Покушао сам да систематски управљам задацима вероватно 20-25 пута. И сваки покушај је пропао, како сада разумем, из два разлога.
Прво, да бисте посветили време извршавању задатака, морате разумети зашто се то ради.
Почнете да управљате задацима, трошите време на њих, радите мање задатака, све почиње да се гомила – за шта?
Сваки посао је тешко обавити када не разумете зашто. „Наредити свој живот” није најадекватнији циљ, јер је „уређен живот” прилично нејасан феномен. Али „смањити ниво анксиозности смањењем нивоа неизвесности“ је много конкретнији и бољи циљ, на који се лако може потрошити сат времена дневно.
Друго, све методологије које сам прочитао одмах описују коначно стање процеса. „Треба да узмете ТоДоИст, поделите га на пројекте, интегришете се са календаром, прегледате задатке за недељу, одредите им приоритете...“ Ово је тешко почети да радите одмах. Као иу развоју софтвера, верујем да треба да користите — итеративно.
Стога ћу проћи кроз своје „итерације“ и можда ће вам у истом облику бити од користи. На крају крајева, који је добар разлог да искористите мајске празнике да се вратите на посао користећи (релативно) нову парадигму?
Можете прочитати како сам дошао до овога .
Трелло, пар листа
Правимо само 4 листе, користимо десктоп и мобилне апликације.
Листе:
- Обавезе - овде запишите све задатке који вам падају на памет. И запишите их чим вам падну на памет. „Избацивање смећа“ је задатак. "Опери суђе" је задатак. „Закажите састанак за планирање“ је задатак. Па, и тако даље. Чак и најочигледније или најважније ствари могу бити заборављене ако се деси нешто неочекивано или сте само имали тежак дан.
- Обавезе за данас - свако вече померам ствари са табле „То-До“ на таблу „То-До фор Тодаи“. Ако неки од ваших радова остане тамо увече, то је нормално више о томе у наставку. Временом почињете да схватате колико задатака може бити на листи тако да већина њих може да се заврши планираног дана.
- Направљено данас. Ова табла је главни начин да се смањи анксиозност „нисам ништа урадио данас“ и добар начин за даље размишљање о самоорганизацији. Овде пишем све задатке које сам данас урадио, чак и оне који нису на листи планираних. „Звао сам Васју због докумената“, записао је. „Тражили су да потпишем папире“, записао сам. „Разговарали смо о споразуму са Антоном“, записао је. Тако ћете до краја дана схватити на шта сте заправо потрошили своје време и шта сте могли да изоставите из тих задатака само да бисте завршили план.
- Готово— листа свих завршених задатака. На почетку или на крају дана, померам их са „Готово данас“ у „Готово“. У суштини, то је канта за смеће у којој можете једноставно пронаћи обављене задатке и стога јој је потребно редовно чишћење.
Трелло, "мини календар"
У неком тренутку постаје јасно да су неки задаци тачно временски ограничени и не желите да их заборавите током недеље, како не бисте планирали нешто друго за ово време. Увек сам имао проблема са календаром, па сам додао неколико табли са називима „Обавезе за понедељак“, „Обавезе за уторак“ итд., у које сам почео да наводим временске обавезе дос.
Дакле, када ме људи питају: „Можемо ли да разговарамо у четвртак у 16:00?“ - Само одем до одговарајуће табле и видим шта смо тамо записали за овај пут. И не смемо заборавити да преносимо задатке између листа на време током недеље: на пример, „задатке за четвртак“ када дође четвртак - на „задатке за данас“.
Зашто не календар? За мене је страшно тешко користити два услужна програма у исто време. Ако користим календар за ово, мораћу да уђем у њега, да га попуним, да га редовно проверавам да проверим да ли сам нешто заборавио...
У овом тренутку сам достигао границе Трелла. Главни проблем је био у томе што је дневно евидентирано више од 50 задатака, а постојао је прилично велики скуп задатака везаних и за општу листу и за листе везане за дане. Како да разумем да сам већ записао задатак који треба да урадим? Почели су да се појављују двојници. Како истовремено одредити приоритет свих задатака за један од пројеката? Како дати другим људима прилику да виде ваше календарске планове?
Требао ми је систем који, уз релативну лакоћу:
- Могао бих да групишем задатке по пројектима.
- Имајте везу у календару (урадите то сутра) и аутоматски је пренесите у задатке за данас, када дође тај дан.
- Интегрисао би се са Гоогле календаром.
Ту сам се вратио на ТоДоист, и у овој фази се показало да је то најпогодније решење.
Тренутна нит у ТоДоист-у
Примљено
Записујем све долазне задатке у Инбок, које покушавам одмах да средим. Парсирање значи:
- Одређивање датума када ће задатак бити завршен (за кратке задатке најчешће постављам Данас, а до увече разумем када то, у ствари, може да се уради).
- Одређивање пројекта коме се задатак може приписати (за статистику и могућност да се некако промени приоритет свих задатака у пројекту).
Задаци који вам падну на памет и које не треба урадити у блиској будућности иду у пројекте Унцатегоризед Персонал („унесите држаче за чаше у ауто”) и Унцатегоризед Ворк („размислите када можемо да организујемо стратешку ПР сесију“). ТоДоист вам омогућава да доделите задатке који се понављају, тако да сваког викенда имам задатак под називом „Некатегоризовани лични“ и сваког понедељка „Некатегоризовани посао“.
Интеграција календара
ТоДоист се савршено интегрише са Гоогле календаром, у оба смера. Свој календар делим са колегама како би могли да виде када дефинитивно не могу да ме контактирају.
Истовремено, задаци из календара се преносе у супротном смеру: могу да кажем „Серјога, погледај моје време за петак и запиши тамо састанак“, што ће се појавити и у календару и у ТоДоист-у. Тако сам, у ствари, први пут почео да користим календар, а да нисам морао да правим догађаје у њему.
Обрада неоперативних долазних задатака
На силу не журим да одмах радим задатке, осим оних задатака где је ватра очигледна. „Хитно морамо да контактирамо менаџмент компаније АБЦ, пошто сервер не ради и нема одговора од његових запослених“ је очигледно хитан задатак који се не може одлагати, али „Жења, могу ли да те позовем сада да разговарамо о нови пројекат“ претвара се у „Распоред када можеш да разговараш са Кс о И“, који ће се већ претворити у задатак „Реци Кс да можемо онда да разговарамо“ и задатак „Разговарај са Кс о И“, већ временски ограничен. Скоро сваки долазни задатак се прво претвара у „Распоред...“.
Одређивање приоритета задатака
Сви задаци укључени у дан не могу се завршити. Посматрајући себе, схватио сам следеће (свака цифра ће бити другачија, али главно је да дођемо до закључака).
- За сваки дан запишем око 50-70 задатака.
- Могу удобно да обавим до 30 задатака (без осећаја потпуног умора на крају дана).
- Након што завршим до 50 задатака, уморићу се, али не критички.
- Могу да обавим 70 задатака, али после тога ћу имати потешкоћа да изађем из „тока радохолизма“, тешко ћу заспати и, генерално, биће ми мало друштвено.
На основу овога одлучујем шта да радим данас. ТоДоист има приоритет за сваки задатак, тако да ујутру бирам критичне задатке за завршетак, а остале завршавам на основу својих могућности и жеља. Сваког дана преносим око 40-20 задатака на следећи: оно што је занимљиво је да задаци следећег дана поново постају 60-70.
Одржавање статистике
Заиста желим да разумем уопштено колико је времена данас утрошено на послове везане за посао, и на које. За ово користим апликацију , који се налази и на телефону и на лаптопу, и Историја локација Гоогле мапа (да, нисам параноичан).
Живимо ван града, тако да време проведено на путу можемо паметно искористити. Сада, када нисам уморан, слушам аудио књиге у покрету да бих некако искористио ових 40 минута.
Још не агрегирам податке, стварајући неку врсту личног језера података; Кад дође време, доћи ћу до тога.
Неће бити закључка
- Живот модерне особе је велики ток долазећих задатака. Неће бити могуће смањити га; морамо научити да управљамо овим током.
- Већина анксиозности долази из непознатог будућности. Ако схватимо шта нас чека у наредним данима, треме ће бити знатно мање.
- Из тог разлога, можете потрошити време на организовање свог дана. Знам шта ће бити данас, шта ће бити сутра, и не заборављам на оне задатке на које сам заборављао.
- Спровођење праћења задатака није само себи циљ, већ, ако желите, начин самообразовања. Ствари које сте раније били превише лењи да урадите или ствари које никада нисте успели да урадите постају много лакше за урадити. Многи људи (укључујући и мене) се генерално осећају боље када се постављају задаци из спољашњег света. Праћење задатака је начин да себи поставите задатке и научите да живите по својим жељама.
- Рад није сам себи циљ. Циљ је да организујете свој радни распоред тако да имате предвидљиво слободно време када можете да бринете о себи, својој породици и својим интересовањима.
Извор: ввв.хабр.цом