neprijetno. Želim doslednost, red, jasnost in preglednost. Poleg tega si ga vsi želijo. Pobudnik sprememb je utrujen od tekanja naokoli, mikromanagementiranja, spremljanja vseh nalog in skakanja ob vsakem odstopanju. Ljudje smo utrujeni od nenehnega spreminjanja smeri, vsakodnevnega spreminjanja pravil, nenehnega pritiska in podtikanja.
Tretjič, nekatere metode prvega meseca je treba zavreči. Na žalost so to pogosto metode, ki zagotavljajo znatno povečanje rezultatov. Kratkoročno so bili učinkoviti, vendar jih ni mogoče trajno uporabljati.
Vse to skupaj nanese kletvico drugega meseca. Pojavi se izbira: še naprej teči s šilom zadaj ali se ustaviti, razmisliti in sistematizirati svoje dejavnosti. Lahko je uganiti, kaj ljudje izberejo.
Toda tu se pojavi nova težava - izkaže se, da sistematizacija izkušenj z oviratlonom ni tako enostavna. Ena stvar je narisati proces, ki ustvarja učinkovitost. Povsem drugače je - sami biti ta proces. To se pogosto imenuje "biti potopljen v upravljanje operacij".
Dokler tekaš naokoli in deliš klofute, vse deluje. Takoj ko greste na dopust ali se usedete k počitku, ljudje prenehajo delati z enako intenzivnostjo. Ker ni procesa, navodil, metodologije, kako ukrepati. Obstajaš le ti s svojimi manšetami, prepričevanjem in pomočjo.
Torej, kaj naj storimo? Sprejmite prekletstvo drugega meseca kot nujno zlo. Seveda poskusite, da vam ne spodleti ali ne uspe preveč.
Toda glavna stvar je, da izkušnjo prvega meseca spremenite v sistem. Temu je namenjen prvi mesec – eksperimenti, preizkušanje hipotez, enako agilni in fail fast, fail poceni. Njegov cilj je hitro razumeti, katere metode delujejo in katere ne. Ne porabite veliko časa in denarja za avtomatizacijo, tehnična sredstva ali pogovore. Naredite odlitek, podobo izvedljivega procesa.
In v drugem mesecu ga spremenite v sistem. Brez skrbi, da bo rezultat upadel.
Res je, obstaja tudi druga stran – tisti, ki so naročili spremembe. Zdi se, da razumete, da bo v drugem mesecu prišlo do neuspeha, vse je treba urediti in postaviti na tirnice. Toda stranke ne vedo in zahtevajo novo rast.
Naj oni, stranke, preberejo ta tekst. Če želijo takojšnje rezultate in visoke izgube, bodo še naprej pritiskali na vas. Če želijo trajnostno rast, vam bodo dali čas za sistematizacijo sprememb.
Vendar ne pozabite, da prekletstvo tretjega meseca ne obstaja.
Vir: www.habr.com